Häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Nach dem Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG) dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten, welche für dessen Ausstattung anfallen, grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

Ausnahme: Das häusliche Arbeitszimmer kann als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit gesehen werden. Dann können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit diesem Raum entstehen, steuerlich berücksichtigt werden.

Doch unter welchen Voraussetzungen ist es möglich, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen?

• Das Arbeitszimmer verfügt über eine häusliche Anbindung: Rechtlich ausgedrückt muss der Raum in die „häusliche Sphäre eingebunden“ sein. Das bedeutet, dass das Arbeitszimmer Teil der privaten Wohnung oder des Wohnhauses sein muss. Auch Kellerräume oder ein separates Zimmer im Dachgeschoss erfüllen diese Anforderung, wenn durch die unmittelbare Nähe eine Verbindung zur privaten Wohneinheit festgestellt werden kann. Nicht berücksichtigt werden Räume, die keine Büro-Funktion erfüllen (z. B. reine Wohnräume, Lagerstätten oder Ausstellungsräume). Wichtig ist in jedem Fall, dass es sich beim häuslichen Arbeitszimmer um einen separaten, abgeschlossenen Raum handelt. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer oder ein Durchgangszimmer werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
• Auf die Ausstattung kommt es an: Um ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, spielt es eine wichtige Rolle, welche Einrichtung sich im entsprechenden Zimmer befindet. Schließlich soll es in erster Linie beruflichen Zwecken dienen. Private Gegenstände aller Art (Sportgeräte, Kinderspielsachen, Unterhaltungselektronik etc.) sowie nutzungsfremde Möbel (Bett, Kleiderschrank, Esstisch usw.) sollten am besten draußen bleiben.
• Vorgaben bei der Privatnutzung: Um die berufliche oder betriebliche Nutzung klar von der privaten zu trennen, darf sich die private Mitbenutzung des Arbeitszimmers auf maximal 10 Prozent belaufen. Wird dieser Wert überschritten, ist der Abzug der Aufwendungen nicht möglich. Daher ist es ratsam, ein Protokoll über die konkrete Nutzung des Raumes zu führen.

Ähnlich wie Freelancer oder Freiberufler können auch Unternehmer die Kosten für ein Arbeitszimmer als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihnen beispielsweise als Arbeitgeber in Ihrem Betrieb zur Erledigung Ihrer Aufgaben kein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das ist z. B. der Fall, wenn im Unternehmen kein Raum existiert, in dem Sie ungestört Bürotätigkeiten erledigen können. Oder sie üben eine Nebentätigkeit aus und sind in diesem Rahmen auf ein Arbeitszimmer angewiesen.

Die Aufwendungen, die Sie für ein Arbeitszimmer (sofern obige Voraussetzungen erfüllt sind) geltend machen können, sind zunächst in anteilige sowie vollabzugsfähige Arbeitszimmerkosten einzuteilen.

Nein. Für das Finanzamt ist es unerheblich, ob ein Raum innerhalb einer Mietwohnung zu beruflichen Zwecken genutzt wird. In bestimmten Fällen muss allerdings eine Genehmigung vom Vermieter eingeholt werden. Dabei geht es vor allem um die Frage, ob die berufliche Tätigkeit für andere Hausbewohner störend sein könnte.

Wenn Sie als Unternehmer in Ihren Büroräumen tätig oder bei Kunden vor Ort sind, ist der Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG).

Aber: Können Sie überzeugend nachweisen, dass die Büroräume nicht dazu geeignet sind, Büroarbeiten und andere für den Betrieb notwendige Arbeiten zu erledigen, kommt tatsächlich ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer in Betracht (FG Sachsen-Anhalt, Urteil v. 1.3.2016, Az. 4 K 362/15). Abziehbar sind in diesem Fall Ausgaben für das Arbeitszimmer in Höhe von maximal 1.250 Euro pro Jahr (ab 2023: 1.260 Euro).

In dem Urteilsfall vor dem Finanzgericht Sachsen-Anhalt konnte ein Unternehmer einen Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen, obwohl er neben diesem über einen festen Büroarbeitsplatz außerhalb verfügte. Durchsetzen konnte er sich mit folgenden Argumenten:

• In den angemieteten Räumlichkeiten (Praxisräume als Logopäde) standen zwar drei Schreibtische. Doch diese Schreibtische waren während der Öffnungszeiten von drei Mitarbeitern belegt.
• In den Räumlichkeiten war kein Platz für Schränke, um sensible Unternehmensdaten vor Mitarbeitern wegschließen zu können.
• Während der Behandlungen bestand nicht die Möglichkeit, die Büroarbeiten nebenbei zu erledigen.
• Die Entfernung zwischen der Wohnung und den angemieteten Räumlichkeiten betrug 47 Kilometer. Der Unternehmer hätte beispielsweise am Wochenende nur zur Erledigung seiner Büroarbeiten mit allen Unterlagen diesen weiten Weg zurücklegen müssen.

Diese Argumente überzeugten die Richter des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt davon,dass die angemieteten Räumlichkeiten (= anderer Arbeitsplatz) nicht für alle Arbeiten geeignet waren.

Für diese Arbeiten – insbesondere für Schreib- und Büroarbeiten – war das Arbeitszimmer zu Hause also dringend notwendig. Folge: Der Unternehmer durfte für das Büro im eigenen Haus Betriebsausgaben von bis zu 1.250 Euro pro Jahr von seinem Gewinn steuerlich absetzen.

Um das Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen, spielt es übrigens keine Rolle, ob die Wohnung, zu der der Raum gehört, gemietet wurde oder zum persönlichen Eigentum gehört.

Lässt sich das Finanzamt nicht davon überzeugen, dass sich der andere Arbeitsplatz nicht für alle anfallenden Arbeiten in Ihrem Betrieb eignet, sollten Sie aktiv werden und dem Finanzamt Fotos von Ihren Räumlichkeiten zusenden. Überzeugen diese Fotos auch nicht, gibt es noch eine weitere Chance: Bieten Sie dem Finanzamt eine Besichtigung der Räumlichkeiten vor Ort an.

In den meisten Finanzämtern gibt es eine Stelle, in der Finanzbeamten sitzen, die solche Jobs übernehmen (sogenannte betriebsnahe Veranlagung). Dann dürfte schnell klar sein, ob sich die Räumlichkeiten wirklich nicht für alle anfallenden Arbeiten eignen.

Handelt es sich bei dem häuslichen Arbeitszimmer eines GmbH-Geschäftsführers  um einen gemischt genutzten Raum oder nur um eine Arbeitsecke z. B. im Wohnzimmer, schließt der Bundesfinanzhof (BFH) einen Werbungskostenabzug kategorisch aus. Hat eine GmbH keine eigenen Geschäftsräume und der GmbH-Geschäftsführer wird nur bei Kunden und zu Hause tätig, kann er für die Ausgaben seines häuslichen Arbeitszimmers unter bestimmten Voraussetzungen bis 1.250 Euro pro Jahr als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen.

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs musste entscheiden, ob für ein teils privat, teils beruflich genutztes Arbeitszimmer zu Hause ein anteiliger Werbungskostenabzug berücksichtigt werden darf. Die Antwort lautet leider „nein“. Damit bestätigten die Richter das strenge Abzugsverbot für gemischt genutzte Arbeitszimmer sowie für die klassische Arbeitsecke im Wohnzimmer oder Arbeitszimmer (BFH, Urteil v. 27.7.2015, GrS 1/14).

Kommt das Finanzamt in Ihrem Fall zu der Erkenntnis, dass ein Werbungskostenabzug für das häusliche Arbeitszimmer wegen der gemischten Nutzung ausscheidet, bedeutet das nur, dass Sie die anteiligen Raumkosten nicht als Werbungskosten abziehen dürfen. Die Ausgaben für die beruflich genutzten Möbel wie Schrank, Regal, Schreibtisch und für den Bürostuhl dürfen Sie jedoch als Arbeitsmittel steuerlich absetzen. Hierbei gelten folgende Steuerregeln:

• Sofortabzug: Kostet ein Möbelstück netto nicht mehr als 800 Euro, dürfen Sie den Kaufpreis sofort im Jahr der Zahlung als Werbungskosten geltend machen.
• Abschreibung: Überschreitet der Kaufpreis für ein Möbelstück für das Arbeitszimmer den Nettopreis von 800 Euro, ist der Kaufpreis auf 13 (!) Jahre verteilt abzuschreiben.

Zum Streitpunkt könnte es kommen, wenn ein GmbH-Gesellschafter, der eine Betriebsrente bezieht, sehr hohe Gewinnausschüttungen erzielt. Diese müssen bei der Klärung der Frage zum Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung zum Arbeitszimmer als aktive Einkünfte einbezogen werden. Bereiten GmbH-Gesellschafter die Gesellschafter-Versammlung jedoch in ihren Arbeitszimmern vor und nehmen dort auch Ausarbeitungen und Berechnungen zu Höhe der Gewinnausschüttung vor, dürfte allerdings nichts gegen den 100%igen Betriebsausgabenabzug für die Arbeitszimmerkosten sprechen.

Seit 2020 arbeiten zahlreiche Arbeitnehmer sowie Unternehmer im Homeoffice. Da stellt sich selbstverständlich die Frage, wie der Arbeitsplatz mit oder ohne explizites Arbeitszimmer steuerrechtlich behandelt wird.

Vor Pandemie-Beginn waren die Regeln eindeutig:

Wer zu Hause zwar ein Arbeitszimmer hat, aber gleichzeitig auch einen festen Arbeitsplatz in einem Büro oder einem Betrieb besitzt, kann das häusliche Arbeitszimmer nicht von der Steuer absetzen.

Wer dagegen keinen festen Arbeitsplatz an seiner Betriebsstätte hat und seinen beruflichen Mittelpunkt in das Arbeitszimmer legt, hat die Möglichkeit, bis zu 1.250 Euro jährlich geltend zu machen. Dieser Betrag darf im Homeoffice von allen, die nach wie vor fest ihre Arbeit von einem Arbeitszimmer aus erledigen, steuerlich abgesetzt werden.