Belege: Die wichtigsten Infos für Unternehmer einfach erklärt

In der ordnungsgemäßen Buchhaltung gilt die Angabe, dass keine Buchung vorgenommen werden darf ohne einen dazugehörigen Beleg. Ein Beleg ist ein Beweis für eine bestimmte geschäftliche Tätigkeit – weiter gefasst meint dies eine Einnahme oder eine Ausgabe. Es gibt unterschiedliche Arten von Belegen mit denen unterschiedliche rechtliche Anforderungen an diese Unterlagen einhergehen. 

Das sind beispielsweise Ersatzbelege für fehlende Fremdbelege oder Kopien von Ausgangsrechnungen, also alle im Rechnungswesen erstellten Dokumente. Eigenbelege können z. B. angefertigt werden beim Verlust von Quittungen oder für unleserliche Quittungen, Automaten mit defekter oder ohne Belegausgabe, Trinkgeld, Reisenebenkosten oder Pauschalen für regelmäßige Aufwendungen. Diese Belege werden auch als Notbelege bezeichnet. Auch wenn Sie selbst Geld aus dem Unternehmen ziehen, ist ein sogenannter Entnahmebeleg notwendig (Beleg für private Entnahmen). 

Elektronische Belege sind Belege, die in elektronischer Form gespeichert werden. Für elektronische Belege, wie zum Beispiel elektronische Rechnungen, gelten mit Hinblick auf das Finanzamt grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen wie für Papierbelege. Wichtig ist, bei einem elektronischen Archiv darauf zu achten, dass dieses GoBD-konform ist.

Seit 2017 gilt nicht mehr die Belegvorlagepflicht, sondern die so genannte Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass für die Steuererklärung nur in Ausnahmefällen Nachweise einzureichen sind. Das heißt allerdings nicht, dass Sie eine Steuererklärung ganz ohne irgendwelche Belege erstellen können. Die wichtigsten Belege, die Sie als Steuerzahler betreffen, sollten Sie daher kennen und aufbewahren, für den Fall, dass das Finanzamt Rückfragen hat oder Belege anfordert. 

Damit kein Chaos in den Ordnern entsteht, ist es ratsam, die steuerlich relevanten Belege auf mehrere Ordner zu verteilen, um sie zu erfassen und abzuheften. Grundsätzlich sollten Sie Belege über Einnahmen, Betriebsausgaben und Anschaffungen von Betriebsvermögen voneinander trennen. In der Buchhaltung nummerieren Sie alle Belege dann mit einem separaten Nummernkreis. Auch sollten Sie die Kontoauszüge für Geschäfts- und andere Konten in einem separaten Ordner aufbewahren. 

Erfolgt eine digitale Belegerfassung und Aufbewahrung,muss dies GoBD-konform geschehen. So müssen die elektronischen Systeme so beschaffen sein, dass der Betriebsprüfer als Außenstehender sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Bei der Digitalisierung von Belegen dürfen keine Informationen rund um den Geschäftsvorfall verloren gehen. Ist die Datei, also der Originalbeleg, bereits digitalen Ursprungs, so ist diese auch elektronisch zu archivieren – nur die Archivierung des Papierausdrucks ist unzulässig. Handelt es sich bei der Ursprungsversion um ein Papierformat, kann dieses nach elektronischer Archivierung vernichtet werden. Auch eine E-Mail muss mit allen Anhängen unverändert archiviert werden, es sei denn die E-Mail fungiert nur als Träger des Anhangs. 

Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte ist zulässig und dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Dies gilt auch für die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland. Auch ist das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung erlaubt.

Neben dem Sortieren der Belege ist die Zuordnung der Buchungskonten eine weitere wichtige Maßnahme. So können Einnahmen und Ausgaben der richtigen Stelle zugeordnet werden. Für die unterschiedlichen Kontenarten gibt es vordefinierte Kontonummern, die in der Regel aus vier Ziffern bestehen und einem Kontenrahmen entnommen werden können.

Übrigens: Belege nachträglich noch zu verbuchen, kann einen hohen Aufwand mit sich bringen. Daher ist es ratsam, wenn Sie Ihre Belege möglichst aktuell verbuchen. 

Das Aufbewahren Ihrer Unterlagen mit allen Belegen gehört zu Ihren Pflichten. Die Finanzverwaltung interessiert sich erst bei einer Betriebsprüfung für Ihre vollständigen Unterlagen. 

Zu Ihren Pflichten als Unternehmer zählt, dass Sie nicht nur Rechnungen, sondern alle Vorgänge, die mit Ihrem Betrieb zusammenhängen, aufbewahren müssen. Die Aufbewahrungsfrist gilt als erfüllt, wenn die Bestandteile Ihrer Buchführung in gespeicherter Form richtig abgelegt sind und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können. Jedes Dokument muss dabei in seiner originären Form aufbewahrt werden. Erlaubt ist das Einscannen von Papierdokumenten und Belegen, wie es bei unterschiedlichen Buchhaltungsapps möglich ist. 

Es gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen – je nach Art und Inhalt der Dokumente.

Die Aufbewahrungspflicht der Belege setzt mit dem Ablauf des Kalenderjahres ein, in dem das betreffende Dokument im Unternehmen erarbeitet wurde oder eingegangen ist.