Umsatzsteuer: Alles Wissenswerte für Unternehmer einfach erklärt

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine indirekte Steuer, weil der Steuerschuldner und der wirtschaftlich Belastete nicht identisch sind. Sie wird nämlich im Endeffekt vom privaten Endverbraucher wirtschaftlich getragen, ans Finanzamt abführen muss sie jedoch der Unternehmer. Lesen Sie auf dieser Seite, was die Umsatzsteuer genau ist, wie sie berechnet wird und was Sie als Unternehmer beachten müssen.

Definition der Umsatzsteuer: Was ist das eigentlich?

Hierbei handelt es sich um eine Steuer auf Umsätze, die als Gemeinschaftsteuer sowohl dem Bund als auch den Ländern zusteht. Die Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen zahlt der private Endverbraucher an den Unternehmer und dieser führt die vereinnahmte Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. In der Praxis wird häufig auch der Begriff gesetzliche Mehrwertsteuer (Mwst.) in Deutschland verwendet. Doch bei den Begriffen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer gibt es keinerlei Unterschiede. Mehrwertsteuer ist nur der umgangssprachlich verwendete Begriff für Umsatzsteuer.

Wird einem Unternehmer von einem anderen Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, bekommt der Leistungsempfänger die Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen wieder vom Finanzamt erstattet. Die gezahlte Umsatzsteuer wird hier als Vorsteuer bezeichnet. Hintergrund für die Vorsteuererstattung bzw. den Vorsteuerabzug: Nur private Endverbraucher sollen mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet werden.

Wird einem Unternehmer von einem anderen Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, bekommt der Leistungsempfänger die Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen wieder vom Finanzamt erstattet. Die gezahlte Umsatzsteuer wird hier als Vorsteuer bezeichnet. Hintergrund für die Vorsteuererstattung bzw. den Vorsteuerabzug: Nur private Endverbraucher sollen mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet werden. 

Gesetze und Richtlinien

Das Thema Umsatzsteuer ist sehr kompliziert für Unternehmer. Bei Zweifelsfragen finden Firmeninhaber ausführliche Stellungnahmen in folgenden Gesetzen und Umsatzsteuerrichtlinien: 

Das Umsatzsteuergesetz

Das Umsatzsteuergesetz (UStG), an das Unternehmer, die Finanzverwaltung und Gerichte gebunden sind, enthält die Gesetzestexte, an die sich Unternehmer bei Ausführung von Lieferungen und Leistungen zu orientieren haben. Im Umsatzsteuergesetz finden sich auch die Voraussetzungen für einen Unternehmer, der die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer zurückerstattet bekommen möchte. 

Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung

Neben dem Umsatzsteuergesetz finden Unternehmer ausführliche Infos zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Lieferungen und Leistungen auch in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Bei der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung handelt es sich um eine Rechtsverordnung, deren Ziel es ist, Detailfragen zum Umsatzsteuerrecht zu beantworten und die einheitliche Rechtsanwendung durch Finanzverwaltung und Rechtsprechung bei der Umsatzsteuer zu gewährleisten. 

Umsatzsteuer-Anwendungserlass

Neben dem Umsatzsteuergesetz und neben der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung beantwortet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) viele Zweifelsfragen zum aktuellen Umsatzsteuerrecht. Bei diesem Anwendungserlass handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung, an den grundsätzlich nur die Finanzverwaltung gebunden ist. 

Tipp

Bei übergeordneten Behörden erhalten Sie rechtsverbindliche Auskünfte

Lassen sich umsatzsteuerliche Fragestellungen weder durch das Umsatzsteuergesetz noch durch die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung oder den Umsatzsteuer-Anwendungserlass lösen, können sich Unternehmer auch direkt an die übergeordnete Behörde wie die Oberfinanzdirektion oder an das Landesamt für Steuern wenden. Bei diesen Behörden gibt es spezielle Referenten zur Umsatzsteuer, die rechtsverbindliche Auskünfte erteilen können. 

Die Umsatzsteuer in Deutschland

Die Umsatzsteuer in Deutschland ist und war aufgrund der Corona-Krise eines der meistdiskutierten Themen überhaupt. Denn im Rahmen der Mehrwertsteuerreform hat der Gesetzgeber eine zeitlich beschränkte Reduzierung der Umsatzsteuer beschlossen. In Deutschland gibt es den Regelsteuersatz und für bestimmte Lieferungen und Leistungen den ermäßigten Umsatzsteuersatz. Der Regel-Umsatzsteuersatz beträgt normalerweise 19 % und der ermäßigte Mehrwertsteuersatz 7 %. 

Regelsteuersatz und ermäßigter Steuersatz

Grundsätzlich muss der Endverbraucher für ausgeführte Lieferungen und Leistungen bei der Umsatzsteuer den Regelsteuersatz von 19 % bezahlen. Das steht schwarz auf weiß in § 12 Abs. 1 UStG.  

Doch in § 19 Abs. 2 UStG sind Ausnahmen zu diesem Grundsatz genannt. Danach wird unter anderem für folgende Lieferungen und Leistungen nur der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % fällig: 

  • Leistungen aus der Tätigkeit als Zahntechniker 
  • Eintrittsberechtigung für Theater, Konzerte und Museen, sowie die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbaren Darbietungen ausübender Künstler 
  • Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält 
  • Schriftstellerische Leistungen 

Tipp

Praxis-Tipp: Sonderregelungen für Verkauf von Speisen 

Unternehmer, die ihren Kunden Speisen anbieten, die vor Ort an Tischen verzehrt werden können, müssen für diese Speisen grundsätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Nur wenn der Kunde die Speisen mitnimmt, werden nur 7 Prozent Umsatzsteuer fällig. Wegen Corona gilt aber auch hier eine zeitlich befristete Sonderregelung – und zwar in der Zeit vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021. In dieser Zeit fällt auch für Umsätze mit Speisen, die vor Ort verzehrt werden, nur der ermäßigte Umsatzsteuersatz an.  

0 % Umsatzsteuer: Diese Leistungen sind umsatzsteuerfrei

Nicht alle Umsätze, die ein Unternehmer erbringt, sind umsatzsteuerpflichtig. Welche Umsätze umsatzsteuerfrei sind, verrät ein Blick in § 4 des Umsatzsteuergesetzes.  

Führt ein Unternehmer umsatzsteuerfrei Umsätze aus, gilt der Grundsatz, dass er für die damit zusammenhängenden Ausgaben aus Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung hat.  

Umsatzsteuer berechnen

Die Umsatzsteuer ist in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgehend vom Entgelt (= Nettopreis) für die ausgeführte Lieferung oder Leistung zu berechnen.

Beispiel:
Ein Unternehmer verkauft Waren für einen Nettopreis von 1.000 Euro. Je nachdem, um welche Gegenstände es sich handelt und wann der Umsatz ausgeführt wird, löst das folgenden Umsatzsteuerausweis in der Rechnung und Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt aus. 

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Zeitraum
Zeitraum Regelsteuersatz Ermäßigter Umsatzsteuersatz
ab 1.1.2021 190 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 19%) 70 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 7%)

Wie Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, lesen Sie in unserem Artikel:

Umsatzsteuer buchen

Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, für die Umsatzsteuer ein entsprechendes Konto einzurichten. Folgende Buchungen finden darauf statt: 

  • Verkäufe auf Rechnung: Gerade im Versandhandel ist es Gang und Gebe, dass Kunden Ihre Lieferungen auf Rechnung bestellen. Nach Erhalt der Ware bezahlen sie die offenen Forderungen. 
  • Verkäufe in bar: Im Einzelhandel findet hingegen der Verkauf mit Bargeld statt. 
  • Reklamationen: Sowohl im stationären als auch im Online-Handel hat es sich mittlerweile eingebürgert, dass unerwünschte Ware wieder reklamiert wird. Im Rahmen dessen kommt es zu einer Rückbuchung des Betrags und selbstverständlich auch der Umsatzsteuer. 
  • Preisnachlässe: Wenn Sie Umsatzsteuer buchen, kommen Sie auch mit nachträglichen Preisnachlässen in Berührung. 

Zur Berechnung der Umsatzsteuer können Sie einen Umsatzsteuerrechner benutzen oder einfach diese Faustregel

Umsatzsteuer = Nettowert x Steuersatz 

Tipp

Eine Software berechnet die Umsatzsteuer automatisch

Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm wie lexoffice, um Ihre Buchhaltung zu machen. So sparen Sie sich eine Menge Zeit. Denn die Software enthält alle aktuellen Umsatzsteuersätze und berechnet automatisch die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen. Außerdem erstellen Sie damit die Umsatzsteuervoranmeldungen per Klick und übermitteln diese genauso einfach ans Finanzamt.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Mehrwertsteuerpflichtig sind Unternehmer, die in Deutschland Warenlieferungen oder sonstige Leistungen ausführen und dafür ein Entgelt berechnen. Umsatzsteuerpflichtig ist also jeder Unternehmer, unabhängig davon, in welcher Rechtsform er sein Geschäft betreibt. Es genügt für die Umsatzsteuerpflicht, dass eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausgeübt wird.  

Tipp

Ausnahme von der Umsatzsteuer durch die Kleinunternehmerregelung

Ist ein Unternehmer oder Freiberufler grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, kann es sein, dass er trotzdem keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen muss. Das gilt für den Fall, dass sich der Unternehmer beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren lässt, also von Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht. Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz aus dem Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und wenn Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro klettern wird. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Unternehmer bekommen vom Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag eine Umsatzsteuer-ID zugewiesen. Die Beantragung ist notwendig, wenn Warenlieferungen mit Geschäftspartnern in EU-Mitgliedsstaaten erfolgen oder wenn statt der normalen Umsatzsteuernummer in der Rechnung nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wird. 

Die Umsatzsteuernummer bekommen Sie folgendermaßen: 

  • Finanzamt: Gründer können im Gründungsfragebogen, der bei Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit ans Finanzamt zu übermitteln ist, die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das Finanzamt informiert das Bundeszentralamt für Steuern, das dem Unternehmer die USt-IdNr. zusendet. 
  • Bundeszentralamt für Steuern: Wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht bereits im Gründerfragenbogen beim Finanzamt beantragt, muss die Beantragung über ein amtliches Formular direkt beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgen. Der Antrag kann nicht telefonisch gestellt werden. 

Eine Warenlieferung ins Ausland an einen Unternehmer mit Ansässigkeit in einem EU-Mitgliedsstaat ist nur dann umsatzsteuerfrei (= sog. innergemeinschaftliche Lieferung), wenn die vom ausländischen Geschäftspartner genannte USt-IdNr. zulässig ist. Die Zulässigkeit der Umsatzsteuer muss durch eine Online-Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern geprüft und dokumentiert werden. 

FAQ zur Umsatzsteuer

Wann ist die Umsatzsteuer fällig?

Im Umsatzsteuerrecht gilt der Grundsatz, dass die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten ans Finanzamt abgeführt werden muss. Das bedeutet im Klartext: Sobald ein Umsatz als ausgeführt gilt, wird er unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung und unabhängig vom Zeitpunkt der Begleichung der Rechnung durch den Kunden zur Zahlung ans Finanzamt fällig. Das kann bei großen Auftragsvolumen zu einer echten finanziellen Belastung für den Unternehmer werden, der die Lieferungen oder Leistungen ausführt. Denn er muss bis zur Bezahlung der Rechnung in Vorleistung treten. 

Beispiel 1:
Ein Unternehmer führt einen Umsatz im Juli aus. Die Rechnung über 100.000 Euro zzgl. 19.000 Euro Umsatzsteuer wird wegen der Urlaubszeit erst im September gestellt und nach zwei Mahnungen im November vom Kunden beglichen. Folge: Da im Umsatzsteuerrecht der Grundsatz der Besteuerung nach „vereinbarten Entgelten“ gilt, muss der Unternehmer die Umsatzsteuer in Höhe von 19.000 Euro bereits am 10. August in seiner Umsatzsteuervoranmeldung anmelden und ans Finanzamt überweisen, und das, obwohl er die Umsatzsteuerzahlung vom Kunden erst im November erhält. Schlimmstenfalls muss der Unternehmer also ein Darlehen aufnehmen, um die Umsatzsteuer pünktlich ans Finanzamt zahlen zu können. 

Info

Versteuerung nach „vereinnahmten“ Entgelten

Unter bestimmten Voraussetzungen greift die Versteuerung nach „vereinnahmten“ Entgelten. Lag der Gesamtumsatz des Vorjahrs nicht über 600.000 Euro, profitiert ein Unternehmer auf Antrag von der Versteuerung nach „vereinnahmten“ Entgelten. Hier muss die Umsatzsteuer erst ans Finanzamt abgeführt werden, wenn der Kunde die Rechnung beglichen hat.  

Beispiel 2:
Wie Beispiel 1 mit dem Unterschied, dass der Unternehmer die Voraussetzung für die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten erfüllt und das beim Finanzamt beantragt hat. Folge: Der Unternehmer muss bei Zahlung der Rechnung im November die Umsatzsteuer erst im Voranmeldungsverfahren am 10. Dezember anmelden und ans Finanzamt abführen. 

Ist die Umsatzsteuer im Rahmen der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abziehbar?

Ja, bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine als Betriebsausgabe abziehbare Steuer. Abziehbar sind damit auch Nebenleistungen wie Zinsen oder Säumniszuschläge, die im Zusammenhang mit der Festsetzung der Umsatzsteuer angefallen sind.