Revisionssichere Archivierung: Elektronisch & GoBD-konform

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Unterlagen aufzubewahren. Besonders dann, wenn es sich um Belege, Rechnungen und Geschäftsunterlagen handelt, die Auskunft über die Unternehmensvorfälle geben. Sowohl beim Jahresabschluss als auch bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen daher Ihre Unterlagen offenlegen können. Seit 2015 werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zusammengefasst. Was Sie über Archivierung wissen und worauf Sie bei digitalen Belegen achten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Bedeutung für Unternehmen

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in entsprechenden Archivräumen gelagert. Im Rahmen der Digitalisierung findet ein Großteil des (unternehmerischen und privaten) Schriftverkehrs jedoch digital in Form von E-Mails statt. Die logische Konsequenz: Sie benötigen eine elektronische Archivierung. In diesem Zusammenhang gibt es für geschäftliche elektronische Dokumente seit 2015 einige gesetzliche Vorschriften, wie die GoBD, die Sie als Unternehmer zwingend einhalten müssen. Hier lautet das Stichwort: Revisionssichere Archivierung.

Definition

Was bedeutet „archivieren“?

Bei der Archivierung handelt es sich im Allgemeinen um ein Synonym für die Aufbewahrung bzw. Speicherung von Dokumenten und Schriftstücken – normalerweise in einem physischen Archiv. Sie soll es ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf das Dokument zugreifen zu können. Die Archivierung dient daher dem Schutz und der Speicherung auf unbestimmte Zeit an einem Ort.

Nicht nur für Unternehmer spielt die Archivierung eine wichtige Rolle

Privatpersonen müssen ebenfalls offizielle Dokumente, Verträge oder Rechnungen archivieren. Für alle steuerlich relevanten Dokumente oder Geschäftsunterlagen sind stets die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen dort revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Dokumente den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen muss.

Revisionssicherheit bezieht sich in erster Linie auf Faktoren wie:

  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Verfügbarkeit

Diese beziehen sich auf alle Änderungen am Dokument. Diese Anforderungen sind sowohl im HGB als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen.
 
In der Praxis bedeutet dies für Sie: Sie müssen jeden Geschäftsvorfall in der Buchhaltung akribisch erfassen. Jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv ordnungsgemäß nachvollziehbar sein. Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da Sie bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen rechnen müssen.

Welche Bedeutung hat die digitale Archivierung für mein Unternehmen?

Egal, ob Sie laut § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, Sie unterliegen in jedem Fall der Aufbewahrungspflicht Ihrer Bücher und Aufzeichnungen sowie den entsprechenden Fristen. Setzen Sie eine Unternehmenssoftware ein, so sollten Sie berücksichtigen, dass einige Systeme oder Module ebenfalls der Archivierungspflicht unterliegen und die entsprechenden Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert und archiviert werden müssen.

Achtung

Sie müssen ein GoBD-konformes Speichermedium nutzen

Eine Dokumentation innerhalb der Software reicht meist nicht aus und gilt daher nicht als revisionssicheres Speichermedium im Sinne der GoBD. Daher sind Sie verpflichtet, eine revisionssichere digitale Archivierung aller Unterlagen, Daten und Dokumente – auch innerhalb der verschiedenen Software-Module – zu gewährleisten.

Darunter fallen u.a.:

  • gesamte Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
  • Fakturierung
  • Systeme der Warenwirtschaft (inkl. Materialwirtschaft)
  • Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
  • Dokumentenmanagement- und Archiv-Systeme
  • Elektronische Waagen

Die so angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Durch die Langzeitarchivierung können Sie mit der elektronischen Archivierung die Dokumente auch problemlos über Monate oder Jahre aufbewahren und Sie brauchen sich keine Gedanken über Ausbleichen des Papiers oder den nötigen Lagerplatz machen. Digital archiviert sparen Sie Zeit, Nerven, Platz und damit sogar bares Geld.

Welcher Archivierungs-Typ sind Sie?

Klicken Sie auf das jeweilige Bild und erfahren Sie, was Sie beachten müssen!

Der Papier-ist-sicher-Typ

Alles wird ausgedruckt und ordentlich abgeheftet, das reicht doch! Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word o. Ä. erstellt, abgespeichert und zweimal gedruckt. Ein Ausdruck geht an den Kunden, der andere wird im Ordner abgelegt.

Ergebnis: Nicht GoBD-konform, weil bereits eine elektronische Ursprungsdatei entstanden ist und genau diese nachweislich unveränderbar gespeichert werden muss.

Der gechillte Mir-passiert-nix-Typ

So klein wie mein Unternehmen ist, das interessiert nun wirklich keinen! Oder?

Beispiel: Max Müller ist als Selbstständiger so klein, dass es keinen interessiert, dass er die Archivierung nicht korrekt durchführt. Falls der Betriebsprüfer doch mal kommt, kann er es mit ihm klären.

Ergebnis: Sobald Gewinneinkünfte entstehen, muss korrekt archiviert werden. Müller kann mit dem Prüfer verhandeln, aber max. über die Höhe der Hinzuschätzung.

Die digitale Einsteigerin

Die Speicherung auf der Festplatte oder einem USB-Stick ist doch ausreichend. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word o. Ä. erstellt, auf einer Festplatte gespeichert und als PDF per E-Mail an den Kunden geschickt. 

Ergebnis: Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Belege erneut bearbeitet werden, ist eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen Pflicht. Das kann mit dieder Form der Archivierung nicht gewährleistet werden. 

Die PDF-Expertin

Alles wird in ein PDF umgewandelt und gespeichert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word o. Ä. erstellt, in ein PDF umgewandelt und dann z. B. auf dem PC abgespeichert.

Ergebnis: Dieses Vorgehen ist nicht GoBD-konform. Der Grund: Die GoBD schreiben vor, dass die elektronische Ursprungsdatei unverändert archiviert und Änderungen lückenlos dokumentiert werden müssen. Die Umwandlung in ein PDF reicht daher nicht aus.

Der digitale Profi

Alle Dokumente werden digital archiviert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Alle geschäftlichen Dokumente werden in der Cloud oder elektronisch auf Speichermedien gespeichert.

Ergebnis: Um GoBD-konform zu archivieren, muss u. a. gewährleistet sein, dass die Ursprungsdatei unveränderbar gespeichert wird bzw. Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Dies können Festplatte, USB-Stick, Dropbox etc. nicht leisten.

Lexware archivierung

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Diese Dokumente müssen Sie archivieren

Laut Gesetzgebung gibt es für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen außerdem, wie lange Sie diese aufbewahren müssen. Eine Archivierung von folgenden Dokumenten sowie weiteren Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, unterliegen den GoBD-Richtlinien. Sie müssen diese gemäß § 147 AO revisionssicher bzw. rechtssicher aufbewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Belege
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Handelsbriefe
  • E-Mails

Insbesondere dann, wenn Sie Rechnungen, Belege und Unterlagen archivieren, sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.

Tipp

Beachten Sie die Archivierungsfristen der einzelnen Dokumente

Sie sind sowohl steuer- als auch handelsrechtlich zu einer Archivierung verpflichtet. Informationen über die gesetzlichen Vorschriften finden Sie unter anderem in § 147 AO und in § 238 HGB. Sind Sie buchführungspflichtig? Dann sollten Sie sich zeitnah um eine konforme Archivierung Ihrer Akten kümmern, indem Sie sich mit den Aufbewahrungsfristen auseinandersetzen.

Dokumente, die archiviert werden, müssen inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können. Zur Sicherung sind daher Speichermedien vorgesehen. Um diese Anforderung jedoch garantieren zu können, müssen die Speichermedien den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleisten.

E-Mail-Archivierung: Das schreibt der Gesetzgeber vor

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation und im unternehmerischen Alltag nicht mehr wegzudenken. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch für Sie böse Überraschungen bereithalten: Denn auch für E-Mails gilt laut GoBD eine Archivierungspflicht. Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Info

Aufbewahrungspflicht bei E-Mails

In § 147 AO ist festgehalten, dass eine Archivierung aller Handels- und Geschäftsbriefe als E-Mail für 6 Jahre erfolgen muss.

Gesetzliche Pflicht und steuerrechtliche Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails

Eine gesetzliche Pflicht, E-Mails zu archivieren, kann sich aus verschiedenen Vorschriften ergeben. Diese gelten nicht alternativ, sondern kumulativ. Je nach Fall können daher mehrere Vorschriften entscheidend sein. Die Fälle unterscheiden sich nach den folgenden Gesichtspunkten:

  • Rechtsform des Unternehmens
  • Tätigkeitsbereich
  • Inhalt der E-Mail
  • anzuwendende Vorschriften

Das deutsche Steuerrecht

Es beinhaltet wichtige Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Im Vergleich zum HGB sind die Vorgaben deutlich umfangreicher und betreffen mehr Unternehmen (z. B. auch Freiberufler).

Tipp

Halten Sie sich lieber an das Steuerrecht als an das Handelsgesetzbuch

Wir empfehlen: Nehmen Sie immer die engeren Anforderungen aus dem Steuerrecht als Maßgabe, wenn Sie sich fragen, ob und wie eine E-Mail-Archivierung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vorzunehmen ist. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

GoBD und AO

Hier ist insbesondere die AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit den GoBD entscheidend. Jeweils aktuelle Informationen finden Sie z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Gemäß AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Info

Wie sieht es mit der Archivierung von E-Mails ohne relevanten Inhalt aus?

Nach steuerrechtlichen Vorschriften müssen Sie diese weder archivieren noch für den Datenzugriff vorhalten. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfall besser zu viel aufbewahren als zu wenig. Ausführliche Informationen zur E-Mail-Archivierung erhalten Sie in unserem Beitrag.

Handelsgesetzbuch (HGB)

In § 238 HGB heißt es: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten."

§ 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat. Handelsbriefe sind hier nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dabei ist "Schriftstück" nicht allzu wörtlich zu nehmen, denn hierunter fallen auch elektronische Dokumente wie E-Mails. Ob ein Dokument (so auch ein elektronisch übermitteltes) einen "Handelsbrief" darstellt, hängt im Wesentlichen von dessen Inhalt ab.

Definition

Was sind Handelsbriefe?

Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails – vergleichbar mit Werbeaussendungen per Briefpost – oder Newsletter.

Individuelle Archivierungspflichten

Neben den genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich Pflichten auch vertraglich ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können in Verträgen Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise geregelt sein. Oft werden dabei solche Fälle geregelt, für die es keine unmittelbare gesetzliche Pflicht gibt.

Ein Beispiel: Zwischen zwei Unternehmen kann geregelt sein, dass eine Vertragspartei den gesamten E-Mail-Verkehr für einen Zeitraum X aufzubewahren hat, etwa für den Zeitraum, in dem ein bestimmtes Projekt läuft.

Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können dabei vollkommen unabhängig von gesetzlichen Vorschriften sein.

Info

Freiwillige E-Mail-Archivierung

Eine E-Mail-Archivierung kann auch auf freiwilliger Basis ohne rechtliche oder vertragliche Verpflichtung erfolgen und je nach Fall durchaus sinnvoll sein. Nützlich ist eine freiwillige Archivierung zum Beispiel dann, wenn folgende Sachverhalte vorliegen:

  • Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei potenziellen (rechtlichen) Streitigkeiten ausreichend Material für die Beweisführung vorlegen wollen.
  • Wenn Sie das Know-how Ihres Unternehmens beispielsweise durch die Archivierung von themenspezifischen E-Mail-Newslettern steigern möchten.
  • Wenn Sie Newsletter von Wettbewerbern sammeln und zur Wettbewerbsbeobachtung nutzen wollen.

Archivierung von E-Mails bei Accounts zur betrieblichen und privaten Nutzung

Bei E-Mail-Accounts, die sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt werden dürfen, besteht für die E-Mail-Archivierung ein besonderes Hindernis: der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter etwa durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG).

So dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres private E-Mails vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Daher ist eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nicht ohne rechtliche Risiken.

Um diese Risiken zu umgehen, gibt es verschiedene Lösungen:

  1. Sie als Arbeitgeber untersagen ausdrücklich die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts.
  2. Sie verzichten auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen Ihre Mitarbeiter betriebliche und private E-Mails jedoch eigenständig trennen, sodass die Ordner mit betrieblichen E-Mails entsprechend revisionssicher archiviert werden können.
  3. Häufig kennen Mitarbeiter jedoch nicht die Pflicht, E-Mails zu archivieren. Da dies schnell negative rechtliche Konsequenzen für Sie als Arbeitgeber nach sich ziehen kann, sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen E-Mails geschult und darauf hingewiesen werden, ob, wann und wie sie welche E-Mails archivieren müssen.

Wichtig: Bei der E-Mail-Archivierung sollten Sie auch mobile Endgeräte nicht vergessen, sofern nicht alle E-Mails im Unternehmen auf dem Mailserver gespeichert werden.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Grundsätzlich müssen Sie alle E-Mails aufbewahren, die steuerlich relevant sind, also Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe.
Wichtig ist, dass Sie die E-Mails nicht im E-Mail-System selbst archivieren, sondern eine spezielle Lösung dafür verwenden, mit der Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen können.

Info

Diese E-Mails müssen nicht archiviert werden

Sofern eine E-Mail lediglich als Transportobjekt für Anhänge dient, sind Sie zu keiner Archivierung verpflichtet. Das betrifft zudem Newsletter und Spam-Mails.

Form und Dauer der revisionssicheren E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung müssen Sie die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form ablegen, und zwar in folgender Form:

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell lesbar

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich, wie bereits erwähnt, nach dem Inhalt der E-Mail:

  • 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen
  • 6 Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Sofern die Unterlagen für die Steuern relevant sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, bleiben die Vorgaben auch weiterhin gültig.

Achtung

Sie benötigen die passende Hard- und Software zur Archivierung von E-Mails

Neben den E-Mails an sich müssen Sie auch die Hard- und Software bereithalten, um die E-Mails und deren Anhänge wiederherzustellen und lesbar zu machen. Dies ist z. B. dann von Bedeutung, wenn Sie die E-Mails in komprimierter Form archivieren. Um den betrieblichen Datenschutz zu gewährleisten und die Daten vor Manipulationen zu schützen, sollten Sie dabei beachten, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Entlarven Sie hier die typischen Irrtümer

Beim Thema Archivierung gehen die Meinungen oft auseinander. Insbesondere wenn es um die Aufbewahrungsfristen oder die Sicherung elektronischer Dokumente geht. Im Folgenden haben wir für Sie 6 Aussagen abgebildet, anhand derer Sie Ihr Wissen über die Archivierung von Belegen testen können. Die Auflösung zu den Aussagen finden Sie durch Klick auf den jeweiligen Irrtum.


GoBD-konforme Archivierung ist nur Panikmache und betrifft am Ende nur wenige.

 

Das BMF Schreiben vom 14.11.2014 gibt den Schutz vor Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen vor.

Die GoBD-Richtlinien und somit die Archivierungspflicht gelten für alle buchführenden Unternehmen – von Selbstständigen und Freiberuflern über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zum Großkonzern.

 

Ich mache eine EÜR und keine doppelte Buchhaltung.
Archivierung betrifft nur Bilanzierer.

 

Betroffen sind alle Unternehmen, die Gewinneinkünfte erzielen, also alle Groß- und Kleinunternehmen sowie Selbstständige.

Die GoBD gelten sowohl für die Gewinnermittlung mittels Bilanz als auch für die EÜR. (BMF, Schreiben RZ.25 und 115)

 

Um meine Archivierung kümmert sich mein Steuerberater. Der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist.

 

Achtung: Es gibt archivierungspflichtige Dokumente, die dem Steuerberater nicht vorliegen (z. B. Verträge oder Angebote).

Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung liegt immer beim Unternehmer, also bei Ihnen.

 

Die Papierablage erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung.

 

Meist werden Rechnungen oder andere Dokumente mit einer Software erstellt bzw. elektronisch empfangen (z. B. Rechnungen als PDF).

In diesem Fall ist die Papierablage nicht GoBD-konform. Denn laut den GoBD Richtlinien muss jede elektronische Ursprungsdatei archiviert werden.

 

 

Das Speichern der Dokumente auf einem USB-Stick, PC, Server oder einer Festplatte reicht aus.

 

Speichermedien, wie z .B. Festplatten, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. dokumentieren.

Diese Form der Speicherung verstößt gegen die GoBD-Archivierungs-Vorschriften "Originalzustand, Unveränderbarkeit, Sicherung vor Verlust".

 

Bei mir fallen nur wenige Belege pro Monat an, mich betrifft das nicht.

 

Selbst wenn Sie nur 2-3 Rechnungen im Monat erstellen, müssen Sie GoBD-konform archivieren. Die Vorschriften kennen keine Bagatellgrenze.

Sobald Sie Gewinneinkünfte verbuchen, müssen Sie die archivierungspflichtigen Dokumente revisionssicher archivieren.

 

Archivierungssoftware: Dokumente revisionssicher und übersichtlich aufbewahren

Wie der Name schon sagt, unterstützt Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen. Dazu gehören laut den GoBD z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe. Eine spezialisierte Software unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen und Ihrer Aufbewahrungspflicht. So sind sie garantiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.

Für die durchgängig elektronische Archivierung steht Ihnen als Unternehmer heute eine große Auswahl an elektronischen Archivsystemen und Dienstleistungen zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.

Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie ein Archivierungsprogramm für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzen. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien gelingt Ihnen eine revisionssichere Aufbewahrung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.

Die Vorteile elektronischer Archivierung

Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen – zum Beispiel in einem Papierarchiv – strenge Aufbewahrungspflichten, die Sie als Unternehmer kennen und erfüllen müssen.

Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt. Zudem gibt es einige entscheidende Vorteile, wenn Sie sich für eine revisionssichere Archivierung mittels Software entscheiden:

  • Digitale Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfungssoftware IDEA)
  • Einsparungen bei Kosten, Papier, Drucker
  • Geringerer personeller Aufwand (zum Beispiel bei der Archivierung)
  • Langes Suchen bei Rückfragen entfällt. Stattdessen können Sie Rechnungen, Dokumente und Daten ganz komfortabel direkt am PC oder je nach Software auch direkt in der passenden App auf Ihrem Smartphone aufrufen.

Diese Voraussetzungen sollte eine Archivierungssoftware für Dokumente erfüllen

Sie sind für Ihre revisionssichere Archivierung auf der Suche nach einer passenden Software? Fragen sich aber, welche die richtige für Ihr Unternehmen ist? Wenn Sie bei der Kaufentscheidung einige Gesichtspunkte beachten, finden Sie das ideale Programm für Ihre Anforderungen. Hier 4 wichtige Aspekte:

1. Leichte Bedienung und schnelle Installation der Archivierungssoftware

Als Arbeitgeber wissen Sie: Je mehr Arbeit eine Software Ihren Mitarbeitern abnimmt, desto häufiger und intensiver wird sie genutzt. Das gilt auch für die Archivierung. Achten Sie deshalb bei Ihrer Entscheidung darauf, dass die Archivierungssoftware einfach zu bedienen ist. Lassen Sie sich am besten vom Hersteller zeigen, wie viele Schritte erforderlich sind, um Ihre Dokumente zu archivieren. Das gilt auch für die Installation. Versichern Sie sich, dass Sie in wenigen Schritten mit der elektronischen GoBD-konformen Archivierung starten können.

2. Schnelle und intelligente Suchfunktion

Als Unternehmer sind Sie darauf angewiesen, jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben. Umso entscheidender ist es, dass Ihre Software eine umfassende Suchfunktion bietet. Eine Suche nach Schlagworten und Volltextsuche sind Standard. Die Frage ist, ob die Software zur Archivierung Ihrer Dokumente auch komplexe Suchanfragen erlaubt, wie z. B. alle Rechnungen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet. Auch die Schnelligkeit der Suche spielt eine wichtige Rolle. Lassen Sie sich alle Möglichkeiten vorführen, bevor Sie sich entscheiden!

3. Revisionssichere Archivierung

Die Software muss es Ihnen ermöglichen, alle Dokumente revisionssicher zu archivieren. Das heißt, dass die digitalen Daten so gespeichert sind, dass sie die Anforderungen in Bezug auf Unveränderbarkeit, Sicherheit, Zugriffsschutz, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen.

4. Software zur Archivierung sämtlicher Dateiformate

Egal ob Sie relevante Dokumente in Papierform, digital oder per E-Mail erhalten oder versenden: Alle Daten müssen revisionssicher archiviert werden. Umso wichtiger ist es, dass die für die elektronische Archivierung angeschaffte Software alle Dateiformate akzeptiert. So sind Sie völlig flexibel und können von eingescannten Rechnungen oder Verträgen über E-Mails bis hin zu speziellen Formaten wie z. B. Maschinensteuerungsdateien alle Dokumente sicher und ordentlich verwahren.

Tipp

Eine webbasierte Archivierungssoftware ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Mac geeignet

Das heißt: Damit sind Sie komplett unabhängig vom Betriebssystem. Egal, ob Sie sich firmenintern für Windows oder für einen Mac entscheiden, Sie erhalten problemlos Zugriff auf alle Ihre archivierten Inhalte – selbst dann, wenn Sie Microsoft und Mac parallel verwenden.

Worauf sollte ich bei der Einführung elektronischer Archivierung achten?

Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.

Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen des Finanzamts als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale einer GoBD-konformen elektronischen Archivierung sind:

  • Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
  • Alle Änderungen werden dokumentiert.
  • Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
  • Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche).
  • Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).

Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Systems zur elektronischen Archivierung, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren. Je mehr Sie bereits bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den vorhandenen Prozessen achten, desto einfacher ist später die Arbeit mit dem Archivierungssystem.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr.

Vorteil

Die wichtigsten Vorteile der Lexware Archivierungssoftware

  • Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch in einem Aktivitätenprotokoll dokumentiert.
  • Jeder Übertragungs- und Änderungsstatus kann in Lexware archivierung mit einem Klick eingesehen werden.
  • Einmal eingerichtet, läuft die digitale Archivierung Ihrer Dokumente komplett automatisch und zuverlässig.
  • Sie haben immer und überall Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente.
  • Ihre Dateien werden mehrfach in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren gesichert, die den deutschen Datenschutz-Richtlinien unterliegen.

Gibt es Archivierungssoftware auch als Freeware?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Archivierungssoftware suchen, die langfristig am Markt bleibt und eine revisionssichere Archivierung ermöglicht, empfiehlt es sich, eine kostenpflichtige Lösung zu wählen. Der Grund: Namhafte Hersteller bieten bereits zu kostengünstigen Konditionen Lösungen an, die im Vergleich zu einer Dokumentenarchivierung Freeware die wichtigsten Funktionen für eine professionelle revisionssichere Archivierung enthalten. Bei Archivierungssoftware, die als Freeware zur Verfügung gestellt wird, sind grundlegende Funktionalitäten oft nicht vorhanden oder eingeschränkt, z. B. die Anzahl der Dateien, die archiviert werden dürfen.

Fazit: Dokumente revisionssicher zu archivieren, ist ein Muss für jeden Unternehmer. Deshalb verlassen Sie sich nicht auf die eingeschränkten Möglichkeiten einer Freeware bezüglich Ihrer Archivierung und entscheiden Sie sich für eine bewährte Software eines namhaften Herstellers.