Zusammenfassung
Mandantenfähigkeit im Überblick
Mandantenfähigkeit ist ein zentrales Merkmal bei Mehrnutzer-Softwarelösungen.
- Sie ermöglicht mehreren Nutzern die getrennte Nutzung derselben Software.
- Mandantenübergreifende Daten gelten für alle, mandantenabhängige nur für einzelne Nutzer.
- Der Einsatz spart Ressourcen und reduziert Lizenz- sowie Wartungskosten.
- Die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherung steigen.
- Mandantenfähige Systeme kommen häufig bei Steuerberatern, Konzernen oder Webhostern zum Einsatz.
Definition
Was versteht man unter Mandantenfähigkeit?
Mandantenfähigkeit beschreibt die Eigenschaft einer Software, mehreren eigenständigen Nutzern (Mandanten) auf derselben technischen Infrastruktur eine Nutzung zu ermöglichen, ohne dass Daten gegenseitig einsehbar sind. Die Software trennt Nutzerdaten systematisch und schützt sie durch eigene Benutzerumgebungen. Dadurch können mehrere Organisationen oder Unternehmensbereiche dieselbe Lösung nutzen, ohne voneinander abhängig zu sein. Dies reduziert Kosten und vereinfacht das IT-Management. Mandantenfähigkeit ist besonders für Cloud-Lösungen essenziell und in vielen Branchen bereits Standard.
Wie funktioniert eine mandantenfähige Softwarelösung?
Mandantenfähige Softwarelösungen ermöglichen mehreren Nutzern die Nutzung einer gemeinsamen Systemarchitektur. Dabei bleibt die Datenhoheit strikt getrennt. Jeder Mandant konfiguriert die Software individuell, greift jedoch auf dieselbe technische Basis zu.
Trennung durch Benutzeroberflächen und Datenlogik
Jeder Nutzer arbeitet mit einer eigenen Benutzeroberfläche und individuellen Einstellungen. Die Daten aller Mandanten werden – obwohl oft in derselben Datenbank gespeichert – logisch voneinander getrennt. Der Zugriff auf fremde Inhalte ist systemseitig ausgeschlossen.
Datenschutztechnisch notwendige Abgrenzung
Diese Trennung ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie schützt personenbezogene oder betriebsinterne Informationen und erlaubt die sichere Mehrfachnutzung durch verschiedene Kunden oder Abteilungen.
Unterschied zwischen mandantenübergreifenden und mandantenabhängigen Daten
Mandantenübergreifende Daten
Diese Daten gelten für alle Mandanten und werden zentral verwaltet. Sie betreffen übergeordnete Einstellungen, die keine Personalisierung benötigen. Beispiele:
- Steuersätze
- Länderdefinitionen
- Wechselkurse
- Systemweite Grundeinstellungen
Mandantenabhängige Daten
Diese Daten werden individuell je Mandant gepflegt. Sie bilden die Grundlage der jeweiligen Arbeitsumgebung. Zum Beispiel:
- Kundenstammdaten
- Kontoverbindungen
- Buchungen
- Individuelle Softwarekonfiguration
Info
Beispiele für mandantenübergreifende Daten
Mandantenübergreifende Daten sind Informationen, die unabhängig vom jeweiligen Nutzer gelten. Dazu zählen beispielsweise allgemeine Steuerregelungen, Sprach- und Ländereinstellungen, Standardwährungen sowie übergeordnete Softwarevorgaben. Diese Daten werden zentral verwaltet und stehen allen Mandanten gleichermaßen zur Verfügung, um eine konsistente und einheitliche Systemkonfiguration zu gewährleisten.
Welche Vorteile und Herausforderungen bietet eine Mandantenfähigkeit?
Vorteile Mandantenfähigkeit:
- Einmalige Installation
- Geringerer Wartungsaufwand
- Geringerer Speicherbedarf
- Hohe Sicherheitsstandards
- Geringere Lizenzkosten
Nachteile Mandantenfähigkeit:
- Datensicherung in einer Datenbank
- Kann Anforderungen an Datenschutz steigern
Wirtschaftliche und technische Vorteile
Die Nutzung einer mandantenfähigen Lösung bringt spürbare Erleichterungen im Betrieb:
- Zentrale Installation spart Zeit und Ressourcen
- Updates und Wartung müssen nur einmal durchgeführt werden
- Geringerer Speicherbedarf durch zentrale Verwaltung gemeinsamer Daten
- Kostensenkung durch geteilte Lizenz- und Wartungsaufwände
- Hoher Datenschutzstandard durch klare Rechtevergabe
Potenzielle Herausforderungen
Trotz der zahlreichen Vorteile mandantenfähiger Systeme ergeben sich auch einige technische und organisatorische Herausforderungen. So wird die Datensicherung deutlich komplexer, da mehrere Mandanten innerhalb einer gemeinsamen Datenbank verwaltet werden. Darüber hinaus steigen die Anforderungen an den Datenschutz, da alle Mandanten auf einer einheitlichen Softwarebasis betrieben werden und sensible Daten besonders sorgfältig geschützt werden müssen.
Tipp
Datensicherung richtig umsetzen
Für mandantenfähige Systeme ist eine durchdachte Datensicherungsstrategie unerlässlich. Dabei empfiehlt sich insbesondere eine regelmäßige Backup-Strategie, die alle Mandanten gleichermaßen berücksichtigt. Zudem sollte die Verschlüsselung sensibler Daten innerhalb der Datenbank gewährleistet sein, um einen hohen Schutzstandard zu erfüllen. Ergänzend dazu tragen getrennte Rollen- und Rechtekonzepte wesentlich dazu bei, ungewollten Zugriff zu verhindern und die Datensicherheit langfristig zu gewährleisten.
Typische Einsatzfelder für mandantenfähige Software
Mandantenfähigkeit hat sich in der Praxis vielfach bewährt, insbesondere dort, wo mehrere unabhängige Einheiten auf ein gemeinsames System zugreifen:
- Steuerberater nutzen ein System zur parallelen Verwaltung mehrerer Mandanten
- Webhoster betreiben mehrere Kundenwebsites über einen Server
- Konzerne führen die Buchhaltung ihrer Tochterfirmen zentral über eine Software
Achtung
Keine Mandantenfähigkeit bei Lexware Office
Die Software Lexware Office ist nicht mandantenfähig. Sie eignet sich daher nicht für den parallelen Einsatz durch mehrere getrennten Nutzer innerhalb einer Installation.
