Kleinunternehmerregelung: Das müssen Kleinunternehmer beachten

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es Unternehmen mit nur geringen Umsätzen, dass sie für ihre erbrachten Leistungen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen. Das bringt zahlreiche Vorteile, jedoch auch den Nachteil, dass es für Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis keine Vorsteuererstattung gibt. In den folgenden Passagen erhalten Sie die wichtigsten Infos rund um die „Kleinunternehmerregelung“ nach § 19 UStG.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG bei der Umsatzsteuer soll Unternehmer mit nur geringen Umsätzen vor zu viel Bürokratie schützen. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen, weisen in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer aus und profitieren somit durch geringere Preise im Privatkundenbereich von Wettbewerbsvorteilen.

Tipp

Praxis-Tipp: Ausnahme von der Befreiung zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung

Wie Sie bereits erfahren haben, verzichtet das Finanzamt bei der Kleinunternehmerregelung grundsätzlich auf die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung. In folgender Situation sind aber selbst Kleinunternehmer zur Abgabe verpflichtet:

  • Sie erhalten eine Leistung von einem anderen Unternehmen, für die die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft zur Anwendung kommt (§ 13b UstG, z. B. eine Rechnung von eBay). In diesem Fall profitieren Sie nicht von der Umsatzsteuerbefreiung von Kleinunternehmern. Sie müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen und die Umsatzsteuer für diesen Unternehmer ans Finanzamt abführen. 

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Außer bei einem Neustart als Unternehmer bzw. Existenzgründer können Sie sich beim Finanzamt umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer registrieren lassen, wenn Sie folgende Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen:

  • Die Umsatzgrenze des Vorjahres liegt bei höchstens 22.000 Euro (bis 31.12.2019: 17.500 Euro).
  • Die Kleinunternehmergrenze des geschätzten Umsatzes im laufenden Jahr liegt bei 50.000 Euro.

Info

Was gehört zum maßgebenden Gesamtumsatz?

Die gute Nachricht: Zum Jahresumsatz hinsichtlich der Kleinunternehmerregelung zählen ausschließlich Einnahmen, die der Umsatzsteuer unterliegen. Von Kleinunternehmern nicht im Umsatz einzubeziehen sind u.a. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagegütern (z. B. PKW, Büromöbel), umsatzsteuerpflichtige Entnahmen (Eigenbedarf) und bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietungsumsätze). Umgekehrt zählen alle Nebenkosten (z. B. Porto- und Versandkosten, Reisekosten, Spesen), die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, in voller Höhe zum Gesamtumsatz. 

Beispiel: Sie erzielten im Vorjahr einen Umsatz von 12.000 Euro und werden in diesem Jahr voraussichtlich einen Umsatz von 40.000 Euro verbuchen. Folge: In diesem Jahr profitieren Sie noch von der Kleinunternehmerregelung. Erst im nächsten Jahr müssen Sie Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen. Das gilt selbst dann, wenn Ihr Umsatz im nächsten Jahr voraussichtlich wieder unter 22.000 Euro liegen sollte.

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Laufendes JahrFolgejahr
Vorjahresumsatz 22.000 Euro Umsatzgrenze nicht überschritten 22.000 Euro Umsatzgrenze überschritten (40.000 Euro)
Umsatz laufendes Jahr 50.000 Euro Umsatzgrenze nicht überschritten 50.000 Euro Umsatzgrenze nicht überschritten
Kleinunternehmerregelung wieder anwendbar Ja, da beide Voraussetzungen erfüllt sind Nein, da eine Voraussetzung nicht erfüllt ist

Achtung

Das Finanzamt rechnet Ihre Umsatzschätzung immer auf das Gesamtjahr hoch.

Wenn Sie sich also beispielsweise am 1.4. mit einem Kosmetikladen selbstständig gemacht haben und dem Finanzamt einen kalkulierten Umsatz von 18.000 Euro für das erste Jahr melden, rechnet das Finanzamt folgendermaßen: 18.000 Euro in 9 Monaten entspricht 24.000 Euro in 12 Monaten. Folge: Das Finanzamt verweigert Ihnen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Gewinnermittlung für Kleinunternehmer

Da die Kleinunternehmerregelung eine Sondervorschrift zur Umsatzsteuer darstellt, spielt es keine Rolle, ob der Kleinunternehmer seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt oder per Bilanz. Doch in der Regel werden Kleinunternehmer ihren Gewinn wegen nur geringer Umsätze nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Wer freiwillig bilanziert und die Umsatzhöchstgrenzen von 22.000 Euro und 50.000 Euro nicht überschreitet, profitiert also auch von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Info

Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Unternehmer lassen sich in der Regel umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer beim Finanzamt registrieren, um bürokratisch entlastet zu werden. Eine Entlastung bietet auch eine einfach bedienbare Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen, mit der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben mit wenigen Klicks sicher erfasst werden können. Zudem beinhaltet die meisten Programme spezielle Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen für die Rechnungsstellung von Kleinunternehmern. Die Cloud-Lösung für die Buchhaltung von lexoffice ist dazu ideal geeignet.

Welche Steuern müssen Kleinunternehmer zahlen?

Unternehmer, die beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragen, unterliegen denselben steuerlichen Verpflichtungen wie jeder andere Unternehmer auch. Einzige Ausnahme: In den Ausgangsrechnungen für erbrachte wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Umsatzsteuer bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

In der Rechnung weist ein Kleinunternehmer nur den Nettobetrag aus. Ein Umsatzsteuerbetrag oder der Hinweis auf einen Umsatzsteuersatz ist bei der Kleinunternehmerregelung nicht zulässig. Besonderheit: Kommt die Regelung für Kleinunternehmer zur Anwendung, scheidet für die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer eine Vorsteuererstattung aus.

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Während des Jahres muss der Kleinunternehmer grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Das ist eine echte bürokratische Entlastung.

Müssen Kleinunternehmer einer Umsatzsteuererklärung machen?

Eine Umsatzsteuerjahreserklärung ist trotz Kleinunternehmerregelung in elektronischer Form ans Finanzamt zu übermitteln. Das Finanzamt erwartet in dieser Erklärung Angaben zur Höhe des Gesamtumsatzes nach § 19 UStG des Vorjahrs und zur Höhe des voraussichtlichen Gesamtumsatzes nach § 19 UStG des laufenden Jahres. Nur so kann das Finanzamt überprüfen, ob der Unternehmer Anspruch auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat.

So wird der Umsatz im Sinn der Kleinunternehmerregelung ermittelt

Bei der Ermittlung des Umsatzes im Rahmen der Kleinunternehmerregelung sind einige Besonderheiten zu beachten. Es ist auf den Gesamtumsatz im Sinn des § 10 Abs. 1 und 3 UStG abzustellen. Das bedeutet im Klartext:

  • Schritt 1: Zunächst sind die gesamten Einnahmen des Jahres zu erfassen. Dazu gehören auch die Umsätze aus der Privatnutzung von Gegenständen (z.B. private Nutzung des Firmenwagens).
  • Schritt 2: Von diesen Einnahmen sind bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze abzuziehen (Umsätze nach § 4 Nr. 8i, Nr. 9b und Nr. 11-18 UStG).
  • Schritt 3: Die erzielten Einnahmen eines Jahres sind zudem um Umsätze aus bestimmten steuerfreien Hilfsgeschäften zu kürzen (Umsätze nach § 4 Nr. 8a-h, Nr. 9a und Nr. 10 UStG)
  • Schritt 4: Im letzten Schritt sind auch die Umsätze aus dem Verkauf oder aus der Entnahme von Gegenständen des Anlagevermögens zu mindern.

Ergebnis: Der verbleibende Betrag ist der Gesamtumsatz nach § 19 UStG. Liegt dieser Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro, ist die Kleinunternehmerregelung in diesen beiden Jahren anzuwenden.

Einkommensteuer und Gewerbesteuer bei der Kleinunternehmerregelung

Da die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eine rein umsatzsteuerliche Sondervorschrift ist, hat sie keinerlei Auswirkung auf die Einkommensteuer und auf die Gewerbesteuer. Das bedeutet im Klartext: Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung hat ein Unternehmer für jedes Jahr seinen Gewinn zu ermitteln.

Das Finanzamt berechnet je nach Höhe des Gewinns im Einkommensteuerbescheid die darauf anfallende Einkommensteuer. Erbringt ein Unternehmer gewerbliche Einkünfte von mehr als 24.500 Euro, fällt zusätzlich Gewerbesteuer an. Die wird allerdings auf die Einkommensteuer angerechnet.

So sieht die Kleinunternehmerrechnung aus

Lässt sich ein Firmeninhaber beim Finanzamt umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren, weist er in seinen Ausgangsrechnungen für erbrachte Leistungen keine Umsatzsteuer aus. Es darf auch kein Hinweis auf einen Umsatzsteuersatz in der erscheinen. Das mag zunächst kompliziert klingen, ist es aber nicht. In unserem Artikel geben wir Ihnen fünf Tipps zum Thema Kleinunternehmer und Rechnungen. Wir erklären Ihnen, wie eine Rechnung für Kleinunternehmer aussehen muss und welche Vorschriften der Kleinunternehmerregelung Sie beachten müssen.

Achtung

Vorsicht bei Verwendung von Quittungsblöcken

Verwendet ein Kleinunternehmer Quittungsblöcke, bei denen sich ein automatischer Hinweis auf den Umsatzsteuersatz befindet, könnte der Empfänger der Leistung für Rechnungen mit einem Betrag bis 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) einen Vorsteuerabzug geltend machen – vorausgesetzt, dass es sich beim Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt. In diesem Fall fordert das Finanzamt Umsatzsteuer vom Kleinunternehmer nach § 14c UStG.

Kleinunternehmen gründen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steht allen Unternehmen zu – egal in welcher Rechtsform sie betrieben werden. Entscheidend ist einzig und allein, dass Kleinunternehmer die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro und 50.000 Euro nicht überschreiten. Übrigens: Sie brauchen keine Gewerbeanmeldung als Kleinunternehmer. Sie gehen direkt zum Finanzamt.

Tipp

Gründungsfragebogen des Finanzamts

Die Kleinunternehmerregelung können Existenzgründer bereits im Gründerfragebogen beantragen, die Sie bei Gründung eines Unternehmens elektronisch ans Finanzamt übermitteln müssen (Gründerfragebogen über Elster abrufbar). Praktische Tipps und Tricks für Gründer finden Sie auf der Lexware Gründerplattform LEXROCKET. 

Sonderregelungen zur Kleinunternehmerregelung für Existenzgründer

Für Existenzgründer sind in Punkto Kleinunternehmerregelung zwei Besonderheiten zu beachten. Zum einen gilt für das laufende Jahr, dass der Umsatz voraussichtlich nicht über 22.000 Euro liegen darf. Zum andern ist bei Gründung des Unternehmens während des Jahres der prognostizierte Umsatz auf 12 Monate hochzurechnen.

Beispiel:
Gründerin Katrin Ernst eröffnet ihren Betrieb im April und prognostiziert von April bis Dezember Umsätze in Höhe von 18.000 Euro. Sie beantragt im Gründerfragebogen des Finanzamts die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Folge: Das Finanzamt wird den Antrag anlehnen und die umsatzsteuerliche Registrierung als Kleinunternehmerin ablehnen. Denn der auf 12 Monate hochgerechnete Umsatz beträgt 24.000 Euro (18.000 Euro: 9 Monate x 12 Monate) und liegt damit über der Höchstgrenze für Existenzgründer von 22.000 Euro.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzung, kann er freiwillig darauf verzichten. In diesem Fall muss in Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Schöner Nebeneffekt des Verzichts auf die Kleinunternehmerregelung: Für die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen kann der Unternehmer eine Vorsteuererstattung beantragen.

Der Verzicht auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann formlos erfolgen. Es empfiehlt sich ein Schreiben ans Finanzamt, ab welchem Jahr zur Regelbesteuerung mit Umsatzsteuerausweis gewechselt werden soll.

Nachteil beim freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Ein Wermutstropfen beim freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist, dass der Unternehmer mindestens für fünf Jahre an diesen Verzicht gebunden ist. Damit soll verhindert werden, dass jährlich zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung gewechselt wird. Je nachdem, welche Regelung gerade umsatzsteuerlich besser ist.

Unterscheidung bei freiwilligem Verzicht und bei Überschreitung der Höchstgrenzen

Verzichtet ein Unternehmer auf die Kleinunternehmerregelung, obwohl er die Voraussetzungen erfüllt, ist er an diesen Verzicht für die nächsten fünf Jahre gebunden. Etwas anderes gilt, wenn die Kleinunternehmerregelung wegfällt, weil die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro oder 50.000 Euro überschritten wurden. In diesem Fall kann jederzeit wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung gewechselt werden, wenn die Voraussetzungen (Umsatzgrenzen nicht überschritten) erfüllt werden.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bietet Vor- und Nachteile, die ein Unternehmer gegeneinander aufwägen muss. 

Folgende Vorteile sprechen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG:

  • Sind die Kunden Privatkunden und Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, profitieren diese, weil sie nur den Nettopreis aufwenden müssen. Rechnet ein Kleinunternehmer 100 Euro netto für eine Leistung ab, muss ein Kunde bei einem Regelversteuerer 119 Euro für dieselbe Leistung bezahlen (bis 1.1.2021: 116 Euro). Die Kleinunternehmerregelung führt hier auf jeden Fall zu einem klaren Wettbewerbsvorteil.
  • Durch die Kleinunternehmerregelung fällt bürokratischer Aufwand weg, wie die pünktliche Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen.
  • Der Unternehmer hat kaum Ausgaben oder für die Ausgaben besteht kein Vorsteuerabzug. Die Kleinunternehmerregelung führt hier also zu keinen umsatzsteuerlichen Nachteilen.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann aber auch zu folgenden Nachteilen führen:

  • Lässt sich ein Unternehmer beim Finanzamt als Kleinunternehmer registrieren, hat er aus Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug. In Jahren mit sehr hohen Ausgaben kann die Kleinunternehmerregelung zu einem finanziellen Nachteil führen.
  • Die Kleinunternehmerregelung kann bei bestimmten Kunden zu einem Imageverlust führen. Potentielle Kunden scheuen Geschäfte mit Unternehmen mit nur sehr geringen Umsätzen, weil diese möglicherweise schneller in Insolvenz gehen und so Anzahlungen oder Ansprüche auf Gewährleistungen verloren gehen können.
  • Bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung haben Unternehmer mit Vorjahresumsätzen von maximal 61.356 Euro im laufenden Jahr keinen Anspruch auf Vorsteuerpauschalierung (= Erstattung von Vorsteuern nach bestimmten Prozentsätzen unabhängig von den Ausgaben).