Hintergrund
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet (§ 55a SGB XI), für bestehende und neue Mitarbeiter eine Bestandsanfrage an das BZSt zu stellen.
Die Bestandsanfrage ist ab 01.07.2025 nach der Installation des Updates Juli 2025 in Lexware lohn+gehalt möglich. Für bestehende Beschäftigungsverhältnisse muss spätestens bis zum 31.12.2025 eine Bestandsabfrage durchgeführt werden.
Wir empfehlen, die Bestandsanfrage direkt nach dem Monatswechsel in den Juli durchzuführen. Damit vermeiden Sie zukünftige Vormonats-Korrekturen.
Bei Eintritt eines Mitarbeiters werden somit die bisherigen Meldeverfahren (ELStAM-Anmeldung, SV-Anmeldung, ggf. Sofortmeldung) um die Bestandsanfrage erweitert.
Voraussetzungen
Für die Bestandsanfrage sind folgende Angaben in den Mitarbeiterstammdaten erforderlich:
- Steuer-Identifikationsnummer (Id-Nr.) und
- genaues Geburtsdatum
Wenn keine Id-Nr. und/oder kein genaues Geburtsdatum in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist, ist eine Bestandsanfrage nicht möglich. Auf der Meldeprüfliste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Wenn Ihnen die Daten nicht vorliegen, erfassen Sie die Elterneigenschaft / Anzahl Kinder anhand von geeigneten Nachweisen des Arbeitnehmers.
Aufgrund der Anfragen des Arbeitgebers wird durch das BZSt von dem 'gültig ab'-Datum (Abfrage-/Gültigkeitsdatum) die Elterneigenschaft, die Kinderanzahl sowie das 'gültig bis' Datum übermittelt.
Die Rückmeldungen erfolgen erstmalig mit gültig ab Datum zum 01.07.2025 für bestehende pflegeversicherungspflichtige Beschäftigungen.
Darüber hinaus sind Bestandsanfragen z. B. beim Eintritt eines Mitarbeiters, beim Wechsel des Versicherungsstatus (sv-frei zu sv-pflichtig und umgekehrt) erforderlich.
Hinweise:
- Sie können nach dem Versand einer Bestandsanfrage eine erneute Anfrage (z. B. aufgrund einer Änderung des Geburtsdatums oder ID-Nr.) frühestens am Folgetag versenden.
- Der Versand einer Bestandsanfrage ist frühestens möglich,wenn der Abrechnungsmonat dem Eintrittsmonat entspricht.
(Bsp. ein Mitarbeiter tritt zum 01.08. in die Firma ein. Mit dem Monatswechsel August steht der Mitarbeiter auf der Meldeprüfliste. Der Versand ist ab dem 01.08. möglich).
Programmfunktionen und Vorgehen in Lexware lohn+gehalt
Nachfolgend haben wir für Sie die einzelnen Schritte und die Programmfunktionen erläutert.
Für einen Schnelleinstieg steht Ihnen hier eine Videoanleitung zur Verfügung.
1. Schritt: Meldeprüfliste aufrufen und aufgeführte Daten prüfen
Über das Menü 'meldecenter Sozialversicherung- Elterneigenschaft/Kinder (DaBPV)' können Sie die Meldeprüfliste aufrufen. 
Auf dem Bericht werden alle gesetzlich und freiwillig pflegeversicherten Arbeitnehmer angezeigt.
Wichtig:
Arbeitnehmer, die pflegeversicherungsfrei sind z. B. geringfügige Beschäftigte oder privat pflegeversicherte Arbeitnehmer werden nicht angezeigt und werden auch bei dem DaBPV-Verfahren nicht angemeldet.
Wenn auf der Meldeprüfliste pflegeversicherungspflichtige Mitarbeiter nicht aufgeführt sind, prüfen Sie, ob alle notwendigen Mitarbeiterdaten erfasst sind. (Steuer-Identifikationsnummer (Id-Nr.) und genaues Geburtsdatum) und tragen diese ggf. nach.
2. Schritt: Versand der Meldungen Bestandsanfragen über das Lexware meldecenter
Die auf der Meldeprüfliste aufgeführten 'zu sendende Meldungen' stehen im Lexware meldecenter für den Versand bereit.
Versenden Sie die Bestandsanfrage möglichst im Abrechnungsmonat Juli 2025, so können Sie unnötige Korrekturen bei evtl. Abweichungen vermeiden.
Rufen Sie hierzu das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung- Sendeassistent' auf.
Beachten Sie: Eine gleichzeitige Bestandsanfrage für alle Firmen ist nicht möglich. Sie müssen die Bestandsanfrage in jeder Firma Ihres Datenbestandes durchführen.
3. Schritt: Rückmeldung über die Elterneigenschaft/Anzahl der Kinder prüfen
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) meldet Ihnen die ab 01.07.2025 gültige Elterneigenschaft und Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder über die Antwortzentrale zurück. Damit ist eine korrekte Abrechnung der Pflegeversicherungsbeiträge gewährleistet.
Im Idealfall gibt es keine Abweichungen der Rückmeldedaten zu den bereits erfassten Stammdaten. In diesem Fall werden die Daten automatisch von Lexware lohn+gehalt in die Mitarbeiterstammdaten übernommen.
Wenn die rückgemeldeten Daten von den in den Mitarbeiterstammdaten erfassten Daten abweichen, müssen Sie diese selbst aus der Antwortzentrale übernehmen. (siehe nachfolgende Erläuterungen unter 'Abweichungen').
Hinweise:
- Die Rückmeldung des BZSt erfolgt i. d. R. innerhalb weniger Stunden, max. 2 Tagen. Warten Sie die Rückmeldungen ab und versenden Sie keine erneute Bestandsanfrage. Die erneute Anfrage würde mit einer Fehlermeldung abgewiesen werden.
- Die Rückmeldung des BZSt beinhaltet das Merkmal der Elterneigenschaft und die jeweils gültige Kinderanzahl bis zum Wegfall eines Kindes mit Ablauf des 25. Lebensjahres.
Tipp:
Sie können Ihre Mitarbeiter über rückgemeldete Änderungen bei der Elterneigenschaft / Anzahl Kinder informieren, indem Sie die rückgemeldeten Daten in der Abrechnung in dem Textfeld erfassen oder für den Mitarbeiter das Archiv Rückmeldungen ausdrucken.
Das Archiv Rückmeldungen finden Sie unter 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Elterneigenschaft / Kinder (DaBPV) - Archiv Rückmeldungen'.
Vorgehen bei Abweichungen
Wenn die von Ihnen in Lexware lohn+gehalt erfasste Elterneigenschaft/Anzahl der Kinder von den rückgemeldeten Daten abweicht, werden Sie in der Antwortzentrale darauf hingewiesen.
Für die Abweichungen zwischen den rückgemeldeten Daten und den manuell erfassten Mitarbeiterstammdaten kann es vielfache Gründe haben. Das BZSt meldet nur Daten von melderechtlichen Stellen und steuerlich erfassten Kindern zurück - die Daten können daher unvollständig sein.
Beachten Sie: Sie müssen (auch bei Abweichungen) die rückgemeldeten Daten zunächst aus der Antwortzentrale übernehmen.
Prüfen Sie die Abweichungen. Rufen Sie hierzu den Bericht 'nicht übernommene Rückmeldungen' über das Menü 'meldecenter Sozialversicherung- Elterneigenschaft/Kinder (DaBPV)' auf.
Nehmen Sie ggf. Kontakt mit dem betroffenen Mitarbeiter auf und klären Sie den aktuellen Status (Elterneigenschaft/ Anzahl Kinder).
Daten selbst eingeben:
Wenn der tatsächliche Status von den Rückmeldedaten abweicht, können Sie durch Anklicken der Option 'Der Abrechnung werden abweichende, manuell erfasste Daten zu Grunde gelegt' die Elterneigenschaft oder die Anzahl der Kinder ändern.
Wichtige Hinweise:
- Nehmen Sie für eine evtl. Prüfung der 'Deutschen Rentenversicherung' die entsprechenden Nachweise (Geburtsurkunde, Abstammungsurkunde, Adoptionsurkunde o. ä.) zu Ihren Unterlagen.
- Im Feld 'Anzahl Kinder unter 25 Jahren (PV)' wird nach Übernahme der Rückmeldung des BZSt die rückgemeldete Kinderanzahl angezeigt. Wenn Sie weitere Kinder in der Tabelle 'Zusätzliches Kind' erfassen, müssen Sie im Feld die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren (PV) entsprechend anpassen.
- Erfassen Sie im Feld 'gültig bis' das Datum, bis zu dem das eingetragene Kind zu berücksichtigen ist.
Weitere Informationen zum DaBPV und welche Nachweise bei Abweichungen erforderlich sind, finden Sie hier:
GKV Grundsätzliche Hinweise Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft
Abonnement- automatische Rückmeldung geänderter Daten durch das BZSt
Durch die Bestandsanfragen wird automatisch ein 'Abonnement' ausgelöst.
Dadurch werden Sie vom BZSt über Änderungen bei der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder über die Antwortzentrale informiert.
- Das Abonnement enthält u. a. die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr) und das Geburtsdatum des Mitarbeiters und das 'Gültig ab' Datum (ab welchem Monat Rückmeldungen erstmalig abgefragt werden (erstmalig zum 01.07.2025 oder späteres Eintrittsdatum).
- Hinweis: ggf. werden Ihnen Statusänderungen zeitversetzt übermittelt (z. B. Geburt eines Kindes). Das BZSt übermittelt die Elterneigenschaft / Anzahl Kinder erst nach vorheriger Anzeige der meldepflichtigen Behörden an das BZSt. Anhand des 'gültig ab' Datums der Änderung werden in Lexware lohn+gehalt ggf. Korrekturberechnungen der betroffenen Abrechnungsmonate durchgeführt.
Abmeldung des Abonnements:
Endet die pflegeversicherungspflichtige Beschäftigung, muss eine Abmeldung innerhalb von sechs Wochen durchgeführt werden. Dies ist z. B. bei Austritt eines Mitarbeiters, beim Ende eines Versorgungsbezugs oder beim Tod des Arbeitnehmers der Fall. Mit der Eingabe eines Austrittsdatums wird durch Lexware lohn+gehalt automatisch eine Abmeldung des Abos erzeugt.
Versenden Sie die Abmeldung über das Lexware meldecenter.
Darstellung in Lexware lohn+gehalt: Mitarbeiterstammdaten / Lohnkonto
Mitarbeiterstammdaten:
Ab dem Abrechnungsmonat Juli 2025 sind die Angaben zur Elterneigenschaft / Anzahl der Kinder unter 25 Jahren (PV) auf eine neue Seite 'Elterneigenschaft / Kinder' umgezogen. Für vorherige Monate bleiben die Angaben auf der Seite 'Kassen'.
Die Seite 'Elterneigenschaft/Kinder' ist dynamisch aufgebaut und verändert sich in Abhängigkeit der Pflegeversicherungspflicht und/oder des Rückmeldestatus.
- Seite 'Elterneigenschaft/Kinder' bei einem pflegeversicherungspflichtigen Arbeitnehmer vor dem Versandder Bestandsmeldung:
- Seite 'Elterneigenschaft/Kinder' bei einem pflegeversicherungspflichtigen Arbeitnehmer nach dem Versand der Bestandsmeldung:
Lohnkonto:
- In der Zeile 'rückgemeldete Kinder' sind die vom BZSt rückgemeldeten Daten aufgeführt.
- In der Zeile 'PV-Abschläge / Kinder sind die bei der Abrechnung zugrunde gelegten Daten aufgeführt.
In unserem Beispiel wurden vom Abrechner die Daten nach der Übernahme aus der Antwortzentrale selbst eingegeben.
Darstellung Archiv
Rückmeldungen, die von der Antwortzentrale in das Archiv verschoben wurden, sind im Archiv unter den folgenden Kategorien aufgeführt:
- Archiv Anfragen und Abo-Kündigungen: Hier wird Ihnen u. a. das Sendedatum und das Verarbeitungskennzeichen der Abo-Anmeldung angezeigt.
- Archiv Rückmeldungen: Anzeige der Meldungsart (Abo-Anmeldung oder Abo-Abmeldung), das 'Ab Datum', die Elterneigenschaft, die rückgemeldete Anzahl der Kinder und den Zeitraum, ab welchem Monat die Kinderdaten gültig sind.
- nicht übernommene Rückmeldungen: Rückmeldungen, die noch nicht übernommen wurden und in der Antwortzentrale liegen.
Meldungen bei Änderung der Betriebsnummer der abrechnenden Firma
Mitarbeiter wechselt die Betriebsstätte
Fall 1: Die Betriebsstätten werden unter einer identischen Hauptbetriebsnummer geführt. Es erfolgt keine Abo-Ab-/Anmeldung.
Fall 2: Die Betriebsstätten sind unterschiedlichen Hauptbetriebsnummern zugeordnet. Es erfolgt eine Abo-Abmeldung zum aktuellen Datum und eine Abo-Anmeldung zum Folgetag.
Wechsel des Dienstleisters / Softwarewechsel
- Beim Wechsel des Dienstleisters ändert sich die Betriebsnummer des abrechnenden Unternehmens. Die Betriebsnummer ist ein Zuordnungskriterium im Abo-Verfahren, welche für die Rückmeldung erforderlich ist.
Deshalb wird für jeden angemeldeten Arbeitnehmer eine Abo-Abmeldung beim bisherigen Abrechner und eine Abo-Anmeldung bei der neuen Abrechnungsstelle erzeugt. - Versenden Sie (oder ihr bisheriger Dienstleister) die Abo-Abmeldung.
Nach einem Tag Verarbeitungszeit beim BZSt kann die Abo-Anmeldung (Bestandabfrage unter der neuen Betriebsnummer) versendet werden.
Beachten Sie: Wenn sich die Arbeitgeberdaten ändern, z. B. die Firma eine neue Betriebsnummer erhält, muss eine Abmeldung und anschließend eine neue Anfrage mit den neuen Zuordnungskriterien vorgenommen werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Anwendungsberatung Ihres Programms.
Grund: In diesem Fall sind auch in den anderen Meldeverfahren Besonderheiten zu berücksichtigen.
Übersicht der Beitragssätze zur Pflegeversicherung
Hinweis: Die gültigen Beitragssätze finden Sie in Lexware lohn+gehalt im Menü 'Verwaltung- Gesetzl. Rechengrößen Bundesländer.'
Beachten Sie die im Bundesland Sachsen abweichende Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeberanteile.
Beitragszuschlag für kinderlose Arbeitnehmer
Von Kinderlosen ist gemäß § 55 Abs. 3 Satz 1 SGB XI ein zusätzlicher Beitrag zur Pflegeversicherung zu erheben. Der Kinderlosenzuschlag ist vom Versicherten allein zu tragen.
Ausnahmen, kein Beitragszuschlag für:
- Kinderlose Arbeitnehmer, die vor dem 1. Januar 1940 geboren sind,
- Arbeitnehmer bis zur Vollendung des 23. Lebensjahres sowie
- Bezieher von Arbeitslosengeld II (ALGII) und Wehr- und Zivildienstleistende
- Geringfügig entlohnte Beschäftigte.
Hinweis: Die Altersgrenze wird von Lexware lohn+gehalt anhand des Geburtsdatums automatisch erkannt und der Zuschlag für Kinderlose nicht berechnet.
Entlastung von Arbeitnehmern mit Kindern (nachgewiesene Elterneigenschaft)
Von der Zahlung des Beitragszuschlags werden Eltern befreit. Die Elterneigenschaft bewirkt für das gesamte Versicherungsleben eine Befreiung von der Zahlung des Beitragszuschlags. Die Freistellung ist nicht auf die Dauer der Kindererziehung beschränkt.
Stufenweise Senkung der Beitragssätze
Arbeitnehmer mit mehr als einem Kind unter 25 Jahren werden zusätzlich entlastet.
- Ab dem Zweiten bis zum fünften Kind unter 25 Jahren wird der anteilige Beitrag des Arbeitnehmers um 0,25% pro Kind gesenkt.
- Vollendet eines der Kinder das 25. Lebensjahr, entfällt die zusätzliche Ermäßigung für dieses Kind.
