Revisionssichere Archivierung: Richtlinien für Unternehmer

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in entsprechenden Archivräumen gelagert. Im Rahmen der Digitalisierung findet ein Großteil des (unternehmerischen und privaten) Schriftverkehrs jedoch digital in Form von E-Mails statt. Die logische Konsequenz: du benötigst eine elektronische Archivierung. Folgende Hintergründe stehen mit einer digitalen Sicherung von Unterlagen in Verbindung:

• Sowohl beim Jahresabschluss als auch bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen zu jeder Zeit Ihre Unterlagen transparent und nachvollziehbar offenlegen können.
• Musst du, unter juristischen Umständen, die Rechtmäßigkeit deiner Geschäftsabläufe beweisen, kannst du dies nur mit gespeicherten Dokumenten tun.
• Fällt dein Unternehmen einer Naturkatastrophe wie Brand oder Überschwemmung zum Opfer, könnten all deine Akten zerstört werden. 

Mit Hilfe eines digitalen Archivspeichers können Unternehmen Ihre Unterlagen hinsichtlich der oben aufgeführten Gründe revisionssicher absichern. Hinzu kommt, dass die Archivierungspflicht für alle Unternehmensformen gilt, unabhängig von der Größenordnung. Das bedeutet, sowohl für Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften als auch Einzelunternehmer.

In diesem Zusammenhang gibt es für geschäftliche elektronische Dokumente seit 2015 gesetzliche Vorschriften, wie die GoBD, die du als Unternehmer zwingend einhalten musst. Hier lautet das Stichwort: Revisionssichere Archivierung. Auch das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ steht mit dem Thema Archivierungsvorschriften in Verbindung.

Für Privatpersonen gilt grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Von diesem Grundsatz gibt es aber zwei Ausnahmen:

1. Liegt dein jährliches Einkommen über 500.000 Euro, musst du steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen 6 Jahre lang aufbewahren.
2. Als Eigentümer oder Vermieter musst du Handwerkerrechnungen ebenfalls 6 Jahre lang aufbewahren.

Abgesehen davon empfiehlt es sich für Privatpersonen aber auch in anderen Fällen, bestimmte Unterlagen revisionssicher aufzubewahren. Beispielweise solltest du Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt 4 Jahre lang aufbewahren. Für Kontoauszüge und Bankunterlagen wird eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren empfohlen.

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Unternehmen müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen dort revisionssicher lagern. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Dokumente den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen muss.

Revisionssicherheit bezieht sich in erster Linie auf Faktoren wie:

• Unveränderbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Verfügbarkeit

Diese Kriterien beziehen sich auf alle Änderungen am Dokument. Die Anforderungen sind sowohl im HGB als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen. Zu diesen Anforderungen kommen noch Bedingungen hinzu:

• unverzügliche Dokumentation: Du musst sämtliche Unterlagen und Dokumente zu Betriebsabläufen zeitnah digital archivieren. Zahlungsein- und Ausgänge sind täglich zu erfassen, für elektronische Transaktionen gilt ein Spielraum von 10 Tagen.
• Gegen Verlust absichern: Du musst zudem garantieren können, dass alle Akten und Urkunden, die du derzeitig nicht benötigst, dennoch sicher abgespeichert sind. Auch ruhende Dokumente müssen gegen Verlust, Vernichtung oder Diebstahl gesichert sein.

In der Praxis bedeutet das für dich: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss die akribische und revisionssichere Archivierung durch deine Buchhaltung durchlaufen. Jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv ordnungsgemäß nachvollziehbar sein. Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung deiner Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da du bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen musst.

Egal, ob du laut § 238 HGB buchführungspflichtig bist oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwendest, du unterliegst in jedem Fall der Aufbewahrungspflicht deiner Bücher und Aufzeichnungen sowie den entsprechenden Fristen. Besonders bei einer stetig wachsenden Menge von Papierdokumenten erhält die digitale Archivierung immer mehr an Bedeutung. Setzt du eine Unternehmenssoftware ein, solltest du klären, was es bei der digitalen Archivierung mit Speichertechnologien zu beachten gibt. Du solltest in jedem Fall berücksichtigen, dass einige Systeme oder Module ebenfalls der Archivierungspflicht unterliegen und du die entsprechenden Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren und archivieren musst.

Darunter fallen unter anderem:

• Komplette Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
• Fakturierung
• Systeme der Warenwirtschaft (inkl. Materialwirtschaft)
• Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
• Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
• Elektronische Waagen

Die so angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Welche Bedeutung die digitale Archivierung weiterhin für Unternehmen hat, zeigen die folgenden Aspekte:

• Durch die Langzeitarchivierung kannst du anhand der elektronischen Archivierung deine Dokumente auch problemlos über Monate oder Jahre aufbewahren.
• Du brauchst dir keine Gedanken mehr über das Ausbleichen des Papiers oder den nötigen Lagerplatz machen.
• Mit digitalisierten Archivspeichern sind deine Unternehmensunterlagen auch bei Überschwemmung oder Brand geschützt.
• Mit digital archivierten und revisionssicheren Akten sparst du Zeit, Nerven, Platz und damit sogar bares Geld.

Laut Gesetzgebung gibt es für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen außerdem, wie lange du diese aufbewahren musst. Die Archivierung von Daten, Dokumenten und weiteren Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens von Bedeutung sind, unterliegen den GoBD-Richtlinien. Die folgende Liste zeigt, welche Dokumente du gemäß § 147 AO revisionssicher bzw. rechtssicher aufbewahren musst:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventarlisten, Arbeitsunterweisungen, Konzeptentwürfe, Bilanzen zum Jahresbeginn und Jahresabschluss.
• Erhaltene und versendete Briefe über Handels- und Geschäftsabkommen
• Buchungsbelege
• Wichtig: auch elektronische Rechnungen musst du archivieren
• Urkunden gemäß Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163 der Zollvorschriften der Union
• Lieferscheine und Frachtbriefe
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Sonstige Dokumente, sofern diese im Rahmen der Besteuerung relevant sind.
• Personalunterlagen
• E-Mails

Insbesondere dann, wenn du Rechnungen, Buchungsbelege und Unterlagen archivierst, solltest du auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.

Dokumente, die archiviert werden, müssen inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können. Zur Sicherung sind daher elektronische Speichermedien vorgesehen. Um diese Anforderung jedoch garantieren zu können, müssen die Speichermedien den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleisten.

Es ist inzwischen gang und gäbe, dass die Buchhaltung deines Unternehmens Kontoauszüge, Handelsbriefe oder Mahnungen digital zu speichern hat. Bei der Überlegung, was weiterhin revisionssicher archiviert werden muss, kommen mit Blick auf die moderne Wirtschaftswelt schnell E-Mails in den Sinn. Abgesehen von den herkömmlichen Papierunterlagen sind diese Schriftstücke bereits grundsätzlich digital aber dennoch in einem separatem, zentralen sowie zugänglichen Ablagesystem zu speichern: 

• E-Mails sind aus der geschäftlichen Kommunikation und im unternehmerischen Alltag nicht mehr wegzudenken.
• Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch für dich böse Überraschungen bereithalten.
• Auch für E-Mails gilt laut GoBD eine Archivierungspflicht.
• Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Das deutsche Steuerrecht beinhaltet wichtige Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Im Vergleich zum HGB sind die Vorgaben deutlich umfangreicher und betreffen mehr Unternehmen (z. B. auch Freiberufler).

Hier ist insbesondere die AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit den GoBD entscheidend. Jeweils aktuelle Informationen findest du z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Gemäß AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

In § 238 HGB heißt es: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten."

§ 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat. Handelsbriefe sind hier nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dabei ist "Schriftstück" nicht allzu wörtlich zu nehmen, denn hierunter fallen auch elektronische Dokumente wie E-Mails. Ob ein Dokument (so auch ein elektronisch übermitteltes) einen "Handelsbrief" darstellt, hängt im Wesentlichen von dessen Inhalt ab.

Neben den genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich Pflichten auch vertraglich ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können in Verträgen Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise geregelt sein. Oft werden dabei solche Fälle geregelt, für die es keine unmittelbare gesetzliche Pflicht gibt.

Ein Beispiel: Zwischen zwei Unternehmen kann geregelt sein, dass eine Vertragspartei den gesamten E-Mail-Verkehr für einen Zeitraum X aufzubewahren hat, etwa für den Zeitraum, in dem ein bestimmtes Projekt läuft.

Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können dabei vollkommen unabhängig von gesetzlichen Vorschriften sein.

Bei E-Mail-Accounts, die sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt werden dürfen, besteht für die E-Mail-Archivierung ein besonderes Hindernis: der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter etwa durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG).

So dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres private E-Mails vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Daher ist eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nicht ohne rechtliche Risiken.

Um diese Risiken zu umgehen, gibt es verschiedene Lösungen:

1. du als Arbeitgeber untersagst ausdrücklich die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts.
2. du verzichtest auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen deine Mitarbeiter betriebliche und private E-Mails jedoch eigenständig trennen, sodass die Ordner mit betrieblichen E-Mails entsprechend revisionssicher archiviert werden können.
3. Häufig kennen Mitarbeiter jedoch nicht die Pflicht, E-Mails zu archivieren. Da dies schnell negative rechtliche Konsequenzen für dich als Arbeitgeber nach sich ziehen kann, sollten deine Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen E-Mails geschult und darauf hingewiesen werden, ob, wann und wie sie welche E-Mails archivieren müssen.

Wichtig: Bei der E-Mail-Archivierung solltest du auch mobile Endgeräte nicht vergessen, sofern nicht alle E-Mails im Unternehmen auf dem Mailserver gespeichert werden.

Grundsätzlich musst du alle E-Mails aufbewahren, die steuerlich relevant sind, also Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe.
Wichtig ist, dass du die E-Mails nicht im eigenen E-Mail-System selbst archivierst, sondern eine spezielle Lösung dafür verwendest, mit der du die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen kannst.

Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung musst du die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form ablegen, und zwar in folgender Form:

• vollständig
• manipulationssicher
• jederzeit verfügbar
• maschinell lesbar

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich, wie bereits erwähnt, nach dem Inhalt der E-Mail:

• Zehn Jahre: E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse und Handelsbücher
• Acht Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen
• Sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Sofern die Unterlagen für die Steuern relevant sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, bleiben die Vorgaben auch weiterhin gültig.

Wie der Name schon sagt, unterstützt Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen. Dazu gehören laut den GoBD z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe. Eine spezialisierte Software unterstützt dich bei der Erfüllung der Anforderungen und deiner Aufbewahrungspflicht und der Sicherstellung der Revisionssicherheit. So bist du garantiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.

Für die durchgängig elektronische Archivierung steht dir als Unternehmer heute eine große Auswahl an elektronischen Archivsystemen und Dienstleistungen zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig, dass du deine individuellen Anforderungen möglichst genau identifizierst, um die für dich optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.

Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn du ein Archivierungsprogramm für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzt. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien gelingt dir eine revisionssichere Aufbewahrung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.

Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen – zum Beispiel in einem Papierarchiv – strenge Aufbewahrungspflichten, die du als Unternehmer kennen und erfüllen musst.

Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt. Da auch du mit deinem Betrieb, von einem manuellen Ablagesystem zu einer digitalen Archivierungssoftware wechseln musst, erörterst du sicher, waurm eine digitale Archivierung sinnvoll ist. Zu dieser Frage gibt es einige entscheidende Vorteile, wenn du dich für eine revisionssichere Archivierung mittels Software entscheidest:

• Digitale Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfungssoftware IDEA)
• Einsparungen bei Kosten für Papier, Tinte und Drucker. Infolge der Materialeinsparung kannst du andere Kosten decken.
• Einsparung an Archivräumen: Mit der Umwandlung der Dokumente auf digitale Laufwerke, kannst du die veralteten Archivräume in Sport- oder Erholungsräume für deine Mitarbeiter umwandeln. In diesem Punkt ist erforderlich, dass die Laufwerke über ausreichend Speicherkapazität verfügen.
• Einsparung an Zeit: Digital gespeicherte Daten und Urkunden kannst du mit wenigen Mausklicks abrufen.
• Steigerung der Flexibilität: Digital gespeicherte Unterlagen und Daten lassen sich schneller und jederzeit aufrufen und einfacher mit weiteren Softwarelösungen kombinieren.
• Geringerer personeller Aufwand (zum Beispiel bei der Archivierung). Indem die manuelle Archivierung wegfällt, entsteht mehr Zeit für andere Aufgaben.
• Langes Suchen bei Rückfragen entfällt: Durch die Zeiteinsparung kannst du Rechnungen, Dokumente und Daten ganz komfortabel direkt am PC oder je nach Software auch direkt in der passenden App auf deinem Smartphone aufrufen.
• Absicherung vor Verlust oder Diebstahl: Damit deine Akten vor unvorhersehbaren Einflüssen wie Brand, Hochwasser oder Hackerangriffen geschützt sind, solltest du alle Dokumente sowie Verträge digital und unveränderbar archivieren.

Du bist für deine revisionssichere Archivierung auf der Suche nach einer passenden Software, fragst dich aber, welche die richtige für dein Unternehmen ist? Wenn du bei der Kaufentscheidung einige Gesichtspunkte beachtest, findest du das ideale Programm für deine Anforderungen. Hier vier wichtige Aspekte:

Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.

Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv solltest du darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen des Finanzamts als auch den organisatorischen Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale einer GoBD-konformen elektronischen Archivierung sind:

• Die Software stellt die Revisionssicherheit der Dokumente sicher.
• Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
• Alle Änderungen werden dokumentiert.
• Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
• Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche).
• Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).

Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Speichersystems, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in deinem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren. Je mehr du bereits bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den vorhandenen Prozessen achtest, desto einfacher ist später die Arbeit mit dem Archivierungssystem.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr.