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Gestellung von Mahlzeiten, Essensmarken, (digitalen) Essensgutscheinen abrechnen

Gewährt der Arbeitgeber unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten oder gibt Essensmarken, -gutscheine an die Mitarbeiter aus, können diese mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Hintergrund

Der Monatswert für Verpflegung wird ab 01.01.2023 auf 288,00 EUR angehoben. Damit sind für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten 

  • 1 Frühstück 2,00 EUR
  • 1 Mittag- oder Abendessen 3,80 EUR

anzusetzen.

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit 9,60 EUR zu bewerten.

Die Werte werden in jedem Jahr durch Rechtsverordnung neu festgesetzt (Sozialversicherungsentgeltverordnung - SvEV).

Voraussetzungen

Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten, 

  • die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden oder
  • welche die Arbeitnehmer in einer nicht selbst betriebenen Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.

Gewährt der Arbeitgeber Zuschüsse zu Mahlzeiten, kann bei Vorliegen der nachfolgenden Voraussetzungen die Bewertung nach amtlichen Sachbezugswerten erfolgen:

  • Es wird tatsächlich arbeitstäglich nur eine Mahlzeit in Form eines Frühstücks, Mittag- oder Abendessens durch den Arbeitnehmer erworben.
  • Für jede Mahlzeit kann nur ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden. Krankheits- und Urlaubstage werden nicht berücksichtigt.
  • Der Zuschuss übersteigt den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR.
    Beispiel:
    Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer einen arbeitstäglichen Essenszuschuss (Essensmarke) in Höhe von 10,00 EUR. 
    Ergebnis:
    Der Zuschuss übersteigt den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um mehr als 3,10 EUR. Eine pauschale Versteuerung kommt nicht in Betracht, der geldwerte Vorteil ist steuer- und beitragspflichtig.
  • Der Zuschuss übersteigt nicht den tatsächlichen Preis der Mahlzeit.
  • Der Preis der einzelnen Mahlzeit übersteigt nicht den Wert von 60,00 EUR.

Ergänzende Informationen zum Ansatz von Sachbezugswerten und Arbeitgeberzuschüssen können Sie hier nachlesen: Lohnsteuer-Richtlinien zu R 8.1 Absatz 7 und 8 LStR 2015 und im BMF-Schreiben vom 18.01.2019.

Hinweis:

Arbeitstägliche Zuschüsse können auch an Arbeitnehmer gewährt werden, die im Home-Office tätig sind.

Vorgehen im Programm:

  • Für die pauschale Versteuerung der Mahlzeiten steht Ihnen die Lohnart 0025 'Mahlzeiten pauschal' zur Verfügung.
  • Steuer- und beitragspflichtige Essenszuschüsse sind in der Lohnart '2003 Mahlzeiten' abzurechnen. 

Tipp: Im Assistenten 'Übergreifende Pauschalsteuer' können Sie die Beträge erfassen, die unabhängig von der Lohnabrechnung der Arbeitnehmer pauschal gem. §§ 37a und 37b EStG besteuert werden sollen.