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Offene Posten abgleichen und zurücksetzen (Lexware buchhaltung pro)

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Zahlungen ohne Zuweisung zur ursprünglichen Rechnung gebucht werden. Dies hat zur Folge, dass das Personenkonto ausgeglichen ist, aber in der Offene-Posten-Liste die Rechnung und Zahlung ausgewiesen werden. Mit Hilfe der Funktion 'Offene Posten abgleichen' können Sie den Abgleich nachträglich durchführen.

Neuerungen in Version 2020

Automatischer Abgleich mehrerer offener Posten: Sie haben in der neuen Version 2020 die Möglichkeit, mehrere offene Posten (OP) auf einmal automatisch abzugleichen und zu verbuchen. Bisher war dies nur für einzelne OP möglich. So sparen Sie manuellen Aufwand ein und sind schneller mit dem Abgleich fertig.

     


    Hintergrund

    Ursachen für nicht abgeglichene offene Posten:

    UrsacheBeschreibung
    Fehlende OP-Ausbuchung bei der Buchung der Zahlung

    Sie buchen Zahlungen oder Rechnungskorrekturen, ohne den offenen Posten über die OP-Schaltfläche auszubuchen. 
    Auswirkungen von nicht ausgebuchten offenen Posten:

    • Der OP der Rechnung bleibt in der OP-Liste stehen.
    • Für die Zahlung wird ein OP mit negativem Betrag gebildet.
    • In der OP-Liste stehen beide offenen Posten.
    Import von Buchungsdaten

    Beim Import von Buchungsdaten können Sie auf der Seite 'Angaben' wählen, ob für die importierten Buchungen auf Personenkonten offene Posten erzeugt werden sollen.
    Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden offene Posten erzeugt.
    Es findet kein automatischer Abgleich statt.


    Offene Posten, die in der OP-Liste stehen bleiben, haben Auswirkungen in verschiedenen Programmfunktionen:

    • MahnwesenNicht abgeglichene OP werden weiterhin im Mahnlauf angezeigt.
    • Zahlungsverkehr: Nicht abgeglichene OP werden weiterhin im Zahlungsverkehr angezeigt.
    • OP-Verwaltung:DieVerwaltung der offenen Posten wird unübersichtlich.
    • Umsatzsteuer-Voranmeldung bei Istbesteuerung: Bei Istbesteuerung werden Erlöse erst nach Abgleich der offenen Posten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.

     


    Die Buchungsmaske 'Offene Posten abgleichen'

    Zum nachträglichen Abgleich öffnen Sie das Menü 'Buchen - Offene Posten abgleichen'.

    Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt.

    • Offene Posten
      Im oberen Bereich stehen die offenen Posten der Rechnungen jahresübergreifend.
      Also z. B. die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Erlöskonto, Aufwandskonto oder Anlagekonto erfasst haben.
    • Zahlungen
      Im unteren Bereich stehen die Zahlungen und Rechnungskorrekturen des aktiven Jahres.
      Das sind die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Finanz- oder Interimskonto gebucht haben, ohne den OP auszubuchen.

    Ein Abgleich ist nur zwischen offenen Posten und Zahlungen möglich.
    Sie können also keine offenen Posten mit Gutschriften verrechnen.

     


    Abgleich durchführen

    Automatik (ab Version 2020)

    Für den automatischen Abgleich müssen folgende drei Parameter bei OP und Zahlung übereinstimmen:

    • Belegnummer
    • Personenkontonummer
    • Buchungsbetrag

    Vorgehen

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Automatik'.
    2. Das Programm vergleicht alle Rechnungen mit den vorhandenen Zahlungen.
    3. Die gefundenen Paare werden im Fenster 'OP-Abgleich' angezeigt.
    4. Prüfen Sie die Paare auf ihre Richtigkeit.
    5. Um ein Paar vom automatischen Abgleich auszunehmen, entfernen Sie den Haken. 
    6. Wenn Sie alle Paare geprüft haben, klicken Sie auf 'Durchführen'.
    7. Die ausgewählten Paare werden automatisch abgeglichen und aus der OP-Liste entfernt.
    8. Bei der Besteuerungsart 'Istbesteuerung' wird die Rechnung fällig gestellt und die Umsatzsteuer umgebucht.

     

    Buchung ermitteln

    Mit Hilfe dieser Funktion können Sie einzelne Paare ermitteln, bei denen das Personkonto und der Betrag übereinstimmen.

    1. Markieren Sie einen OP oder eine Zahlung.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchung' ermitteln.
    3. Wenn der Betrag und das Personenkonto übereinstimmen, wird die entsprechende Zahlung bzw. der OP markiert.
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Durchführen'.
    5. Die Einträge werden aus der OP-Liste entfernt.
    6. Bei der Besteuerungsart 'Istbesteuerung' wird die Rechnung fällig gestellt und die Umsatzsteuer umgebucht.

     

    Manuelle Zuordnung

    Die Funktion nutzen Sie, wenn die Automatik keine zugehörigen Einträge findet.
    Das ist z. B. der Fall bei Sammelzahlungen, Minderungen oder Teilzahlungen.

    1. Markieren Sie den OP und die zugehörige Zahlung.
    2. Um bei Sammelzahlungen mehrere offene Posten zu markieren, halten Sie während des Markierens die Strg-Taste gedrückt.
      Beispiel:
    3. Klicken Sie auf 'Durchführen'.
    4. Die Einträge werden aus der OP-Liste entfernt.
    5. Bei der Besteuerungsart 'Istbesteuerung' wird die Rechnung fällig gestellt und die Umsatzsteuer umgebucht.

     


    Minderungen und Teilzahlungen

    Wenn der Zahlbetrag geringer ist als der offene Posten, entscheiden Sie im Ausbuchungsdialog, wie mit dem OP verfahren werden soll.

    AnwendungsfallVorgehen

    Minderung
    Die Minderung wird ausgebucht (z. B. als Skonto).

    1. Markieren Sie den OP und die zugehörige Zahlung.
    2. Klicken Sie auf 'Durchführen'.
    3. Der Dialog 'Ausbuchen Offene Posten' wird geöffnet.
    4. Aktivieren Sie 'Ausbuchen des Differenzbetrags als Minderung'.
    5. Klicken Sie auf 'Weiter'.
    6. Geben Sie das Minderungskonto ein.
    7. Klicken Sie auf 'Buchen'.

    Teilzahlung
    Der Restbetrag wird als OP weitergeführt.

    1. Markieren Sie den OP und die zugehörige Zahlung.
    2. Klicken Sie auf 'Durchführen'.
    3. Der Dialog 'Ausbuchen Offene Posten' wird geöffnet.
    4. Aktivieren Sie 'Weiterführen des Differenzbetrags als offenen Posten'.
    5. Klicken Sie auf 'Buchen'.


     


    Offene Posten rücksetzen (Sollbesteuerung)

    Offene Posten, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück.
    In Firmen mit Sollbesteuerung können Sie OP-Debitoren und OP-Kreditoren zurücksetzen.
    Wichtig: Zurückgesetzte OP werden aus der OP-Liste gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

    1. Markieren Sie den offenen Posten.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rücksetzen'.
    3. Der Eintrag wird aus der OP-Liste entfernt.


     


    Offene Posten zurücksetzen (Istbesteuerung)

    Offene Posten Debitoren

    Offene Posten von Debitorenkönnen in Firmen mit Istbesteuerung nicht manuell zurückgesetzt werden. Grund dafür ist die Steuerautomatik, die bei Istbesteuerung die korrekte Buchung der Umsatzsteuer sicherstellt. 

    Für diese Programmautomatik ist der offene Posten zwingend notwendig, da mit dem OP-Abgleich die Steuer fällig gestellt wird:

    BuchungsfallSteuerbuchungUmsatzsteuer-Voranmeldung
    AusgangsrechnungSteuerbuchung auf das Konto 'Umsatzsteuer nicht fällig'Keine Ausweis
    Ausbuchung OP
    OP-Abgleich
    Umbuchung der Umsatzsteuer auf das Konto 'Umsatzsteuer 19%'Ausweis der Bemessungsgrundlage und der Steuer


    Offene Posten Kreditoren

    Offene Posten von Kreditoren, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück.
    Wichtig: Zurückgesetzte OP sind aus der OP-Liste gelöschtund können nicht wiederhergestellt werden.

    1. Markieren Sie den offenen Posten.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rücksetzen'.
    3. Der Eintrag wird aus der Tabelle und der OP-Liste entfernt.


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