Arbeitszeiterfassung in Excel: sicher und komfortabel

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung ist klar, dass deutlich mehr Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem in ihrem Unternehmen einführen müssen als bisher. Wer dem Gesetzgeber einen Schritt voraus sein will, dem empfehlen wir Lexware excel im unternehmen. Mit der integrierten Excel-Vorlage zur Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter einfach und übersichtlich erfasst. Darüber hinaus bietet die Lösung über 200 weitere nützliche und zeitsparende Excel-Vorlagen zur Bewältigung des Arbeitsalltags.

  • Mit dem Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool buchen Sie Kommen-/Gehen-Zeiten einfach und bequem.
  • Im Excel-Tool haben Sie den Soll-/Ist-Vergleich der Arbeitszeit immer im Blick.
  • Die Berechnung von Urlaubsansprüchen ist kinderleicht.

Lexware excel im unternehmen

  • Mehr als 200 zeitsparende Excel-Tools
  • Excel-Tipps von Profis für die Praxis
  • Umfangreiche Wissensdatenbank für Unternehmer

Start der Arbeitszeiterfassung Excel: Infoblatt ausfüllen

Infoblatt in der Arbeitszeiterfassung Excel

Die Arbeitszeiterfassungs-Excel-Vorlage funktioniert geradezu selbsterklärend. Um endlich mit der geregelten Arbeitszeiterfassung durchzustarten, füllen Sie oder Ihr Mitarbeiter zunächst das Info-Blatt aus. Hier sind folgende Daten einzutragen:

  • Angaben zum jeweiligen Mitarbeiter: Name, Vorname, Abteilung, Kostenstelle
  • Jahr der Arbeitszeiterfassung: Wenn Sie hier das Jahr angeben, passen sich die folgenden Tabellen zur monatlichen Zeiterfassung genau auf das eingetragene Kalenderjahr an.
  • Regelarbeitszeiten für Werktage und unter Umständen auch für das Wochenende
  • Vorgesehene Dauer der Mittagspause

Haben Sie das Infoblatt mit diesen Basis-Daten befüllt, kann die Zeiterfassung mit Excel sofort losgehen. Die folgenden Tabellen sind nach Monaten aufgebaut und ermöglichen die tagesaktuelle Zeitangabe.

Arbeitszeiterfassung: Excel mit monatlichem Zeitkonto

Arbeitszeiterfassung in Excel: Monatskonto

Die Arbeitszeiterfassung aus excel im unternehmen ist so aufgebaut, dass es für jeden Monat eine Tabelle gibt: das monatliche Zeitkonto Ihres Mitarbeiters. Hier kann er die Uhrzeit seines Arbeitsbeginns und -endes für jeden Arbeitstag eingeben. Welche Tage des jeweiligen Monats Werktage, Samstage oder Sonntage sind, weiß das Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool aus dem Infoblatt, in das Sie zuvor das Kalenderjahr eingetragen haben. Die jeweiligen Monatsblätter bauen sich dem angegebenen Jahr entsprechend auf. Damit ist die Arbeitszeiterfassung in Excel auch für jedes beliebige Kalenderjahr geeignet und kann immer wiederverwendet werden. Doch nicht nur die genauen Kommen-/Gehen-Zeiten kann Ihr Mitarbeiter in die Arbeitszeiterfassung aufnehmen, sondern auch Abwesenheiten. Für Krankheits- oder Urlaubstage lässt sich in einer Drop-Down-Funktion „Urlaub“, „Krankheit“ oder auch „Freischicht“ auswählen.

Dementsprechend sollte sich am Ende des Monats bei jedem Arbeitstag ein Eintrag befinden: entweder die Kommen-/Gehen-Uhrzeiten oder die ausgewählte Abwesenheit (etwa Urlaub oder Krankheit). Dann kann das Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool nämlich unter Berücksichtigung der gesetzten Pausenzeit die Gesamtarbeitszeit ebenso wie verbrauchten Urlaub berechnen.

Berechnungen und Auswertungen dank Arbeitszeiterfassung Excel

Arbeitszeiterfassung Excel mit Jahresauswertung

Dank der täglichen Eingaben, die Ihr Mitarbeiter in seiner Arbeitszeiterfassungs-Excel-Datei macht, erhalten Sie bestimmte Zahlen und Daten, die Excel automatisch für Sie berechnet. Beispielsweise sehen Sie im monatlichen Zeitkonto, wie viele Überstunden oder Minusstunden Ihr Mitarbeiter bis jetzt auf seinem Zeitkonto hat. Zudem wird unter der Monatstabelle die Anzahl der Urlaubs- und der Krankheitstage im betreffenden Monat angezeigt.

Doch die Berechnungen, die die Excel-Arbeitszeiterfassung für Sie erledigt, geht über die Betrachtung einzelner Monate hinaus: Auf dem Reiter „Jahresauswertung“ finden Sie noch eine Gesamtberechnung. Hier erhalten Sie eine Über die Anzahl der kalendarischen Arbeitstage (Soll), der geleisteten Arbeitstage (Ist), der geleisteten Arbeitsstunden sowie der angefallenen Krankheits- und Urlaubstage aller zwölf Monate. Zudem berechnet das Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool für Sie daraus die Gesamtsumme für das ganze Jahr der Arbeitszeiterfassung.

Dank der Jahresauswertung der Arbeitszeiterfassung behalten Sie genau im Blick, welchem Mitarbeiter Sie aufgrund seiner Überstunden mal eine Pause gönnen dürfen und welcher Mitarbeiter noch ein bisschen mehr ranklotzen müsste, weil seine Stunden im Minus stehen. Außerdem behalten Sie den Urlaubsverbrauch Ihrer Mitarbeiter optimal im Blick. Ist der Verbrauch unterjährig noch nicht so hoch, müssen sie möglicherweise befürchten, dass Ihre Mitarbeiter ihren Urlaub für einen 4-wöchigen Thailand-Trip im Dezember aufsparen. Liegt ihr Saisongeschäft in diesem Zeitraum, sollten Sie Mitte des Jahres Ihre Mitarbeiter schon mal zu einem ausgeglichenen Verbrauch der Urlaubstage ermahnen. Neben dem Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool bietet excel im unternehmen übrigens auch einen Urlaubsplaner, mit dem Sie die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter noch genauer verwalten können.

Feiertagsverwaltung im Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool

Arbeitszeiterfassung in Excel: Feiertage verwalten

Die Monatstabellen, in denen Mitarbeiter ihre Kommen-/Gehen-Zeiten eintragen, passen sich praktischerweise auf das Kalenderjahr an, das Sie am Anfang ausgewählt haben. So wird die Verteilung der Wochentage für das Jahr Ihrer Arbeitszeiterfassung genau stimmen. Doch wie sieht es mit den Feiertagen aus? Welche Feiertage sind im Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool berücksichtigt? Und wie können Sie den Unterschieden zwischen den einzelnen Bundesländern gerecht werden? Denn bekanntermaßen heimst sich Bayern Jahr für Jahr die meisten Feiertage ein, weil es das einzige Bundesland ist, das Mariä Himmelfahrt feiert. Währenddessen sind die Niedersachsen wesentlich fleißiger, weil sie bedeutend weniger Feiertage haben. Auf welches Bundesland ist die Vorlage zur Arbeitszeiterfassung aus excel im unternehmen ausgelegt?

Die Fragen zur Feiertags-Berechnung im Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool beantworten sich umgehend, wenn man den Reiter „Feiertage“ anklickt. Dort können Sie zum einen das Bundesland auswählen, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Sobald Sie ein Bundesland anklicken, sehen Sie sofort in der Feiertags-Übersicht, welche Feiertage für Ihr Bundesland gelten. Diese werden dann in den Monatstabellen und in der Jahresauswertung berücksichtigt. Zudem haben Sie noch die Möglichkeit, die optionalen „Feiertage“ Rosenmontag, Faschingsdienstag und Heiligabend auszuwählen. Auch wenn es sich hierbei um keine offiziellen Feiertage handelt, geben manche Unternehmen ihren Mitarbeitern an einem oder mehreren dieser Tage frei. Sollte das auf Ihr Unternehmen zutreffen, können Sie den oder die entsprechenden Tag(e) in der Feiertagsverwaltung anklicken. Dann werden sie bei der Arbeitszeiterfassung in Excel berücksichtigt.

Arbeitszeiterfassung Excel – auch zum Anfassen

Das Praktische an einem zur Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tool ist, dass es nicht nur eine Person aufrufen oder darin arbeiten kann, sondern die Datei beliebig vielen Nutzern zur Verfügung steht. Legen Sie die Datei einfach auf dem Abteilungslaufwerk ab. Dann können sowohl Führungskraft als Mitarbeiter die erfassten Zeiten bearbeiten bzw. einsehen. Und trotz aller Vorteile von digitalen Tools ist es ab und zu auch geboten, ein Blatt Papier in Händen zu halten. Eine Arbeitszeiterfassungs-Excel-Tabelle bietet den Vorteil, dass ohne Probleme beliebige Abschnitte der Zeiterfassung ausgedruckt werden können. So haben Sie eine Arbeitszeiterfassung zum Anfassen.

Gleitzeit gekonnt – dank Arbeitszeiterfassung Excel

Aufgrund der zunehmenden Ergebnisorientierung in Unternehmen werden Arbeitszeiten flexibler. Mit der Arbeitszeiterfassung aus excel im unternehmen können Sie Ihre unterschiedlich kommenden und gehenden Mitarbeiter optimal verwalten. Dank Excel-Tool haben Sie das Thema Gleitzeit sicher im Griff und erhalten praktische Auswertungen der erfassten Zeiten. Noch nicht genug? excel im unternehmen bietet zudem noch viele andere praktische Tools, die Ihnen im Unternehmer-Alltag viel abnehmen: Urlaubsplaner, Businessplaner, Gewinn-und Verlustrechnung und vieles mehr!

Arbeitszeiterfassung Excel leicht gemacht
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