Was ist ein Pflichtenheft?
Ein Pflichtenheft ist das Gegenstück zum Lastenheft. Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt, das Pflichtenheft vom Auftragnehmer. Es dient als Grundlage für die Umsetzung eines Projekts und beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers (aus dem Lastenheft) konkret umsetzen wird.
Die Vorlage für das Pflichtenheft ist so strukturiert, dass alle Aufgaben sinnvoll eingetragen werden können.
Pflichtenheft-Vorlage kostenlos herunterladen:
Zur Vorlage als PDF-, docx- und odt-Datei
Sie beteiligen sich an einem Projekt und wollen ein Pflichtenheft erstellen? Dann kann Ihnen eine Vorlage dabei helfen. Ebenfalls helfen kann es …
- … wenn alle Projektkosten für Sie in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
- … wenn alle Pflichten in der Buchhaltung für Sie übernommen werden.
- … wenn alle Rechnungen im Rahmen des Projekts automatisch GoBD konform archiviert werden.
Ein Pflichtenheft mit Vorlage erstellen
Das Pflichtenheft ist sozusagen die Antwort auf das Lastenheft. Während das Lastenheft von dem Auftraggeber erstellt wird, kümmert sich der Auftragnehmer um das Pflichtenheft. Mit unserer kostenlosen Vorlage wird es leichter, das Pflichtenheft mit allen wichtigen Aspekten auszufüllen.
Aufbau und Inhalt vom Pflichtenheft
Das Pflichtenheft ist das Arbeitskonzept für die Umsetzung eines Projektes. Die Grundlage für das Pflichtenheft ist immer das Lastenheft, das vom Auftraggeber erstellt wurde. Vom Aufbau unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft nicht groß.
Ein Pflichtenheft sollte die folgenden Aspekte ausführlich berücksichtigen, um Ihnen einen guten Überblick über das Projekt zu verschaffen:
- Eine klare Definition der Ziele
- Das Projekt konkretisieren und für die Mitarbeiter greifbar machen
- Mögliche Probleme benennen und Lösungsvorschläge formulieren
- Die Anforderungen und benötigten Mittel deutlich darstellen
- Ein Zeitplan für die einzelnen Phasen und das gesamte Projekt erstellen (inklusive Arbeitszeiten)
- Missverständnisse durch einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten reduzieren
- Konsistenter Ablauf des Projekts durch deutliche Formulierungen
- Die Qualitätssicherung und -abnahme berücksichtigen und vermerken, wie diese stattfinden soll
- Prozesse effizienter gestalten, indem Planungen bereits vermerkt sind
- Die Produktivität durch eine sinnvolle Struktur erhöhen
Wie diese Übersicht zeigt, ist die Erstellung eines detaillierten Pflichtenhefts mit viel Arbeit verbunden. Der Aufwand und die Zeit lohnen sich aber, denn mit einem gut strukturierten Pflichtenheft verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über den Projektablauf und können so die Risiken minimieren. Darüber hinaus sind darin alle Anforderungen vermerkt, sodass die Vorbereitungen grundsätzlich sehr effizient gestaltet werden können, damit die Arbeit am Projekt kaum unterbrochen werden muss.
Mit unserer Vorlage haben Sie weniger Arbeit bei der Erstellung des Pflichtenhefts, da wir bereits einige Punkte vorformuliert haben. Sie müssen nur Ihre Angaben in die Pflichtenheft- Vorlage eintragen: An allen entsprechenden Stellen haben wir farbige Markierungen eingefügt. Zusätzliche Hinweise zeigen Ihnen, welche Angaben Sie ergänzen können. Auf diese Weise ist es verhältnismäßig einfach, das Pflichtenheft für Ihr Projekt zu erstellen.
Hier können Sie unsere Pflichtenheft-Vorlage einfach herunterladen:
Vorlage im docx-Format (für Microsoft Word)
Vorlage im odt-Format (Open Office)
Vorlage im PDF-Format
Ein Pflichtenheft mit Vorlage erstellen
Das Pflichtenheft unterliegt im Aufbau und dem Inhalt keiner rechtlichen Grundlage. Alles darin ist also frei wählbar, allerdings gibt es natürlich gewisse Aspekte, die sich bewährt haben und die bei jedem Projekt berücksichtigt werden sollten.
Dazu gehören – neben der Auflistung aller Beteiligten inklusive der Team-Zugehörigkeit – der genaue Ablauf und die benötigte Zeit, um das Projekt wie gewünscht umzusetzen.
Kostenlose Pflichtenheft-Vorlage zum Download
Unsere strukturiert aufgebaute Vorlage ermöglicht es Ihnen, alle notwendigen Aufgaben übersichtlich und sinnvoll einzutragen. Laden Sie jetzt Ihre Vorlage kostenlos herunter und strukturieren Sie Ihr Projekt effizient und klar!
Eckpunkte im Pflichtenheft
Folgende Punkte sollten in jedem Pflichtenheft berücksichtigt und möglichst genau beantwortet werden:
Einleitung
Kurzbeschreibung des Projekts und Nennung von Auftraggeber und Auftragnehmer. Was soll das Projekt beinhalten und wie soll das Endergebnis aussehen? Die Einleitung dient vor allem dazu, jeder Person, die an dem Projekt beteiligt ist, zu vermitteln, was wichtig ist und worauf geachtet werden muss. Deshalb sollte die Einleitung möglichst genau ausformuliert, aber nicht zu lang sein.
Auftrag
Hier stehen Angaben zu dem Auftrags selbst: Erläuterungen zu den genauen Vorgaben, Etappenzielen und Rahmenbedingungen können schon mal angeschnitten werden, um sie später weiter auszuformulieren. Gibt es spezielle Besonderheiten bei dem Projekt, sollten diese erwähnt werden.
Bereits bestehende Produkte oder abgeschlossene Aufgaben
An dieser Stelle steht, ob bereits Aufgaben innerhalb des Projektes abgeschlossen wurden – zum Beispiel von anderen externen Auftragnehmern oder dem Auftraggeber selbst – damit die Arbeit nicht doppelt erledigt wird.
Teams
Dort findet man alle Teilnehmenden des Projekts und welchen Teams diese angehören; inklusive Kontaktdaten, damit man immer schnell Verbindung aufnehmen kann.
Rahmenbedingungen
Hier stehen beispielsweise Angaben zur Projektdauer und zu den Arbeitszeiten.
Technische Anforderungen
Hier wird aufgeführt, was für die Umsetzung des Projektes an Hardware, Software, Werkzeug oder Equipment benötigt wird. Sinnvoll ist es, diese Anforderungen pro Aufgabe aufzustellen und nicht nur allgemein für das gesamte Projekt.
Problemanalyse
An dieser Stelle halten Sie zu erwartende Probleme und mögliche Lösungsansätze fest. Auch eher unwahrscheinlichere Probleme sollten hier berücksichtigt werden, um auf jeden Fall vorbereitet zu sein.
Qualität
Hier stehen die Anforderungen an die Qualität: Qualitätssicherung, -kontrolle und -abnahme
Entwicklung
Hier ist der gesamte Ablauf des Projektes zu finden, mit der gesamten Organisation und was wann und wo passieren soll.
Die Kontrolle des Pflichtenheftes
Bevor die Arbeit an dem Projekt beginnt, wird das Pflichtenheft dem Auftraggeber noch einmal vorgelegt. Meistens werden dann noch einzelne Anpassungen vorgenommen oder kleine Details genauer abgesprochen, damit das Projekt am Ende auch genau so umgesetzt wird, wie es sich der oder die Auftraggeber vorstellt.
Wichtig ist, dass das Pflichtenheft auf den Informationen aus dem Lastenheft des Auftraggebers aufbaut. So wird verhindert, dass es hinterher zu großen Änderungen kommt oder noch viele Angaben angepasst werden müssen.
Mit einer Vorlage für ein Pflichtenheft haben Sie den Vorteil, dass die wichtigsten Punkte bereits vorgegeben sind. Das sind genau die Aspekte, die auch der Auftraggeber im Lastenheft vermerken wird. So können die Angaben recht einfach ins Pflichtenheft übertragen und entsprechend angepasst werden. Das spart Zeit und Mühe. Laden Sie einfach unsere kostenlose Vorlage für ein Pflichtenheft herunter.
