Abschreibung: Das müssen Unternehmer:innen wissen

Betrieblich veranlasste Aufwendungen darf ein Unternehmer grundsätzlich als gewinnmindernde Betriebsausgaben abziehen. Das gilt auch beim Kauf von betrieblichen Gegenständen, die dem Betrieb länger als ein Jahr dienen sollen. Die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten für solche Gegenstände des Anlagevermögens dürfen in der Regel jedoch nicht sofort in voller Höhe von den Betriebseinnahmen abgezogen werden. Vielmehr sind die Ausgaben auf eine bestimmte Nutzungsdauer verteilt steuerlich zur berücksichtigen. Hier spricht man von „Abschreibung“ oder „Absetzung für Abnutzung“.

Definition: Abschreibung einfach erklärt

Erwirbt ein Unternehmer für seine Firma einen abnutzbaren Gegenstand für das betriebliche Anlagevermögen, wird durch die Nutzung dieses Gegenstands zu betrieblichen Zwecken ein Wertverzehr unterstellt. Diesen Wertverzehr über die Jahre hinweg bildet die Abschreibung steuerlich ab. Die Bedeutung sieht übrigens kein Wahlrecht. Die AfA-Abschreibung ist zwingend vorzunehmen, bis der betriebliche Gegenstand einen Restbuchwert von nur noch einem Euro hat. Dieser Restbuchwert wird im Anlagevermögen ausgewiesen, solange sich der Gegenstand im Betriebsvermögen befindet.

 

Warum sind Abschreibungen notwendig, was sind die Abschreibungsursachen?

Gebäude, Fahrzeuge oder andere Wirtschaftsgüter, die Sie für Ihren Betrieb anschaffen, verlieren mit den Jahren an Wert. Da Ihr Rechnungswesen laut Handelsgesetzbuch immer die tatsächlichen Wertverhältnisse Ihres Unternehmens widerspiegeln muss, haben Sie die Pflicht, diesen Wertverlust zu erfassen. Betriebswirtschaftlich nennt man diesen Vorgang „Abschreibung“. Steuerrechtlich wird dafür korrekterweise der Begriff „Absetzung für Abnutzung“ – kurz AfA – verwendet. Dabei werden die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes auf die Jahre verteilt, in denen es genutzt wird.

Abschreibungsarten

In der Praxis sind verschiedene Abschreibungsarten zu unterscheiden. Zum einen die bilanzielle Abschreibung, die sich nach den Grundsätzen des Handelsgesetzbuchs und des Einkommenssteuergesetzes richtet und die kalkulatorische AfA, die ein Unternehmer zur betriebswirtschaftlichen Kalkulationen seiner Kosten benötigt.

Bilanzielle Abschreibung

Bei der bilanziellen Abschreibung unterscheidet man nach der planmäßigen Abschreibung und der außerplanmäßigen Abschreibung. Darunter ist Folgendes zu verstehen:

  • Planmäßige Abschreibung: Hierbei wird ein beweglicher und abnutzbarer Gegenstand nach § 253 Abs. 3 Sätze 1 und 2 HGB auf einen bestimmten Zeitraum (Nutzungsdauer) abgeschrieben.
  • Außerplanmäßige Abschreibung: Gemäß § 253 Abs. 3 Satz 3 HGB werden Gegenstände, bei denen beispielsweise eine dauernde Wertminderung vorliegt (wegen Defekt oder Fehlkauf), auf den niedrigeren Wert abgeschrieben.

Diese handelsrechtlichen Grundsätze sind auch steuerlich anzuwenden. Steuerlich erfolgt die planmäßige Abschreibung nach der linearen bzw. degressiven Abschreibung nach § 7 Abs. 1 und 2 EStG und die außerplanmäßige Abschreibung findet in § 7 Abs. 1 Satz 7 EStG im Rahmen der Absetzungen für außergewöhnliche, technische oder wirtschaftliche Abnutzung (AfaA) Anwendung.

Kalkulatorische Abschreibung

Die außerordentliche Abschreibung ist ein Teil der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung, die nicht in die steuerliche Gewinnermittlung einfließt. Bei der kalkulatorischen Abschreibung soll per Definition der Wertverzehr eines abnutzbaren Gegenstandes für die Zeit der betrieblichen Nutzung ermittelt werden, damit ein Unternehmer weiß, wieviel Einnahmen erzielt werden müssen, um einen Gewinn zu erzielen bzw. um kostendeckend produzieren zu können.

Abschreibungsmethoden

Ermittelt ein Unternehmer den Gewinn für sein Unternehmen, kann er grundsätzlich zwischen zwei Abschreibungsmethoden wählen, zwischen der linearen und der degressiven Abschreibung. Hier die Grundsätze zu diesen beiden klassischen Abschreibungsmethoden:

Lineare Abschreibung

Wenn Sie die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten für ein abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens linear abschreiben wollen, werden diese gleichmäßig auf die Nutzungsdauer des Wirtschafsguts.

Degressive Abschreibung

Zur steuerlichen Entlastung von Unternehmen wegen der Corona-Krise wurde für Investitionen ins betriebliche Anlagevermögen in den Jahren 2020 und 2021 die degressive AfA steuerlich wieder eingeführt. Die Abschreibung beträgt hier das 2,5-fache des linearen Abschreibungssatzes, maximal 25 % der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bzw. des Restbuchwerts.

Progressive Abschreibung

Diese Methode ist das genaue Gegenteil zur degressiven Abschreibung. Hierbei steigen die Abschreibungsbeträge, was wiederum dazu führt, dass die Wirtschaftsgüter am Anfang nur eine geringe Abnutzung aufweisen dürfen.

Diese Methode wird zudem in zwei Unterformen unterteilt:

  • Geometrisch-degressive Abschreibung: Hierbei handelt es sich um die Hauptvariante. Der Abschreibungssatz bleibt konstant, die Abschreibungsbeiträge sinken jährlich.
  • Arithmetisch-degressive Abschreibung: Diese Variante ist eine Sonderform. Der Abschreibungsbetrag fällt jedes Nutzungsjahr um denselben Degressionsbetrag.
  • Digitale Abschreibung: Dies ist wiederum eine Sonderform der arithmetisch-degressiven Abschreibung. Das Besondere ist, dass die Abschreibungssumme dem jährlichen Differenzbetrag entspricht, den Sie im letzten Nutzungsjahr hatten

Leistungsabhängige Abschreibung

Mit der Leistungsabschreibung werden die Vermögensgegenstände abgeschrieben, die nur eine begrenzte Nutzungsdauer aufweisen. Die Herstellerkosten werden bei der leistungsabhängigen Abschreibung auf diese vorbestimmte Zeit verteilt.

Zeitanteilige Abschreibung

Bei dieser Methode wird ausschließlich die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts abgeschrieben, welche in einem Jahr anteilig anfällt. Ein Beispiel: Kaufen Sie eine Maschine im Juni, können Sie lediglich die folgenden sechs Monate anteilig abschreiben.

Tipp

Praxis-Tipp: Leistungsabschreibung steuerlich zulässig

In der Praxis kaum bekannt, aber umso interessanter ist die so genannte Leistungsabschreibung nach § 7 Abs. 1 Satz 6 EStG. Die Abschreibung nach Leistungseinheiten kommt in Betracht, wenn die Nutzung eines Wirtschaftsguts in den einzelnen Jahren stark schwankt. Durch die Leistungsabschreibung wird in Jahren einer starken Beanspruchung des Wirtschaftsguts eine hohe Abschreibung gewährt, in Jahren mit einer nur geringen Beanspruchung dagegen eine nur geringe Abschreibung. 

Sonderabschreibung

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es die Möglichkeit, zusätzlich zur linearen bzw. zur degressiven Abschreibung eine 20%ige Sonderabschreibung steuerlich geltend zu machen (§ 7g Abs. 5 EStG). Die Sonder-AfA kann komplett im ersten Jahr vom Gewinn abgezogen werden oder verteilt auf die ersten fünf Jahre der Nutzung. Voraussetzung: Bei der Bilanzierung darf der Wert des Betriebsvermögens im Vorjahr nicht über 235.000 Euro gelegen haben. Ermittelt ein Unternehmer seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung darf der Gewinn im Vorjahr nicht mehr als 100.000 Euro betragen haben.

AfA-Tabelle und Nutzungsdauer

Um eine einheitliche Besteuerung zu erreichen und um das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen, hat das Bundesfinanzministerium amtliche AfA-Tabellen veröffentlicht. In diesen Abschreibungstabellen ist allgemein oder branchenspezifisch eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für die Wirtschaftsgüter festgelegt, die bei Ermittlung der steuerlichen Abschreibung zu berücksichtigen sind.

Wie hoch ist die Nutzungsdauer?

Die Höhe der jährlichen Abschreibung eines Wirtschaftsgutes hängt von seinem Wert und von seiner Nutzungsdauer ab. Deshalb kommt deren Ermittlung eine wichtige Bedeutung zu. In der Regel steht die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes nicht fest. Stattdessen müssen Sie diese anhand der konkreten Gegebenheiten Ihres Betriebes schätzen. Diese Schätzung ist zwangsläufig mit einer gewissen Unsicherheit verbunden, da sich nie alle Faktoren genau vorausberechnen lassen, die sich darauf auswirken.

Aus diesem Grund wird Ihnen hierbei auch ein Ermessensspielraum zugestanden. Das Prinzip kaufmännischer Vorsicht gebietet es, üblicherweise eher eine zu kurze als eine zu lange Abschreibungsdauer anzunehmen. Die Schätzung muss allerdings nachvollziehbar sein. Eine willkürlich angesetzte kurze Schätzung – z. B. weil man möglichst schnell von der geringeren Steuerlast profitieren möchte – ist nicht zulässig.

Was bedeutet „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“?

Bei der Festlegung der Abschreibungsdauer kommt es nicht darauf an, wie lange der Gegenstand im Unternehmen eingesetzt werden soll. Selbst wenn ein Gegenstand mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer voraussichtlich nur für die Jahre im Betrieb benötigt wird, müssen dessen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten über sechs Jahre verteilt abgeschrieben werden.  Die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ hat die Finanzverwaltung aus Erfahrungswerten bei Betriebsprüfungen ermittelt.

Die AfA-Tabelle

Diese sind nur für die Finanzverwaltung bindend. Gibt es also offensichtliche Gründe dafür, warum ein Wirtschaftsgut auf einer kürzere Nutzungsdauer abzuschreiben ist, ist das steuerlich erlaubt. Das Finanzamt erwartet hier allerdings plausible Erläuterungen und Nachweise. Insbesondere bei gebraucht gekauften Wirtschaftsgütern, darf von der in der Abschreibungstabellen festgelegten Nutzungsdauer nach unten abgewichen werden. Denn sie bilden nur die Nutzungsdauer für neu angeschaffte bzw. hergestellte Wirtschaftsgüter ab.

AfA-Tabelle zur Ermittlung der Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes

Damit Sie sich nicht bei jeder einzelnen Anschaffung Gedanken über die Nutzungsdauer machen müssen, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) unter Beteiligung der Fachverbände der Wirtschaft ein praktisches Hilfsmittel entwickelt: die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter.

In dieser AfA-Tabelle sind die Nutzungsdauern für die Abschreibung von Anlagegütern aufgelistet, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Hierzu gehören z. B. Drehbänke, Industriestaubsauger, Kehrmaschinen oder Registrierkassen. 

Neben dieser branchenunabhängigen AfA-Tabelle hat das BMF auch Tabellen zur Abschreibung für die einzelnen Wirtschaftszweige herausgegeben. In diesen Branchentabellen ist die jeweilige Nutzungsdauer der branchenspezifischen Wirtschaftsgüter aufgelistet. Bei Abschreibungen in dem jeweiligen Wirtschaftszweig haben sie Vorrang gegenüber der allgemeinen AfA-Tabelle. 

Die AfA-Tabellen sind zwar rechtlich nicht verbindlich, da die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes immer von den besonderen betrieblichen Verhältnisse abhängt. Allerdings werden die amtlichen Abschreibungstabellen in der Praxis von den meisten Betrieben angewandt, da sie die Schätzung der Nutzungsdauer für die Abschreibung deutlich vereinfachen. Außerdem kann man Diskussionen mit dem Finanzamt so von Anfang an vermeiden.

Möchten Sie von den Vorgaben der AfA-Tabelle abweichen, müssen Sie hierfür besondere Gründe angeben, die eine schnellere Abschreibung rechtfertigen. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Sie eine kürzere Abschreibungsdauer für ein spezielles Fahrzeug ansetzen möchten, weil dieses zu Schulungszwecken genutzt wird und dadurch einen höheren Verschleiß hat.

Abschreibung berechnen

Wenn Sie die Afa berechnen wollen, müssen Sie verschiedene Grundsätze beachten. Die Abschreibung beginnt im Jahr der Anschaffung bzw. der Herstellung, also im Zeitpunkt, in dem ein Unternehmer über den Gegenstand verfügen und diesen seinem Zweck entsprechend nutzen kann.  Auf den Zeitpunkt der Bestellung oder auf den Zeitpunkt der Bezahlung kommt es nicht an.

Wie wird die Abschreibung berechnet?

Im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung wird die Abschreibung streng zeitanteilig berechnet. Wird ein Gegenstand danach am 5. Juli angeschafft, darf in diesem Jahr vom Jahresabschreibungsbetrag nur 6/12 gewinnmindernd abgeschrieben werden (Abnutzung für die Monate Juli bis Dezember). Die Abschreibung für die ersten sechs Monate ist jedoch nicht verloren. Sie wird im letzten Jahr nachgeholt.

Tipp

Den Durchblick bei den Grundsätzen behalten

Das Thema Abschreibung mag zunächst kompliziert klingen, einmal verstanden, stellt es jedoch gar kein Problem mehr dar. Wenn Sie Ihre Anlagengüter schnell erfassen und anschließend korrekt abschreiben wollen, hilft Ihnen eine Anlagenbuchhaltung wie Lexware anlagenverwaltung.

Beispiel für lineare Abschreibung

Ein Unternehmer erwirbt im April einen neuen Firmenwagen. Die Anschaffungskosten betragen 60.000 Euro (Nutzungsdauer nach amtlicher Afa-Tabelle 6 Jahre). Im Rahmen der Nutzungsdauer lässt sich folgender Abschreibungsbetrag berechnen:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Jahr
JahrAbschreibungsbetragRestbuchwert am Ende des Jahres
1 7.500 Euro (60.000 Euro : 6 Jahre = 10.000 Euro x 9/12) 52.500 Euro
2 10.000 Euro 42.500 Euro
3 10.000 Euro 32.500 Euro
4 10.000 Euro 22.500 Euro
5 10.000 Euro 12.500 Euro
6 10.000 Euro 2.500 Euro
7 2.500 Euro 0 Euro

Beispiel für degressive Abschreibung

Der Unternehmer darf bei Investitionen in den Jahren 2020 und 2021 statt der linearen auch die degressive Abschreibung wählen. Die degressive Abschreibung beträgt 25%, der lineare Abschreibungssatz können Sie so berechnen: linearer Abschreibungssatz 16,67 % x 2,5 = 41,75 %, maximal aber 25 %.

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Jahr
JahrAbschreibungsbetragRestbuchwert am Ende des Jahres
1 11.250 Euro (60.000 Euro x 25%= 15.000 Euro x 9/12) 48.750 Euro
2 12.188 Euro (48.750 Euro x 25%) 36.562 Euro
3 9.141 Euro (36.562 Euro x 25%) 27.421 Euro
4 6.856 Euro (27.421 Euro x 25%) 20.565 Euro
5 5.141 Euro (20.565 Euro x 25%) 15.424 Euro
6 3.856 Euro (15.424 Euro x 25%) 11.568 Euro
7 11.568 Euro 0 Euro

Abschreibung von Software

Erwirbt ein Unternehmer eine Software, handelt es sich hierbei um ein abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut, das abzuschreiben ist. Die Finanzverwaltung geht in der Regel von einer Abschreibungsdauer von drei Jahren bei Softwareprogrammen aus. Wird dagegen eine ERP-Software erworben (Enterprise-Resource-Planning) wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren von der Finanzverwaltung vorgeschrieben.

Abschreibung in der Bilanz

Die Abschreibung erfolgt in der Handels- und Steuerbilanz nach der so genannten direkten Methode. Das bedeutet im Klartext: die Abschreibungsbeträge werden gewinnmindernd von den Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten des Wirtschaftsguts abgezogen und auf der Aktivseite der Bilanz wird jeweils der geminderte Restbuchwert ausgewiesen.

Wo werden Abschreibungen gebucht?

Bei einer Abschreibung handelt es sich um eine Aufwendung, da sie den Verschleiß des Wertgegenstandes berücksichtigen. Aus diesem Grund werden Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Explizit bedeutet das, Sie müssen die Daten unter „Abschreibung auf Sachanlagen“ verzeichnen.

Direkte Abschreibung

Hierbei erfolgt die Buchung mittels Aufwandskonto, welchem das Sachanlagenkonto gegenübersteht. Daraus ergibt sich der Restbuchwert. Der Vorteil: Sie sehen stets den aktuellen Buchwert. Nachteil: Sie benötigen das Anlagenverzeichnis, um in der Bilanz die Höhe der Abschreibung nachzuvollziehen.

Indirekte Abschreibung

In diesem Fall findet eine Korrektur der Wertberichtigung statt. Sie erstellen ein Passivkonto „Wertberichtigung zur Sachanlage“, welches dem Aufwandskonto gegengebucht wird. Es handelt sich hierbei um eine reine Korrekturposition.

Abschreibung: Sonderregelung für Kleinunternehmer

Sie dürfen angefallene Anschaffungskosten nicht sofort abschreiben. Stattdessen haben sich auch Kleinunternehmer an die Vorschriften zu Abschreibungen gemäß der Afa-Tabellen zu richten. Achtung: Für die Berechnung der Anschaffungskosten legen Sie den Brutto-Kaufpreis zugrunde. Dadurch können Sie alle Ausgaben steuerlich geltend machen.

Tipp

Die einfache Abschreibungssoftware für Kleinunternehmer

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Abschreibung von GWG

Für bewegliche Gegenstände des abnutzbaren Anlagevermögens in bestimmten Preissegmenten gibt es eine Ausnahmeregelung zu den vorgestellten Abschreibungs-Grundsätzen. Die Rede ist von der Sofortabschreibung der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Die Sofortabschreibung kommt unter folgenden Voraussetzungen in Betracht:

  • Anschaffungskosten bis netto 250 Euro: Betragen die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten für einen Gegenstand des Anlagevermögens netto nicht mehr als 250 Euro, hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Abschreibung oder Sofortabzug als GWG.
  • Anschaffungskosten von netto über 250 Euro bis netto 800 Euro: Liegen die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten für einen Gegenstand des Anlagevermögens netto nicht über 800 Euro, besteht auch hier das Wahlrecht zwischen Afa und Sofortabzug als GWG.

Tipp

Eigenständige Nutzungsfähigkeit ein Muss

Voraussetzung für den Sofortabzug als GWG ist übrigens auch, dass der Gegenstand des Anlagevermögens eigenständig nutzungsfähig ist. Das bedeutet, dass er auch ohne einen anderen Gegenstand verwendet werden kann. Konkret: Kauf von Werkzeug (Hammer, Säge) für jeweils 60 Euro. Hier ist ein Sofortabzug als GWG zulässig, weil diese Werkzeuge eigenständig nutzungsfähig sind. Kauf von Maschinenwerkzeug (z.B. Fräser für Fräsmaschine) für 60 Euro. Kein Sofortabzug als GWG, sondern stattdessen eine Abschreibung, weil der Fräser ohne die Maschine nicht genutzt werden kann.