GWG: Geringwertige Wirtschaftsgüter korrekt abschreiben

Benötigt ein Unternehmer zur Minderung seines Gewinns und seiner Steuerlast dringend Betriebsausgaben, kann das beim Kauf von betrieblichen Anlagevermögen erreicht werden. Voraussetzung: Der Unternehmer kauft Gegenstände, die selbstständig nutzbar sind und deren Nettoanschaffungskosten nicht über 800 Euro liegen (= Kauf von GWG). Der steuerliche Clou: Hier winkt ein Sofortabzug der Anschaffungskosten als Betriebsausgaben. Im folgenden Praxisbeitrag erhalten Sie die interessantesten Infos über Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Definition

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Grundsätzlich gilt beim Kauf von betrieblichem Anlagevermögen, dass sich die Anschaffungskosten im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung auf mehrere Jahre verteilt als Betriebsausgaben auswirken. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) im Netto-Preissegment bis 800 Euro muss dagegen nicht abgeschrieben werden. Hier kann sich der Unternehmer auch für den Sofortabzug als Betriebsausgabe entscheiden. 

Unter dem Anlagevermögen versteht das Finanzamt alle Güter, die Sie in Ihrem Betrieb längerfristig einsetzen, um Ihr Unternehmen "am Laufen" zu halten. Um Anlagevermögen handelt es sich also, wenn Gegenstände nicht zum Verkauf bestimmt sind. Beispiele für solche geringwertigen Wirtschaftsgüter sind Werkzeuge, Bürostühle, Büromöbel, Multifunktionsgeräte mit Kopierfunktion oder auch die Kaffeemaschine. 

Voraussetzung zur Einstufung als GWG

Es reicht für den Sofortabzug der Anschaffungskosten als Betriebsausgaben bei GWG nicht nur aus, dass die Nettoanschaffungskosten der Gegenstände nicht mehr als 800 Euro betragen. Das Wirtschaftsgut muss vielmehr beweglich, abnutzbar und selbständig nutzbar sein, also ohne weitere Gegenstände und Geräte genutzt werden können.

Typische geringwertige Wirtschaftsgüter – Beispiele

Typische GWG sind folgende Anlagegegenstände, weil diese nach ihrer Zweckbestimmung ohne andere Gegenstände genutzt werden können:

  • Einrichtungsgegenstände wie Möbel
  • Bibliothek
  • Steh-, Tisch- und Hängelampen
  • Multifunktionsgerät mit Scan-, Druck-, Fax- und Kopierfunktion
  • Paletten
  • Werkzeuge wie Hammer, Säge oder Meißel

Was ist kein GWG und aus welchem Grund?

Im Grunde zählen alle Wertgegenstände dazu, die nicht selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind. Somit erfüllen Sie gemäß EStG nicht die Definition von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Dazu gehören beispielsweise:

  • Monitor für PC (funktioniert ohne PC nicht)
  • Drucker (funktioniert ohne PC nicht)
  • Maschinenwerkzeug wie Fräser oder Bohrer (Werkzeug funktioniert ohne Maschine nicht)

GWG korrekt abschreiben: Das müssen Sie wissen

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzungen für den Sofortabzug der Anschaffungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter, hat er verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten, Wahlrechte und Aufzeichnungspflichten. Diese stellen wir Ihnen in den folgenden Passagen vor.

Gesetzliche Grundlage zur GWG-(Voll-)Abschreibung

Dass für GWG ein Sofortabzug in Betracht kommt, kann den Ausführungen zu § 6 Abs. 2 EStG und den dazugehörigen Einkommensteuerrichtlinien und Einkommensteuerhinweisen entnommen werden.

GWG-Grenze

Je nach Höhe des Kaufpreises stehen Ihnen 3 Varianten zur vereinfachten Abschreibung solcher Gegenstände bzw. Wirtschaftsgüter zur Verfügung. Für die Einordnung der geringwertigen Wirtschaftsgüter in die einzelnen Preisspannen gelten die Netto-Anschaffungskosten. Es gelten für getätigte Investitionen folgende GWG-Höchstgrenzen:

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Kaufpreis netto
Kaufpreis nettobis 250 Euro250,01 Euro bis 800 Euro250,01 Euro bis 1000 Euro
Kaufpreis Sofortabzug als Betriebsausgaben Sofortabzug als Betriebsausgaben oder Bildung eines Sammelpostens Bildung eines Sammelpostens, der gleichmäßig auf 5 Jahre abgeschrieben wird

Anmerkung: Die GWG-Grenze beträgt seit 2018 800 Euro. Es kann jedoch vorkommen, dass es in Zukunft eine neue GWG-Grenze gibt. Der Artikel wird dann entsprechend angepasst.

Sofortabschreibung

Wählt ein Unternehmen für geringwertige Wirtschaftsgüter im Preissegment zwischen 250,01 Euro bis 800 Euro den Sofortabzug, kann es in diesem Jahr keine Poolabschreibung für GWG bis 1.000 Euro wählen. In einem Geschäftsjahr ist immer nur eine der beiden Möglichkeiten erlaubt, um GWG abzuschreiben. 

Poolabschreibung

  • Regulär oder Sammelposten: Wählt ein Unternehmer für geringwertige Wirtschaftsgüter im Preissegment zwischen 250,01 Euro und 800 Euro die reguläre Abschreibung, kann er für Gegenstände im Preissegment von 250,01 Euro bis 1.000 Euro in diesem Jahr keinen Sammelposten bilden.
    Ausnahme: In einem Sonderfall kann es doch einen Sammelposten und die Sofortabschreibung für GWG bis 800 Euro nebeneinander geben: wenn im Vorjahr ein Gegenstand im Sammelposten erfasst worden wäre und es im neuen Jahr zu nachträglichen Anschaffungskosten käme. Dann würden diese nachträglichen Anschaffungskosten ausnahmsweise neben der Sofortabschreibung bis 800 Euro in einem Sammelposten des laufenden Jahres erfasst.
     
  • Poolabschreibung: Die gleichmäßige Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre müssen Sie ohne Wenn und Aber leisten. Es bleibt sogar dabei, wenn ein Gegenstand des Sammelpostens verkauft, gestohlen oder beschädigt wird.
    Ausnahme: Eine einzige Ausnahme zur strengen Abschreibung des Sammelpostens über 5 Jahre gibt es, wenn Sie ein geringwertiges Wirtschaftsgut bereits im Jahr des Kaufs wieder verkaufen oder entnehmen. Dann darf der Abgang vom Sammelposten abgezogen und als GWG-Sofortaufwand bei den Betriebsausgaben verbucht werden.

Diese Aufzeichnungspflichten gelten für GWG

Je nachdem, in welchem Preissegment sich die geringwertigen Wirtschaftsgüter befinden und wie diese Anlagegegenstände steuerlich behandelt werden, gelten bestimmte Aufzeichnungspflichten in der steuerlichen Buchhaltung. Hier ein Überblick über die verschiedenen Vorgaben.

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Kaufpreis netto
Kaufpreis nettobis 250 Euro250,01 Euro bis 800 Euro250,01 Euro bis 1000 Euro
Aufzeichnungen Keinerlei Aufzeichnungspflichten Aufzeichnung in einem Verzeichnis (Tag des Kaufs, Kaufpreis, Bezeichnung) Keinerlei Aufzeichnungspflichten

Die günstigste Abschreibung für GWG finden

So einfach sich die Regeln zu geringwertigen Wirtschaftsgütern anhören, so kompliziert ist leider die Umsetzung in der Praxis. Denn bei Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro müssen Sie sich entweder für den Sofortabzug (auch: Sofortabschreibung) oder für die Bildung eines Sammelpostensentscheiden. Beide Methoden nebeneinander sind nicht erlaubt.

Beispiel

Um dieses System hinter den geringwertigen Wirtschaftsgütern zu verdeutlichen, hierzu ein Beispiel: Unternehmerin Maier erwirbt für ihr Ladenlokal 10 Stehtische zu je 80 Euro, 5 massive Sessel für je 350 Euro und 3 Regale für je 1.000 Euro. Nun möchte sie wissen, wie sie den Kauf dieser Wirtschaftsgüter buchhalterisch so erfassen kann, dass möglichst hohe Betriebsausgaben anfallen - die auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht in Frage gestellt werden.

Für die 10 Stehtische ist ein Sofortabzug von 800 Euro Betriebsausgaben möglich, weil sie jeweils nicht mehr als 250 Euro kosten. Aufzeichnungen sind keine zu führen. Bei den Sesseln kann Frau Maier ebenfalls die Sofortabschreibung wählen, da die Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 800 Euro liegen. Das ergäbe einen Betriebsausgabenabzug von 1750 Euro.

Die Sessel müsste sie in einem Verzeichnis erfassen. Alternativ könnte sie die Sessel auch in einem Sammelposten führen. Schreibt sie die Sessel sofort ab, müssen allein die Regale über die reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Frau Maier könnte die 5 Sessel und 3 Regale aber auch als Sammelposten in einer Poolabschreibung zusammenfassen, weil sie jeweils mehr als 250 Euro kosten. Den Gesamtbetrag von 4750 Euro kann Frau Maier über die Nutzungsdauer von 5 Jahren abschreiben, jeweils 950 Euro pro Jahr. Da Unternehmerin Maier nun entscheiden muss, ob sie bei den Sesseln die Sofortabschreibung oder doch lieber die Sammelpostenmethode wählt, muss sie die Varianten der Abschreibung in einer Rechnung vergleichen:

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Variante 1
Variante 1Betrag
Sofortabschreibung Stehtische 800 Euro
Sofortabschreibung Sessel 1750 Euro
Reguläre Abschreibung Regale 230 Euro (3.000 Euro auf 13 Jahre abgeschrieben)
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs bei Variante 1 gesamt2780 Euro

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Variante 2
Variante 2Betrag
Sofortabschreibung Stehtische 800 Euro
Sammelposten Sessel/Regale 950 Euro
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs bei Variante 2 gesamt1750 Euro

Fazit

Bewertung der beiden Varianten

Mit Variante 1 würde Frau Maier ihren Gewinn des laufenden Jahres deutlich stärker senken als mit Variante 2, weil der Betriebsausgabenabzug deutlich höher ist. Der Idealfall wie bei Frau Maier ist wohl die Ausnahme. Denn sicherlich werden über das Jahr verteilt deutlich mehr GWG in den verschiedenen Preisklassen gekauft. Um am Jahresende eine Vergleichsrechnung aufstellen zu können, sollten Unternehmer bereits während des Jahres 3 Konten für die verschiedenen Preissegmente anlegen und die jeweiligen geringwertigen Wirtschaftsgüter auf diesen Konten verbuchen. Dann lässt sich die beste Variante schnell errechnen.

Tipp

GWG-Rechner zur Ermittlung der günstigsten Abschreibung

Möchten Sie wissen, wie Sie bei der GWG-Abschreibung am meisten Steuern sparen? Nutzen Sie einfach unseren GWG-Rechner, um die bestmögliche Abschreibung zu berechnen. So vermeiden Sie, dem Finanzamt Geld zu schenken.

GWG in der Buchhaltung: Auf welches Konto wird bei welcher Abschreibung gebucht?

Entscheidet sich ein Unternehmer für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Nettoanschaffungskosten bis 800 für den Sofortabzug, bucht er die Anschaffungskosten entweder direkt auf ein Aufwandskonto oder auf das Konto „GWG“ und schreibt den Wert dieses GWG-Kontos am Ende des Jahres in voller Höhe gewinnmindernd ab.

Entscheidet sich der Unternehmer hingegen für die Sammelpostenabschreibung, wird für jedes Geschäftsjahr ein eigenes Sammelposten-Konto angelegt (z.B. Sammelposten 2019; ab 2020 neues Konto Sammelposten 2020, etc.). Die Sammelposten-GWG sind dann auf 5 Jahre verteilt abzuschreiben.

GWG: So sparen Sie beim Jahresabschluss Steuern

Das endgültige Wahlrecht, ob für GWG der Sofortabzug, die Sammelpostenabschreibung oder die reguläre lineare oder degressive Abschreibung angewandt wird, kann ein Unternehmer je nach individueller Gewinnsituation am Ende des Geschäftsjahres ausüben. Wie während des Jahres gebucht wurde, spielt keine Rolle. Bei einem Wechsel der während des Jahres gewählten Methode kann es zum Jahresende zu Anpassungsbuchungen kommen. 

Um bei einer Jahre später stattfindenden Betriebsprüfung nicht in Nachweisprobleme zu geraten, sollten zu den Anpassungsbuchungen wegen des Wechsels des Wahlrechts zum Jahresende detaillierte und nachvollziehbare Aufzeichnungen geführt und im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Investitionsabzugsbetrag bilden und so geringwertige Wirtschaftsgüter kreieren

Der Investitionsabzugsbetrag ist eines der beliebtesten Modelle für Unternehmer, um Steuern zu sparen. Und das unabhängig davon, ob Sie geringwertige Wirtschaftsgüter kaufen oder größere Anschaffungen tätigen wollen. Was viele Unternehmer aber nicht wissen: Sie können den Investitionsabzugsbetrag dazu nutzen, für das Folgejahr GWG zu bilden!

Wie das geht, zeigt dieses Rechenbeispiel:
Planen Sie den Kauf von geringwertigen Wirtschaftsgütern im Preissegment von bis zu 1.333 Euro netto und erfüllen Sie die Voraussetzungen für den Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG, können Sie solche Gegenstände als GWG bis 800 Euro kreieren.

Beispiel: Sie planen den Kauf von 20 Smartphones für Ihre Mitarbeiter im Wert von jeweils 1.200 Euro zzgl. 228 Euro Umsatzsteuer. Eigentlich wäre hier kein Sofortabzug als GWG möglich, da die Kosten die Abschreibungsgrenze von 800 Euro überschreiten.

Gewinnermittlung Jahr 01: Bildung Investitionsabzugsbetrag Investitionsabzugsbetrag für Smartphones: (40% von 24.000 Euro)

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Investitionsabzugsbetrag für Smartphones
Investitionsabzugsbetrag für SmartphonesGewinnminderung
(40% von 24.000 Euro) -9.600 Euro

Gewinnermittlung Jahr des Kaufs 02: Schritt 1 - Auflösung des Investitionsabzugsbetrags

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Vorgang
VorgangGewinnerhöhung/-minderung Jahr 02
Auflösung des Investitionsabzugsbetrags aus Jahr 01 9.600 Euro
Kompensation des Auflösungsbetrags durch Reduzierung der Anschaffungskosten um den Investitionsabzugsbetrag -9.600 Euro
Auswirkung der Auflösung des Investitionsabzugsbetrags in Jahr 02 0 Euro

Gewinnermittlung Jahr 02: Schritt 2 – Ermittlung Abschreibung Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro)

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Vorgang
VorgangErmittlung Abschreibung
Reduzierung des Kaufpreises um den Investitionsabzugsbetrag (24.000 Euro abzgl. 9.600 Euro) 14.400 Euro (Kaufpreis je Handy 720 Euro)
Sofortabzug für GWG möglich Ja, da Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro betragen
Sofortabzug in Jahr 02 Gewinnminderung 14.400 Euro