Zusammenfassung
GDPdU im Überblick
Die GDPdU regelten den Datenzugriff der Finanzbehörden und die Anforderungen an digitale Unternehmensunterlagen:
- Sie definierten Standards für die Prüfbarkeit digitaler Dokumente und Buchhaltungsunterlagen.
- Digitale Signaturen waren erforderlich, um die Echtheit und Unveränderbarkeit elektronischer Rechnungen sicherzustellen.
- Unternehmen mussten bei externen Betriebsprüfungen eine Mitwirkungspflicht erfüllen und den Datenzugriff ermöglichen.
- Verstöße gegen die GDPdU konnten zu Verzögerungsgeldern von bis zu 250.000 Euro führen.
- Ab 2015 wurden die GDPdU in den GoBD integriert, um ein einheitliches Regelwerk zu schaffen.
Definition
Was sind die GDPdU?
Die GDPdU waren ein Regelwerk der Bundesfinanzverwaltung, das die digitalen Anforderungen für die Dokumentation und Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen standardisierte. Ziel war es, den Zugriff der Finanzbehörden auf Unternehmensdaten zu vereinfachen und eine einheitliche digitale Buchführung zu gewährleisten.
Die GDPdU galten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Unterlagen in digitaler Form führten. Sie verpflichteten diese, die Prüfbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen, beispielsweise durch digitale Signaturen und revisionssichere Archivierungssysteme.
Regeln für den Datenzugriff der Finanzbehörden
Die GDPdU legten klare Regeln für den Zugriff der Finanzbehörden auf elektronische Daten fest:
- Mitwirkungspflicht: Unternehmen mussten den Betriebsprüfern Zugriff auf die elektronischen Unterlagen gewähren.
- Datenzugriffsarten: Der Prüfer konnte zwischen direktem Lesezugriff, mittelbarem Zugriff über ausgewertete Daten oder der Bereitstellung auf einem Datenträger wählen.
- Rechte der Prüfer: Externe Prüfer durften keine eigene Software in die IT-Systeme der Unternehmen einspielen.
Anforderungen an digitale Dokumente
Zu den wichtigsten Vorgaben der GDPdU gehörten:
- Digitale Signaturen: Elektronisch ausgestellte Rechnungen mussten qualifizierte digitale Signaturen tragen, um die Echtheit und Vollständigkeit sicherzustellen.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente mussten so gespeichert werden, dass keine nachträglichen Änderungen möglich waren.
- Vereinbarkeit mit GoBS: Die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) mussten eingehalten werden.
Mitwirkungspflicht bei externen Betriebsprüfungen
Unternehmen waren verpflichtet, den Zugang zu digitalen Daten für externe Betriebsprüfer zu ermöglichen. Der Prüfer konnte zwischen verschiedenen Zugriffsarten wählen:
- Unmittelbarer Lesezugriff: Direkter Zugriff auf die Daten im IT-System des Unternehmens.
- Mittelbarer Zugriff: Bereitstellung ausgewerteter Daten durch das Unternehmen.
- Datenübertragung: Export der Daten auf geeignete Datenträger, um sie mit Prüfungssoftware einzusehen.
Info
Rechte der Prüfer
Externe Betriebsprüfer hatten kein Recht, eigene Software auf die IT-Systeme der Unternehmen aufzuspielen. Unternehmen mussten jedoch sicherstellen, dass ihre Systeme den Anforderungen der GDPdU entsprachen und die Prüfer Zugang zu den relevanten Daten erhielten.
Verstöße gegen die GDPdU
Die Nichteinhaltung der GDPdU konnte schwerwiegende Folgen haben:
- Verzögerungsgelder: Unternehmen drohten Strafgelder von 2.500 bis 250.000 Euro bei Verstößen gegen die Vorschriften.
- Genehmigungen: Die Einhaltung der GDPdU war Voraussetzung, um elektronische Unterlagen ins Ausland verbringen zu dürfen.
Integration der GDPdU in die GoBD
Zum 1. Januar 2015 wurden die GDPdU durch die GoBD ersetzt. Diese führten die Anforderungen der GDPdU und der GoBS zusammen und schufen ein einheitliches Regelwerk für die digitale Buchführung. Die Integration zielte darauf ab, eine konsistente und umfassende Grundlage für die Verwaltung und Prüfung digitaler Unterlagen zu schaffen.
Moderne Unterstützung durch Buchhaltungssoftware
Moderne Online-Software wie Lexware Office erleichtert die Einhaltung der GoBD (vormals GDPdU) erheblich.
- Zentrale Verwaltung: Alle steuerrelevanten Unterlagen können auf einer Plattform integriert und archiviert werden.
- Einfache Datenübertragung: Relevante Daten können regelkonform an Finanzämter oder Steuerberater exportiert werden.
- Flexibler Zugriff: Über den Browser lassen sich Programmmodule auf Desktop-PCs, Tablets oder Smartphones nutzen.
- Individuelle Zugriffsrechte: Datenzugriffe können individuell gesteuert werden.
Mit einer leistungsstarken Softwarelösung wie Lexware Office können Unternehmen die Anforderungen an die digitale Buchführung effizient erfüllen und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sicherstellen.
