Hintergrund- rechtliche Grundlage
Meldestellen (wie das Lexware meldecenter) müssen eine Eigenerklärung gegenüber der ITSG abgeben, dass sie alle übermittelnden Benutzer eindeutig identifizieren können.
Gesetzliche Grundlage für die elektr. Datenübermittlung im Bereich der Sozialversicherung sind unter anderem die geltenden gemeinsame Grundsätzen Technik nach §95 SGB IV. Nach diesen Grundsätzen (Anlage 16) sind alle Teilnehmer an den Meldeverfahren der Sozialversicherung verpflichtet, sich zu identifizieren.
Wenn sie selbst Ihre Meldungen übermitteln, müssen sie sich selbst beim TrustCenter der ITSG identifizieren. Wenn ein Dritter für Sie übermittelt (z. B. ein Rechenzentrum, das Lexware meldecenter, Steuerberater oder ein Lohnbüro), müssen Sie sich gegenüber diesem Dritten identifizieren.
Dabei muss der Nachweis der Identität durch eine geeignete Maßnahme erfolgen, die die Anforderungen an eine substantielle Authentifizierung des BSI erfüllt. Weitere Details dazu finden Sie in der BSI-Richtlinie TR-03107-1.
Für die Einhaltung dieser beschrieben gesetzlichen Vorschriften, sind wir als Firma Lexware verpflichtet, alle meldepflichtigen Unternehmen/Personen, für die wir über das Lexware meldecenter Meldungen elektronisch übermitteln, eindeutig zu identifizieren.
Um Ihnen hierfür ein einfaches, nutzerfreundliches Verfahren zur Verfügung zu stellen, haben wir uns für das Auto-/Video-Ident-Verfahren von 'IDnow' entschieden. Neben uns nutzen auch namhafte weitere Unternehmen und Finanzinstitute (Referenzen IDnow) die Lösungen dieses Unternehmens.
Worüber erfolgt die Identifizierung?
Die Identifizierung erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren unseres Dienstleisters IDNow.
- Die Identifizierung kann rund um die Uhr online erfolgen und erfordert keinen Kontakt mit einem Service-Mitarbeiter.
- Sie benötigen lediglich Ihren Ausweis und eine Kamera (Webcam oder Smartphone-Kamera).
Wichtig: Verwenden Sie für die Verifizierung das Ausweisdokument im Original. Auf dem Dokument sind diverse Sicherheitsmerkmale hinterlegt, die zur Überprüfung wichtig sind. Die Identifizierung mit einer Ausweiskopie ist aufgrund fehlender Schutzmerkmale nicht möglich. - Die Identifizierung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.
Wenn Sie eine Webcam haben, können Sie die Identifizierung am PC durchführen. alternativ können Sie die von uns empfohlene IDNow AutoIdent-App (Google Play Store| Apple App Store) herunterladen.
Wenn Sie die IDNow AutoIdent-App nutzen, benötigen Sie Ihre individuelle Identifizierungs-ID, die aus einer Buchstabenkombination besteht und die Sie beim Start der Identifizierung auf der IDNow-Seite ablesen können.
Datenschutz
Selbstverständlich ist IDNow dazu verpflichtet, sich an die Einhaltung geltender, datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu halten und Daten ausschließlich zu vertraglich definierten Zwecken zu verwenden und zu nutzen. Die von IDnow getroffenen Schutzmaßnahmen, um die die Sicherheit der anvertrauten Daten zu gewährleisten können sie hier nachlesen: Schutzmaßnahmen Datensicherheit.
Bis wann müssen Sie sich identifizieren?
Generell muss sich jeder, der Meldungen übermittelt identifizieren. Führen Sie die Identifizierung für jeden Benutzer (Account) des Lexware meldecenters durch. Wenn Sie die Meldungen über ein eigenes ITSG-Zertifikat außerhalb des Lexware meldecenters senden, müssen Sie sich selbst beim ITSG Trust Center identifizieren. Auch bei der Beantragung des Zertifikats gelten seit Mitte 2023 verschärfte Anforderungen an die Identifizierung.
Wenn Sie das Lexware meldecenter zum ersten Mal nutzen, können Sie sich direkt bei der Aktivierung des Services identifizieren. Wenn Sie den Service schon länger abonniert haben, müssen Sie die Identifizierung spätestens bis zum 30.06.2024 nachholen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Verifizierung so früh wie möglich abzuschließen. Wenn Sie den festgesetzten Termin ohne erfolgreiche Identifizierung überschreiten, können keine weiteren Meldungen über das Lexware meldecenter versendet werden.
Vorgehen
1. Schritt: Aufruf von IDnow über Lexware lohn+gehalt
Klicken Sie im Sendeassistenten oder im Service Center auf den Eintrag 'Jetzt verifizieren'.
2. Schritt: Identifizierung in IDnow
Wichtige Tipps:
- Installieren Sie die APP über den QR Code von IDnow.
- Legen Sie Ihren Ausweis parat.
- Sorgen Sie für ausreichende Lichtverhältnisse. Schalten Sie ggf. eine zusätzliche Lichtquelle ein.
- Klicken Sie auf 'Freischalten per IDnow AutoIdent' um den Identifizierungsprozess in IDnow zu starten.
- In Ihrem Browser öffnet sich nun die IDnow-Webseite. Hier haben Sie die Möglichkeit sich mit ihrem PC (sofern eine Webcam vorhanden ist) oder per Smartphone zu identifizieren.
Wir empfehlen Ihnen die Identifizierung per App mit dem Smartphone.
Sie haben Probleme bei der Durchführung der Identifizierung? Dann kontaktieren Sie unseren Partner IDNow direkt. Zudem gibt es auch einen umfangreichen FAQ-Bereich, den Sie für häufige Fragen und Antworten aufsuchen können. Beachten Sie auch obenstehende Tipps.
-IDNow FAQ-Bereich.
-Kontakt zu IDNow aufnehmen.
Videoanleitung: - Nach Abschluss der Identifizierung mit IDnow kehren Sie in Ihr Lexware lohn+gehalt Programm zurück. Sie sehen folgendes Fenster.
Hinweis: In der Regel ist die Prüfung nach ca. 2-3 Minuten abgeschlossen. Warten Sie so lange. - Prüfen Sie im nachfolgenden Fenster Ihre Daten. Bestätigen Sie Ihre Angaben und aktivieren Sie die in der Abbildung markierte Check-Box.
- Klicken Sie auf 'Weiter'.
Ihre Identifizierung wurde erfolgreich abgeschlossen.
