Rechnungen: Was Sie als Unternehmer beachten müssen

Als Unternehmer können Sie ordentliche Rechnungen sowohl als Papierdokument und als elektronische Rechnung schreiben. Eine elektronische oder E-Rechnung ist eine Rechnung, die statt auf Papier in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden kann. E-Rechnungen können z.B. als E-Mail, E-Mail Anhang, Web-Download oder auf anderen elektronischen Wegen übermittelt werden. Dabei sollten Sie die folgenden wichtigen Aspekte beachten:

• Die E-Rechnung darf beim Versand nicht verändert werden.
• Der Empfänger kann sie öffnen und lesen.
• Die Rechnung muss mindestens zehn Jahre lang archiviert werden.

Die Archivierungsfrist von zehn Jahren gilt auch für Papierrechnungen. Privatkunden müssen Rechnungen lediglich zwei Jahre aufbewahren. Die Fristen für Unternehmer beginnen regelmäßig erst in dem Geschäftsjahr, in dem die letzten Buchungen für das abgelaufene Jahr vorgenommen worden sind. 

Beispiel: Der Abschluss 2019 eines Unternehmens ist im Jahr 2020 erfolgt. Damit beginnt die zehnjährige Archivierungsfrist im Jahr 2020.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss verschiedene Anforderungen erfüllen, die sich im Wesentlichen aus § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ergeben. Damit Unternehmer Vorsteuer ziehen können, müssen alle Angaben in den Rechnungen vollständig und richtig sein. Das ist die wichtigste Anforderung an eine Rechnung und Grundlage für den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Angaben zu prüfen. Eine Ausnahme gilt nur bei der Steuernummer und gegebenenfalls bei der Rechnungsnummer. Hier sind die Prüfanforderungen weniger streng, weil diese Angaben i.d.R. nicht oder nur mit hohem Aufwand umgesetzt werden können. 

Auf Rechnungen dürfen neben den Pflichtbestandteilen freiwillige Angaben gemacht werden. Hier einige Beispiele:

• Geben Sie persönliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail an, um direkte Rückfragen zu ermöglichen.
• Ebenso müssen auf Rechnungen die Bankdaten (IBAN) enthalten sein, wenn Kunden nicht direkt an der Kasse zahlen.
• Sinnvoll ist es auch, wenn Sie die Zahlungsbedingungen aufzeigen, etwa den konkreten Fälligkeitstermin. 

Der letzte Punkt ist nicht explizit nötig, weil Rechnungen ohne Zahlungsziel auf Grund gesetzlicher Regelungen spätestens nach 30 Tagen fällig werden. 

Ausnahme: Sie wollen, dass der Kunde vorher zahlt, z.B. nach 14 Tagen. Soweit Skonto vereinbart ist, sollte das auch in der Rechnung stehen, gegebenenfalls in Verbindung mit einem konkreten Datum der Fälligkeit und unter Umständen auch mit der Summe, die der Kunde dann zahlen muss sowie dem Betrag, den er spart. 

Auch für die zeitliche Erstellung von Rechnungen gibt es in Deutschland Fristen. Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden. Wird die Rechnungsstellung-Frist überschritten, ist das laut § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Allerdings gilt die Frist nur für Unternehmer als Rechnungsaussteller. Privatpersonen sind an keine Frist für die Rechnungsstellung gebunden. Unternehmer sollten aber im eigenen Interesse, z.B. um die Liquidität zu verbessern oder zu erhalten, Rechnungen so bald wie möglich nach Erbringung einer Leistung erstellen. Es gilt grundsätzlich: Je früher eine Rechnung gestellt wird, desto früher erfolgt auch der Zahlungseingang. 

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielen werden. Wer beim Finanzamt nach § 19 UStG eine Einstufung als Kleinunternehmer beantragt, muss in den Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen, kann aber im Gegenzug auch keine Vorsteuer ziehen. Denn diese zählt bei der Rechnungsstellung nicht zu den Rechnungspflichtangaben als Kleinunternehmer. Die restlichen Regelungen zur korrekten Rechnungsstellung bleiben für Kleinunternehmer bestehen. Zwar gibt es keine Hinweispflicht auf Kleinunternehmerreglung, sie ist aber sinnvoll, um den Rechnungsempfänger zu informieren, damit er die Rechnung nicht irrtümlich als fehlerhaft (ohne Umsatzsteuer) zurückgehen lässt. 

Eine Formulierung könnten z.B. so aussehen: „Kein Steuerausweis auf Grund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“.

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