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DATEV-Export durchführen

Der Datev-Export ermöglicht den Übertrag von Buchungsdaten an Ihren Steuerberater. Die Exportschnittstelle ist für die Übergabe an 'DATEV Kanzlei Rechnungswesen' konzipiert.

Umfang der Schnittstelle

BereichHinweise
Schnittstelle zu Datev

Die Schnittstellenbeschreibung wird von DATEV zur Verfügung gestellt und in Lexware büro easy entsprechend angepasst.

Die Funktionalität der DATEV-Schnittstelle wird ausschließlich mit der Software 'DATEV Kanzlei-Rechnungswesen' umgesetzt.

Andere Produkte mit DATEV-Schnittstelle stehen uns nicht zur Verfügung und können von uns nicht supportet werden.

Format

Lexware büro easy unterstützt sowohl das DATEV-Format (ASCII-CSV) als auch das ältere Format Postversanddaten (KNE).

Wichtig:

Der Import von Postversanddaten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ist seit dem 01.01.2018 nicht mehr möglich.

Exportdaten

Sie können Buchungsdaten exportieren

Belegnummern

Die Programmsystematik zu Belegnummern unterscheidet sich in Lexware büro easy und in DATEV Kanzlei Rechnungswesen.

Von DATEV werden ausschließlich Ziffern 1-9, Groß-/Kleinbuchstaben A-Z und Sonderzeichen $ & % * + - / zugelassen, alle anderen Zeichen sind nicht erlaubt und führen in DATEV zu Warnmeldungen.

Die Belegnummern werden wie von Ihnen erfasst exportiert, achten Sie darauf, dass keine unzulässigen Zeichen verwendet werden. Dazu zählen ebenfalls Leerzeichen, Umlaute sowie Punkt, Komma, Demikolon und Doppelpunkt.

Autmatische Steuerbuchung

Lexware büro easy bucht alle Umsatzsteuerbeträge auf das “Mehrwertsteuerverrechnungskonto – 2200“ für den DATEV-Export werden diese automatisch auf die entsprechenden DATEV-Steuerschlüssel verbucht. (Siehe auch entsprechendes Thema)
Bei DATEV-Automatikkonten wird die Steuer beim Import in Kanzlei Rechnungswesen automatisch gebucht. Die von büro easy mitgelieferten Konten sind entsprechend gekennzeichnet und sollten nicht geändert werden.

Buchungstext

Während dem Export wird ein automatischer Buchungstext generiert, bestehend aus einem Kürzel für die Belegart, der Belegnummer und dem Namen des Kunden bzw. Lieferanten.

Dieser Buchungstext ist auf 30 Zeichen begrenzt.

Abweichendes Wirtschaftsjahr

DATEV unterstützt den Übertrag eines abweichenden Wirtschaftsjahres nur in zwei Jahresteilen, getrennt durch den Jahreswechsel, oder monatlich.

 

Voraussetzungen

VoraussetzungBeschreibung
Steuerberaterdaten sind bekannt

Pflichtangaben im Exportassistenten sind die Mandantennummer und die Beraternummer.

Diese Angaben bekommen Sie von Ihrem Steuerberater.

Neue Firmendatei bei Ist-Besteuerung

Wenn Sie der Ist-Besteuerung unterliegen ist es zwingend erforderlich eine Firmendatei zu verwenden, die mit der Version 2014 oder aktueller erstellt wurde. Die Datenübergabe mit einer älteren Datei ist nicht bzw. nicht fehlerfrei möglich.

Wenn Sie der Sollbesteuerung unterliegen können Sie auch ältere Firmendatei verwenden.

Konten sind korrekt angelegt

Damit die Daten korrekt übertragen werden, müssen die Angaben in den Konteneigenschaften richtig hinterlegt sein.

Wir empfehlen einen der Standardkontenrahmen bzw. die Standardkonten von Lexware büro easy zu verwenden.

Klären Sie die Eigenschaften von individuellen Konten mit Ihrem Steuerberater.

Konten mit Nummer

Buchen Sie ausschließlich auf Konten mit Nummer.

Aktivieren Sie unter ‘Firma - Einstellungen - Nummernkreise‘ die Funktion ‘Kontonummer verwenden‘ und ergänzen ggf. die Nummern für selbst erstellte Konten.

DATEV-Automatik

Die von Lexware büro easy mitgelieferten Konten sind DATEV-konform und die Option DATEV-Automatik ist bereits entsprechend aktiviert oder deaktiviert. Verändern Sie diese Einstellung bitte nicht. Für individuell angelegte Konten, erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, ob diese die Automatik-Option benötigen. Konten mit DATEV-Automatik sind in der Regel vom Typ Erlös oder Wareneingang.

Debitoren-/Kreditorennummer

Jedem Kunden und Lieferanten muss eine eigene “DATEV-Debitoren- bzw. Kreditorennummer“ zugeordnet sein. Diesewerden vom Programm automatisch vergeben und können in der ‘Kunden- bzw. Lieferantenverwaltung‘ geprüft und ergänzt werden, jeweils im ‘Bearbeiten-Dialog‘ im Register ‘Rechnungsinfo‘.

Üblicherweise sind die DATEV-Nummer 5-stellig,

für Kunden/Debitoren: 10000 – 69999
für Lieferanten/Kreditoren: 70000 – 99999

Keine "Sammel" Journalbuchungen

Journalbuchungen die sowohl mehrere Konten im Soll als auch im Haben verwenden können nicht exportiert werden. Da DATEV bei “Aufteilungsbuchungen“ auf einer Seite des Buchungsatzes ein “fixes Konto“ benötigt. Diese Journalbuchungen werden nicht an die DATEV-Schnittstelle übergeben.

 

DATEV-Export ASCII-CSV

  1. Wählen Sie den Menüpunkt ‘Extras > Steuerberaterfunktionen > DATEV‘.
  2. Selektieren Sie den Export-Modus ‘DATEV-Format (ASCII-CSV)‘
  3. Tragen Sie die ‘Mandanten- und Berater-Nummer‘ nach Vorgabe Ihres Steuerberaters ein.
  4. Wählen Sie den ‘Datumsbereich von/bis‘ aus.
  5. Bestätigen Sie per ‘OK-Button‘.
  6. Der Assistent fragt den Speicherort ab, Sie sollten an einem Ort speichern den Sie gut wiederfinden z. B. auf dem Desktop.
  7. Eine Hinweismeldung über die Ausgabe der CSV-Datei erscheint.
  8. Der Assistent fragt ab, ob Sie die Datei öffnen möchten.
  9. Zuletzt erscheint ein Hinweis mit der Anzahl von Buchungen, die erfolgreich exportiert wurden.

TIPP:
Änderungen bezüglich Konten-Nummer oder DATEV-Automatik können über den Button ‘Konten zuordnen - Alle anzeigen‘ recht schnell und einfach vorgenommen werden.

Falls Konten ohne Nummer verwendet wurden, erscheint dieser Assistent automatisch.

 

DATEV-Export KNE

Der Import in DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen ist seit dem 01.01.2018 nicht mehr möglich. Der Export ist bei uns weiterhin möglich, falls Sie diese Datei mit einer anderen Software austauschen. Den Support zum Import in eine andere Software können wir nicht leisten.

  1. Wählen Sie den Menüpunkt ‘Extras > Steuerberaterfunktionen > DATEV‘.
  2. Selektieren Sie den Export-Modus ‘Kontonummernerweiterung (KNE)‘
  3. Tragen Sie die ‘Mandanten- und Berater-Nummer‘ nach Vorgabe Ihres Steuerberaters ein.
  4. Wählen Sie den ‘Datumsbereich von/bis‘ aus.
  5. Die restlichen Felder sind Optional und können auf Wunsch des Steuerberaters genutzt werden.
  6. Der Assistent fragt den Speicherort ab, per ‘Durchsuchen-Button‘ können Sie den Ort an dem gespeichert werden soll ändern, verwenden Sie einen den Sie gut wiederfinden z. B. auf dem Desktop.
  7. Bestätigen Sie per ‘OK-Button‘.
  8. Zuletzt erscheint eine Meldung mit dem Hinweis „erfolgreich beendet“ und wie viele Buchungen exportiert wurden.

TIPP
Änderungen bezüglich Konten-Nummer oder DATEV-Automatik können über den Button ‘Konten zuordnen - Alle anzeigen‘ recht schnell und einfach vorgenommen werden.

Falls Konten ohne Nummer verwendet wurden, erscheint dieser Assistent automatisch.

 

Besonderheit Konto 2200

Auf dem Konto 2200 'Mehrwertsteuerverrechnungskonto' werden sämtliche Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Beträge verbucht, außerdem ist es in der Systematik von Lexware büro easy ebenfalls vorgesehen die Zahlungen und Erstattungen über dieses Konto zu buchen.

Selbstverständlich ist in 'DATEV Kanzlei-Rechnungswesen' dieses Konto so nicht vorhanden und die Nummer 2200 wird für ein anderes Konto verwendet, im SKR03 'Körperschaftssteuer' und im SKR04 'Sonderausgaben'.

Dennoch werden die Steuerbeträge korrekt in DATEV importiert, wie im Thema 'Umfang der Schnittstelle' beschrieben werden hierfür die DATEV-Steuerschlüssel verwendet.

Lediglich wenn das Konto 2200 direkt in einer Buchung verwendet wird und nicht per Steuerschlüssel angesteuert wird, werden diese Beträge ebenfalls in DATEV auf die Kontonummer 2200 verbucht.

Hierunter fallen beispielsweise die Umsatzsteuervorauszahlungen, Umsatzsteuernachzahlungen und Umsatzsteuererstattungen die über den Menüpunkt ‘Extras - Umsatzsteuer/Elster‘ erstellt werden können.

Üblicherweise handelt es sich um eine sehr geringe Anzahl solcher Buchungen pro Jahr, welche in DATEV unkompliziert und problemlos geändert werden können.

 

Problembehandlung häufiger Fehlermeldungen

Während des DATEV-Exports kann es zu verschiedenen Fehlermeldungen kommen, untenstehend haben wir für Sie die häufigsten Problematiken und deren gewöhnliche Lösung aufgeführt.

Diese Fehlermeldungen treten gemeinsam bzw. nacheinander auf.

Lösung: Überprüfen Sie die eingegebenen Datumsangaben.

Lösung: Bei einem oder mehreren Kunden/Lieferanten fehlt die DATEV-Nummer, prüfen Sie die Vollständigkeit indem Sie den ‘Ansprechpartner-Bericht‘ Kunden bzw. Lieferanten verwenden und über ‘Anpassen‘ die Spalte ‘DATEV-Nummer‘ hinzufügen.

Führen Sie einen 'Doppelklick' auf den Kunden im Bericht aus, dadurch öffnet sich der 'Bearbeiten-Dialog' im Register 'Rechnungsinfo' kann die 'DATEV-Nummer' ergänzt werden.

Lösung: Der Export beim abweichenden Wirtschaftsjahr Darf nicht über Jahreswechsel hinweg ausgeführt werden.


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