Betriebsausgaben: So gehen Sie steuerlich korrekt damit um

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die in einem Unternehmen auf Grund der betrieblichen Tätigkeit anfallen, sie müssen also betrieblich veranlasst sein. Sie können entweder vollständig oder teilweise von den Betriebseinnahmen abgesetzt, also abgezogen werden. Zudem verringern sie den Gewinn eines Unternehmens. Wie Sie mit Betriebsausgaben steuerlich richtig umgehen und Betriebsprüfungen und Nachfragen des Finanzamts vermeiden, zeigen wir Ihnen hier.

Was sind Betriebsausgaben?

Gemäß Einkommensteuergesetz (EStG) handelt es sich hierbei um alle Ausgaben, die ein Unternehmen hat, damit es seinen betrieblichen Zweck erfüllen kann. Es gibt Betriebsausgaben, die uneingeschränkt abgezogen werden können, z.B.:

Weiterhin gibt es Betriebsausgaben, die nur teilweise oder beschränkt abzugsfähig sind, z.B. Bewirtungskosten. 

Auch Betriebsunterbrechungsversicherungen gehören zu den betrieblichen Aufwendungen, weil Zahlungen im Schadensfall durch diese Versicherungen zu den zu versteuernden Einnahmen gehören. Wer plant, einen Betrieb zu kaufen, kann die entstehenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Selbst dann, wenn der Kauf nicht stattfindet, z.B. Beratungs- oder Prüfungskosten.

Zudem gibt es den Sonderfall, dass Betriebsausgaben nicht abzugsfähig oder abziehbar sind, obwohl sie betrieblich veranlasst sind. Das ist beispielsweise bei Geschenken an Personen der Fall, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind, soweit sie den Wert von 35 Euro übersteigen oder Verpflegungsmehraufwendungen, die über den gesetzlichen Pauschalen liegen. Auch Teilwertabschreibungen bleiben in der Regel bei der Gewinnermittlung unberücksichtigt.

Tipp

Für Betriebsausgaben gibt es eine Aufzeichnungspflicht

Diese müssen Sie über die Buchhaltung oder den Steuerberater mit Belegen gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Aus diesem Grund empfiehlt sich stets eine revisionssichere Archivierung. Hierfür gibt es spezielle Softwareprogramme, die Sie dabei unterstützen – Zum Beispiel Lexware archivierung.

Betriebsausgaben von A bis Z

Bei vielen Ausgaben erschließt sich auf den ersten Blick, dass sie sofort und in voller Höhe abzugsfähig sind, weil sie ausschließlich für betriebliche Zwecke anfallen. Beispiele für vollständig abziehbare Betriebsausgaben sind: 

  • Material- und Personalkosten
  • Raumkosten (Ausnahme ggf. häusliches Arbeitszimmer)
  • betriebliche Versicherungen
  • Reparaturleistungen
  • Instandhaltungen
  • Bankgebühren
  • Fachliteratur
  • Weiterbildungskosten
  • Abschreibungen
  • Beratungskosten
  • betriebliche Steuern

Es gibt aber verschiedene Fälle, in denen der Ansatz der Betriebsausgaben begrenzt ist. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bestimmte Aufwendungen auch im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen.

Bewirtungskosten

Auch wenn Bewirtungen betrieblich veranlasst sind und begründet werden müssen, geht der Gesetzgeber davon aus, dass es immer einen privaten Anteil gibt. Konkret liegt er bei 30 %. Das bedeutet, dass Sie nur 70 % des Nettobetrages, aber 100 % der Umsatzsteuer steuerlich geltend machen können. Trinkgelder können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn die Bedienung den Erhalt quittiert. Bewirtungskosten eigener Mitarbeiter sind hingegen vollständig von der Steuer abziehbar.

Reisekosten

Auch bei den Reisekosten lassen sich nicht alle Aufwendungen abziehen. Uneingeschränkt abziehbar sind in der Regel Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch für öffentliche Verkehrsmittel oder Parkgebühren. Für die Verpflegung dürfen Sie nur Pauschalen ansetzen. Sie liegen für inländische Geschäftsreisen pro Tag bei 14 Euro, wenn die beruflich bedingte Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden liegt und bei 28 Euro bei mehrtägiger Abwesenheit. Im Ausland liegen die Pauschalen bei den Betriebsausgaben höher. 

Ist eine Reise nicht ausschließlich geschäftlich veranlasst, sondern gibt es auch private Anteile, müssen die Aufwendungen entsprechend geteilt werden. Ausnahme: Beträgt der geschäftliche Anteil mindestens 90%, können Sie alle Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgaben ansetzen. Ähnliche Abgrenzungsprobleme können auch in anderen Fällen vorkommen, etwa, wenn die EDV oder das Smartphone in Teilen privat genutzt werden.

Firmen- und Dienstwagen

Die Kosten für Firmenwagen sind in der Regel vollständig absetzbar. Aber nur der Teil der Kosten, die betrieblich veranlasst sind. Wer sein Fahrzeug privat nutzt, erzielt einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Dieser kann mithilfe der Fahrtenbuch-Methode ermittelt werden. Was aber relativ aufwendig ist, weil jede Fahrt einzeln erfasst und nach betrieblichem und privatem Anlass unterschieden werden muss. Oder pauschal nach der 1%-Regel, bei der monatlich ein Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt wird. 

Meist ist es trotz höheren Aufwands besser, die Fahrtenbuch-Methode zu wählen. Hinzu kommt, dass 0,03 Prozent des Bruttolistenpreise pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz angerechnet wird. Die private Nutzung von Hybrid- und E-Fahrzeugen als Dienstwagen mit einem Anschaffungspreis bis 60.000 Euro wird nur mit 0,25% des Brutto-Listenpreises angesetzt. Bei teureren Fahrzeugen fallen 0,5% an. Bei Dienstfahrrädern muss auch 1% des Listenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Anders als bei Dienstwagen ist der Weg zur Arbeit aber steuerfrei. Auch Oldtimer können als Firmenwagen genutzt werden, wenn die betriebliche Nutzung überwiegt. Ein Vorteil gegenüber modernen Autos: Bei der 1%-Regel wird lediglich der historische, also der ehemalige Listenpreis, hinzugezogen.

Info

Beispiel

Ein Unternehmer hat einen Dienstwagen (Verbrenner) zu einem Listenpreis von 60.000 Euro angeschafft. Bei der 1%-Methode wird er mit monatlich mit 600 Euro versteuert. Ein anderer Unternehmer hat einen Oldtimer als Dienstwagen, der damals mit umgerechnet 10.000 Euro Listenpreis ausgewiesen wurde. Damit müssen nach der 1%-Regel lediglich 100 Euro monatlich versteuert werden.

Betriebliche Veranlassung

Betriebsausgaben können nur dann von Ihnen steuerlich abgesetzt werden, wenn eine eindeutige betriebliche Veranlassung vorliegt. Es muss sich demnach ausschließlich um Kosten handeln, die direkt mit dem Betrieb zusammenhängen oder zumindest subjektiv als dienlich empfunden werden.

Arten von Betriebsausgaben

Es gibt verschiedene Formen von Aufwendungen, die Sie als Betriebsausgaben absetzen könne. Wir haben für Sie die wichtigsten Arten zusammengefasst.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind beispielsweise die Gewerbesteuer. Zudem fallen sie z.B. bei Gründern im Jahr vor der eigentlichen Gründung an, etwa für Weiterbildungen, Messebesuche oder Fahrtkosten in Zusammenhang mit der bevorstehenden Gründung. Diese und ggf. weitere Kosten dürfen Sie als vorweggenommene Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um diese geltend machen zu können, muss der wirtschaftliche Zusammenhang mit der künftigen Tätigkeit erkennbar sein und ggf. auch von Ihnen belegt werden können. 

Nachträgliche Betriebsausgaben sind z. B. Schuldzinsen, die nach Schließung eines Unternehmens anfallen können. Zinsen zählen zu den wenigen Ausgaben, die noch von der Steuer absetzbar sind, obwohl es keine unternehmerische Tätigkeit mehr, aber noch einen Bezug hierzu gibt.

Teilweise und sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

Sofort abzugsfähige Aufwendungen sind Kosten, die Sie teilweise oder vollständig als Betriebsausgaben verbuchen können. Dazu zählen unter anderem:

  • Löhne und Gehälter
  • Sachzuwendungen
  • Sozialabgaben
  • Zinskosten
  • Rückstellungen
  • Abschreibungen

Hinzu kommen die teilweise abzugsfähigen Betriebskosten, die Sie im Rahmen der Nutzungsdauer absetzen können – also über einen längeren Zeitraum und nur mittels entsprechender Teilbeträge. Ausnahme sind die geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG).

Nicht oder nicht vollständig (beschränkt) abzugsfähige Betriebsausgaben

Im Steuergesetz ist genau vorgegeben, welche Aufwendungen Sie komplett absetzen können. Es gibt jedoch auch nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebskosten. Beispiele dafür haben wir Ihnen anhand § 4, 5 und 9 EStG:

  • Geschenke (mehr als 35 Euro)
  • Verpflegungskosten (höher als Pauschale)
  • Arbeitsweg
  • Häusliches Arbeitszimmer
  • Ordnungsgelder

Sonstige nicht bzw. beschränkt abziehbare Betriebsausgaben sind zudem 30 Prozent der Bewirtungskosten.

Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Es gibt Ausgaben, die sind prinzipiell unbeschränkt abzugsfähig. Dazu gehören zum Beispiel Versicherungen oder anfallende Kfz-Kosten. Auch Werbekosten können Sie als Betriebsausgaben abführen – egal, ob Werbung, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit bzw. Public Relations (PR). Denken Sie zudem daran, dass in diese Rubrik auch Bürokosten fallen.

Nachweis der Betriebsausgaben

In der Buchhaltung gilt stets das Prinzip, dass es keine Buchung ohne einen entsprechenden Beleg gibt. Diese müssen einwandfrei sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Trennung privater und betrieblicher Ausgaben

Die Betriebsausgaben von Freiberuflern und Einzelunternehmern stellen oft ein Problem dar. Denn hier ist es schwierig, die einzelnen Ausgaben strikt zu trennen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, direkt bei der Gründung bereits ein getrenntes Kontenmodell zu nutzen. Dies erleichtert sowohl Ihnen als auch Ihrem Steuerberater die Aufgabe und vereinfacht zudem die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Tipp

Ausgaben zwischen privater und beruflicher Nutzung aufteilen

Nicht immer lassen sich Ausgaben strikt zwischen beruflicher und privater Nutzung teilen, wie beispielsweise bei Reisekosten. In diesen Fällen lässt das Finanzamt eine Aufteilung zu. Sie müssen die Betriebsausgaben dafür in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Betrag aufteilen. Steuern werden Sie nur mit den abziehbaren Betriebsausgaben sparen. Sie müssen dem Finanzamt plausible Nachweise zu Ihrem Aufteilungsmaßstab liefern. Bei teils betrieblich, teils privat veranlassten Reisekosten würde das in Form einer Art Tagebuch geschehen.

Aufzeichnungspflicht

Sie sind als Unternehmer dazu verpflichtet, alle Nachweise für einen Geschäftsvorgang aufzuheben. Dies geschieht beispielsweise mittels Fakturen, Schriften, Belegen oder Geschäftspapieren. Sofern das Finanzamt eine Dokumentation Ihrer Betriebsausgaben verlangt, müssen Sie in der Lage sein, alles vorlegen zu können. Dies geschieht gemäß folgenden Vorschriften:

  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Abgabenordnung (AO): §§ 143 f.
  • Umsatzsteuergesetz (UStG): § 22
  • Einkommenssteuergesetz (EStG): $ 4 Abs. 3 Satz 5, $ 6 Abs. 2 und Abs. 2a, § 7 Abs. 2 Satz 3

Für die Betriebsprüfung bestens vorbereitet

Hierbei kommt es immer wieder vor, dass gerade strittige Geschäftsfälle, z.B. Kfz-Nutzung, Bewirtungs- und Reisekosten, besonders kritisch geprüft und häufig auch beanstandet werden. Um hier gut vorbereitet zu sein, hilft es nur, wenn Sie als Unternehmer in den genannten und natürlich auch anderen Fällen sorgfältig agieren und z.B. alle Belege sammeln und dokumentieren. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebsausgaben problemlos nachweisen können. Auch Fahrtenbücher müssen stets aktuell sein und Sie dürfen keine nachträglichen Änderungen vornehmen.

In vielen Betriebsprüfungen müssen Sie auch explizit detaillierte Aufstellungen vorlegen können, etwa bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Zudem muss eine rechtssichere Archivierung sichergestellt werden, bei der elektronische und Papierbelege für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Hier ist es sinnvoll, sich eng mit seinem Steuerberater oder der Buchhaltung abzustimmen, um keine Fehler und somit Steuernachzahlungen und ggf. Zinsen oder Bußgelder zu riskieren.

Tipp

Eine Software macht das korrekte Buchen leicht

Das Thema ist in Teilen hoch komplex, vor allem bei den nur beschränkt ansetzbaren Betriebsausgaben, bei Fahrtenbüchern oder Bewirtungskosten. Es gibt hierzu zahlreiche Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsurteile. Zudem sind die Anforderungen an die rechtssichere Dokumentation hoch. Häufig kommt es auch zum Streit mit dem Finanzamt um die Höhe der absetzbaren Kosten bzw. deren Aufteilung. Daher sollte man stets einen Steuerberater einbeziehen, um den größtmöglichen Vorteil erzielen zu können. Sofern Sie Ihre Buchhaltung selber machen, empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware, die Sie bei allen Belangen unterstützt.

Steuern sparen mit Betriebsausgaben

Mit Betriebsausgaben lassen sich legal jede Menge Steuern sparen. Wie Sie mit Betriebsausgaben steuerlich richtig umgehen und Betriebsprüfungen und Nachfragen des Finanzamts vermeiden, zeigen wir Ihnen hier.

Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen

Normalerweise müssen Sie Betriebsausgaben einzeln erfassen und mit Belegen gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Es gibt aber die Möglichkeit für bestimmte Berufsgruppen, Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Diese sind in § 3 Nr. 26 f. EStG geregelt.

  • Freiberufler
  • Übungsleiter
  • nebenberuflich tätige Personen mit einer wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Tätigkeit
  • Lehr- oder Prüfungskräfte
  • Tagesmütter

Die tatsächlichen Betriebsausgaben müssen nicht nachgewiesen werden. Die Nutzung von Pauschalen ist dann sinnvoll, wenn Sie nur geringe Umsätze aus seiner betrieblichen Tätigkeit generieren oder nur geringe Kosten haben. Ob eine Pauschale oder der Ansatz tatsächlicher Ausgaben günstiger ist, sollten Sie immer prüfen, indem Sie eine Übersicht über die tatsächlichen Ausgaben erstellen und dann entscheiden. Ein Wechsel zwischen Pauschale und dem Ansatz der tatsächlichen Kosten ist immer nur nach Ablauf eines Jahres möglich. 

Tipp

Berufsgruppen und Höchstgrenzen

  • Sind Sie selbstständig tätig oder fällt Ihr Arbeitsbereich in den schriftstellerischen bzw. journalistischen Bereich, können Sie 30 Prozent Ihrer pauschalen Betriebsausgaben ansetzen. Als maximale Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler sind 2.455 Euro möglich.
  • Sind Sie hingegen wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch tätig, beträgt die Pauschale für Ihre Betriebsausgaben 25 Prozent. Maximal möglich sind 614 Euro pro Jahr.
  • Als Tagesmutter dürfen Sie 300 Euro monatlich absetzen. Voraussetzung dafür ist jedoch ein Betreuungsangebot von acht Stunden am Tag.
  • Als selbstständige Hebamme betragen die absetzbaren Betriebsausgaben 25 Prozent, jedoch maximal 1.535 Euro pro Jahr.

Betriebsausgaben in Gewerbebetrieben

Als Gewerbetreibender, Kleinunternehmer oder Beschäftigter in der Land- und Fortwirtschaft können Sie die Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend machen. Abzugsfähig sind weiterhin:

  • Miete des Büros
  • Lohn bzw. Gehalt der Angestellten
  • Steuerberater, Anwalt oder Buchhaltungsprogramme
  • Versicherungen
  • Abschreibungen
  • Geschäftsreisen
  • Werbungskosten

Auch hier gilt, dass Bewirtungskosten meist nicht vollständig als Betriebsausgaben abzugsfähig sind.

Betriebsausgaben einer GmbH

Die Buchführung einer GmbH ist kompliziert. Das liegt unter anderem daran, dass hier eine Gewinnausschüttung an alle Gesellschafter stattfindet. Der Betriebsausgabenabzug ist ebenfalls nicht einfach. Abgesehen von der Tatsache, dass die Gewerbesteuer abzugsfähig ist, sind vor allem folgende steuerlichen Posten interessant:

Aufgepasst bei diesen besonderen Fällen

Oldies als Firmenwagen

Ob Auto-Fan, Antiquitäten-Liebhaber oder Kunst-Sammler: Viele Gesellschafter-Geschäftsführer liebäugeln damit, entsprechende Liebhaber-Stücke über die GmbH zu erwerben. Gelingt es, die Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen, erfolgt der Erwerb aus unversteuertem Geld. Diese Begünstigung bleibt auch dann erhalten, wenn der entsprechende Gegenstand nach der Abschreibung günstig ins Privatvermögen übernommen wird.

In der Regel macht das auch keine Probleme mit dem Finanzamt, wenn es um angemessene Wertgegenstände geht, z.B. die Ausstattung des Chef-Büros mit einem repräsentativen Gemälde eines regionalen Künstlers. In der Praxis gibt es aber Probleme mit den Finanzbehörden, sobald es um höhere Anschaffungskosten geht. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung wird der Einzelfall bewertet, um herauszufinden, was als Betriebsausgaben gilt und was nicht. Welchen Maßstab legen die Finanzbehörden hier an?

Bereits vor einigen Jahren hatte der Bundesfinanzhof (BFH) einen Rechtsstreit um die steuerliche Anerkennung der Kosten einer Yacht und zweier Oldtimer-Flugzeuge als Betriebsausgabe der GmbH entschieden. Das Finanzamt wollte dies nicht zulassen. Begründung: Es handelt sich um das Privatvergnügen der Gesellschafter-Geschäftsführer – selbst wenn damit gelegentlich Werbeveranstaltungen oder Incentiv-Reisen für Mitarbeiter und deren Angehörige veranstaltet wurden. Entscheidend ist die Vorschrift des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG. Danach dürfen die folgenden Betriebsausgaben den Gewinn nicht mindern: „Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen“.

Tipp

Oldtimer-Fahrzeuge

Die im konkreten Fall beurteilten Oldtimer-Flugzeuge sind in § 4 EStG zwar nicht ausdrücklich erwähnt. Im BFH-Urteil verweisen die Richter aber darauf, dass es auch dafür keine unterschiedliche steuerliche Behandlung gibt. Das bedeutet: Stellen Sie sich darauf ein, dass die Finanzbehörden auch bei ähnlich gelagerten Fällen auf dieses Urteil verweisen und die steuerliche Anerkennung von Kosten / AfA verweigern – z. B. für Oldtimer-Automobile, aber auch für antike Möbelstücke, Kunstwerke und ähnliches (Quelle: BFH-Urteil vom 7.2.2007, I R 27/05). Im Einzelfall sollten Sie sich vor dem Erwerb mit Ihrem Steuerberater absprechen.

Betriebsunterbrechungsversicherung

Schließt eine GmbH eine Betriebsunterbrechungsversicherung ab, so handelt es sich bei den dazugehörigen Prämien um Betriebsausgaben. Diese können Sie komplett steuerlich absetzen. Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Artikel über Betriebsunterbrechungsversicherung einer GmbH.

Gewerbesteuer der GmbH

Bei der Gewerbesteuer handelt es sich nicht um Betriebsausgaben und sie darf daher bei der Gewinnermittlung nicht berücksichtigt werden. Gesellschafter von Personengesellschaften und Einzelunternehmer können sie aber auf die Einkommensteuer anrechnen. Spenden, die aus Betriebsmitteln stammen, reduzieren die Gewerbesteuer.

Teilwertabschreibungen

In vielen GmbHs finanzieren die Gesellschafter die GmbH mit Darlehen, sogenannte Gesellschafterdarlehen. Gerät die GmbH in eine wirtschaftliche Krise, kommt es regelmäßig zu Problemen mit dem Finanzamt, wenn der Gesellschafter den Darlehensverlust steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen will.

Grundsätzlich gilt: Substanzverluste von im Betriebsvermögen gehaltenen Gesellschafterdarlehen aufgrund von Wertminderungen können als Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn der GmbH mindern. Das gilt auch für Teilwertabschreibungen auf Gesellschafterdarlehen (BFH, Urteil vom 18.4.2012, X R 7/10).

Voraussetzungen: Das Finanzamt lässt den Betriebsausgabenabzug in der Praxis nur zu, wenn das Darlehen der Gesellschafter an ihre GmbH 1. wie zwischen Dritten üblich vereinbart ist (sog. Fremdvergleich) und 2. nicht durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist.

Hinweis: Damit stellt sich der BFH gegen die Grundsätze zum Betriebsausgabenabzug von Teilwertabschreibungen von Gesellschafterdarlehen des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom November 2010, BStBl. I 2010, Seite 1292).

Das Finanzamt prüft die „Fremdüblichkeit“ genau. Achten Sie darauf, dass der im Vertrag vereinbarte Zins wie vereinbart eingefordert wird und nicht erst eine Zinssenkung praktiziert wird. Nehmen Sie also zuerst eine Teilwertabschreibung vor und keinen Zinsverzicht.

Vergebliche Kosten bei geplantem Kauf

Sind Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH stets auf der Suche nach neuen Geschäftsfeldern und kaufen für die GmbH regelmäßig GmbH-Beteiligungen? Dann gibt es eine gute Nachricht vom Bundesfinanzhof.

Kommt es nämlich nicht zum Kauf, dürfen die angefallenen Kosten in diesem Zusammenhang als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Finanzämter sahen das bislang anders und vertraten die Meinung, dass bei einem missglückten Verkauf eines GmbH-Anteils insbesondere die Beratungskosten zur Ermittlung des Werts des GmbH-Anteils nach § 8b Abs. 3 KSTG dem Einkommen der GmbH wieder hinzuzurechnen sind. Doch die Richter des Bundesfinanzhofs bereiteten der allzu fiskalischen Gesetzesauslegung nun ein Ende. Solche Beratungskosten, besser auch bekannt als Due-Diligence-Aufwand sind bei missglücktem Kauf abziehbar (BFH, Urteil v. 9.1.2013, Az. IR 72/11).

Achtung

Bei Kauf von GmbH-Anteilen können die Kosten nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden

Kommt es dagegen zum Kauf eines GmbH-Anteils, wirken sich solche Due-Diligence-Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe aus. Diese Kosten stellen Anschaffungsnebenkosten der Beteiligung dar und sind zu aktivieren.

Messekosten

Messekosten sind gewerbesteuerlich hinzuzurechnen. Bei Ermittlung des Gewerbeertrags rechnet das Finanzamt Mieten und Pachten für Immobilien nach § 8 Nr. 1e GewStG anteilig hinzu. Das gilt auch für die vom Messeveranstalter in Rechnung gestellten Kosten für den Standplatz. Dabei handelt es sich, egal wie der Messeveranstalter diese Kosten bezeichnet, um Mietaufwendungen und somit um Betriebsausgaben.

In der Fachliteratur wird die Meinung vertreten, dass bei Messen die Werbeleistung im Vordergrund steht und nicht die Anmietung von Standflächen. Mit diesem Argument soll die Hinzurechnung verhindert werden. Doch in einem Urteil hat das Finanzgericht München den Finanzämtern Rückendeckung gegeben und die Hinzurechnung von Messekosten zum Gewerbeertrag bestätigt (FG München, Urteil v. 8.6.2015, Az. 7 K 3250/12).

Tipp

Reagieren Sie auf dieses Urteil durch folgende Vorgehensweise

  • Bitten Sie den Messeveranstalter um eine detaillierte Aufschlüsselung der Rechnungsposten. Alle Kosten, die nichts mit der Miete zu tun haben (Reinigung, spezielle Werbeleistungen, Bewachung des Standes, etc.), müssen beim Gewerbeertrag nicht hinzugerechnet werden.
  • Mieten Sie nicht nur die Standfläche an, sondern auch einen aufgebauten Stand, sollten diese beiden Mieten getrennt voneinander ausgewiesen werden. Denn die Miete für den Platz wird zur 50% als Betriebsausgaben hinzugerechnet, die Miete für den beweglichen Stand nur zu 20%.

After-Messe-Party: Kürzung der Betriebsausgaben

Um neue Kunden zu akquirieren und auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen, ist der Messestand nur ein Mittel zum Erfolg. Besonders im Gedächtnis bleiben (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern allerdings die After-Messe-Partys. Deshalb scheuen Unternehmen hier auch keine Kosten, engagieren einen DJ und sorgen für reichlich Essen und Getränke. Doch diese Party interessiert auch das Finanzamt. Denn die Kosten für das Catering stellenBewirtungskosten dar, die Sie teilweise als Betriebsausgaben absetzen können. Das hat zur Folge, dass sich die Bewirtungsaufwendungen für die After-Messe-Party nur zu 70% steuermindernd auswirken dürfen. Kleiner Trost: Den Vorsteuerabzug auf die Bewirtungskosten gibt es nach wie vor zu 100%.

Übernachtungskosten: Doppelzimmer tabu

Wird der GmbH-Gesellschafter von seinem Ehepartner während der Messe begleitet und der Ehegatte ist in der GmbH nicht angestellt, dürfen nur die Bewirtungskosten für ein Einzelzimmer als Betriebsausgaben verbucht werden, da es sich bei der anderen Person nicht um einen Mitarbeiter handelt. Am besten lassen Sie sich vom Hotel schriftlich bestätigen, was ein Einzelzimmer während der Messe gekostet hätte.

Reisekosten im Zusammenhang mit der Messe

Reist der GmbH-Gesellschafter als Aussteller zur Messe und fährt dabei mit seinem Privatauto, kann er für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) 0,30 Euro je Kilometer als Reisekosten – speziell als Werbungskosten aus nichtselbständiger Tätigkeit – geltend machen. Da ein Messetag lang ist, winken beim Werbungskostenabzug auch Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben.

Arbeitszimmer

Verfügen z. B. Selbstständige oder Unternehmer über keinen zumutbaren Arbeitsplatz, können sie bis zu 1.250 Euro pro Jahr für ein häusliches Arbeitszimmer pauschal absetzen. Stellt das Arbeitszimmer hingegen den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar, sind alle Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Dann muss der Raum aber „büromäßig“ ausgestattet, separat zugänglich und nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Auch wer nur ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen kann, darf Arbeitsmittel usw. in voller Höhe absetzen.

Spenden als Betriebsausgaben

Kapitalgesellschaften können Spenden häufig als Betriebsausgabe geltend machen. Bei Selbstständigen oder Personengesellschaftern gibt es diese Möglichkeit nicht. Sie können Spenden nur als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzen.