Was können Dokumenten Management Systeme (DMS) und welchen Nutzen bieten sie Ihrem Unternehmen?

In der heutigen Arbeitswelt ist die elektronische Verwaltung Ihrer Firmendokumente fast unabdingbar. Denn die Notwendigkeit, Informationen zentral verfügbar zu machen, um den Austausch zu erleichtern und den Zugang von unterschiedlichen Standorten zu ermöglichen, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um die Verwaltung der Firmendokumente zu digitalisieren, gibt es Dokumenten Management Systeme. Lesen Sie in diesem Artikel, was genau man unter einem DMS versteht und warum sich ein solches System für Ihr Unternehmen lohnen kann.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Aktenordner, die aus einem Bildschirm kommen
© koya979 - stock.adobe.com

Bedeutung: Was ist ein DMS?

Definition: Ein Dokumenten Management System, kurz DMS, ist eine datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Von Verträgen, Aufträgen und Rechnungen bis hin zur Dokumentation von Arbeitsabläufen. DMS können sowohl lokal als auch in einer Cloud genutzt werden.

Papiergebundene Dokumente resultieren heutzutage immer mehr in regelrechten Papierfluten, in denen man leicht den Überblick verliert. Egal ob es dabei um die Ablage, die Bearbeitung, die Katalogisierung, die spätere Suche oder die Archivierung geht. Durch den stockenden Informationsfluss werden Arbeitsabläufe ausgebremst. Das kann sich nicht nur negativ auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken, sondern auch teuer werden. Der Einsatz eines DMS kann hier eine sinnvolle Lösung sein.

Welche Funktionen hat ein DMS?

Es gibt verschiedene Dokumenten Management Systeme, von Open Source Software bzw. kostenlosen Systemen (diese meist mit geringerem/reduziertem Funktionsumfang) bis hin zu Cloud basierten DMS. Auch SharePoint, die bekannte Webanwendung von Microsoft, können Sie als DMS nutzen.  

Funktionen und Preise variieren je nach Software oder Lizenzmodell. Egal ob Freeware oder kostenpflichtiges Dokumenten Management System – machen Sie sich vor der Einführung eine Checkliste, was es erfüllen sollte. So können Sie leichter den für Ihre Bedürfnisse besten Anbieter finden.

Hier einige Funktionen von Dokumenten Management Systemen, die für Sie als Unternehmer interessant sein können:

  • Erfassen und Scannen neuer Dokumente
  • Suchen und Recherchieren durch Verschlagwortung der Inhalte
  • Vereinfachter Workflow durch ortsunabhängigen Zugang
  • Verwaltung von Dokumenten
  • Verschiedene Automatisierungen
  • Archivieren von E-Mails
  • Generelles Archiv

Tipp

Testen Sie unsere Archivierungssoftware

Mit Lexware archivierung bieten wir Ihnen eine Archivierungssoftware, mit der Sie Ihre Dokumente und E-Mails nicht nur sicher, sondern vor allem auch gesetzeskonform archivieren und verwalten.

Wie lange dauert die Einführung eines DMS?

Das hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

  • Welche Funktionen benötigen Sie?
  • Welchen Anbieter favorisieren Sie?
  • Wie groß ist der technische Aufwand für die Einführung?

Nach der Installation sollten Sie zusätzlich eine Testphase definieren und die Schulung der Mitarbeiter bzw. Anwender einleiten.

Für welche Unternehmen ist der Einsatz eines DMS sinnvoll?

DMS werden in ganz unterschiedlichen Branchen eingesetzt. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand entsteht.

Je größer das Unternehmen, desto größer die Informations-Datenbank. Ein Dokumenten Management System macht jedoch nicht nur bei großen Datenmengen Sinn. Auch in Kleinunternehmen und im Mittelstand vereinfachen DMS die Arbeitsabläufe. Zudem ist es einfacher, digitale Prozesse schon früh im Unternehmen einzuführen, als sie später im gewachsenen Unternehmen auf- oder umzurüsten.

Welche Vorteile hat ein Dokumenten Management System (DMS)?

Die Firmendokumente zu digitalisieren und zentral abzulegen hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:

  • Optimierter Informationsfluss: Wenn alles zentral abgelegt ist, sind Informationen leichter zugänglich und der Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen fällt leichter. Und das sowohl inhouse als auch von unterwegs aus.
  • Optimierter Workflow durch DMS: Mehr Struktur und der schnelle Zugang zu Informationen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht so viel Zeit mit der Suche verbringen und effizienter arbeiten können.
  • Zufriedene Mitarbeiter: Einfache Arbeitsprozesse sorgen für eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter.
  • Geringere Kosten: Ein besserer Workflow kann kostensparend sein. Aber auch die Einsparungen von Papier, Druckerkosten und Archivräume sorgen für geringere Kosten.
  • Weniger Stauraum: Nicht nur Archivräume fallen weg. Auch Regale, Aktenschränke und Papierstapel in den Büros sind Geschichte. Den Platz können Sie nun anderweitig nutzen.
  • Sicherheit und Datenschutz: Vor allem bei einer Revision ist es wichtig, dass alle Firmenprozesse belegbar sind. Mit einer zentralen Dokumentenablage können Sie dies viel einfacher erzielen. Außerdem werden Dokumente gesichert und geschützt abgespeichert, sodass sie nicht gefälscht oder verändert werden können. So sind Sie auch in der Lage, sich an die GoBD zu halten.

Fazit

Fazit: Die heutige Welt ist digital

Die Entwicklung und Einführung eines DMS ist in vielen Branchen sinnvoll. Die Digitalisierung der Dokumente und Informationen vereinfacht interne Prozesse und bietet damit einen entscheidenden Mehrwert. Falls Sie sich unsicher sind, welche Software für Sie die Richtige ist, erstellen Sie sich zuerst Ihren DMS Anforderungskatalog. Diesen können Sie dann online mit verschiedenen DMS Anbietern vergleichen oder sich entsprechend beraten lassen.