Rechnung: Rechtliche Vorgaben, Aufbau und Pflichtangaben im Überblick

Als Formate für die E-Rechnung kommen  XRechnung oder ZUGFeRD in Betracht. Für Rechnungen an Privatkunden und für viele Kleinunternehmer bleiben Papier und PDF weiterhin zulässig.

Eine Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig, sofern sie die vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Du musst also eine Rechnung nicht erst unterschreiben, bevor du sie an deine Kunden schickst.

Bei einigen Pflichtangaben gibt es Details, die in der Praxis oft zu Rückfragen führen. Hier erfährst du, worauf du jeweils achten musst.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden: Auch eine reine Postadresse reicht aus, selbst wenn dort kein Büro ist. Wichtig ist, dass du den Leistungsempfänger eindeutig identifizieren kannst.

Das gilt auch, wenn du die Rechnung über einen Dritten schickst (zum Beispiel mit „c/o“ – also „wohnhaft bei“). Dann musst du aber trotzdem die vollständige Adresse deines Kunden auf die Rechnung schreiben. Du kannst auch Künstlernamen, geeignete Pseudonyme, Firmen- oder Geschäftsnamen bei Handwerkern oder die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers verwenden, solange der Kunde trotzdem eindeutig erkennbar ist.

Muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zwingend auf die Rechnung? Grundsätzlich gilt: Hat der leistende Unternehmer keine USt-IdNr., muss er die erteilte Steuernummer angeben. Das Gleiche gilt, wenn du eine neue Steuernummer bekommen hast, weil du umgezogen bist.

Es ist nicht erforderlich, dass du den Namen oder die Anschrift des Finanzamts angibst. Ebenso wenig musst du die Finanzamtsnummer oder einen Länderschlüssel anführen. Schreibst du eine Gutschrift, gibst du die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Verkäufers an – nicht deine eigene.

Bei Dauerleistungen – zum Beispiel Miete, Leasing oder Steuerberatung – reicht es, wenn die Steuernummer im Vertrag steht. Auf jeder einzelnen Rechnung musst du sie nicht wiederholen. Ändert sich die Steuernummer, musst du den Vertragspartner unverzüglich informieren.
Sonderfälle wie Vermittlungsgeschäfte oder Organschaften bespricht am besten dein Steuerberater.
Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheinen brauchst du keine Steuernummer anzugeben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, für komplett steuerfreie Leistungen oder beim Reverse-Charge-Verfahren (dann zahlt der Käufer die Steuer direkt ans Finanzamt). Hast du in diesen Fällen keine extra Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gibst du einfach deine normale Steuernummer an.

Mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer kennzeichnest du jede Rechnung eindeutig und stellst sicher, dass sie einmalig ist. Die Rechnungsnummern müssen dabei nicht lückenlos aufeinanderfolgen.
Nutzt du Kontoauszüge statt Rechnungen, reichen Kontonummer, Auszugsnummer und Datum. Im Vergleich zu einer manuellen Nummerierung in Word oder Excel, bei der schnell mal Fehler passieren, vergibt das Rechnungsprogramm von Lexware Office die Nummern automatisch und einmalig. So vermeidest du doppelte Nummern und erfüllst die gesetzlichen Anforderungen ohne Aufwand.

Beschreibe die Leistung so genau, dass jeder sofort versteht, was du geliefert oder geleistet hast. Du darfst alle gängigen Bezeichnungen verwenden, die in deiner Branche üblich sind. Dazu zählen auch Markenartikelbezeichnungen, solange klar ist, welches Produkt gemeint ist.

Handelsübliche Sammelbegriffe reichen ebenfalls aus, aber nur, wenn der Steuersatz dadurch klar ist.

Beispiele hierfür sind:

• Baubeschläge
• Büromöbel
• Kurzwaren
• Schnittblumen
• Spirituosen
• Tabakwaren
• Waschmittel

Zu allgemeine Begriffe wie „Geschenkartikel“ sind nicht erlaubt. Darunter fallen zu viele verschiedene Produkte. Mit solchen Sammelbegriffen kannst du die Leistung steuerlich nicht eindeutig zuordnen – daher reichen sie nicht aus.

Um die Leistung zu identifizieren, die du abgerechnet hast, kannst du ergänzend auch andere Geschäftsunterlagen wie Lieferscheine heranziehen. Voraussetzung ist jedoch, dass du im Rechnungsdokument ausdrücklich auf diese Unterlagen verweist und sie genau bezeichnest. Du musst die entsprechenden Belege der Rechnung nicht zwingend beifügen. Der Hinweis in der Rechnung muss aber so klar sein, dass man ihn leicht finden kann.

Auf jeder Rechnung muss stehen, wann du die Leistung erbracht hast. Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum überein, genügt der Zusatz: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum.“ Alternativ reicht es auch, wenn du den Monat angibst, in dem du die Leistung erbracht hast.

Du kannst auch auf einen Lieferschein verweisen, wenn du dort die Umsatzsteuer ausgewiesen hast. Wichtig ist, dass dort der Zeitpunkt der Leistung eindeutig erkennbar ist. Falls du im Lieferschein zusätzlich zum Ausstellungsdatum auch das Leistungsdatum nennen musst, genügt bei Übereinstimmung folgender Hinweis: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum.“

Für unterschiedliche Arten von Leistungen gelten folgende Grundsätze:

• Bei normalen Lieferungen: Es zählt der Tag, an dem du die Ware losschickst.
• Bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. beim Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter): Es zählt der Tag, an dem der Käufer die Ware übernimmt.
• Bei sonstigen Leistungen: Es zählt der Tag, an dem du die Arbeit vollständig erbracht hast.

Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Pachtverträgen, Wartungsverträgen oder pauschalen Steuerberatervereinbarungen ergibt sich der Leistungszeitraum in der Regel aus dem zugrunde liegenden Vertrag. Ist das nicht der Fall, kannst du ihn auch aus anderen Dokumenten entnehmen – zum Beispiel aus dem Kontoauszug oder der Nebenkostenabrechnung. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und bei Fahrscheinen musst du das Leistungsdatum nicht angeben.

Hast du eine Anzahlung erhalten, bevor du die Leistung erbracht hast? Dann gibst du das Datum der Anzahlung nur an, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Auch hier reicht es, wenn du den Monat angibst, in dem das Geld eingegangen ist. Schreibst du eine Rechnung für eine noch ausstehende Leistung, musst du das klar auf der Rechnung vermerken.

Das Nettoentgelt musst du nach Steuersätzen aufgeschlüsselt angeben. Auch Rabatte, Skonti oder Boni musst du vermerken.

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen musst du zwingend den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag angeben. Es genügt nicht, nur den Bruttobetrag anzugeben und darauf hinzuweisen, dass darin die Umsatzsteuer enthalten ist. . Denn der Rechnungsbetrag setzt sich aus dem Nettoentgelt zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer zusammen.

Weist du in einer Rechnung mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen aus, kannst du den Umsatzsteuerbetrag auch maschinell berechnen und in einer Gesamtsumme angeben. Voraussetzung dafür ist, dass du für jede einzelne Position den jeweils zutreffenden Steuersatz klar erkennbar aufführst. Im Vergleich zur normalen Rechnung brauchst du bei Kleinbetragsrechnungenweniger Pflichtangaben – zum Beispiel keine Steuernummer und keine fortlaufende Rechnungsnummer. Es reicht aus, wenn du den Bruttobetrag und den Steuersatz angibst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Im Mietvertrag steht die monatliche Miete mit Umsatzsteuer. Der Vertrag allein gilt aber noch nicht als vollständige Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Erst zusammen mit Zahlungsbelegen – wie Kontoauszügen – wird daraus eine gültige Rechnung.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen musst du in die Rechnung einen entsprechenden Hinweis aufnehmen. Mit diesem Hinweis erkennt der Rechnungsempfänger sofort, auf welcher Steuerbefreiung die Rechnung basiert. Hierzu genügt ein allgemein verständlicher Hinweis in Alltagssprache, ohne dass du die gesetzliche Vorschrift nennen musst. Zulässige Formulierungen sind zum Beispiel:

• „Ausfuhr“
• „innergemeinschaftliche Lieferung“
• „steuerfreie Vermietung“
• „Krankentransport“

Fehlt dieser Hinweis, hat das keine Auswirkungen auf die Steuerfreiheit der Umsätze des Rechnungsstellers. Die Steuerfreiheit selbst hängt nicht davon ab, ob du den Hinweis angibst.

Bei Geschäften mit anderen EU-Ländern oder beim Reverse-Charge-Verfahren – die Steuerschuld geht hier auf den Käufer über – musst du zusätzliche Angaben machen. Zum Beispiel Hinweise auf besondere Steuerregeln wie die Margen- oder Differenzbesteuerung.

 Normalerweise muss derjenige die Rechnung korrigieren, der sie geschrieben hat. Hat jemand anders die Rechnung im Auftrag geschrieben, darf auch diese Person sie korrigieren. Bei Gutschriften korrigiert derjenige, der die Gutschrift ausgestellt hat. Schickst du die Korrektur per E-Mail oder digital, gelten die Regeln für elektronische Rechnungen.

Auch bei notariellen Kaufverträgen mit Umsatzsteuer reicht eine einfache schriftliche Korrektur. Entscheidend ist, dass die berichtigte Rechnung klar erkennen lässt, wer sie korrigiert hat, und dass der Aussteller sie ausdrücklich berichtigen wollte.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs  angeschlossen und seine bisherige Auffassung aufgegeben. Korrigierst du eine Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV, gilt die Korrektur rückwirkend – ab dem Tag, an dem du die Rechnung ursprünglich geschrieben hast.
Du kannst eine Rechnung bereits dann berichtigen, wenn sie folgende Angaben enthält:

• zum Leistungsempfänger,
• zur Leistungsbeschreibung,
• zum Entgelt und
• zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Damit du die Rechnung berichtigen kannst, genügt dabei auch eine allgemeine Leistungsbeschreibung, wie etwa „betriebswirtschaftliche Beratung“. Um die Vorsteuer abzuziehen, brauchst du allerdings eine genauere Leistungsbeschreibung. Diese kannst du bei der Korrektur rückwirkend ergänzen. Du hast Zeit bis zur letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht.

Kleine Ungenauigkeiten wie ein Tippfehler im Namen schaden in der Regel nicht, solange die Beteiligten und die Leistung eindeutig erkennbar bleiben. Falsche Beträge bei Preis, Steuersatz oder Steuerbetrag und eine zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer schließen den Vorsteuerabzug dagegen aus.

Fordere beim Aussteller eine Korrektur an. Den Umsatzsteueranteil zahlst du am besten erst, wenn die berichtigte Rechnung vorliegt. Weigert sich der Aussteller, kannst du dein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen.