Was können Dokumenten Management Systeme (DMS) und welchen Nutzen bieten sie Ihrem Unternehmen?

Definition: Ein Dokumenten Management System (Abkürzung DMS) ist eine datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Von Verträgen, Aufträgen und Rechnungen bis hin zur Dokumentation von Arbeitsabläufen. DMS können sowohl lokal als auch in einer Cloud genutzt werden.

Papiergebundene Dokumente resultieren heutzutage immer mehr in regelrechten Papierfluten, in denen man leicht den Überblick verliert. Egal ob es dabei um die Ablage, die Bearbeitung, die Katalogisierung, die spätere Suche oder die Archivierung geht. Durch den stockenden Informationsfluss werden Arbeitsabläufe ausgebremst. Das kann sich nicht nur negativ auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken, sondern auch teuer werden. Der Einsatz eines DMS kann hier eine sinnvolle Lösung sein.

Es gibt verschiedene Dokumenten Management Systeme, von Open Source Software bzw. kostenlosen Systemen (meist mit geringerem/reduziertem Funktionsumfang) bis hin zu Cloud basierten DMS. Auch SharePoint, die bekannte Webanwendung von Microsoft, können Sie als DMS nutzen.  

Funktionen und Preise variieren je nach Software oder Lizenzmodell. Egal, ob Freeware oder kostenpflichtiges Dokumenten Management System – machen Sie sich vor der Einführung eine DMS-Checkliste, was es erfüllen sollte. So können Sie leichter den für Ihre Bedürfnisse besten Anbieter finden.

Hier einige Funktionen von Dokumenten Management Systemen, die für Sie als Unternehmer interessant sein können:

• Erfassen und Scannen neuer Dokumente
• Suchen und Recherchieren durch Verschlagwortung der Inhalte
• Vereinfachter Workflow durch ortsunabhängigen Zugang
• Verwaltung von Dokumenten
• Verschiedene Automatisierungen
• Archivieren von E-Mails
• Generelles Archiv

Das hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

• Welche Funktionen benötigen Sie?
• Welchen Anbieter favorisieren Sie?
• Wie groß ist der technische Aufwand für die Einführung?

Nach der Installation sollten Sie zusätzlich eine Testphase definieren und die Schulung der Mitarbeiter bzw. Anwender einleiten.

DMS werden in ganz unterschiedlichen Branchen eingesetzt. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand entsteht.

Je größer das Unternehmen, desto größer die Informations-Datenbank. Ein Dokumenten Management System macht jedoch nicht nur bei großen Datenmengen Sinn. Auch in Kleinunternehmen und im Mittelstand vereinfachen DMS die Arbeitsabläufe. Zudem ist es einfacher, digitale Prozesse schon früh im Unternehmen einzuführen, als sie später im gewachsenen Unternehmen auf- oder umzurüsten.

Die Firmendokumente zu digitalisieren und zentral abzulegen hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:

• Optimierter Informationsfluss: Wenn alles zentral abgelegt ist, sind Informationen leichter zugänglich und der Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen fällt leichter. Und das sowohl inhouse als auch von unterwegs.
• Optimierter Workflow durch DMS: Mehr Struktur und der schnelle Zugang zu Informationen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht so viel Zeit mit der Suche verbringen und effizienter arbeiten können.
• Zufriedene Mitarbeiter: Einfache Arbeitsprozesse sorgen für eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter.
• Geringere Kosten: Ein besserer Workflow kann kostensparend sein. Aber auch die Einsparungen von Papier, Druckerkosten und Archivräume sorgen für geringere Kosten.
• Weniger Stauraum: Nicht nur Archivräume fallen weg. Auch Regale, Aktenschränke und Papierstapel in den Büros sind Geschichte. Den Platz können Sie nun anderweitig nutzen.
• Sicherheit und Datenschutz: Vor allem bei einer Revision ist es wichtig, dass alle Firmenprozesse belegbar sind. Mit einer zentralen Dokumentenablage können Sie dies viel einfacher erzielen. Außerdem werden Dokumente gesichert und geschützt abgespeichert, sodass sie nicht gefälscht oder verändert werden können. So sind Sie auch in der Lage, sich an die GoBD zu halten.

Nun wissen Sie, was DMS sind und wofür Sie ein elektronisches Dokumenten Management System verwenden können. Doch welche DMS-Systeme gibt es und welches eignet sich für Ihre Bedürfnisse?

Zunächst müssen Sie sich überlegen, ob Sie ein On-Premise, ein Hybrid- oder ein Cloud-DMS für Ihr Unternehmen benötigen.

• On-Premise-Systeme werden lokal installiert. Sie benötigen entsprechende technische Ressourcen.
• Cloud-DMS sind ausschließlich digital. Sie benötigen keine eigene Hardware.
• Hybrid-Systeme sind eine Kombination aus den beiden genannten Varianten.

Wichtig ist in erster Linie, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Anforderungen Sie an Ihr revisionssicheres Dokumentenmanagement haben.

• Was sind Ihre Schwachstellen und was benötigen Sie für eine DMS Applikation, um diese zu beheben?
• Welche Funktionen benötigen Sie, um Ihren Arbeitslauf effizienter zu gestalten?
• Was sagen Ihre Angestellten zu dem Thema? Oftmals haben die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Bedürfnisse, denen das Dokumenten Management System gerecht werden muss.

Aber welche Anbieter und welche Systeme gibt es auf dem Markt?

Im Grunde können Sie ein Dokumenten Management System für alle Formen von Dokumenten benutzen:

• E-Mails
• Websites
• Word-Dokumente
• Videos
• PDFs

Das kommt in erster Linie auf die Art des Systems und Ihre Bedürfnisse an. Reine Ablagesysteme, die lokal implementiert werden, sind deutlich günstiger, als wenn Sie ein personalisiertes und flexibles Modell auswählen. Sie sollten bei der Auswahl des Dokumenten Management Systems immer berücksichtigen, was Sie wollen und womit Sie am besten arbeiten können – hierbei sollte der Preis zunächst keine Rolle spielen. Ein gutes System hat seinen Preis. Cloud-Modelle bieten Ihnen oftmals die Möglichkeit, flexibel Funktionen hinzu zubuchen oder wieder abzubuchen. Dadurch sind die Kosten skalierbarer.