Cloud-Lösung: Die günstige Alternative für Ihre IT

Eine Cloud ist heutzutage längst mehr als nur ein neuer Trend. Wer über einen Internetanschluss verfügt, kann auf Softwarelösungen und Services im Netz zugreifen. Gerade für kleine Unternehmen sind Cloud-Lösungen in vielerlei Hinsicht interessant: Sie können komfortable Anwendungen nutzen, ohne sich um Investitionen, Installationen und Wartung kümmern zu müssen. Lesen Sie, was Ihnen eine Cloud von Anbietern wie Google, Amazon oder Microsoft bietet und worauf Sie achten müssen.

Definition

Was ist eine bzw. die Cloud?

Der Begriff Cloud kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „Wolke“. Das Symbol gilt mittlerweile als Sinnbild für internetbasierte Server, die ihren Nutzer:innen Programme und Programmabläufe sowie Rechenleistung und Speicherplatz „virtualisieren“.

Um Cloud Computing zu betreiben bzw. um Cloud-Lösungen zu nutzen, müssen Sie weder Hardware noch Personal aufstocken. Alle Programme und Daten sind nicht mehr lokal vorhanden und physisch greifbar, sondern werden direkt virtuell über das Internet genutzt.

Wie funktioniert eine Cloud?

Seit den 1990er Jahren nutzen die Menschen Cloud-Speicher. Alles begann damit, dass Unternehmen externe Speicherkapazitäten buchten, um ihre eigenen Ressourcen zu schonen und zu erweitern. In der Anfangszeit waren diese Dienste allerdings noch mit hohen Wartungs- und Internetkosten verbunden. Heutzutage sieht dies anders aus. Dank weitestgehend flächendeckendem und günstigem Internet sowie der Auslagerung relevanter Posten wie Wartung und Installation an Drittanbieter sind Clouds ein wichtiger Faktor für die Optimierung von Unternehmensprozessen geworden. Doch wie funktioniert die Cloud-Technologie? Im Grunde ist das Prinzip dahinter simpel:

  1. Sie erstellen Dokumente, Präsentationen oder Bildern auf Ihrem Endgerät.
  2. Eine Kopie laden Sie in eine Cloud hoch. Das Original bleibt bei Ihnen.
  3. Während die Datei auf einem Cloud-Server abgelegt wird, erstellt dieser verschiedene Kopien auf weiteren Servern.
  4. Dadurch wird das Verlustrisiko minimiert, dass Sie bei einem Totalausfall eines Servers Ihre Inhalte verlieren.

Der Vorteil: Es erfolgt eine permanente Synchronisation Ihrer Dateien. Weiterhin ist beispielsweise eine Bearbeitung in Echtzeit auf der Cloud möglich. Die sogenannte Wolke dient aber nicht nur als Ablageort für Dokumente, Bilder oder anderer Dateien. Sie bietet Ihnen ebenfalls das Potenzial, Programme virtuell zu nutzen, ohne diese auf Ihre PCs spielen zu müssen. Heutzutage ist es zudem möglich, Prozesse durch virtuelle Maschinen abzubilden und dadurch die komplette Infrastruktur eines Unternehmens effizienter zu gestalten.

Überblick: Welche Arten von Clouds gibt es?

Public Cloud, hybride Cloud, SaaS – wer sich mit der Thematik näher beschäftigen will, stößt über kurz oder lang auf eine Vielzahl von Begriffen. Deutlich wird, dass es nicht die eine Cloud gibt, sondern verschiedene Arten und Formen.

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Service-/Liefermodelle
Service-/LiefermodelleErklärung
Software as a Service (SaaS) In diesem Fall werden Ihnen innerhalb der Cloud Softwarelösungen zur Verfügung gestellt. Es handelt sich hierbei um Demand-Dienste, die Sie Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen können.
Infrastructure as a Service (IaaS) Wie der Name schon suggeriert, erhalten Sie notwendige Infrastruktur für Ihr Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Speicher, Netze oder Rechner.
Platform as a Service (PaaS) Rechen- und Datenkapazitäten werden für Unternehmen immer wichtiger, um flexibler agieren zu können. Bei PaaS wird Ihnen eine individuelle Softwareumgebung bereitgestellt.
Function as a Service (FaaS) Gerade Funktionen mit sehr hoher Rechenleistung kosten viele Ressourcen. Diverse Anbieter ermöglichen es Ihnen, diese Funktionen auszulagern und eigene Kapazitäten zu sparen.
Public Cloud Wie der Name schon suggeriert, handelt es sich hierbei um öffentlich zugängliche Cloud-Dienste.
Privat Cloud Sie können sich allerdings auch für eine private Umgebung entscheiden, die explizit nur für Ihr Unternehmen nutzbar ist.
Hybrid Cloud Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus öffentlicher und privater Cloud.

Achtung

Grenzen der Begrifflichkeiten fließend

Obwohl Begriffe wie SaaS, IaaS und Cloud-Lösung/Cloud Computing eigentlich unterschiedliche Dinge bezeichnen (Programme, Infrastruktur, Rechen- und Speicherzentren), sind die Grenzen fließend.  Im allgemeinen Sprachgebrauch wird oft nicht zwischen SaaS und IaaS unterschieden, und häufig werden auch sämtliche Dienstleistungen unter dem Begriff Cloud-Lösung zusammengefasst.

Bedeutung für Unternehmen: Warum sind Cloud-Lösungen für Unternehmen sinnvoll?

Sobald Sie Informationen auf verschiedenen Endgeräten (Smartphone, PC, Tablet etc.) lagern oder mehrere Standorte betreiben, lohnt es sich für Sie, sich mit dem Thema Web Cloud auseinanderzusetzen. In beiden Fällen ist das Risiko groß, dass wichtige Informationen verlorengehen. Entweder weil Mitarbeiter:innen vielleicht vergessen, Dokumente abzulegen oder weil verschiedene Standorte auf dieselben Programme zugreifen müssen und die Koordination erschwert wird. Eine Cloud hilft Ihnen dabei, alle Inhalte an einem Ort zu speichern und einen zentralen Zugriff zu ermöglichen.

Tipp

Gerade in Krisenzeiten ist eine Backup-Cloud essentiell

Corona hat bewiesen, dass es Situationen gibt, in denen nicht alle Mitarbeiter:innen im Büro arbeiten. Durch Homeoffice wird es Arbeitnehmer:innen ermöglicht, flexibler und vor allem ortsunabhängig zu arbeiten. Unternehmen stehen hierbei vor der Mammutaufgabe, für verbesserte Kommunikationswege und vorhandene Ressourcen zu sorgen. Cloud-Server und Cloud-Lösungen machen dies möglich. Alle Befugte haben Zugriff auf relevante Informationen und das mobile Arbeiten gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Eine Cloud ist nicht nur sinnvoll, wenn Sie unabhängig von einem PC arbeiten wollen. Sie können ebenfalls Bereiche wie die Buchhaltung digitalisieren. Selbstverständlich müssen Sie auch weiterhin alle relevanten Unterlagen für die Finanzbehörden aufbewahren. Es ist jedoch nicht mehr notwendig, die Buchführung mittels sogenannter Zettelwirtschaft durchzuführen. Stattdessen arbeitet jede:r Mitarbeiter:in am eigenen Desktop, die Änderungen werden jedoch in der Cloud gespeichert.

Weitere relevante Schlagworte sind Virtualisierung und Visualisierung. Die Virtualisierung ermöglicht es Ihnen, Ressourcen und Hardware voneinander zu trennen. Ein Beispiel: Sie sind Produzent:in von technischen Gütern. Die Produktion selbst ist auf verschiedene Standorte verteilt und wird mittels mehrerer PCs koordiniert. Dies ist aufwändig, kostenintensiv und gibt Fehlerquellen die Möglichkeit, die Lieferungen zu verzögern. Besser ist es, wenn Sie beispielsweise auf virtuelle Maschinen setzen, alle Prozesse digital abbilden und es Mitarbeiter:innen verschiedener Standorte erlauben, jeden Schritt auch aus der Entfernung zu kontrollieren. An dieser Stelle setzt die Visualisierung durch die Cloud an. Ermitteln Sie Fehlerquellen und Potenziale, indem Sie Ihre Infrastruktur darstellen.

Vorteile der Cloud: Wie schlägt sie sich im Vergleich zur Hardwarenutzung?

Cloud-Lösungen werden von vielen bekannten Unternehmen angeboten: Google ist ebenso dabei wie die IT-Größen SAP, Apple und Microsoft. Es gibt sie für viele Bereiche, zum Beispiel Online-Datensicherung, Kundenverwaltung, Software für den Personalbereich, Projektorganisation, CAD usw. Neben dem vielfältigen Angebot gibt es selbstverständlich weitere Vorteile, die für eine Hosting Cloud sprechen:

Flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse

Cloud Computing wird oft mit herkömmlichen Leasing-Verfahren verglichen. Grundsätzlich ist dies richtig, da in beiden Fällen nicht die Anschaffungskosten, sondern nur die Nutzungskosten zu Buche schlagen und finanziert werden müssen.

Info

Beispiel: Buchhaltung

Bei einer Online-Lohnabrechnung wird zum Beispiel pro Arbeitnehmerabrechnung gezahlt, sodass saisonale Schwankungen der Mitarbeiter:innenstärke berücksichtigt werden. Programme und Programmpakete, die direkt über das Internet genutzt werden, werden monatlich pro Computer abgerechnet. Ändert sich die Anzahl der Geräte, passen sich auch die Nutzungsgebühren ab. Ein Beispiel aus unserem Produktsortiment wäre lexoffice Lohn & Gehalt.

Die Flexibilität betrifft aber nicht nur die Nutzungskosten. Viel wichtiger ist die Anpassungsfähigkeit im Hinblick auf Kapazität, da eine Cloud bedarfsgerecht mitwächst und mitschrumpft:

  • Wird mehr Speicherplatz benötigt, ist er da.
  • Werden zusätzliche Kommunikationsserver benötigt, stehen sie im Handumdrehen zur Verfügung.
  • Ist die unternehmensinterne Intranet-Lösung nicht mehr notwendig, wird sie abbestellt.

Die bedarfsgerechte Versorgung durch eine Online-Cloud befreit Sie außerdem von der Notwendigkeit, Reservekapazitäten oder Sicherheitsreserven vorhalten zu müssen.

Auslagerung von Hardware, Wartung und Aktualisierung

Wichtiger als die Flexibilität ist oft die komplette Auslagerung komplexer Hard- und Softwarekomponenten. Eine Cloud macht nicht nur die Anschaffung eigener Hard- und Software überflüssig, sondern erübrigt auch deren Wartung und Aktualisierung. Mangels eigener Fachkräfte müssten diese Punkte unter Umständen von teureren Fremdfirmen durchgeführt werden.

Tipp

Beispiel: Eine Cloud senkt Kosten

So kann beispielsweise ein Bürobetrieb mit acht PC-Arbeitsplätzen ein eigenes Intranetsystem für die interne Kommunikation und die gemeinsame Projektarbeit nutzen, ohne dafür in einen teuren und wartungsaufwendigen eigenen Kommunikationsserver investieren zu müssen. Bei einer Cloud-Lösung wie Microsoft Office 365 ist der für das Intranet notwendige SharePoint-Server gleich mit dabei.

Auch bei SaaS-Lösungen hat die Fremdwartung den entscheidenden Vorteil, dass nicht nur Sicherheitsupdates, sondern auch Aktualisierungen unmittelbar vorgenommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass das Unternehmen immer mit Programmen arbeitet, die aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Dank Cloud Computing können auch Kleinunternehmen Programme und IT-Infrastrukturen nutzen, die bisher größeren Unternehmen vorbehalten war.

Datensicherung in der Cloud

Für viele Unternehmen wäre es fatal, käme es zu einem Serverausfall oder zu einem Hardwareverlust. Ohne Zugriff auf die eigene Infrastruktur können Prozesse nicht durchgeführt werden, was wiederum finanzielle Auswirkungen hat. Ähnlich ist es bei einem Datenverlust, wie beispielsweise Unterlagen von Projekten, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen. Cloud-Plattformen bieten Ihnen die Sicherheit, dass dies nicht geschieht. Dateien bleiben vorhanden, ein Zugriff wird gewährleistet und selbst dann, wenn ein Server abstürzt, können Sie durch mehrere Backups arbeiten wie zuvor.

Die Frage aller Fragen: Wie steht es um die Datensicherheit bei einer Cloud?

Wer eine Cloud nutzt, gibt Daten, zu denen auch vertrauliche Informationen gehören, aus der Hand. Das zentrale Problem ist die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität der Datenverarbeitung. Das größte Sicherheitsrisiko sind dabei weniger die Anbieter der Lösung als vielmehr die Übertragungswege über das Internet. Wer eine Cloud nutzt, gibt Daten, zu denen auch vertrauliche Informationen gehören, aus der Hand. Das zentrale Problem ist die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität der Datenverarbeitung. Das größte Sicherheitsrisiko sind dabei weniger die Anbieter der Lösung als vielmehr die Übertragungswege über das Internet.

Tipp

Sicherheit ist ein relevanter Faktor

Die Cloud-Dienstleister sind normalerweise sehr auf ihren guten Ruf bedacht und treffen alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen bereits von sich aus oder bieten diese zumindest als Zusatzleistung an. Oft weisen auch entsprechende Zertifikateanerkannter Prüfstellen (VeriSign, BSI, TRUSTe) auf die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters hin. Viele Anbieter haben sich auch nach internationalen Sicherheitsstandards zertifizieren lassen, wie beispielsweise nach ISO 27001, SAS 70 Type II und Sytrust. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Ratgeber „Datensicherheit".

Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen, die auf der Anbieterseite getroffen werden, ist der Online-Übertragungsweg eine Schwachstelle, die mit VPN-Verbindungen und Verschlüsselungsmaßnahmen von Ihnen überbrückt werden muss. Nur wenn auch bei der Übertragung allerhöchste Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden, kann die Cloud insgesamt sicher sein.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bei den Clouds großer Anbieter, wie z. B. Google, Amazon, HP, Microsoft oder IBM, die ihrerseits wieder Speicher und IT-Infrastruktur an Subunternehmer vermieten, werden Daten „global“ auf Serverfarmen in der ganzen Welt gespeichert.

Steuerrecht und Cloud-Lösungen

Die Grenzüberschreitung ist rechtlich ein Problem, da steuerlich relevante Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren sind. Auf Antrag kann die zuständige Finanzbehörde nach § 146 Abs. 2a AO allerdings bewilligen, dass die Dokumente in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums mit Amtshilfeübereinkommen (EWR) archiviert werden.

Die ausländische Finanzbehörde muss zustimmen und die deutsche Finanzbehörde muss auf die Dokumente zugreifen können. Werden also steuerlich relevante Dokumente in einer Cloud gespeichert, muss mit dem Lösungsanbieter vertraglich vereinbart werden, dass sich die Speicherserver auf dem Gebiet der EU/des EWR befinden.

Datenschutz bei Cloud-Lösungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Cloud ist problematisch, da das Datenschutzrecht an den Ort einer Datenverarbeitung anknüpft. Innerhalb des europäischen Binnenmarktes ist eine grenzüberschreitende Datenverarbeitung kein rechtliches Hindernis mehr. Bei Anbietern, die ihren Sitz außerhalb Europas haben (z. B. Microsoft, Google oder Amazon), müssen Sie zusätzliche Maßnahmen treffen. Inzwischen bieten die großen Anbieter sog. EU-Standardvertragsklauseln an und unterstützen ihre Kunden damit bei der Einhaltung ihrer Datenschutzverpflichtungen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Artikel DSGVO.

Mit einer Cloud verändern Sie Ihre Prozesse

Mittels Apps und Softwarelösung via Cloud können Sie Ihre Prozesse zunächst analysieren und dadurch schneller auf potenzielle Schwachstellen reagieren. Sogar eine Automatisierung Ihrer Infrastruktur ist problemlos möglich. Weiterhin findet eine Effizienzsteigerung, Beschleunigung und Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe statt. Dies ist nicht nur für Sie von Vorteil, sondern ebenfalls für Ihre Mitarbeiter:innen. Denn eine dezentrale Zusammenarbeit in Echtzeit ist aus dem Homeoffice oder von verschiedenen Standorten aus machbar.