Rechnungen: Was Sie als Unternehmer beachten müssen

Rechnungen können von Unternehmen und Privatpersonen erstellt werden, wobei Unternehmer zur Rechnungserstellung grundsätzlich verpflichtet sind. Um dabei keine Fehler zu riskieren, gibt es einige Vorgaben und Pflichtangaben, die es bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen gilt.

Definition

Definition: Was ist eine Rechnung?

Allgemein ausgedrückt ist eine Rechnung eine schriftliche Forderung an einen Kunden über einen Geldbetrag für eine erbrachte Ware oder Leistung. Mit einer Rechnung werden die erbrachten Leistungen oder Lieferungen an einen Kunden verbindlich abgerechnet. Daher müssen alle relevanten Angaben zu den Vertragsparteien (Name und Adresse), zur Leistung und zur Zahlung in einer Rechnung aufgeführt werden.

Elektronische und Papierrechnungen möglich

Und ordentliche Rechnungen können sowohl als Papierdokument und als elektronische Rechnung geschrieben werden. Eine elektronische oder E-Rechnung ist eine Rechnung, die statt auf Papier in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden kann. E-Rechnungen können z.B. als E-Mail, E-Mail Anhang, Web-Download oder auf anderen elektronischen Wegen übermittelt werden. Wichtig ist, dass die E-Rechnung beim Versand nicht verändert werden darf, dass sie der Empfänger lesen kann und sie mindestens zehn Jahre lang archiviert werden muss. Die Archivierungsfrist von zehn Jahren gilt auch für Papierrechnungen. Privatkunden müssen Rechnungen lediglich zwei Jahre aufbewahren. Die Fristen für Unternehmer beginnen regelmäßig erst in dem Geschäftsjahr, in dem die letzten Buchungen für das abgelaufene Jahr vorgenommen worden sind. 

Beispiel: Der Abschluss 2019 eines Unternehmens ist im Jahr 2020 erfolgt. Damit beginnt die zehnjährige Archivierungsfrist im Jahr 2020.

Tipp

Kopien von Belegen machen

Von Rechnungen auf Thermopapier, wie Sie sie z.B. oft bei Tankstellen erhalten, sollten Sie Kopien machen, weil die Belege meist vor Ablauf der gesetzlichen Verjährungspflicht verbleichen. Damit besteht das Risiko, dass die Rechnung bei einer Prüfung durch das Finanzamt nicht anerkannt wird und es drohen gegebenenfalls Nachzahlungen oder im Extremfall auch Bußgelder. 

Bei digitalen Rechnungen ist es heute üblich, dass die Versender von E-Rechnungen dazu PDF-Dokumente erstellen und versenden. Allerdings gilt ein PDF-Dokument für den Gesetzgeber nicht als echte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form beim Empfänger weiter zu verarbeiten ist. Eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist nur die so genannte XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines elektronischen Datensatzes bietet. In Deutschland erfüllt auch ZUGFeRD 2.1 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) alle Normen der XRechnung und kann damit auch für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen verwendet werden. Hier erfahren Sie mehr zum Thema ZUGFeRD und ZUGFeRD-Rechnungen.  

Korrekte Rechnung schreiben: Was muss drauf?

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss verschiedene Anforderungen erfüllen, die sich im Wesentlichen aus § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ergeben. Damit Unternehmer Vorsteuer ziehen können, müssen alle Angaben in den Rechnungen vollständig und richtig sein. Das ist die wichtigste Anforderung an eine Rechnung und Grundlage für den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Angaben zu prüfen. Eine Ausnahme gilt nur bei der Steuernummer und gegebenenfalls bei der Rechnungsnummer. Hier sind die Prüfanforderungen weniger streng, weil diese Angaben i.d.R. nicht oder nur mit hohem Aufwand umgesetzt werden können. 

Pflichtangaben auf Rechnungen

Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsatzsteuergesetz müssen Rechnungen, egal ob Papier- oder elektronische Rechnungen, folgende Anforderungen erfüllen, um richtig geschrieben zu sein:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer, wobei es nicht erforderlich ist, die Rechnungen durchzunummerieren. Es ist auch möglich, z.B. für jeden Kunden einen Rechnungskreis zu definieren, z.B. 2020-Maier-001, 2020, Müller-001 usw.
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung, hier genügt u.U. auch der Hinweis auf den Monat der Rechnungsstellung oder der  Hinweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht
  7. Nach Steuersätzen und gegebenenfalls -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  8. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  9. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiung
  10. Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  11. Gegebenenfalls bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Privatpersonen ein Hinweis auf Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren
  12. Angabe Gutschrift bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger. 

Achtung

Die Umsatzsteuer-ID

Im Normalfall genügt die Angabe der Steuernummer auf der Rechnung. Unternehmen, die mit Geschäftspartnern im Ausland zu tun haben, benötigen eine Umsatzsteuer-Id. Diese wird nur an juristische Personen, z.B. eine GmbH, vergeben und muss beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.

Tipp

Praxis-Tipp

Der Inhalt auf falschen Rechnungen darf korrigiert werden, wenn sich Rechnungsempfänger und Rechnungssteller absprechen. Eine zu hoch ausgewiesene Steuer wird vom leistenden Unternehmer geschuldet und der Leistungsempfänger darf keine Vorsteuer ziehen. Kleinunternehmer, die Steuern ausweisen, auch wenn sie nicht zur Umsatzsteuer optiert haben, schulden diese dem Finanzamt.

Rechnet ein Unternehmer Umsatz in fremden Namen für fremde Rechnung ab, z. B. bei Reisebüros oder Tankstellen, muss er auf Rechnung die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Id. des leistenden Unternehmers angeben. Bei Dauerleistungen, z. B. Mietverträgen, ersetzt der Vertrag die Rechnungen, wobei hier der Vertrag die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID. des leistenden Unternehmens enthalten muss.

Weitere freiwillige Angaben

Auf Rechnungen dürfen neben den Pflichtangaben freiwillige Angaben gemacht werden. Beispielsweise können persönliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail angegeben werden, um direkte Rückfragen zu ermöglichen. Und natürlich müssen auf Rechnungen die Bankdaten (IBAN) enthalten sein, wenn Kunden nicht direkt an der Kasse zahlen. Sinnvoll ist es auch, die Zahlungsbedingungen aufzuzeigen, etwa den konkreten Fälligkeitstermin, z.B. ein Datum, auch wenn das nicht explizit nötig ist, weil Rechnungen ohne Zahlungsziel auf Grund gesetzlicher Regelungen spätestens nach 30 Tagen fällig wird. 

Ausnahme: Sie wollen, dass der Kunde vorher zahlt, z.B. nach 14 Tagen. Soweit Skonto vereinbart ist, sollte das auch in der Rechnung stehen, gegebenenfalls in Verbindung mit einem konkreten Datum der Fälligkeit und unter Umständen auch mit der Summe, die der Kunde dann zahlen muss sowie dem Betrag, den er spart. 

Sonstige Anforderungen an die richtige Rechnungsstellung

Auch für die zeitliche Erstellung von Rechnungen gibt es in Deutschland Fristen. Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden. Wird die Rechnungsstellung-Frist überschritten, ist das laut § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Allerdings gilt die Frist nur für Unternehmer. Privatpersonen sind an keine Frist für die Rechnungsstellung gebunden. Unternehmer sollten aber im eigenen Interesse, z.B. um die Liquidität zu verbessern oder zu erhalten, Rechnungen so bald wie möglich nach Erbringung einer Leistung erstellen. Es gilt grundsätzlich: Je früher eine Rechnung gestellt wird, desto früher erfolgt auch der Zahlungseingang. 

Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen hat der Gesetzgeber die Möglichkeit vorgesehen, Erleichterungen nutzen zu können. Als Kleinstbetragsrechnungen zählen Rechnungen bis 250 Euro brutto. Diese Rechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten: 

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
  • Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Angaben zu Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer, Nettobetrag oder Rechnungsnummer können entfallen.

Sonderfall Rechnungen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielen werden. Wer beim Finanzamt nach § 19 UStG eine Einstufung als Kleinunternehmer beantragt, muss in den Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen, kann aber im Gegenzug auch keine Vorsteuer ziehen. Denn diese zählt bei der Rechnungsstellung nicht zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung als Kleinunternehmer. Die restlichen Regelungen zur korrekten Rechnungsstellung bleiben für Kleinunternehmer bestehen. Zwar gibt es keine Hinweispflicht auf Kleinunternehmerreglung, sie ist aber sinnvoll, um den Rechnungsempfänger zu informieren, damit er die Rechnung nicht irrtümlich als fehlerhaft (ohne Umsatzsteuer) zurückgehen lässt. 

Eine Formulierung könnten z.B. so aussehen: „Kein Steuerausweis auf Grund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“.

Der Kunde zahlt Rechnung nicht: Ist die Rechnungsstellung von Verjährung betroffen?

Wann Rechnungen stellen und verjähren sie? Rechnungen gehören zu den so genannten Geldforderungen. Und diese verjähren regelmäßig nach drei Jahren. Nach Ablauf der Frist haben Unternehmer keinen Anspruch mehr auf eine Begleichung durch den Kunden und sind darauf angewiesen, dass dieser den fälligen Betrag freiwillig begleicht. Nur wenn ein Unternehmer rechtzeitig vor Ablauf der Frist ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet, kann die Verjährungsfrist unterbrochen und somit verlängert werden. 

Hinweis: Eine einfache Mahnung verlängert oder unterbricht die Verjährungsfrist nicht! Wichtig ist, dass sich der Beginn der Verjährungsfrist am Tag der erbrachten Leistung oder Lieferung orientiert und nicht am Tag der Rechnungsstellung. Und die Frist läuft erst ab dem folgenden Kalenderjahr. Wird also beispielsweise eine Leistung in 2020 erbracht, beginnt die Frist mit dem 01.01.2021; die Rechnung verjährt also Ende 2023.

Fundstellen für Rechnungsvorlagen mit und ohne Mehrwertsteuer

Rechnungen schreiben mithilfe von Vorlagen mit Umsatzsteuer und Muster für Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Mehrwertsteuer sowie Kleinbetragsrechnungen erleichtern die Arbeit. Denn diese Vorlagen für Rechnungen brauchen Sie nur auszufüllen. Mit den Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen für Kleinunternehmer vergessen Sie garantiert nichts Wichtiges. 

Tipp

Mit Rechnungsprogramm Rechnungen ganz einfach selbst stellen

Wer sichergehen möchte, dass seine Rechnungen alle gesetzlichen Regeln erfüllen, sollte sich ein Rechnungsprogramm, wie z.B. Lexware faktura+auftrag, zulegen. Die Programme helfen Unternehmern und entlasten sie zeitlich deutlich.