Was tun bei einer Betriebsprüfung?

Wenn das Finanzamt seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jede:r Unternehmer:in nervös. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen können Sie der Betriebsprüfung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen - und das Ergebnis sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich am besten auf die Betriebsprüfung vorbereiten, welche Steuerarten von wem geprüft werden – und mit welchen Tricks und Methoden Betriebsprüfer:innen arbeiten.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Per Definition handelt es sich um eine Kontrolle, die vom Finanzamt im Außendienst durchgeführt wird und der Überprüfung der Buchführung steuerzahlender Personen und Firmen dient. Die Betriebsprüfung kommt hauptsächlich in Unternehmen sowie bei Freiberuflern und Selbstständigen zum Einsatz, in Ausnahmefällen auch bei Privatpersonen. Ziel ist die Bewertung der Verhältnisse der:s Steuerpflichtigen. Dabei unterliegt die Betriebsprüfung strengen Richtlinien, denn sie stellt einen schweren Eingriff in die Rechte der zu prüfenden Person dar.

Die Betriebsprüfungsordnung (Rechtsgrundlage)

Hierbei handelt es sich um eine allgemeine Verwaltungsvorschrift, welche die Regeln sowohl zur Organisation als auch zur Durchführung einer Betriebsprüfung beinhaltet (siehe § 193 Abs. 2 AO). Weiterhin finden sich darin Richtlinien für Außenprüfungen – insbesondere in Bezug auf die Ermessensvorschriften. Alle Bereiche der Betriebsprüfung sind gesetzlich durch die Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums der Finanzen geregelt.

Wer kann geprüft werden?

Welche Unternehmen vom Finanzamt geprüft werden, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Der gewichtigste Faktor für die Wahrscheinlichkeit (bzw. Häufigkeit) einer Betriebsprüfung sind jedoch die Größenklassen von Unternehmen. Wird ein Unternehmen im Finanzamt als Großbetrieb eingestuft, finden Außenprüfungen meist regelmäßig statt:

Einordnung eines Betriebs in die Größenklasse „Großbetrieb“ für die Großbetriebsprüfung

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Art des Betriebs
Art des BetriebsBetriebsmerkmalGroßbetrieb
Handelsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 8 Mio. Euro oder über 310.000 Euro
Fertigungsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 4,8 Mio. Euro oder über 280.000 Euro
Freiberufler Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 5,2 Mio. Euro oder über 650.000 Euro
Anderer Leistungsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 6,2 Mio. Euro oder über 370.000 Euro

Aber auch Unternehmen, die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt erfasst sind, können aus den folgenden Gründen geprüft werden:

  • Auffälligkeit: Der:Die Sachbearbeiter:in im Finanzamt, der:die Steuererklärungen bearbeitet, hat Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten; oder bestimmte Sachverhalte sind so kompliziert, dass sie vom Schreibtisch aus nicht beurteilt werden können.
  • Zufallsprinzip: Einige Fälle landen auch per Zufallsprinzip auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers oder einer Betriebsprüferin. So möchte man erreichen, dass jedes Unternehmen – unabhängig von der Größenklasse – immer damit rechnen muss, geprüft zu werden.

Tipp

Achten Sie auf die Betreffzeile Ihrer Steuerbescheide

Ist Ihr Unternehmen aufgrund der Umsätze und Gewinne nicht als Großbetrieb eingestuft, gibt es ein wichtiges Merkmal, das eine bevorstehende Betriebsprüfung ankündigt. Stehen nämlich sämtliche Bescheide unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO“ (in der Betreffzeile der Steuerbescheide zu finden), bereitet das Finanzamt häufig eine Prüfung vor.

Gründe für die steuerliche Betriebsprüfung

Sachbearbeiter:innen des Finanzamtes prüfen sehr genau, welches Unternehmen für eine Betriebsprüfung infrage kommt. Hierfür muss ein konkreter Verdacht bestehen, der die Außenprüfung rechtfertigt. Eine Auffälligkeit in einem Jahr führt i. d. R. nicht gleich zu einer Prüfung. Häufen sich diese jedoch, ist Vorsicht geboten.

  • Hierzu zählen vor allem Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten.
  • Wichtig ist auch, ob diese Zahlen zu den Vorjahreswerten passen und zu den Richtwerten für Betriebe der gleichen Größe und Branche.
  • Hohe Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen sowie ein Zuwachs des Vermögens ohne die erforderlichen Einnahmen oder starke Umsatzschwankungen ohne Grund lassen Sachbearbeiter:innen aufhorchen.

Wie immer im Leben zählt auch der Gesamteindruck: Ordentliche Unterlagen und Belege machen einen guten Eindruck, ebenso wie eine übersichtliche Aufstellung der Zahlen, die einen Vergleich der Vorjahre einfach ermöglichen. Oft vergessen wird zudem eine Betriebsprüfung nach einer Geschäftsaufgabe oder einer Gewerbeabmeldung. Es kann durchaus passieren, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung nach einer Betriebsaufgabe durchführt. Trotz Geschäftsaufgabe gibt es eventuell noch ausstehende Zahlungen. Es wird kontrolliert, ob auch wirklich alle Besteuerungen vorgenommen wurden.

FAQ: Wann, wo, was, wie lange ...?

Im Normalfall kündigt der:die Betriebsprüfer:in den Besuch an. Ist es soweit, stellen sich zentrale Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst.

Häufigkeit: Wann und wie oft findet eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt statt?

Mit einem Besuch durch das Finanzamt müssen Sie immer rechnen: Das Finanzamt kann den Termin für eine Betriebsprüfung zu jeder Zeit festlegen. Die Ankündigung muss allerdings mit genügend Vorlaufzeit erfolgen, diese liegt in der Regel bei Großbetrieben bei 2 bzw. 4 Wochen.

Dauer: Wie lange dauert eine Steuerprüfung bzw. Betriebsprüfung?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Dauer einer Betriebsprüfung kann bei Kleinbetrieben lediglich 1 bis 2 Tage betragen. Die Zeit für eine Außenprüfung durch das Finanzamt bei großen Firmen erhöht sich natürlich. In diesen Fällen dauert sie oftmals einige Wochen.

Zeitraum: Welche Zeiträume werden geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird normalerweise der Zeitraum der letzten 3 zusammenhängenden Jahre geprüft. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer ausfallen (z. B. Prüfung der Jahre 2016 bis 2018 im Rahmen einer Betriebsprüfung, die 2020 beginnt). Allerdings darf der:die Prüfer:in nur die Jahre unter die Lupe nehmen, für die im Zeitpunkt des Erlasses der Prüfungsanordnung bereits Steuererklärungen beim Finanzamt eingegangen sind. Erlässt der:die Prüfer:in beispielsweise 2020 eine Prüfungsanordnung, und sind bisher nur die Jahre 2015 bis 2017 beim Finanzamt eingegangen, kann er bzw. sie auch nur diese Jahre prüfen. Der:Die Prüfer:in darf mangels Erklärungseingang weder das Jahr 2018 mitprüfen, noch hat er bzw. sie das Recht, sich die laufende Buchhaltung des Jahres 2020 anzusehen.

Tipp: Dies muss allerdings seitens des:der Prüfers:in durch eine Erweiterung der Prüfungsanordnung angekündigt werden. In der Regel erfolgt hierbei jedoch eine Spezifizierung auf einen bestimmten Sachverhalt oder einen Steuerprüfungszeitraum.

Beginn: Wie viel Vorlaufzeit gibt es?

In der Prüfungsanordnung wird der Beginn der Prüfung an einem bestimmten Tag angekündigt. Bei Unternehmen mit der Betriebsgrößenklasse „Großbetrieb“ sollen zwischen Datum der Prüfungsanordnung und Beginn der Prüfung mindestens 4 Wochen liegen. Das ist beabsichtigt, um dem Unternehmen etwas Zeit zu geben, die Buchhaltungsunterlagen für die Betriebsprüfung aufzubereiten. Kleineren Unternehmen (die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt eingestuft sind) wird in der Regel eine Vorlaufzeit von 2 Wochen eingeräumt.

Achtung: Es kommt nicht selten vor, dass Unterlagen verbrannt, vernichtet oder verloren sind – sie fehlen. In diesen Fällen müssen Sie mit Sanktionen rechnen. Achten Sie daher immer darauf, eine lückenlose Dokumentation vorzuweisen. Bei der Betriebsführung sollten also beispielsweise keine Kontoauszüge fehlen.

Sind Sie (oder Ihr:e Steuerberater:in) an dem in der Prüfungsanordnung vermerkten Prüfungsbeginn verhindert, teilen Sie dem:der Prüfer:in das am besten telefonisch mit und bitten ihn bzw sie um einen Ausweichtermin. Sofern Sie die Betriebsprüfung nicht zu kurzfristig verschieben wollen, wird das in der Regel kein Problem sein.

Verjährung: Wie lange kann man rückwirkend geprüft werden?

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wie lange sie bei einer Betriebs- bzw. Steuerprüfung zurück geprüft werden können. Wie viele Jahre darf das Finanzamt rückwirkend kontrollieren? Im Allgemeinen gilt, dass Steueransprüche 4 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, verjähren. Allerdings gibt es zahlreiche Umstände, die diese Verjährungsfrist hemmen. Dies kann z. B. der Beginn einer Betriebsprüfung sein oder der Antrag eines:r Steuerzahlers:in sein, die Betriebsprüfung auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen. Wird sie aus verwaltungsinternen Gründen des Finanzamtes verschoben, wird die Verjährung nicht gehemmt.

Umfang: Was wird bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung wird das Finanzamt bzw. der:die Betriebsprüfer:in (besonders in kleineren Unternehmen) meist alle Steuerarten prüfen, mit denen Sie als Unternehmer konfrontiert sind.

  • Umsatz- und Vorsteuer
  • Bauabzugssteuer
  • Lohnsteuer

Eine Ausnahme bildet die Lohnsteuerprüfung. Sie wird in aller Regel von einem:r auf Lohnsteuer spezialisierten Betriebsprüfer:in durchgeführt. In der Praxis wird immer häufiger auch die Gewerbesteuer beim Kauf einer Immobilie geprüft, weil es bei dieser Steuerart zahlreiche Fehlerquellen gibt. Achten Sie darum ganz genau auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Ort: Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Nach der Betriebsprüfungsordnung soll die Betriebsprüfung in der Regel im Unternehmen stattfinden. Nur wenn Sie in Ihrem Unternehmen definitiv keinen Platz für den Prüfer oder die Prüferin haben (oder aus plausiblen Gründen überhaupt keine Zeit), sind zwei Alternativen denkbar:

  • Prüfung in der Kanzlei Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin. Vorteil: Der:Die Steuerberater:in nimmt Ihnen die Last der Betriebsprüfung durch das Finanzamt ab. Durch seine:ihre Erfahrungen mit Betriebsprüfern sicherlich nicht verkehrt. Nachteil: Die Betriebsprüfung beim Steuerberater ist meist sehr kostspielig. Doch was kostet eine Betriebsprüfung? Die Kosten für eine:n Steuerberater:in variieren und sind abhängig vom Umfang sowie der Dauer der Prüfung. Die Beratungskosten, die auf Sie zukommen, sollten Sie bei diesem Prüfungsort stets vorab vereinbaren.
    Tipp: Es ist immer ratsam, Rückstellungen für eine potentielle Betriebsprüfung zu bilden. Bei der Berechnung der anfallenden Kosten kann Ihnen Ihr:e Steuerberater:in helfen.
  • Prüfung im Finanzamt. Vorteil: Sie bringen Ihre gesamten Buchhaltungsunterlagen ins Finanzamt und müssen erst mal nur abwarten. Nachteil: Der:Die Prüfer:in hat möglicherweise mehr Zeit zum Prüfen als bei Ihnen vor Ort.

In jedem Fall gilt: Soll die Betriebsprüfung nicht in Ihrer Firma stattfinden, müssen Sie die Gründe schriftlich plausibel erläutern. Gerade bei Platzproblemen wird der:die Prüfer:in aber in der Regel kein Problem damit haben, einen anderen Prüfungsort zu akzeptieren.

Arten von Betriebsprüfungen

Je nachdem, welchen Schwerpunkt das Finanzamt bei seinen Prüfungen setzt, hat es folgende Möglichkeiten:

Lohnsteueraußenprüfung: Was wird geprüft?

Wie der Name schon sagt, beschränkt sich die Lohnsteuerprüfung ausschließlich auf die Lohnsteuer, die Sie für Ihre Mitarbeiter:innen abgeführt haben. Ausführlichere Informationen finden Sie in unserem Beitrag über die Lohnsteuer-Außenprüfung:

Umsatzsteueraußenprüfung

Hierbei schaut sich der:die Prüfer:in des Finanzamts nur die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug an. Hier finden Sie weitere Informationen zur Umsatzsteuer.

Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung

Nach § 28 p SGB IV (Viertes Buch des Sozialgesetzbuches) kann auch die Rentenversicherung neben dem Finanzamt eine Betriebsprüfung veranlassen. Dabei wird die ordnungsgemäße Abführung folgender Beiträge von der Rentenversicherung in der Betriebsprüfung kontrolliert:

  • Sozialabgaben
  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
  • Abgaben zur Künstlersozialkasse

Bei der Betriebsprüfung der deutschen Rentenversicherung werden zudem unter anderem folgende (eventuell fehlende) Unterlagen kontrolliert:

  • Entgeltunterlagen (z. B. Stundenzettel geringfügig Beschäftigter wie Minijobber etc.)
  • Beitragsabrechnungen
  • Beitragsnachweise
  • Meldungen
  • Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse

Eine Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung kann übrigens auch nach Geschäftsaufgabe erfolgen, allerdings gibt es eine Verjährung von vier Jahren. Als Strafe gibt es auch bei einer Betriebsprüfung der Sozialversicherung eine Nachzahlung.

Prüfung durch Zollbehörden

Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen, werden von Zollbehörden regelmäßig überprüft. Dabei werden nicht nur die Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchsteuern kontrolliert, sondern auch die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften. Näheres haben wir Ihnen in unserem Artikel „Betriebsprüfung durch die Zollbehörde“ zusammengefasst.

Kassen-Nachschau

Bei der seit 2018 neu eingeführten Kassen-Nachschau, können Prüfer:innen des Finanzamtes unangekündigt zu einer Betriebsprüfung des Kassenbuchs in das Unternehmen kommen. Dieses Vorgehen soll Kassenmanipulationen eindämmen.

Umsatzsteuer-Nachschau

Bei der Umsatzsteuerprüfung erscheint der:die Prüfer:in ebenfalls als „Überraschungsgast“ und nimmt die Unterlagen zu allen umsatzsteuerlichen Vorgängen unter die Lupe. Weiterführende Informationen zum Thema Umsatzsteuer-Nachschau haben wir in einem separaten Artikel für Sie zusammengefasst:

Info

Bei den ersten 4 Prüfungsvarianten muss sich der:die Prüfer:in vorab schriftlich ankündigen

Eine Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, gegen den Sie theoretisch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe mit einem Einspruch vorgehen können. Nur bei der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau setzen die Prüfer:innen auf das Überraschungsmoment, melden ihren Besuch weder telefonisch noch schriftlich an und geben Ihnen so auch nicht die Möglichkeit, Ihre steuerlichen Unterlagen aufzubereiten.

Ablauf der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in 3 Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Ablauf-Phasen haben Sie besondere Rechte und Pflichten.

1. Anordnung

Bis zum Eingehen der Prüfungsanordnung können Sie noch Selbstanzeige einreichen. Vorteil der Selbstanzeige: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben dafür aber straffrei.

Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt eine:n Steuerberater:in einschalten. Andernfalls droht wegen formaler Fehler der Verlust der Straffreiheit.

In der Prüfungsanordnung wird neben dem Prüfungszeitraum (meist 3 Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung und der Ort festgelegt, an dem der:die Prüfer:in die Buchhaltungsunterlagen während der Betriebsprüfung unter die Lupe nimmt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Legen Sie nicht sofort Einspruch ein. Das vergiftet die Stimmung bereits im Vorfeld und dürfte zu einer sehr strengen, kleinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt führen. Erklären Sie dem:der Prüfer:in zunächst Ihre Bedenken oder Änderungswünsche telefonisch.
  • Bitten Sie schriftlich um Verschiebung des Termins für die Betriebsprüfung. Begründen Sie diese Bitte (z. B. Urlaub des Buchhalters oder des Steuerberaters, Großauftrag muss abgewickelt werden etc.).
  • Haben Sie in der Firma keinen Arbeitsplatz für den:die Prüfer:in, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater bzw. der Steuerberaterin oder im Finanzamt stattfinden. Auch hier sollte der Antrag auf Änderung des Prüfungsorts schriftlich begründet werden.

Tipp

Verschiebung oder Unterbrechung der Prüfung wegen Corona

Sind Sie von der Corona-Krise unmittelbar und nicht unerheblich negativ betroffen und haben keine Zeit, sich um die Anfragen des Finanzamtprüfers bzw. der Prüferin zu kümmern, sollten Sie eine Unterbrechung der laufenden Prüfung oder um Verschiebung des bereits vereinbarten Prüfungsbeginns beantragen. Die Prüfer:innen sind wegen der Corona-Krise dazu angehalten, auf solche Anträge großzügig zu reagieren.

2. Der Tag der Betriebsprüfung

Legen Sie fest, wer Auskünfte erteilen darf und lassen Sie sich die Feststellungen schriftlich mitteilen. Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum sollten Sie vor dem Erscheinen des:r Betriebsprüfers:in die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der:die Prüfer:in angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Finden Sie die angeforderten Unterlagen vor der Betriebsprüfung gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für Sie eventuell folgende Konsequenzen:

  • Der:Die Prüfer:in kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
  • Der:Die Prüfer:in schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
  • Der:Die Prüfer:in setzt ein Verzögerungsgeldvonmindestens 2.500 Euro fest. Nachteil: Sogar, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen.

3. Schlussbesprechung

Fordern Sie eine Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.

Die Prüfungsanordnung

In der Prüfungsanordnung, die Ihnen vor dem Besuch des Finanzamts per Post zugeschickt wird, finden Sie folgende Angaben:

Inhalt und Form der Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung bedarf der Schriftform und enthält im Wesentlichen folgende Angaben:

  • Umfang der Betriebsprüfung: Angabe zu den zu prüfenden Steuerarten
  • Prüfungszeitraum: meist drei zusammenhängende Jahre
  • Ort der Prüfung: meist beim Unternehmen
  • Prüfungsbeginn
  • Name des Prüfers bzw. der Prüferin

Betriebsprüfung: Einspruch erheben

Sind Sie mit einzelnen Teilen der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie dagegen theoretisch formalen Einspruch gegen die Prüfungsanordnung einlegen. Die Betonung liegt auf „theoretisch“, denn wenn schon vor dem Beginn der Prüfung schlechte Stimmung herrscht, ist das nicht in Ihrem Sinne. Es droht eine kleinliche und nicht mehr objektive Prüfungsatmosphäre. Deshalb ist es besser, die Punkte offen anzusprechen, die Sie stören.

Info

Ein Beispiel:

Sie vereinbaren mit dem:der Prüfer:in telefonisch, dass er:sie aus Platz- und organisatorischen Gründen bei Ihrer Steuerberatung prüfen soll. In der Prüfungsanordnung besteht der:die Prüfer:in jedoch auf eine Betriebsprüfung vor Ort bei Ihnen in der Firma. In diesem Fall ist es ratsam, das Gespräch mit dem:der Vorgesetzten des Prüfers bzw. der Prüferin zu suchen, plausible Gründe für eine Prüfung in den Räumlichkeiten bei der Steuerberatung zu nennen und eine formlose Änderung der Prüfungsanordnung zu beantragen. Bei einem formalen Einspruch muss der:die Prüfer:in dagegen eine Stellungnahme schreiben und hat einen erheblichen bürokratischen Aufwand.

Kompliziert wird es, wenn Sie mit dem Prüfer oder der Prüferin des Finanzamts nicht einverstanden sind. Sie haben zwar keine formale Möglichkeit, den angesetzten Prüfer oder die angesetzte Prüferin abzulehnen. Wenn es allerdings in der Vergangenheit bereits Vorfälle gegeben hat oder wenn der Prüfer bzw. die Prüferin beispielsweise mit einem Ihrer Konkurrenten verwandt ist, sollten Sie aktiv werden. In diesem Fall wenden Sie sich am besten schriftlich an den Leiter oder die Leiterin der Betriebsprüfungsstelle und schildern Sie diesem:r sachlich Ihre Bedenken. Sind diese Bedenken plausibel, ist ein Einspruch gegen die Betriebsprüfung möglich. Die Leitung wird meist Fingerspitzengefühl beweisen und einen anderen Prüfer oder eine andere Prüferin beauftragen.

Der Tag der Betriebsprüfung

Behandeln Sie den:die Prüfer:in während der Betriebsprüfung mit Respekt – wie einen Kunden oder eine Kundin auch. Bleiben Sie immer sachlich, auch wenn Sie wegen hoher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt haben.

Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Sie zusammen mit Ihrer Steuerberatung ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters oder der Steuerberaterin ist empfehlenswert, weil diese:r den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne Anwesenheit des Steuerberaters bzw. der Steuerberaterin drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Doch genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist Ihr Hobby und Ihre Frau oder Ihr Mann hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).

Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Nennen Sie dem:der Betriebsprüfer:in die ausgewählten Ansprechpartner. Und nur an diese darf er:sie sich mit Fragen wenden. Stellen Sie das unmissverständlich gleich zu Beginn der Prüfung klar.
  • Bitten Sie darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
  • Der:Die Ansprechpartner:in (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des:der Prüfers:in an die Steuerberatung schicken und sich mit dieser abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).

Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lassen Sie den:die Prüfer:in zu lange warten, beschäftigt er oder sie sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, auf die sonst gar nicht aufgefallen wären.

Welche Unterlagen sind notwendig?

Am Tag der Betriebsprüfung ist es entscheidend, dass sie alle nötigen Unterlagen vorliegen haben. Leider können Sie auch von einer Prüfung überrascht werden. Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassen-Nachschauen werden nicht angekündigt. Folgende Unterlagen müssen hier unmittelbar nach dem Erscheinen des:der Prüfers:in vorgelegt werden:

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Prüfung
PrüfungUnterlagen
Umsatzsteuer-Nachschau Import- / Exportbelege; USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen Eingangsrechnungen, Voranmeldungen, Buchungen
Kassen-Nachschau Datenexport der Kassendaten, Datenbeschreibungen, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentationen

Was darf der Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin?

Natürlich hat auch der:die Prüfer:in des Finanzamts während der Betriebsprüfung bestimmte Rechte und Pflichten. Folgende Rechte kann er oder sie durchsetzen:

  • Er:Sie entscheidet, welche Zeiträume (nur abgeschlossene Geschäftsjahre) und welche Steuerarten geprüft werden. Diese Informationen teilt er:sie in der schriftlichen Prüfungsanordnung mit.
  • Er:Sie hat das Recht, Stellungnahmen, Unterlagen und den Zugriff auf die EDV-Buchhaltung anzufordern. Spielen Sie nicht mit, müssen Sie mit Sanktionen rechnen (Verzögerungsgeld, Schätzung nach Aktenlage).
  • Der:Die Prüfer:in hat auch Pflichten: Er:Sie darf nur die in der Prüfungsanordnung aufgeführten Steuerjahre und Steuerarten überprüfen. Wenn Sie ihm:ihr bestimmte Ansprechpartner nennen, darf er:sie sich nicht an andere Personen mit seinen:ihren Fragen wenden. Der:Die Prüfer:in unterliegt zudem dem Steuergeheimnis. Er:Sie darf niemanden erzählen, was er:sie während der Prüfung gesehen und gehört hat.

Info

Was ist bei einer Betriebsprüfung erlaubt und was nicht?

Steht im Betrieb eine Betriebsprüfung an, so tauchen bei den Betroffenen häufig einige Fragen auf, z  B.: Darf der:die Prüfer:in eine Betriebsbesichtigung verlangen oder auf die Einsicht freiwilliger Aufzeichnungen bestehen? Die wichtigsten Fragen beantworten wir Ihnen in unserer FAQ-Liste zur Betriebsprüfung.

Ihre Rechte und Pflichten als Unternehmer:in

Sie haben während einer laufenden Betriebsprüfung durch das Finanzamt Rechte und Pflichten. Insbesondere die folgenden sollten Sie kennen – und Ihr Recht gegebenenfalls durchsetzen:

  • Grundsätzliche Mitwirkungspflicht: Die wichtigste Pflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung ist für Sie als Unternehmer bzw. Unternehmerin die Mitwirkungspflicht. Sie müssen dem Prüfer oder der Prüferin des Finanzamts Antworten auf seine:ihre Fragen geben, einen Zugriff auf die Buchhaltung gewähren und Belege heraussuchen.
  • Zutritt/Belegvorlage: Der:Die Betriebsprüfer:in hat keine Zutritts- oder Durchsuchungsrechte. Er:Sie kann also keinen Zutritt (z. B. zu bestimmten Räumen) erzwingen oder ohne Ihre Erlaubnis Belege einsehen. Ausnahme: Nur bei einer Steuerfahndungsprüfung können sich die Fahner:innen gegen Ihren Willen Zutritt zu den Firmenräumen und -unterlagen verschaffen.
  • Auskunft: Stellt der:die Prüfer:in eine Frage, können Sie entscheiden, wer die Frage beantwortet. Empfehlenswert ist es, die Fragen direkt an die Steuerberatung weiterzuleiten, die dem:r Prüfer:in dann Rede und Antwort steht.
  • Unterbrechung: Sie können die Prüfung unterbrechen – beispielsweise, wenn eine wichtige Auskunftsperson (Buchhalter) ausfällt oder der Steuerberater krank wird. Bleibt die Unterbrechung eine Ausnahme aus plausiblen Gründen, wird der:die Prüfer:in dies akzeptieren und keine negativen Schlüsse ziehen.
  • Daten-CDs: Der:Die Prüfer:in muss nach Beendigung der Betriebsprüfung die ggfs. ausgehändigten Buchhaltungs-CDs oder andere Datenträger wieder zurückgeben.

Wie und wann greift das Finanzamt im Rahmen der Prüfung auf Dokumente zu?

Das Gesetz sieht 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.

  1. Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem:der Prüfer:in einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der:Die Steuerprüfer:in selbst greift dann auf Daten zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.
  2. Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der bzw. die die Datenanforderungen des:der Steuerprüfers:in während der Betriebsprüfung umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte erledigt.
  3. Beim Z3-Zugriff stellt das Unternehmen den Datenexport auf einem separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.

Verhalten während einer Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachschau

Stehen Lohnsteuer- oder Umsatzsteuerprüfer:innen des Finanzamts unangekündigt zu einer Nachschau vor der Tür, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Lassen Sie sich bei der Ankunft des:der Prüfers:in seinen:ihren Prüferausweis zeigen.
  • Notieren Sie den Namen des:der Prüfers:in und die Anschrift des Finanzamts.
  • Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin und bitten Sie ihn bzw sie, diese Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachschau zu betreuen.
  • Bitten Sie den:die Prüfer:in zu warten, bis Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin eintrifft. Der:Die Prüfer:in hat keine Durchsuchungsbefugnis. Er:Sie bekommt nur das zu sehen, was Sie oder Ihre Steuerberatung ihm:ihr während der Betriebsprüfung vorlegen.
  • Kopieren Sie die Unterlagen, die der:die Prüfer:in im Rahmen der Nachschau anfordert, und lassen Sie ihn:sie nicht eigenständig Unterlagen einsehen oder kopieren.

Eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau wird regelmäßig durchgeführt, weil das Finanzamt einen Verdacht auf steuerliche Unregelmäßigkeiten hat. Deshalb ist es dringend empfehlenswert, dass Sie hier Ihre Steuerberatung einschalten. Die Nachschau wird meist nur ein paar Stunden dauern, weil der:die Prüfer:in nur ganz bestimmte Unterlagen zu einem ganz bestimmten Sachverhalt einsehen möchte und dann wieder geht.


Checkliste: So behalten Sie während der Betriebsprüfung alles im Griff

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To-do-Liste für jede Betriebsprüfung
To-do-Liste für jede Betriebsprüfungerledigt
Termin mit Steuerberatung vereinbaren, dass diese zum Beginn der Prüfung anwesend ist und das Eröffnungsgespräch leitet
Auswahl der Ansprechpartner:innen für den:die Prüfer:in während der Betriebsprüfung
Mündliche Unterweisung aller anderen Mitarbeiter:innen, dass diese keine Fragen des:der Prüfers:in beantworten dürfen
Räumlichkeiten in der Firma für die Prüfungsdauer festlegen
Schriftliche Mitteilung an den:die Prüfer:in mit Benennung der Auskunftspersonen
Schriftliche Bitte an den:die Prüfer:in, Anfragen nur schriftlich zu formulieren und einer bestimmten Auskunftsperson auszuhändigen
Festlegung der Person, die das Heraussuchen der Unterlagen bzw. die Beantwortung der Anfragen koordiniert; diese Person vor der Betriebsprüfung entsprechend unterweisen
Regelmäßige Bitte an den:die Prüfer:in, bereits vorhandene Prüfungsfeststellungen mit Begründung und gesetzlichen Fundstellen schriftlich vorzulegen
Diskussion mit Steuerberatung zu den Prüfungsfeststellungen und Suche nach Gegenargumenten oder entlastenden Unterlagen

Die Schlussbesprechung

Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Sie eine Schlussbesprechung mit Abschlussbericht bzw. Betriebsprüfungsbericht beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

  • An der Schlussbesprechung muss auch der:die Vorgesetzte des:der Prüfers:in teilnehmen. Diese:r ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb meist Kompromissen gegenüber aufgeschlossener als der:die Prüfer:in.
  • In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
  • In der Schlussbesprechung kann der:die Steuerberater:in Krallen zeigen und manche Feststellungen mit gezielten Argumenten zu Fall bringen.

Eine Betriebsprüfung ohne Schlussbesprechung ist nicht zu empfehlen, da Sie dann keinerlei Einfluss auf das Ergebnis nehmen können und von den Inhalten überrascht werden. Rechtzeitig vor der Schlussbesprechung sollten Sie den:die Prüfer:in bitten, Ihnen seine:ihre Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung vorzubereiten. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern.

Tipp

Verabreden Sie mit Ihrer Steuerberatung eine Strategie für die Schlussbesprechung

Ein mögliches Vorgehen ist: Sie drohen in der Schlussbesprechung damit, gegen sämtliche strittige Feststellungen mit einem Einspruch vorzugehen. Alternativ verzichten Sie auf einen Einspruch, wenn der:die Prüfer:in einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der:die Prüfer:in nach Abschluss der Betriebsprüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er:sie für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem:der Prüfer:in eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Mögliche Folgen einer Betriebsprüfung: Strafen, Nachzahlungen, Schätzungen

Kann der:die Steuerprüfer:in nach einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt fehlende Steuerbeiträge nachweisen, wird eine Nachzahlung fällig. Diese umfasst neben dem eigentlichen Fehlbetrag auch Zinsen. Der Zinslauf beginnt in der Regel 15 Monate nach dem Entstehen der Steuerschuld und der Zinssatz beträgt 0,5 % pro Kalendermonat. Stellt sich die Buchführung als fehlerhaft oder unzureichend heraus oder wird gar Steuerbetrug entdeckt, droht eine Geld- oder in schweren Fällen eine Freiheitsstrafe. Die Strafen richten sich nach der Höhe des Steuerschadens.

Fehler in der Buchhaltung können außerdem zu Hinzuschätzungen führen, die meist mit erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen einhergehen. Für Schätzungen bei einer Betriebsprüfung spielen z. B. formelle Verstöße gegen die GoBD eine Rolle, das Fehlen bestimmter Aufzeichnungen oder die Weigerung des Unternehmens zur Mitarbeit bei der Klärung von Fragen und Problemen. Schätzungen fallen oft zu hoch aus. Daher ist es ratsam, alles beisammen zu haben.

Tipp

Beantragen Sie bei hohen Nachzahlungen eine Stundung

Gerade kleine Unternehmen können bei einer Betriebsprüfung ins Straucheln geraten, wenn eine hohe Nachzahlung auf sie zukommt. Eine Stundung ist aber möglich. Stellen Sie einen schriftlichen Antrag und begründen Sie ausführlich, warum Sie einen Stundungsplan benötigen.

Betriebsprüfer:innen kennen (fast) alle Tricks!

Viele Unternehmen nehmen das Thema Steuern bewusst oder unbewusst nicht ganz so ernst. Doch das kann fatale Auswirkungen haben. Denn deckt das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Nachschau Fehler oder Vergehen auf, die zu hohen Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen oder sogar zu zivilrechtlichen Strafzahlungen führen, kann das zu existenzbedrohlichen finanziellen Engpässen führen. Wir haben hinter die Kulissen der Finanzämter geschaut und die Methoden, Tricks und Praktiken während einer Betriebsprüfung zusammengestellt.

Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Meldet sich der:die Prüfer:in des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Achtung: Die Hersteller:innen von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer:innen sind darüber im Bilde und erkennen, wenn sie hinters Licht geführt werden.
Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Tipp

Nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch sparen Sie sich nicht nur die ganze Schreibarbeit. Wenn das Tool vom Finanzamt akzeptiert ist wie z. B. Lexware elektronisches Fahrtenbuch, können Sie auch sicher sein, dass Sie allen Anforderungen der Behörde gerecht werden.

Auskunftsersuchen schafft Klarheit

Bietet ein:e Händler:in Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten während der Betriebsprüfung Auskunftsersuchen an die Betreiber:innen dieser Portale stellen. Auf diese Weise erhält der:die Betriebsprüfer:in alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers bzw. der Händlerin. Doch nicht nur Händler:innen sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Handwerker:innen, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht. Der Bundesfinanzhof hat es erlaubt, dass Finanzämter Sammelauskunftsverfahren an Betreiber:innen von Online-Handelsplattformen wie zum Beispiel ebay stellen dürfen.

Wenn Sie sichergehen wollen, dass der:die Betriebsprüfer:in nicht länger bleibt als unbedingt nötig – dann erleichtern Sie ihm:ihr die Arbeit. Das ist weniger widersprüchlich als es sich zunächst anhört. Ein Beispiel: Wenn der:die Prüfer:in sich Ihre archivierten Rechnungen und andere Buchhaltungs-Belege anschaut, beurteilt er:sie zumindest unbewusst immer auch Ihre Prozesse und die allgemeine Sorgfalt, mit der in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Wenn Sie also ein Zettelchaos während der Betriebsprüfung präsentieren, und er:sie in mühevoller Kleinstarbeit Beträge und Belege zuordnen muss, wird das vermutlich eher für Misstrauen sorgen. Findet er:sie die gesuchten Dokumente dagegen auf Knopfdruck, reduziert das nicht nur die Zeit, die für die Prüfung benötigt wird. Der:Die Prüfer:in wird auch viel eher bereit sein, die Prüfung abzuschließen.

Tipp

Gehen Sie bei der Archivierung auf Nummer sicher

Mit Lexware archivierung sind Sie bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite, denn mit dem Archivierungsprogramm archivieren Sie alle buchungsrelevanten Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Änderungen dokumentiert werden und das Programm automatisch eine „Versionierung“ Ihrer Dateien vornimmt. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und Sie können bei der Betriebsprüfung jederzeit eine lückenlose Archivierung vorweisen.

Online-Shop: Auch Betriebsprüfer:innen kennen archive.org

Wenn ein:e Betriebsprüfer:in den Verdacht hat, dass ein:e Online-Händler:in in den vergangenen Jahren bestimmte Waren über einen Online-Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist leugnen meist zwecklos. Denn das Finanzamt kann eine digitale Betriebsprüfung durchführen und prüfen, wie der Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Möglich macht dies das Online-Portal archive.org. Dort werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jede:r kann mit Angabe der Domain nachsehen, wie eine Website zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen, oder welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.

Tipp

Widersprechen Sie der Archivierung

Unternehmen, die nicht möchten, dass ihre Portale gescannt und für jedermann noch Jahrzehnte einsehbar sind, sollten bei archive.org einen schriftlichen Antrag stellen und der Archivierung widersprechen. Somit ist eine elektronische Betriebsprüfung nicht möglich.