Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bei Registrierkassen: Jetzt müssen Unternehmer handeln

Für die meisten Nutzer von elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen war der 31. März 2021 ein wichtiges Datum. Denn an diesem Tag lief die zweite verlängerte Frist zur Aufrüstung der Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ab. Was Sie zu den neuen Regelungen wissen müssen und wann eine Fristverlängerung zur Aufrüstung bis zum 30.9.2021 noch möglich ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Darum geht es

Wird in einem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, müssen alle Einzeldaten der Kasse unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Um Manipulationen an diesen Grundaufzeichnungen zu verhindern, sollen die Kassendaten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden (§ 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung).

Das Finanzamt wird mit der TSE in der Lage sein, mit speziell geschulten Kassenprüfern den Kassenspeicher auszulesen und mögliche Manipulationen zu lokalisieren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kassendaten nicht nachträglich verändert werden.

Aufrüstung der Kasse mit der TSE: Vorgaben und Fristen

Ursprüngliche Frist: Ursprünglich sollte jedes elektronische Kassensystem bis zum 1. Januar 2020 mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der Daten aufgerüstet werden.

Nichtbeanstandungsregelung I: Da die Hersteller der TSE nicht sicherstellen konnten, die Nachfrage zur Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme bis zum 1.1.2020 zu bedienen, hat das Bundesfinanzministerium eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung beschlossen. Demnach hatte es steuerlich keine negativen Konsequenzen, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme bis zum 30. September 2020 noch nicht über die TSE verfügten (BMF, Schreiben v. 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002:001).

Nichtbeanstandungsregelung II: Nachdem das Bundesfinanzministerium eine über den 30.9.2020 hinausgehende Nichtbeanstandungsregelung abgelehnt hat, hatten 15 Bundesländer (ohne Bremen) eine weitere Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 beschlossen. Begründung der Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung: Die Verzögerungen in Herstellung, Auftragsvergabe und Installation der TSE aufgrund der Corona-Krise und die noch fehlende Möglichkeit, die Daten der TSE in einer Cloud zu speichern. Damit dieser erneute Aufschub zur Anwendung kommt, müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Nichtbeanstandungsregelung III: Aufgrund der Corona-Pandemie und aufgrund von technischen Schwierigkeiten bei cloud-basierten TSE-Lösungen können Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen eine Fristverlängerung für die Umrüstung bis zum 30. September 2021 beantragen.

Voraussetzungen für die TSE-Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021

Um von der Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 zu profitieren, mussten Sie je nach Bundesland, in dem Ihr Unternehmen steuerlich erfasst ist, folgende Voraussetzungen erfüllen:

Baden-Württemberg

  • Nachweis, dass die Aufrüstung bis 30.9.2020 nicht möglich war.
  • Nachweis, dass vor dem 1.10.2020 eine verbindliche Bestellung der TSE oder ein Auftrag zur Aufrüstung um die TSE erfolgt ist.

Berlin, Brandenburg

  • Nachweis, dass bis zum 31.8.2020 ein konkreter Termin zur Aufrüstung der elektrischen Kassensysteme vereinbart wurde.
  • Bescheinigung der Fachfirma, dass die Aufrüstung um die TSE bis zum 30.9.2020 nicht umgesetzt werden konnte.

Bayern, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen

  • Nachweis, dass bis zum 30.9.2020 bei einem Hersteller die Aufrüstung der TSE bestellt bzw. beauftragt wurde.
  • Nachweis, dass die Installation einer cloudbasierten TSE vorgesehen ist, eine solche Lösung allerdings noch nicht verfügbar war.
  • Ausnahme Sachsen: Hier muss die Bestellung bzw. Beauftragung bereits bis zum 31.8.2020 erfolgen.

Voraussetzungen für die TSE-Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2021

In wie vielen Bundesländern diese dritte Nichtbeanstandungsregelung umgesetzt wird, ist noch nicht ganz klar. Erste Pressemitteilungen und Verfügungen gibt es bereits aus Bayern und Sachsen.

Danach kommt es zur Nichtbeanstandung, wenn beispielsweise folgende Nachweise erbracht werden können:

  • TSE wurde bis zum 31.3.2021 verbindlich bestellt, der Unternehmer konnte wegen der Corona-Krise jedoch die Investitionskosten nicht aufbringen.
  • TSE wurde bis 31.3.2021 bestellt, der Hersteller der TSE ist jedoch nicht in der Lage, die TSE-Lösung zu liefern.
  • Es ist bereits eine cloud-basierte TSE-Lösung implementiert, sie funktioniert jedoch noch nicht, weil die technischen Voraussetzungen noch nicht geschaffen wurden.
  • Implementierung der TSE ist bereits erfolgt, es fehlt jedoch noch die Zertifizierung.
  • Die cloud-basierte TSE-Lösung wurde bis 31.3.2021 bestellt, aber wegen technischer Probleme noch nicht installiert.

Achtung

Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt

Beantragen Sie die Anwendung der Nichtbeanstandungsregelung III bis zum 30.9.2021, erwartet das Finanzamt einen ausführlich begründeten und mit Nachweisen versehenen Antrag.

Verhaltensknigge falls Sie bis 31. März 2021 keine TSE eingebaut haben

Sollten Sie dann am 31. März 2021 noch keine Aufrüstung mit der TSE haben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Spielen Sie mit offenen Karten und schildern Sie, warum es bis zum 31.3.2021 noch zu keiner Aufrüstung mit der TSE gekommen ist.
  • Legen Sie Schriftverkehr oder Mails vor, denen zu entnehmen ist, dass der Termin zur Aufrüstung bis zum 31. März 2021 geplant war. Im Zweifel bitten Sie das Fachunternehmen um eine Bestätigung.
  • Begründen Sie die Verzögerungen plausibel mit der Corona-Krise, dürfte das Finanzamt beide Augen zudrücken und es drohen steuerlich keine negativen Konsequenzen.
  • Bei Verzögerungen wegen der Corona-Krise sollte die Umrüstung natürlich so schnell wie möglich und so nahe wie möglich um den 31. März 2021 herum erfolgen.

Da nicht zu erwarten ist, dass eine vierte Nichtbeanstandungsregelung erfolgt, sollten Unternehmer, die bis zum 31.3.2021 noch keine funktionierende TSE-Lösung implementiert haben, alles daransetzen, dass die Kassensysteme bis spätestens 30.9.2021 aufgerüstet werden.

Bleiben Sie in engem Kontakt mit dem Hersteller und haken Sie, wenn nötig wöchentlich, nach, wann mit der Implementierung gerechnet werden kann. Bewahren Sie Unterlagen und Schriftverkehr auf, wenn es von Seiten des Herstellers Lieferprobleme gibt.

Was passiert, wenn meine Kasse nicht mit der TSE aufrüstbar ist?

Wurden nach dem 26.11.2010 und vor dem 1.1.2020 elektronische Registrierkassen angeschafft, die zwar den Anforderungen des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 entsprechen, aber bauartbedingt nicht um die TSE aufgerüstet werden können, dürfen diese Kassen ausnahmsweise ohne TSE bis einschließlich 31.12.2022 weiterverwendet werden.

Wie viel kostet mich die Aufrüstung meiner Kasse um die TSE?

Wieviel die Umrüstung des elektronischen Aufzeichnungssystems um die TSE kostet, hängt davon ab, um welches Kassensystem es sich handelt. Doch durchschnittlich müssen mit Umrüstkosten von ca. 300 EUR je elektronischem Kassensystem kalkuliert werden. Nutzen Sie in Ihrem Betrieb also zehn elektronische Kassen, müssen Sie in die Umrüstung ca. 3.000 EUR investieren.

Wie werden die Kosten der erstmaligen Implementierung einer TSE steuerlich behandelt?

Dazu, wie die Kosten der erstmaligen Implementierung der TSE steuerlich behandelt werden, hat das Bundesfinanzministerium klare Vorstellungen. Nach einem Schreiben vom 21.8.2020 gilt hinsichtlich der Kosten Folgendes:

Vereinfachungsregelung: Sofortabzug aller Kosten für die Implementierung der TSE

Es wird vom Bundesfinanzministerium nicht beanstandet, wenn Sie die Kosten für die nachträgliche Aufrüstung Ihrer Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten der Schnittstelle für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen.

Machen Sie von dieser Ausnahmeregelung – aus welchen Gründen auch immer – keinen Gebrauch, gilt steuerlich bezüglich der anfallenden Kosten im Zusammenhang mit der TSE Folgendes:

Steuerliche Behandlung der TSE als USB-Stick/micro SD-Karte

Wird die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehenden TSE als USB-Stick oder als (micro)-SD-Karte angeboten, handelt es sich hierbei um ein eigenständiges Wirtschaftsgut, dessen Anschaffungskosten auf drei Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen. Ein Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus, weil die TSE ohne das Kassensystem nicht eigenständig nutzbar ist.

Steuerliche Behandlung der TSE mit festem Einbau

Wird die TSE direkt als Hardware fest in das Kassensystem eingebaut, handelt es sich bei den Kosten um nachträgliche Anschaffungskosten der Kasse. Ist die Kasse noch nicht vollständig abgeschrieben, sind die Kosten der TSE dem Restbuchwert der Kasse hinzu zu aktivieren und auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben.

Weitere Kosten im Zusammenhang mit der TSE

Laufende Zahlungen für sogenannte Cloud-Lösungen dürfen sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Kosten für die Implementierung der digitalen Schnittstelle stellen Anschaffungsnebenkosten der TSE dar und sind abzuschreiben.