Umsatzsteuer-Nachschau: Typische Anlässe und Verhaltensregeln

Die meisten Selbstständigen haben Angst vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau ist diese Angst durchaus berechtigt, denn sie ist entgegen der harmlosen Bezeichnung neben der Kassen-Nachschau wohl die unangenehmste Form der Prüfung durch das Finanzamt. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau dürfen die Beamten ohne vorherige Ankündigung (!) während der Geschäfts- und Arbeitszeit Ihre Grundstücke und Gebäude betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Erhebung der Umsatzsteuer erheblich sein könnten.

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Zettel mit Schriftzug "geprüft" liegt auf einem Tisch
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Von Lexware Redaktion 
 |  Zuletzt aktualisiert am:  11.01.2023
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Umsatzsteuer-Nachschau bei Unstimmigkeiten

Der Umfang der Nachschau ist auf rein umsatzsteuerliche Sachverhalte beschränkt. Die Anzahl der Prüfungen, die umsatzsteuerliche Betrügereien aufdecken und umsatzsteuerlich unstimmige Sachverhalte aufklären sollen, steigt ständig an. Da die Umsatzsteuer auch zu vielen anderen Buchführungsbelegen und steuerlichen Auswertungen Bezug hat, bleiben dem Prüfer Unstimmigkeiten bei anderen Steuern nicht verborgen. In solchen Fällen darf er eine alle Steuerarten umfassende Betriebsprüfung anschließen.

Anlässe zur Durchführung einer Umsatzsteuer-Nachschau

Der wohl häufigste Anwendungsfall der Umsatzsteuer-Nachschau ist die Existenzprüfungsphase bei neu gegründeten Unternehmen. Der Prüfer vergewissert sich vor Ort, ob Ihr Unternehmen, das in der Anlaufphase regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge geltend macht, unter der offiziellen Anschrift tatsächlich existiert. Auch wird geprüft, ob bestimmte, meist kostenintensive Anschaffungen wirklich getätigt wurden und betrieblich genutzt werden.

Wenn die Finanzverwaltung folgende Tatbestände – ein einziger kann schon ausreichen – bei Ihnen ermittelt, erhöht sich die Gefahr, in den Fokus einer Umsatzsteuer-Nachschau zu geraten:

  • das Fehlen von Umsatzsteuervoranmeldungen, wiederholte Nullmeldungen oder hohe steuerfreie Umsätze
  • besonders hohe Vorsteuer-Erstattungen
  • häufiger Wechsel zwischen Umsatzsteuer-Zahlungen und Vorsteuer-Erstattungen
  • Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter
  • Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen
  • starke Umsatzabweichungen vom Branchendurchschnitt
  • Wechsel der Branche bzw. des Unternehmensgegenstandes
  • (anonyme) Anzeige
  • unvollständige Angaben auf Geschäftsbriefen

Tipp

So können Sie eine Umsatzsteuer-Nachschau vermeiden

Eine Umsatzsteuer-Nachschau lässt sich elegant vermeiden. Und zwar, indem Sie im Freitextfeld der Umsatzsteuervoranmeldung oder in der Umsatzsteuerjahreserklärung auf weitere Unterlagen verweisen, die Sie mit der Post an den Steuerberater
schicken. In diesen Unterlagen nehmen Sie Stellung zu umsatzsteuerlichen Besonderheiten. Sind alle Zweifel zu umsatzsteuerlichen Sachverhalten ausgeräumt, ist kein Raum mehr für eine Umsatzsteuer-Nachschau.

Weitere mögliche Anlässe für eine Umsatzsteuer-Nachschau

Folgende Sachverhalte führen ebenfalls zu einem erhöhten Risiko einer Umsatzsteuer-Nachschau:

  • Ihr Unternehmen wurde erst vor kurzem erworben.
  • Im letzten Voranmeldezeitraum haben Sie ungewöhnlich hohe Anschaffungen getätigt.
  • Es bestehen Geschäftsbeziehungen ins Ausland.
  • Es wurden Vorsteuerberichtigungen zu Ihren Gunsten vorgenommen.
  • Sie arbeiten verstärkt mit Subunternehmern zusammen.
  • Die Umsatzsteuerzahllast in Ihrer Umsatzsteuererklärung weicht erheblich von der früherer Jahre ab.
  • Sie tätigen wiederholt Geschäfte mit nahestehenden Personen.
  • Die letzte Betriebsprüfung hat Unregelmäßigkeiten bei der Umsatzsteuer ergeben.

Wie sollten Sie sich bei der Umsatzsteuer-Nachschau verhalten?

Damit die USt-Nachschau schnell und unproblematisch abläuft, sollten Sie folgende Verhaltensregeln verinnerlichen:

  • Rufen Sie unverzüglich Ihren Steuerberater wegen der Umsatzsteuer-Nachschau an und bitten Sie ihn, an der Sonderprüfung teilzunehmen.
  • Der Prüfer muss sich bei Erscheinen ausweisen. Lassen Sie sich den Ausweis zeigen und rufen Sie ggf. bei der Finanzverwaltung an.
  • Legen Sie dem Prüfer bereitwillig die angeforderten Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen vor, die für die Nachschau relevant sind.
  • Neuerdings ist der Prüfer dazu berechtigt, auf Ihre elektronisch gespeicherten Aufzeichnungen zuzugreifen. Tipp: Erledigen Sie Ihre Umsatzsteuer-Angelegenheiten auf einem extra dafür eingerichteten PC. Der Prüfer bekommt dann keine anderen Daten zu sehen.
  • Verhalten Sie sich kooperativ, beantworten Sie die Fragen aber kurz und knapp.
  • Der Finanzbeamte ist im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau nicht dazu berechtigt, vor Ort Geld von Ihnen zu verlangen. Tut er es trotzdem, handelt es sich um einen Betrüger. Verständigen Sie in diesem Fall unbedingt sofort die Polizei.

Info

Häufige Fragen zur Umsatzsteuer-Nachschau

Damit Sie sich schnell einen Überblick verschaffen können, haben wir die drei häufigsten Fragen zur Umsatzsteuer-Nachschau zusammengefasst.

  1. Welches Datum zählt bei der Umsatzsteuer?
    Umsatzsteuerlich erfasst wird beispielsweise eine Lieferung zum Zeitpunkt des auszuweisenden Leistungsdatums. Ist der Zeitpunkt falsch beurteilt, ist die Umsatzsteuererklärung fehlerhaft.
  2. Was passiert, wenn das Finanzamt die Umsatzsteuer nicht abbuchen kann?
    Wird die Umsatzsteuer nicht rechtzeitig überwiesen, fallen Versäumnisgebühren von 1 % pro Monat an – außerdem Mahngebühren. Darüber hinaus kann das Finanzamt Forderungen ohne gerichtlichen Beschluss vollstrecken. Das Geld kann also auch schon nach einer Woche von Vollziehungsbeamten gepfändet werden.  
  3. Wann kommt es zur Umsatzsteuer-Nachschau?
    Wie bereits beschrieben, kommt es besonders häufig während der Existenzgründungsphase eines Unternehmens dazu, dass eine Nachschau durchgeführt wird.