Jahresabschluss erstellen: Fristen, Steuertipps und Fallen

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind am Ende jedes Geschäftsjahres zur Abgabe eines Jahresabschlusses verpflichtet. Den Jahresabschluss vorzubereiten und zu erstellen, ist jedes Jahr aufs Neue eine komplexe Aufgabe. Um Sie dabei zu unterstützen, erhalten Sie exklusiv auf dieser Seite leicht verständliches Wissen und hilfreiche Experten-Tipps. Erfahren Sie, wie Sie den Jahresabschluss zeitsparend vorbereiten und welche Fristen und Vorschriften Sie beachten müssen. Profitieren Sie von den besten Steuertipps sowohl zur EÜR als auch zur Bilanz.

Definition: Was ist ein Jahresabschluss?

Beim Jahresabschluss handelt es sich um den rechnerischen Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Er hat verschiedene Funktionen. Einerseits stellt er den Erfolg eines Unternehmens dar sowie dessen aktuelle finanzielle Lage. Andererseits beinhaltet er Folgendes:

  • Abschluss der Buchhaltung eines Geschäftsjahres
  • Zusammenstellung von Dokumenten zur Rechnungslegung
  • Prüfung, Bestätigung und Veröffentlichung der Dokumente

Buchhaltung und Jahresabschluss gehen demnach Hand in Hand. Wenn wir von einem Jahresabschluss sprechen, ist damit nicht nur die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu verstehen, sondern auch die Gewinnermittlung im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Jahresabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann gesetzlich dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss mit GuV und Bilanz zu erstellen. Eine Ausnahmeregelung gilt für Einzelkaufleute, wenn Sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von 600.000 Euro und einen Jahresabschluss von 60.000 Euro nicht überschreiten. Diese Kleingewerbetreibenden müssen wie Freiberufler für den Jahresabschluss das Betriebsergebnis des Geschäftsjahres lediglich per EÜR ermitteln.

Eine Jahresabschluss-Pflicht besteht zudem für folgende Unternehmen:

  • Kaufleute
  • Personengesellschaften, wie KG, OHG, GbR
  • Kapitalgesellschaften, wie UG, GmbH, AG
  • Kapitalgesellschaft & Co.

Hinzu kommt die Verpflichtung zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses im elektronischen Unternehmensregister. Mehr Informationen zur Buchführungspflicht finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel.

Achtung

Diese Fristen müssen Sie einhalten!

Die Finanzämter verknüpfen die Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses mit der Abgabe der Steuererklärung. Ohne Fristverlängerung erwarten die Finanzämter die elektronische Übermittlung der Steuererklärung inklusive Jahresabschluss bis spätestens 31. Juli des Folgejahres. Wer das zeitlich nicht schafft, sollte eine Fristverlängerung beantragen. Lassen Sie die Steuererklärung von einem Steuerberater erstellen, haben Sie gar keinen Stress. Denn hier gilt eine automatische Fristverlängerung bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Jahresabschluss optimal vorbereiten und erstellen

Bei der Vorbereitung sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. Dadurch sparen Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld. Langfristig macht sich die Ersparnis ebenfalls bemerkbar: Je besser Sie vorbereitet sind, umso einfacher wird die Jahresabschlussanalyse, mit Hilfe derer Sie die aktuelle Lage Ihres Unternehmens umfangreich abbilden können. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie den Jahresabschluss effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.

Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob sie Buchführung und Jahresabschluss selbst erstellen oder dafür einen Steuerberater einschalten. Die meisten Firmen entschließen sich spätestens beim Thema Jahresabschluss für einen fachkundigen Experten. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und der richtigen Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, auch diesen Teil der Buchführung selbst in die Hand zu nehmen.
Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit. Dazu gehören u. a.:

  • Gesellschaftsvertrag
  • Handelsregisterauszug
  • Leasingverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Rechnungskopien
  • Spendenquittungen


Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen:

  • Anlagevermögen erfassen
  • Vorräte erfassen
  • Verträge erfassen
  • Fahrtenbuch prüfen (falls vorhanden)
  • Buchungsbelege erfassen und sortieren
  • Abschreibungen ermitteln und verbuchen
  • Rechnungsabgrenzung durchführen
  • Forderungen erfassen und prüfen
  • Rückstellungen bilden
  • Fehlende Belege ersetzen

Tipp

Jahresergebnis steuerlich optimieren

Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.

Drei Beispiele:

  1. Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
  2. Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
  3. Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (z. B. wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Sollte dafür ein Vertrag angepasst werden müssen, planen Sie auch hier genug Zeit ein, um vor Jahresabschluss zu einem Ergebnis zu gelangen.

Tipps für bilanzierende Unternehmen

Beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, da die Bilanzierung etwas komplizierter ist. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie beispielsweise Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.

Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleich so auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.

Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise 1-2 Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.

Tipps für alle, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

Wenn Sie Ihren Gewinn via EÜR ermitteln, empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.

Erstellen Sie den Jahresabschluss ohne Software, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile des Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.

Tipp

Mit einer Buchhaltungssoftware bequem zum Ziel

Egal ob Sie Ihren Jahresabschluss mit GuV und Bilanz oder mittels EÜR erstellen, mit Lexware buchhaltung gelingt Ihnen das einfach und schnell. Denn in der Software buchen Sie alle Geschäftsvorfälle mit den dazugehörigen Belegen. So liegen Ende des Geschäftsjahres alle Dokumente und Daten vor, die Sie für den Abschluss benötigen, und der Jahresabschluss ist in kürzester Zeit fertig. Ohne dass Sie die Hilfe eines Steuerberaters benötigen.

Zeit und Geld sparen durch ganzjährige Vorbereitungen

Es lohnt sich, dem Thema Jahresabschluss das ganze Jahr über Aufmerksamkeit zu widmen. Ihr Steuerberater, das Finanzamt und nicht zuletzt Ihre eigenen Nerven werden es Ihnen danken. Außerdem profitieren Sie von folgenden Vorteilen und Erleichterungen:

  • Sie sparen viel Zeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses, wenn Sie bereits unterjährig so buchen und alle Steuerbelege so ablegen, dass der Jahresabschluss quasi auf Knopfdruck erfolgen kann.
  • Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und diesem Ende des Geschäftsjahres eine vorbildlich geführte Buchführung übergeben, wird er deutlich weniger Zeit in die Auf- und Nachbereitung stecken müssen. Dadurch wird er entweder deutlich weniger Honorar berechnen oder sich auf die steuerlichen Besonderheiten Ihres Unternehmens konzentrieren und so wertvolle Empfehlungen geben können.
  • Eine ordentliche Buchführung ermöglicht es Ihnen, jederzeit einen vorläufigen Jahresabschluss zu erstellen. Dadurch kann die steuerliche Buchhaltung als Frühwarnsystem dienen. Denn Sie sehen durch den Vergleich mit dem vorherigen Zwischenabschluss sehr schnell, ob und wo es hakt.
  • Brauchen Sie dringend ein Darlehen von der Bank, machen sich die ganzjährigen Tätigkeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses meist ebenfalls bezahlt. Denn die Bank möchte zum Zeitpunkt der Darlehensanfrage einen finanziellen und steuerlichen Status Quo sehen. Dann ist es praktisch, wenn die Vorarbeiten für einen solchen vorläufigen Jahresabschluss bereits stehen.

Die besten Steuerspartipps zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wenn Sie die richtigen Kniffe kennen, können Sie dabei allerdings auch Steuern sparen, sich für eine anstehende Betriebsprüfung wappnen oder der Bank einen bonitätsversprechenden Jahresabschluss liefern. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede Menge Tipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜRler Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.

Es gibt einige Dinge, die Sie bei Ihrem nächsten Jahresabschluss berücksichtigen sollten, um stets auf der sicheren Seite zu sein. Mit unseren Steuerspartipps fangen Sie am besten direkt an.

Papier ist tabu beim Jahresabschluss 2020

Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolge dessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln – dazu erfahren Sie mehr in unserem Beitrag über die E-Bilanz. Steuererklärungen auf Papier sind grundsätzlich tabu. Für Kleinstunternehmer ohne PC, Internetanschluss und ohne Steuerberater gibt es jedoch eine Härtefallregelung. Sind die Einnahmen sehr niedrig, kann der Kleinunternehmer beim Finanzamt nach § 150 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beantragen, dass er von der elektronischen Übermittlungspflicht befreit wird.

Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung vorziehen

Auch wenn Sie eine Fristverlängerung beantragt haben, kann es gute Gründe dafür geben, zumindest die Umsatzsteuerjahreserklärung bis spätestens 31. Juli des Folgejahres ans Finanzamt zu übermitteln.

Hintergrund: Wird ein Gegenstand mindestens zu 10 Prozent unternehmerisch genutzt und ertragsteuerlich als Privatvermögen behandelt, können Sie diesen Gegenstand trotzdem Ihrem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zuordnen und eine Vorsteuererstattung beantragen. Die Zuordnung des aktuellen Geschäftsjahres muss dem Finanzamt bis spätestens 31. Juli des Folgejahres mitgeteilt werden (z. B. die Zuordnung für 2020 bis 31. Juli 2021). Wer diese Frist verschläft, verschenkt den Vorsteuerabzug – dies bemerken Sie dann beim Jahresabschluss.

Schaffen Sie es nicht, die Umsatzsteuerjahreserklärung bis zum 31. Juli beim Finanzamt einzureichen, können Sie dem Finanzamt die Zuordnung von mindestens 10 % unternehmerisch genutzter Privatgegenstände zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen auch mit einem formlosen Schreiben mitteilen.

Beispiel: Sie haben sich 2020 privat einen Pkw gekauft, den Sie 2020 zu 12 Prozent für Ihr Unternehmen genutzt haben. In der Gewinnermittlung taucht der Pkw nicht auf. Sie ordnen den Pkw allerdings Ihrem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zu. In den Voranmeldungen 2020 haben Sie bislang noch keine Vorsteuererstattung beantragt, weil nicht klar war, ob der Pkw mindestens 10 Prozent unternehmerisch genutzt würde.

Folge: Mit der Vorsteuererstattung aus dem Kaufpreis und aus den laufenden Pkw-Kosten 2020 klappt es nur, wenn Sie dem Finanzamt die Zuordnung dieses Pkws zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen durch Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung 2020 bis spätestens 31. Juli 2021 unmissverständlich mitteilen.

Frühzeitige Erstellung des Jahresabschlusses auch aus steuerlicher Sicht sinnvoll

Selbst wenn der Jahresabschluss nicht sofort am 1. Januar 2021 beim Finanzamt liegen muss, sollten Sie frühzeitig mit der Aufstellung des Jahresabschlusses 2020 beginnen bzw. den Gewinn für 2020 ermitteln. Das hat folgende steuerliche Vorteile:

  1. Sie können beim Finanzamt bei gesunkenen Gewinnen 2020 und bei einem zu erwartenden gleichbleibenden Gewinn 2021 für 2021 die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ab dem 10. März bzw. ab dem 10. Juni 2021 beantragen.
  2. Sie sind sofort nach dem Abschluss des Jahres 2021 im Bilde, ob Sie Steuernachzahlungen für 2021 leisten und dafür Rücklagen bilden müssen oder ob Steuererstattungen winken, die für betriebliche Investitionen eingeplant werden können.

Erstmaliger Wechsel zur Bilanzierung

Haben Sie 2020 erstmals eine Bilanz aufgestellt, weil Sie das Finanzamt wegen Überschreitung der Buchführungsgrenzen zum Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung aufgefordert hat? Dann müssen Sie durch diesen Wechsel 2020 in aller Regel noch einen Übergangsgewinninnerhalb des Jahresabschlusses versteuern. Dieser ergibt sich wegen der systembedingten Unterschiede zwischen der EÜR und der Bilanzierung. Sie können beim Finanzamt allerdings einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn verteilt auf 3 Jahre versteuert wird. Sie bekommen also eine zinslose Steuerstundung und sparen sich durch niedrigere Steuersätze meist noch einen Teil der Steuerzahlungen.

Steuerrisiko Leasing-Sonderzahlung

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und haben in den Vorjahren eine Leasing-Sonderzahlung beim Kauf eines Firmenwagens geleistet, durften Sie diese im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe im Jahresabschluss vom Gewinn abziehen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass die betriebliche Nutzung für diesen Firmenwagen niemals unter 10 % rutscht. Andernfalls kann das Finanzamt rückwirkend für einen Teil der Leasing-Sonderzahlung den Betriebsausgabenabzug kippen. Dieser Sonderfall kann einer Kurzinfo der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen entnommen werden.

Buchführung, Bilanz, Jahresabschluss: Die 5 häufigsten Fallen

Falle 1: Falsche Bewertung der Unternehmensgröße

Geschäftsführer müssen für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen. Dazu gehört unter anderem die regelmäßige Bewertung der Unternehmensgröße. Denn diese entscheidet darüber, wie ein Jahresabschluss mit Bilanz aussehen muss.

Das heißt: Wenn z. B. der Geschäftsführer einer GmbH die Bilanz nicht auf die korrekte Unternehmensgröße ausrichtet, verstößt er gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und seine Sorgfaltspflicht als Geschäftsführer.

Falle 2: Unqualifizierte Buchhaltungskräfte

Wenn Sie eine Buchhaltungskraft für Ihren Jahresabschluss beauftragen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:

  • Die beauftragte Person ist objektiv (Qualifikation) und subjektiv (Handeln zum Wohl der Gesellschaft) geeignet, die Buchführung durchzuführen.
  • Sie überprüfen regelmäßig deren Qualifikation.
  • Sie kontrollieren laufend Buchführung und Prüfungsergebnisse auf Plausibilität.

Der Grund: Wenn Sie diese Prüfungs- und Überwachungsstandards nicht einhalten, haften Sie für Verstöße im Jahresabschluss, als hätten Sie den Bilanzierungsfehler selbst verursacht.

Falle 3: Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Viele Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Die 10-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Ansonsten verstoßen Sie gegen Ihre Aufbewahrungspflichten.

Beispiel: Auf Geheiß von Geschäftsführer A werden kurz nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung die zugrunde liegenden Bilanzierungsdokumente zwecks Entlastung zerstört. Damit verstößt dieser eklatant gegen die Aufbewahrungspflichten.

Falle 4: Feststellung des Jahresabschlusses vergessen

Geschäftsführer sind nach den GmbH-Vorschriften dazu verpflichtet, den Jahresabschluss unverzüglich nach Aufstellung zur Information an die Gesellschafter weiterzuleiten. "Unverzüglich" bedeutet innerhalb von maximal 2 Wochen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass es zu keiner Verschleppung der Information kommt. Die Gesellschafter sollen einen angemessenen Zeitraum haben, um sich mit den Jahresabschlüssen auseinanderzusetzen und angemessen über eine Gewinnverwendung entscheiden zu können. Dann muss der Feststellungsbeschluss getroffen werden.

Falle 5: Kapitalerhöhung nicht korrekt durchgeführt

Wird eine Kapitalerhöhung durch Umwandlung von Kapitalrücklagen angedacht, so sind zwingend entweder die Vorjahresbilanz oder eine eigens hierfür erstellte Sonderbilanz zugrunde zu legen. Der Sinn und Zweck ist eindeutig: Ähnlich wie bei der Überprüfung, ob Gesellschaftereinlagen tatsächlich eingezahlt worden sind, soll der Jahresabschluss als Kontrollmittel dienen. Hiermit soll sichergestellt werden, dass in Stammkapital umgewandelte Kapitalrücklagen auch tatsächlich existieren.

Der einfachste Weg ist, sich auf die Vorjahresbilanz zu beziehen und maximal nur den Anteil umzuwandeln, der auch tatsächlich ausgewiesen wurde. Ist die Gesellschaft jedoch im Laufe des Geschäftsjahres besonders erfolgreich und konnten daher bereits ungewöhnlich hohe Rücklagen eingestellt werden, so ist eine Sonderbilanz nötig, um diese nachzuweisen.