Typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung

Bei der Umsatzsteuererklärung sind Fehler schnell passiert. Die Folge: Der Prüfer oder die Prüferin des Finanzamts steht ohne Ankündigung vor der Tür und begehrt Einsicht in die Umsatzsteuerunterlagen. Das muss nicht sein. Wir verraten Ihnen die typischen Fehler bei der Umsatzsteuererklärung und wie Sie sie vermeiden.

Fehler bei der Umsatzsteuererklärung und Existenzgründung

  • Mängel in der Buchführung: Falsche Kontierung, Verbuchung fehlerhafter Belege und zeitliche Verzögerungen führen nicht selten dazu, dass zu wenig und/oder zu spät Umsatzsteuer gezahlt wird. Wenn dann der Vorsteuerabzug durch fehlenden Steuerausweis in den Belegen nicht anerkannt wird, verschenken Sie bares Geld.
  • Falsche Handhabung der Kleinunternehmerregelung: Es wird versäumt, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen bzw. zur Umsatzsteuer zu optieren. Folge: Auf finanzielle und organisatorische Vorteile wird ohne Not verzichtet.

Außerdem passieren auch Gründer:innen schon zu Beginn gelegentlich Fehler:

  • Falsche Rechtsform: Viele Unternehmen starten als GmbH, obwohl dies für die Unternehmensgröße steuerlich nicht von Vorteil ist bzw. sie noch gar keine Gewinne erzielen. Folge: Für das Gehalt des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin fällt bereits Lohnsteuer an.
  • Fehlende Verträge mit Familienangehörigen: In Betrieben von Gründer:innen und jungen Existenzen helfen Familienangehörige mit, ohne dass wasserdichte Arbeitsverträge, Miet- oder Darlehensverträge abgeschlossen wurden. Folge: Der Steuerabzug wird versagt, persönliche Steuerfreibeträge werden verschenkt und aus dem Steuersparmodell wird ein Steuerverlustmodell.

Fehlerfallen bei der Umsatzsteuererklärung

Klären Sie zunächst ab, ob Sie überhaupt Unternehmer:in im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind und ob von der Entgeltlichkeit Ihrer Lieferung oder Leistung auszugehen ist.

  • Versteuern Sie zeitgerecht, d.h. melden Sie die Umsatzsteuer in dem Monat, in dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt ist, oder warten Sie erst die Eingangsrechnung und den Zahlungseingang ab?
  • Überlassen Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein Fahrzeug zur privaten Mitbenutzung oder Waren aus eigenem Bestand? Dann entsteht Umsatzsteuer, an die oft nicht gedacht wird.
  • Ändert sich die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuererklärung, etwa durch Gewährung von Preisnachlässen oder Forderungsausfall, so ändert sich nachträglich auch die Umsatzsteuer.
  • Müssen Sie vielleicht Vorsteuer zurückzahlen, die vorher abgezogen wurde?
  • Sind – oft mit großem Aufwand – Rechnungen zu berichtigen, die falsch ausgestellt oder fehlerhaft empfangen wurden? Beide führen zu einer Änderung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage und der Vorsteuer – und dies nicht immer zu Ihrem Vorteil.

Fazit: Aus Unkenntnis oder unter Zeitdruck kann man im Zusammenhang mit der Umsatzsteuererklärung einiges falsch oder fehlerhaft machen, was die Bearbeiter:innen im Finanzamt zumindest „hellhörig“ werden lässt. Schlimmstenfalls kann das Finanzamt unangemeldet zu einer Umsatzsteuer-Nachschau in der Tür stehen. Bei größeren Fehlern kann der Prüfer oder die Prüferin ohne Prüfungsanordnung direkt zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung übergehen und alles prüfen. Diesen Problemen entgehen Sie am geschicktesten, indem Sie sich zur Umsatzsteuer und Vorsteuer gut informieren, z. B. auf unserer Themenseite zur Umsatzsteuer:

Umsatzsteuervoranmeldungen - das müssen Sie beachten

Grundsätzlich müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) elektronisch an Ihr Finanzamt übermitteln und hierfür ein Zertifikat für die authentifizierte Datenübermittlung beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf Ihrem PC hinterlegt und bei jeder Übertragung – über ELSTER – automatisch vom Programm eingelesen. Mit einer Signaturkarte, einem Sicherheitsstick oder dem Personalausweis und einem Lesegerät ist die elektronische Übermittlung der UStVA auch möglich.

Von Ihrer im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer hängt ab, wie oft Sie die UStVA abgeben müssen. Faustregel: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden.

  • Beträgt die Zahllast (Umsatzsteuer ./. Vorsteuer) im Kalenderjahr bis zu 1.000 EUR, genügt eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
  • Bei 1.000,01 – 7.500 EUR Jahressteuer muss zukünftig vierteljährlich und bei mehr als 7.500 EUR monatlich gemeldet werden.

Ist bei einer Existenzgründung kein Vorjahresumsatz vorhanden, müssen Sie im Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr, unabhängig von der Jahresssteuer, immer monatlich voranmelden. Zur Entlastung von Bürokratiekosten für Existenzgründer wird diese Regelung von 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Die Voranmeldung muss unabhängig vom Vormeldungszeitraum bis spätestens zum 10. Tag nach Ende jedes Voranmeldungszeitraumes abgegeben werden. Beispiel: Bei einer UStVA für März spätestens bis zum 10. April.

Tipp

Dauerfristverlängerung beantragen

Wenn Ihnen der Zeitraum zu kurz ist, sollten Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dann wird der Abgabezeitpunkt der UStVA um einen Monat verschoben. Nur wenn Sie Ihre UStVA monatlich abgeben, müssen Sie eine Sondervorauszahlung leisten.

Vorsteuererstattung

Wegen größerer Investitionen werden Sie in der Regel hohe Vorsteuererstattungen beantragen. Damit handeln Sie sich regelmäßig Rückfragen des Finanzamts oder in Ausnahmefällen gar den Besuch eines Prüfers ein. Um das zu vermeiden, sollten Sie der Umsatzsteuer-Voranmeldungsstelle im Finanzamt Kopien der betreffenden Rechnungen zusenden.

Fehlerfallen beim Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung

Damit Sie nicht von einer unangenehmen Prüfung überrascht werden, sollten Sie möglichst keine Fehler bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung machen. Im Folgenden haben wir vier typische Fehler für Sie zusammengestellt, die Sie vermeiden sollten:

  • Abweichende Beträge: Weicht die Summe der vorangemeldeten Umsätze von den Zahlen Ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung ab - etwa, wenn sich höhere Umsätze ergeben als in den Voranmeldungen - entsteht der Verdacht, dass Sie sich billigen Kredit vom Finanzamt besorgen wollten. Wenn dieser Fehler häufiger auftritt, ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vorprogrammiert. Empfehlung: Prüfen Sie Ihre Voranmeldungen akribisch und erklären Sie die Umsätze im richtigen Voranmeldungszeitraum.
  • Falsche Umsatzsteuersätze: Je nach Lieferung oder Leistung werden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer erhoben. Bestimmte Leistungen (z. B. medizinische) sind ganz von der Umsatzsteuer befreit. Tauchen bei der Umsatzsteuervoranmeldung Sätze von 7 % statt bisher immer korrekt 19 % auf, werden diese Fälle nach einer elektronischen Plausibilitätsprüfung vom Computer aussortiert. Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vor Ort kann die Folge sein.
  • Zu späte Abgabe: Nehmen Sie die Abgabetermine Ihrer UStVA unbedingt ernst. Schon ein Tag Verspätung kann verhängnisvoll sein. In diesen Fällen wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt. Wenn sich leichte oder größere Verspätungen häufen, ziehen Sie „magisch“ eine Außenprüfung an.
  • Falsches Timing: Wenn Sie, weil Sie im Zeitdruck sind, für die UStVA eine Dauerfristverlängerung beantragen, muss Ihnen klar sein, dass in diesem Falle die Vorsteuererstattung auch entsprechend später kommt.

Achtung

Risiken

Bei Verdacht auf leichtfertige Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung wird es ungemütlich. Die Steuerfahndung rückt mit mehrere Personen an und beschlagnahmt alle Unterlagen. Dies kann sich nicht nur auf die Umsatzsteuer, sondern auch auf die anderen Steuerarten auswirken. Ein entsprechender Verdacht sollte deshalb unbedingt vermieden werden.