Hintergrund - gesetzliche Grundlage
Meldestellen (wie das Lexware meldecenter) müssen eine Eigenerklärung gegenüber der ITSG abgeben, dass sie alle übermittelnden Benutzer eindeutig identifizieren können.
Gesetzliche Grundlage für die elektr. Datenübermittlung im Bereich der Sozialversicherung sind unter anderem die geltenden gemeinsame Grundsätzen Technik nach §95 SGB IV. Nach diesen Grundsätzen (Anlage 16) sind alle Teilnehmer an den Meldeverfahren der Sozialversicherung verpflichtet, sich spätestens ab 2023 eindeutig zu identifizieren.
Wenn sie selbst Ihre Meldungen übermitteln, müssen sie sich selbst beim TrustCenter der ITSG identifizieren. Wenn ein Dritter für Sie übermittelt (z. B. ein Rechenzentrum, Steuerberater oder ein Lohnbüro oder Lexware über das meldenter, müssen sie sich gegenüber diesem Dritten identifizieren.
Dabei muss der Nachweis der Identität durch eine geeignete Maßnahme erfolgen, die die Anforderungen an eine substantielle Authentifizierung des BSI erfüllt. Weitere Details dazu finden Sie in der BSI-Richtlinie TR-03107-1.
Für die Einhaltung dieser beschrieben gesetzlichen Vorschriften, sind wir als Firma Lexware verpflichtet, alle meldepflichtigen Unternehmen/Personen, für die wir über das Lexware meldecenter Meldungen elektronisch übermitteln, eindeutig zu identifizieren.
Um Ihnen hierfür ein einfaches, nutzerfreundliches Verfahren zur Verfügung zu stellen, haben wir uns für das Auto-/Video-Ident-Verfahren von 'IDnow' entschieden. Neben uns nutzen auch namhafte weitere Unternehmen und Finanzinstitute (Referenzen IDnow) die Lösungen dieses Unternehmens.
Datenschutz
Selbstverständlich ist IDNow dazu verpflichtet, sich an die Einhaltung geltender, datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu halten und Daten ausschließlich zu vertraglich definierten Zwecken zu verwenden und zu nutzen. Die von IDnow getroffenen Schutzmaßnahmen um die die Sicherheit der anvertrauten Daten zu gewährleisten können Sie hier nachlesen: Schutzmaßnahmen Datensicherheit.
Bis wann müssen Sie sich identifizieren
Wenn Sie das Lexware meldecenter zum ersten Mal nutzen, können Sie sich direkt bei der Aktivierung des Services identifizieren. Wenn Sie den Service schon länger abonniert haben, müssen Sie die Identifizierung spätestens bis zum 31.12.2023 nachholen.
Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Verifizierung so früh wie möglich abzuschließen. Wenn Sie den festgesetzten Termin ohne erfolgreiche Identifizierung überschreiten, können keine weiteren Meldungen über das Lexware meldecenter versendet werden.
Wie erfolgt die Identifizierung?
Die Identifizierung erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren unseres Dienstleisters IDNow.
- Die Identifizierung kann rund um die Uhr online erfolgen und erfordert keinen Kontakt mit einem Service-Mitarbeiter.
- Sie benötigen lediglich Ihren Ausweis und eine Kamera (Webcam oder Smartphone-Kamera).
Wichtig: Verwenden Sie für die Verifizierung das Ausweisdokument im Original. Auf dem Dokument sind diverse Sicherheitsmerkmale hinterlegt, die zur Überprüfung wichtig sind. Die Identifizierung mit einer Ausweiskopie ist aufgrund fehlender Schutzmerkmale nicht möglich. - Die Identifizierung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.
Sie können die Identifizierung am PC durchführen, wenn Sie eine Webcam haben, oder Sie nutzen die von uns empfohlene IDNow AutoIdent-App (Google Play Store| Apple App Store). Wenn Sie die IDNow AutoIdent-App nutzen, benötigen Sie Ihre individuelle Identifizierungs-ID, die aus einer Buchstabenkombination besteht und die Sie beim Start der Identifizierung auf der IDNow-Seite ablesen können.
Müssen sich alle Benutzer identifizieren
Ja, für die Nutzung des Lexware meldecenters müssen alle Benutzer identifiziert sein, die das Lexware meldecenter aktiviert haben (Account). Sofern sich ein Benutzer nicht identifiziert, ist das Versenden von Meldungen künftig über das Lexware meldecenter nicht mehr möglich.
Vorgehen
Hinweis: Der Identifizierungsprozess wird stufenweise freigeschaltet:
- Nach der Installation des Updates April 2023 ist die Identifizierung in den Programm-Versionen Lexware lohn+gehalt professional und Lexware lohn+gehalt premium über IDNow möglich.
- Ab dem 11.05.2023 ist die Identifizierung auch für die Programm-Versionen Lexware lohn+gehalt basis und lohn+gehalt plus möglich.
- Für Komplettlösungen wie z. B. Lexware financial office wird der Identifizierungsprozess zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet. Wir werden Sie rechtzeitig informieren.
Tipps für die Verifizierung:
- Laden Sie die App bereits vorab herunter.
- Legen Sie Ihren Ausweis parat.
- Sorgen Sie für ausreichende Lichtverhältnisse.
- Starten Sie den Sendeassistenten oder öffnen Sie das Service Center, um mit der Identifizierung zu starten.
- Klicken Sie auf 'Freischalten per IDnow AutoIdent' um den Identifizierungsprozess zu starten.
- In Ihrem Browser öffnet sich nun die IDnow-Webseite. Hier haben Sie die Möglichkeit sich mit ihrem PC (sofern eine Webcam vorhanden ist) oder per Smartphone zu identifizieren.
Wir empfehlen Ihnen die Identifizierung per App mit dem Smartphone.
Sie haben Probleme bei der Durchführung der Identifizierung? Dann kontaktieren Sie unseren Partner IDNow direkt. Zudem gibt es auch einen umfangreichen FAQ-Bereich, den Sie für häufige Fragen und Antworten aufsuchen können.
-IDNow FAQ-Bereich.
-Kontakt zu IDNow aufnehmen.
Videoanleitung: - Nach Abschluss der Identifizierung mit IDnow kehren Sie in Ihr Lexware lohn+gehalt Programm zurück. Sie sehen folgendes Fenster.
- In der Regel ist die Prüfung nach ca. 2-3 Minuten abgeschlossen. Warten Sie so lange.
- Prüfen Sie im nachfolgenden Fenster Ihre Daten. Bestätigen Sie Ihre Angaben und aktivieren Sie die in der Abbildung markierte Check-Box.
- Klicken Sie auf 'Weiter'.
- Ihre Identifizierung wurde erfolgreich abgeschlossen.
