GWG: Geringwertige Wirtschaftsgüter korrekt abschreiben

Benötigt ein Unternehmer oder eine Unternehmerin zur Minderung des Gewinns und der Steuerlast dringend Betriebsausgaben, kann das beim Kauf von betrieblichen Anlagevermögen erreicht werden. Voraussetzung: Der Unternehmer bzw. die Unternehmerin kauft Gegenstände, die selbstständig nutzbar sind und deren Nettoanschaffungskosten nicht über 800 Euro liegen (= Kauf von GWG). Der steuerliche Clou: Hier winkt ein Sofortabzug der Anschaffungskosten als Betriebsausgaben. Im folgenden Praxisbeitrag erhalten Sie die interessantesten Infos über Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

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Definition

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Grundsätzlich gilt beim Kauf von betrieblichem Anlagevermögen, dass sich die Anschaffungskosten im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung auf mehrere Jahre verteilt als Betriebsausgaben auswirken. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) im Netto-Preissegment bis 800 Euro muss dagegen nicht abgeschrieben werden. Hier kann sich das Unternehmen auch für den Sofortabzug als Betriebsausgabe entscheiden. 

Unter dem Anlagevermögen versteht das Finanzamt alle Güter, die Sie in Ihrem Betrieb längerfristig einsetzen, um Ihr Unternehmen "am Laufen" zu halten. Um Anlagevermögen handelt es sich also, wenn Gegenstände nicht zum Verkauf bestimmt sind. Beispiele für solche geringwertigen Wirtschaftsgüter sind:

  • Werkzeuge
  • Bürostühle
  • Büromöbel
  • Multifunktionsgeräte mit Kopierfunktion
  • Kaffeemaschine

Voraussetzung zur Einstufung als GWG

Es reicht für den Sofortabzug der Anschaffungskosten als Betriebsausgaben bei GWG nicht nur aus, dass die Nettoanschaffungskosten der Gegenstände nicht mehr als 800 Euro betragen. Das Wirtschaftsgut muss vielmehr beweglich, abnutzbar und selbständig nutzbar sein, also ohne weitere Gegenstände und Geräte genutzt werden können.

Typische geringwertige Wirtschaftsgüter – Beispiele

Typische GWG sind folgende Anlagegegenstände, weil diese nach ihrer Zweckbestimmung ohne andere Gegenstände genutzt werden können:

  • Einrichtungsgegenstände wie Möbel
  • Bibliothek
  • Steh-, Tisch- und Hängelampen
  • Multifunktionsgerät mit Scan-, Druck-, Fax- und Kopierfunktion
  • Paletten
  • Werkzeuge wie Hammer, Säge oder Meißel

Achtung

Selbstständige Nutzbarkeit klären

Für eine Einordnung als GWG ist die selbstständige Nutzbarkeit entscheidend. Hier kommt es in der Praxis immer wieder zu Problemen, z.B. im Fall einer Betriebsprüfung. Beispielsweise ist ein Drucker kein GWG, ein Multifunktionsgerät mit Kopiermöglichkeit dagegen schon.

Auch bei Computerprogrammen kann es zu Abgrenzungsproblemen kommen. Sogenannte Trivialprogramme werden von der Finanzverwaltung normalerweise als GWG anerkannt. Hierbei handelt es sich um eher günstige Programme, die für die Allgemeinheit käuflich zu erwerben sind. Aufwändig programmierte Programme, die nur einem kleinen Nutzerkreis zur Verfügung stehen, werden meist als GWG anerkannt, wenn sie nicht mehr als 1.000 Euro kosten. Das gilt auch dann, wenn die beiden weiteren Voraussetzungen für den Ansatz als geringwertiges Wirtschaftsgut, die Beweglichkeit und Abnutzbarkeit, nicht gegeben sind.

In Zweifelsfällen sollten Sie sich vorher mit Ihrem Steuerberater abstimmen, um Klarheit zu erhalten.

Was ist kein GWG und aus welchem Grund?

Im Grunde zählen alle Wertgegenstände dazu, die nicht selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind. Somit erfüllen Sie gemäß EStG nicht die Definition von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Dazu gehören beispielsweise:

  • Monitor für PC (funktioniert ohne PC nicht)
  • Drucker (funktioniert ohne PC nicht)
  • Maschinenwerkzeug wie Fräser oder Bohrer (Werkzeug funktioniert ohne Maschine nicht)

Berechnung der Anschaffungskosten von GWG

Im Normalfall ist die Berechnung der Anschaffungskosten eines geringwertigen Wirtschaftsguts einfach: Sie ziehen vom Kaufpreis die Umsatzsteuer ab und erhalten die Anschaffungskosten. Allerdings können auch Nachlässe oder andere Positionen den Nettopreis mindern. Die Netto-Anschaffungskosten von GWG errechnen Sie dann wie folgt:

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Kaufpreis
- Umsatzsteuer (19 / 7 %)
- Rabatte, Skonto o.ä.
- Zuschüsse
- Rücklage für Ersatzbeschaffung
- Investitionsabzugsbetrag
= Netto-Anschaffungspreis

Info

Beispiel für die Berechnung der Anschaffungskosten

Ein Wirtschaftsgut kostet 1.300 Euro netto. Der Verkäufer gewährt einen Rabatt von 5 %. Der Unternehmer hat schon im Vorjahr geplant, das Wirtschaftsgut anzuschaffen und daher vom Nettowert bereits einen Investitionsabzugsbetrag von 40 % = 520 Euro abgezogen. Der Netto-Anschaffungswert beträgt damit abzüglich Rabatt 715 Euro, die der Unternehmer als GWG ansetzen kann.

Besonderheit der Berechnung der Anschaffungskosten bei Einlage in das Betriebsvermögen

Wollen Sie ein Wirtschaftsgut aus dem Privatbereich in Ihren Betrieb übernehmen (z.B. eine Lampe oder einen Stuhl, den Sie bisher privat genutzt haben), geht man bei der Prüfung für GWG-Abschreibung nicht vom ursprünglichen bezahlten Kaufpreis aus. Für Sie ist dann der so genannte Einlagewert maßgeblich.

Der Einlagewert wird berechnet, wenn die Anschaffung bis zu 3 Jahre zurückliegt. Dann gilt: 

Anschaffungspreis brutto minus fiktive Abschreibung = Restwert bzw. „Anschaffungspreis“ zum Zeitpunkt Ihrer Einlage.

Die GWG-Abschreibung müssen Sie auch abziehen, wenn Sie sie nicht steuerlich geltend gemacht haben. Man spricht dann von fiktiver Abschreibung: Liegt die Anschaffung mehr als 3 Jahre zurück, können Sie den Einlage- bzw. Restwert schätzen.

GWG korrekt abschreiben: Das müssen Sie wissen

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzungen für den Sofortabzug der Anschaffungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter, hat er verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten, Wahlrechte und Aufzeichnungspflichten. Diese Aspekte der GWG-Abschreibung stellen wir Ihnen in den folgenden Passagen vor.

Gesetzliche Grundlage zur GWG-(Voll-)Abschreibung

Dass für GWG ein Sofortabzug in Betracht kommt, kann den Ausführungen zu § 6 Abs. 2 EStG und den dazugehörigen Einkommensteuerrichtlinien und Einkommensteuerhinweisen entnommen werden.

GWG-Grenze

Je nach Höhe des Kaufpreises stehen Ihnen 3 Varianten zur vereinfachten GWG-Abschreibung solcher Gegenstände bzw. Wirtschaftsgüter zur Verfügung. Für die Einordnung der geringwertigen Wirtschaftsgüter in die einzelnen Preisspannen gelten die Netto-Anschaffungskosten. Es gelten für getätigte Investitionen folgende GWG-Höchstgrenzen:

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Kaufpreis netto
Kaufpreis nettobis 250 Euro250,01 Euro bis 800 Euro250,01 Euro bis 1000 Euro
Kaufpreis Sofortabzug als Betriebsausgaben Sofortabzug als Betriebsausgaben oder Bildung eines Sammelpostens Bildung eines Sammelpostens, der gleichmäßig auf 5 Jahre abgeschrieben wird

Anmerkung: Die GWG-Grenze zur Sofortabschreibung beträgt seit 2018 800 Euro. Es kann jedoch vorkommen, dass es in Zukunft eine neue GWG-Grenze gibt. Der Artikel wird dann entsprechend angepasst.

Achtung

Sonderfall Kleinunternehmer

Alle Wertgrenzen sind immer netto zu verstehen, das gilt auch wenn Sie Kleinunternehmer oder Selbstständiger und somit nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind.

Beispiel: Ein Kleinunternehmer erwirbt einen Bürostuhl zu einem Preis von brutto 900 Euro. Das Möbelstück erlaubt eine GWG-Abschreibung, da sich der Nettopreis auf 756,30 Euro beläuft, auch wenn der Stuhl dann mit 900 Euro in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auftaucht.

Wann ist die Sofortabschreibung möglich?

Wählt ein Unternehmen für geringwertige Wirtschaftsgüter im Preissegment zwischen 250,01 Euro bis 800 Euro den Sofortabzug, wird dessen Gewinn sofort und in vollem Umfang um diesen Betrag reduziert. Jedoch kann es in diesem Jahr keine Poolabschreibung für GWG bis 1.000 Euro wählen. In einem Geschäftsjahr ist immer nur eine der beiden Möglichkeiten erlaubt, um GWG abzuschreiben. 

Wann ist die Poolabschreibung möglich?

Sammelposten heißt, dass Wirtschaftsgüter, die netto bis 1.000 Euro kosten, immer über fünf Jahre abgeschrieben werden. Und das unabhängig von der im Steuergesetz tatsächlich vorgegebenen Abschreibungsdauer. Die Gewinnminderung errechnet sich aus den Anschaffungskosten geteilt durch die Laufzeit der Abschreibung:

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Anschaffungskosten
AnschaffungskostenLaufzeitJährliche Minderung um
600 EUR 5 Jahre 120 EUR
  • Regulär oder Sammelposten: Wählt ein Unternehmen für geringwertige Wirtschaftsgüter im Preissegment zwischen 250,01 Euro und 800 Euro die reguläre GWG-Abschreibung, kann es für Gegenstände im Preissegment von 250,01 Euro bis 1.000 Euro in diesem Jahr keinen Sammelposten bilden.
    Ausnahme: In einem Sonderfall kann es doch einen Sammelposten und die Sofortabschreibung für GWG bis 800 Euro nebeneinander geben: wenn im Vorjahr ein Gegenstand im Sammelposten erfasst worden wäre und es im neuen Jahr zu nachträglichen Anschaffungskosten käme. Dann würden diese nachträglichen Anschaffungskosten ausnahmsweise neben der Sofortabschreibung bis 800 Euro in einem Sammelposten des laufenden Jahres erfasst.
     
  • Poolabschreibung: Die gleichmäßige GWG-Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre müssen Sie ohne Wenn und Aber leisten. Es bleibt sogar dabei, wenn ein Gegenstand des Sammelpostens verkauft, gestohlen oder beschädigt wird.
    Ausnahme: Eine einzige Ausnahme zur strengen Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre gibt es, wenn Sie ein geringwertiges Wirtschaftsgut bereits im Jahr des Kaufs wieder verkaufen oder entnehmen. Dann darf der Abgang vom Sammelposten abgezogen und als GWG-Sofortaufwand bei den Betriebsausgaben verbucht werden.

Info

Besonderheit bei Einrichtung des Sammelpostens

Entscheiden Sie sich für den GWG-Sammelposten, müssen Sie für das gesamte betreffende Jahr, z.B. 2022, alle Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto in den Sammelposten einbringen und über 5 Jahre abschreiben. Eine Einzelfallentscheidung, einen Vermögensgegenstand einmal in den Sammelposten einzulegen und für den nächsten eine GWG-Abschreibung vorzunehmen, besteht dann im laufenden Jahr nicht mehr!

Daher ist es wichtig, dass Sie sich vorher einen Überblick darüber verschaffen, wie sich Kosten und Gewinn verändern. Prüfen Sie mittels GWG-Rechner, was für Sie günstiger ist, bevor Sie sich zwischen Sofort- und Sammelabschreibung entscheiden.

Diese Aufzeichnungspflichten gelten für GWG

Je nachdem, in welchem Preissegment sich die geringwertigen Wirtschaftsgüter befinden und wie diese Anlagegegenstände steuerlich behandelt werden, gelten bestimmte Aufzeichnungspflichten in der steuerlichen Buchhaltung. Hier ein Überblick über die verschiedenen Vorgaben.

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Kaufpreis netto
Kaufpreis nettobis 250 Euro250,01 Euro bis 800 Euro250,01 Euro bis 1000 Euro
Aufzeichnungen Keinerlei Aufzeichnungspflichten Aufzeichnung in einem separaten Verzeichnis (Tag des Kaufs, Kaufpreis, Bezeichnung) Keinerlei Aufzeichnungspflichten

Die günstigste Abschreibung für GWG finden

So einfach sich die Regeln zu geringwertigen Wirtschaftsgütern anhören, so kompliziert ist leider die Umsetzung in der Praxis. Denn bei Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro müssen Sie sich entweder für den Sofortabzug (auch: Sofortabschreibung) oder für die Bildung eines Sammelpostens entscheiden. Beide Methoden nebeneinander sind nicht erlaubt.

Sofortabschreibung oder Sammelposten?

Als Unternehmer haben Sie in der Regel das Ziel, einen möglichst geringen Gewinn auszuweisen. Daher ist meist die Sofortabschreibung als GWG für Sie günstiger. Es kann aber sein, dass Sie in einem Jahr ohnehin nur einen geringen Gewinn erzielen und erst in den kommenden Jahren wieder mehr Erlöse erreichen werden. Dann ist es ggf. besser, wenn Sie das laufende Jahr den Sammelposten nutzen. Damit generieren Sie auch für die nächsten vier Jahre Abschreibungen und können hier zusätzlich wieder die GWG Sofortabschreibungen nutzen. Um dieses System hinter den geringwertigen Wirtschaftsgütern zu verdeutlichen, dient folgendes Beispiel:

Beispiel

Unternehmerin Maier erwirbt für ihr Ladenlokal 10 Stehtische zu je 80 Euro, 5 massive Sessel für je 350 Euro und 3 Regale für je 1.000 Euro. Nun möchte sie wissen, wie sie den Kauf dieser Wirtschaftsgüter buchhalterisch so erfassen kann, dass möglichst hohe Betriebsausgaben anfallen - die auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht in Frage gestellt werden.

Für die 10 Stehtische ist ein Sofortabzug von 800 Euro Betriebsausgaben möglich, weil sie jeweils nicht mehr als 250 Euro kosten. Aufzeichnungen sind keine zu führen. Bei den Sesseln kann Frau Maier ebenfalls die Sofortabschreibung wählen, da die Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 800 Euro liegen. Das ergäbe einen Betriebsausgabenabzug von 1750 Euro.

Die Sessel müsste sie in einem Verzeichnis erfassen. Alternativ könnte sie die Sessel auch in einem Sammelposten führen. Schreibt sie die Sessel sofort ab, müssen allein die Regale über die reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Frau Maier könnte die 5 Sessel und 3 Regale aber auch als Sammelposten in einer Poolabschreibung zusammenfassen, weil sie jeweils mehr als 250 Euro kosten. Den Gesamtbetrag von 4750 Euro kann Frau Maier über die Nutzungsdauer von 5 Jahren abschreiben, jeweils 950 Euro pro Jahr. Da Unternehmerin Maier nun entscheiden muss, ob sie bei den Sesseln die Sofortabschreibung oder doch lieber die Sammelpostenmethode wählt, muss sie die Varianten der Abschreibung in einer Rechnung vergleichen:

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Variante 1
Variante 1Betrag
Sofortabschreibung Stehtische 800 Euro
Sofortabschreibung Sessel 1750 Euro
Reguläre Abschreibung Regale 230 Euro (3.000 Euro auf 13 Jahre abgeschrieben)
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs bei Variante 1 gesamt2780 Euro

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Variante 2
Variante 2Betrag
Sofortabschreibung Stehtische 800 Euro
Sammelposten Sessel/Regale 950 Euro
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs bei Variante 2 gesamt1750 Euro

Fazit

Bewertung der beiden Varianten

Mit Variante 1 würde Frau Maier ihren Gewinn des laufenden Jahres deutlich stärker senken als mit Variante 2, weil der Betriebsausgabenabzug deutlich höher ist. Der Idealfall wie bei Frau Maier ist wohl die Ausnahme. Denn sicherlich werden über das Jahr verteilt deutlich mehr GWG in den verschiedenen Preisklassen gekauft. Um am Jahresende eine Vergleichsrechnung aufstellen zu können, sollten Unternehmer bereits während des Jahres 3 Konten für die verschiedenen Preissegmente anlegen und die jeweiligen geringwertigen Wirtschaftsgüter auf diesen Konten verbuchen. Dann lässt sich die beste Variante schnell errechnen.

Tipp

GWG-Rechner zur Ermittlung der günstigsten Abschreibung

Möchten Sie wissen, wie Sie bei der GWG-Abschreibung am meisten Steuern sparen? Nutzen Sie einfach unseren GWG-Rechner, um die bestmögliche Abschreibung zu berechnen. So vermeiden Sie, dem Finanzamt Geld zu schenken.

GWG in der Buchhaltung: Auf welches Konto wird bei welcher Abschreibung gebucht?

Entscheidet sich ein Unternehmer für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Nettoanschaffungskosten bis 800 für den Sofortabzug, bucht er die Anschaffungskosten entweder direkt auf ein Aufwandskonto oder auf das Konto „GWG“ und schreibt den Wert dieses GWG-Kontos am Ende des Jahres in voller Höhe gewinnmindernd ab.

Entscheidet sich der Unternehmer hingegen für die Sammelpostenabschreibung, wird für jedes Geschäftsjahr ein eigenes Sammelposten-Konto angelegt (z.B. Sammelposten 2019; ab 2020 neues Konto Sammelposten 2020, etc.). Die Sammelposten-GWG sind dann auf 5 Jahre verteilt abzuschreiben.

GWG: So sparen Sie beim Jahresabschluss Steuern

Das endgültige Wahlrecht, ob für GWG der Sofortabzug, die Sammelpostenabschreibung oder die reguläre lineare oder degressive Abschreibung angewandt wird, kann ein Unternehmer je nach individueller Gewinnsituation am Ende des Geschäftsjahres ausüben. Wie während des Jahres gebucht wurde, spielt keine Rolle. Bei einem Wechsel der während des Jahres gewählten Methode kann es zum Jahresende zu Anpassungsbuchungen kommen. 

Um bei einer Jahre später stattfindenden Betriebsprüfung nicht in Nachweisprobleme zu geraten, sollten zu den Anpassungsbuchungen wegen des Wechsels des Wahlrechts zum Jahresende detaillierte und nachvollziehbare Aufzeichnungen geführt und im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Investitionsabzugsbetrag bilden und so geringwertige Wirtschaftsgüter kreieren

Der Investitionsabzugsbetrag ist eines der beliebtesten Modelle für Unternehmen, um Steuern zu sparen. Und das unabhängig davon, ob Sie geringwertige Wirtschaftsgüter kaufen oder größere Anschaffungen tätigen wollen. Was viele Unternehmer aber nicht wissen: Sie können den Investitionsabzugsbetrag dazu nutzen, für das Folgejahr GWG zu bilden!

Wie das geht, zeigt dieses Rechenbeispiel:
Planen Sie den Kauf von geringwertigen Wirtschaftsgütern im Preissegment von bis zu 1.333 Euro netto und erfüllen Sie die Voraussetzungen für den Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG, können Sie solche Gegenstände als GWG bis 100 Euro kreieren.

Beispiel: Sie planen den Kauf von 20 Smartphones für Ihre Mitarbeiter im Wert von jeweils 1.200 Euro zzgl. 228 Euro Umsatzsteuer. Eigentlich wäre hier kein Sofortabzug als GWG möglich, da die Kosten die Abschreibungsgrenze von 1000 Euro überschreiten.

Gewinnermittlung Jahr 01: Bildung Investitionsabzugsbetrag Investitionsabzugsbetrag für Smartphones: (40% von 24.000 Euro)

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Investitionsabzugsbetrag für Smartphones
Investitionsabzugsbetrag für Smartphones Gewinnminderung
(40% von 24.000 Euro) -9.600 Euro

Gewinnermittlung Jahr des Kaufs 02: Schritt 1 - Auflösung des Investitionsabzugsbetrags

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Vorgang
Vorgang Gewinnerhöhung/-minderung Jahr 02
Auflösung des Investitionsabzugsbetrags aus Jahr 01 9.600 Euro
Kompensation des Auflösungsbetrags durch Reduzierung der Anschaffungskosten um den Investitionsabzugsbetrag -9.600 Euro
Auswirkung der Auflösung des Investitionsabzugsbetrags in Jahr 02 0 Euro

Gewinnermittlung Jahr 02: Schritt 2 – Ermittlung Abschreibung Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro)

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Vorgang
Vorgang Ermittlung Abschreibung
Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro) 14.400 Euro (Kaufpreis je Handy 720 Euro)
Sofortabzug für GWG möglich Ja, da Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro betragen
Sofortabzug in Jahr 02 Gewinnminderung 14.400 Euro