Mahnung: So kommen Sie schnell an Ihr Geld

Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung gestellt - und der Kunde zahlt einfach nicht? Das ist ärgerlich und aufwändig. Wie Sie durch ein einfaches, systematisches Mahnverfahren viel Zeit sparen, schneller an Ihr wohlverdientes Geld kommen und das Risiko von Zahlungsausfällen verringern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition

Was ist eine Mahnung?

Wenn Sie eine Leistung erbringen, geben Sie in der Rechnung üblicherweise ein Zahlungsziel an. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Kunde den ausstehenden Betrag überweisen. Sollte ein Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig begleichen, schicken Sie ihm eine Zahlungserinnerung, auch Mahnung genannt. Darin fordern Sie ihn auf, den fälligen Betrag zu entrichten. Üblicherweise sollten Sie zunächst mehrere Mahnschreiben verschicken, bevor Sie rechtliche Schritte in die Wege leiten. Die Mahnung wird in § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) behandelt.

Wer darf Mahnungen schreiben?

Grundsätzlich darf jeder eine Mahnung schreiben, der berechtigt ist, eine Rechnung auszustellen. Das gilt für:

  • Unternehmen
  • Freiberufler
  • Privatpersonen

Wenn Sie jedoch als Privatperson regelmäßig Rechnungen bzw. Mahnungen erstellen müssen, sollten Sie sich fragen, ob Sie nicht ein Gewerbe anmelden müssen. Sonst können Sie Ärger mit dem Finanzamt bekommen.

Warum müssen Sie mahnen?

Ein zu spät zahlender Kunde ist für die meisten Unternehmen kein Problem. Wenn dies jedoch öfter geschieht oder mehrere Auftraggeber in Zahlungsverzug geraten, kann das schnell die Liquidität beeinträchtigen. Mit einem gut strukturierten Mahnwesen können Sie dieser Problematik vorbeugen.

Der Zahlungsverzug eines Kunden beginnt aus rechtlicher Sicht nicht immer automatisch dadurch, dass der Kunde seine Rechnung nicht begleicht. Die Mahnung kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Falls Sie im Vertrag oder auf der Rechnung ein genaues Datum für die Zahlung angegeben haben, tritt ohne Mahnung ein Zahlungsverzug ein, wenn der Kunde nicht zum vereinbarten Termin zahlt. Sie müssen also keine weitere Zahlungserinnerung schicken, um beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Ist jedoch im Vertrag oder auf der Rechnung kein Datum für die Zahlung angegeben, so ist die Rechnung zwar sofort zahlbar, automatisch wird sie aber erst nach 30 Tagen fällig und kommt damit auch erst dann in Zahlungsverzug, wenn der Kunde sie bis dahin nicht begleicht. Wenn Sie das Geld früher möchten, müssen Sie eine Mahnung mit Fälligkeitstermin verschicken.

Tipp

Zahlungserinnerung ist übliche Praxis

Rein rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung nicht notwendig, wenn der Kunde schon in Verzug ist. Sie könnten dann auch direkt das gerichtliche Mahnverfahren oder das Klageverfahren einleiten. Dennoch ist es die übliche Praxis im täglichen Geschäftsleben, den Kunden an seine Pflicht zu erinnern. Der Grund: Es ist ein preiswerter Weg und verärgert den Kunden nicht so sehr wie direkt den gerichtlichen Weg zu beschreiten.

Die mündliche Mahnung

Eine mündliche Mahnung ist zwar durchaus möglich, rechtlich sicherer ist jedoch die schriftliche Form, zum Beispiel per E-Mail. Sie haben dann einen schriftlichen Beweis, dass Sie den Kunden gemahnt haben. Im Gegensatz dazu besitzen Sie für ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat keine Beweise. Trotzdem kann es sinnvoll sein, den Kunden nach einer schriftlichen Mahnung anzurufen. So haben Sie die Möglichkeit, Missverständnisse zu klären und Unklarheiten aus der Welt zu schaffen. Wichtig ist hier aber eine gute Vorbereitung. In unserer Checkliste für das Forderungsmanagement im Mahngespräch haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengestellt.

Die Vor- und Nachteile einer mündlichen Mahnung finden Sie hier auf einen Blick:
Vorteile:

  • Sie zwingen den Kunden direkt zu einer Erklärung.
  • Sie können Missverständnisse schnell ausräumen und sparen sich so Papier und Porto.
  • Mündliche Mahnungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.

Nachteile:

  • Sie können die Mahnung nicht nachweisen.
  • Der Aufwand für ein Telefonat kann viel höher sein als für ein Standardmahnschreiben.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen und die Mahnung eindeutig nachweisen wollen, sollten Sie diese per Einschreiben mit Rückschein verschicken.

Zeitplan für Mahnungen

Grundsätzlich ist es notwendig, einen strengen Zeitplan bei den Mahnungen aufzustellen und auch einzuhalten. Er gewöhnt nicht nur die Kunden daran, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Eine systematische Vorgehensweise sorgt auch im Unternehmen für die notwendige Disziplin im Forderungsmanagement und ist eine wichtige Säule für die Liquiditätsplanung.

Mahnablauf und Fristen

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Aktion
AktionZeitplanDas sollten Sie beachten
1. Mahnung 2 Tage nach Fälligkeit Wenn ein Kunde seine Zahlungsverpflichtungen nicht vollständig erfüllt, ist es Zeit zu handeln. Prüfen Sie mindestens wöchentlich, besser täglich nach Verbuchung der Zahlungsvorgänge die noch offenen Posten.
2. Mahnung 7-14 Tage nach Fälligkeit Viele Schuldner zahlen die Rechnung nach der ersten Mahnung, andere nicht. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3. Mahnung.
3. Mahnung 7-14 Tage nach Fälligkeit Im Umgang mit Kunden steht Freundlichkeit immer an oberster Stelle. Mit der 3. Mahnung darf der Ton aber etwas schärfer werden. Auch die konkrete Androhung rechtlicher Schritte ist hier ein bewährtes Mittel.
weiteres Vorgehen Hat der Kunde nach der 3. Mahnung noch nicht bezahlt, müssen Sie über die weitere Vorgehensweise entscheiden.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Über zentrale Gerichte in jedem Bundesland können Sie online einen standardisierten Antrag stellen. Daraus wird dem Schuldner ein gesetzlicher Mahnbescheid amtlich zugestellt. Dann muss dieser reagieren.

Das gerichtliche Klageverfahren

Die Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren ist eine Klage, die mit wesentlich höheren Kosten verbunden ist.

Inkasso

Sie können auch die fälligen Rechnungen an ein Inkassobüro übergeben. Dabei fallen ebenfalls erhebliche Kosten an. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben diese Kosten beim Unternehmen.

Die Inhalte einer Mahnung

Pflichtangaben

Wie eine Rechnung, sollte auch ein Mahnschreiben gewisse Pflichtangaben immer beinhalten. Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Gläubigers
  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Bezug zur fälligen Rechnung (Rechnungsnummer)
  • Offener Betrag
  • Neues Zahlungsdatum
  • Umsatzsteuer-ID
  • Bankverbindung

Sie können außerdem Verzugszinsen oder Mahngebühren fordern. Wenn das der Fall ist, müssen Sie die Höhe der Zinsen bzw. Gebühren auflisten und den Grund für deren Forderung.

Text der Mahnung

Der Text sollte immer freundlich aber bestimmt sein. Je nach Stufe nimmt die Ernsthaftigkeit zu. Die 1. Mahnung ist eine freundliche Erinnerung, die 2. Mahnung wird sachlicher. Im Text der 3. Mahnung setzen Sie dem Schuldner ein Zieldatum. Gleichzeitig drohen Sie rechtliche Schritte für den Fall an, dass die Rechnung wieder nicht bezahlt wird.

Tipp

Bankverbindung angeben

Falls die Bankverbindung nicht auf dem Briefbogen steht, geben Sie diese im Text der Mahnung an.

Zahlen aus der betroffenen Rechnung

Auf der Mahnung werden alle Positionen aufgeführt, die fällig, aber nicht ausgeglichen sind. Dazu gehören auch eventuell noch nicht verrechnete Gutschriften oder Teilzahlungen. Nur der fällige offene Saldo wird angemahnt. Pro Rechnung wird deren Nummer und Datum, der Betrag und das Fälligkeitsdatum angegeben.

Es hat sich bewährt, auch eventuell vorhandene aber noch nicht fällige Rechnungen in der Mahnung anzugeben. Diese sind dann aber eindeutig als noch nicht fällig zu kennzeichnen.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Falls gewünscht, können auch die Mahngebühren und die bisher angefallenen Verzugszinsen aufgeführt werden. Wenn die Kosten an den säumigen Schuldner berechnet werden sollen, muss das vorher so vereinbart gewesen sein. Das kann z. B. im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen. Auch eine Androhung der Kosten ab der nächsten Mahnung ist möglich. Für Verzugszinsen, die ab Fälligkeit entstehen, ist eine Verankerung in den AGB ebenfalls sinnvoll.

Die Mahngebühr soll die Kosten decken, die durch das Schreiben und Versenden der Mahnung entstehen. Beträge zwischen 2,50 und 5,00 Euro erscheinen angemessen.

Verzugszinsen werden ab dem Datum der Fälligkeit berechnet, also nicht erst ab dem Mahndatum. Die Höhe ist abhängig von dem aktuellen Zinsniveau und dem Schuldnertyp. In der Regel wird eine maximale Höhe in den AGB angedroht. Berechnet wird dann ein Basiszinssatz plus 5 % (bei privaten Verbrauchern) bzw. plus 8 % (bei juristischen Personen). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht. Er beträgt aktuell 0,12 % pro Jahr. Kann der Gläubiger nachweisen, dass er höhere Zinsen an seine Bank zahlt, darf er auch diese berechnen.

Info

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Fazit zur Mahnung

Ausbleibende Zahlungen können die Liquidität von Unternehmen stark belasten. Daher ist ein gut strukturiertes und funktionierendes Mahnwesen, das eng mit der Buchhaltung verknüpft ist, unerlässlich. Rechtliche Grundlage sollte dafür immer eine schriftliche Mahnung sein, auf die Sie sich im Nachhinein berufen können. In einem zusätzlichen persönlichen Gespräch oder Telefonat haben Sie aber die Möglichkeit, Ihrem Kunden den Sachverhalt zu schildern. Und auch Ihr Gegenüber kann sich erklären. Vielleicht gibt es einen einfachen Grund dafür, warum eine Rechnung nicht beglichen wurde. Daher sollten Sie mit rechtlichen Schritten zunächst vorsichtig sein. Ein Gerichtsverfahren verärgert nicht nur Ihren Kunden, sondern kann für Sie auch mit hohen Kosten verbunden sein. 
Um von vorneherein Zahlungsausfälle zu verhindern, halten Sie sich an folgende Punkte:

  • Definieren Sie einen festen Zeitpunkt, bis zu welchem die Rechnung beglichen werden muss.
  • Formulieren Sie Verträge und AGB klar und verständlich.
  • Zeichnen Sie alle geschäftlichen Vorgänge auf.
  • Stellen Sie Rechnungen stets zeitnah.