Firmenwagen versteuern: Tipps zu Fahrtenbuch und 1-%-Regelung

Firmenwagen sind ein beliebtes Zusatzangebot von Unternehmen an ihre Mitarbeitenden. Sie stellen zudem eine Alternative zur gängigen Gehaltserhöhung dar. Ein Dienstfahrzeug hat viele Vorteile – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen. So weit, so gut. Dennoch stellt sich vielen die Frage: Wie sieht es eigentlich mit der Versteuerung meines Firmenwagens aus?

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Firmenwagen richtig und günstig versteuern. Sie nutzen Ihren Dienstwagen auch privat? Dann stehen Sie vor der Herausforderung, die günstigere Besteuerungsmethode zu finden: Fahrtenbuch führen oder 1%-Regel anwenden? Wir zeigen Ihnen, wie Sie am meisten Steuern sparen und was Sie generell zu dem Thema wissen müssen.

Definition: Wann ist der Firmenwagen ein Firmenwagen?

Im steuerlichen Sinn handelt es sich nur dann um einen Firmenwagen, wenn er zum Betriebsvermögen des Unternehmens gehört. Das ist dann der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutreffen:

  • Das Fahrzeug wird von einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) angeschafft und dem (Gesellschafter-)Geschäftsführer oder der Geschäftsführerin bzw. einem oder einer anderen Angestellten zur Verfügung gestellt.
  • Das Fahrzeug wird von einem oder einer Selbstständigen, Freiberufler:in, Einzelunternehmer:in oder Gesellschafter:in einer Personengesellschaft zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt.

In diesen Fällen sind alle Kosten des Firmenwagens (AfA, Versicherungen, Unterhalt, Reparatur, Kraftstoff etc.) Betriebsausgaben. Die Firma kann die für den Geschäftswagen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen.

Achtung

Beachten Sie diese Besonderheit

Auch für Fahrzeuge, die zu mindestens 10 % und höchstens 50 % betrieblich genutzt und dem „gewillkürten“ Betriebsvermögen zugordnet werden, muss bei Privatnutzung ein steuerpflichtiger Privatanteil ermittelt werden. Besonderheit: Da grundsätzlich nur bei einer betrieblichen Nutzung des Firmenwagens von mehr als 50 % die 1-%-Regelung greift, muss der zu versteuernde Privatanteil geschätzt werden, sollte kein Fahrtenbuch geführt werden. 

Wie nutzen Sie den Firmenwagen?

Ausschließlich geschäftliche Nutzung des Firmenwagens

Wenn Sie Ihr Geschäftsauto ausschließlich geschäftlich nutzen, können Sie alle PKW-Kosten absetzen. Das erkennt das Finanzamt jedoch nur an, wenn in Ihrem Haushalt ein adäquater Zweitwagen zur Verfügung steht. Der Grund: Laut Finanzgericht (FG) Köln fährt der oder die Unternehmer:in den Firmenwagen grundsätzlich auch privat, wenn er keinen Privat-PKW besitzt.

Tipp

Steuertipp zur rein geschäftlichen Nutzung des Firmenwagens

Sollte der Firmenwagen des Geschäftsführers oder der Fachkraft nur geschäftlich genutzt werden, müssen Sie das im Arbeitsvertrag und in der Dienstwagenregelung so vereinbaren. Wichtig: Hier sind Sie jedoch in der Nachweispflicht. Ohne Fahrtenbuch wird das Finanzamt in aller Regel für den Firmenwagen eine Privatnutzung unterstellen. 

Ein weiteres Indiz für eine ausschließlich geschäftliche Nutzung: Der Firmenwagen muss nach Feierabend regelmäßig auf dem Firmen-Parkplatz abgestellt werden. Hier erwartet das Finanzamt jedoch einen vertraglichen Hinweis darauf, dass der Firmenwagen ausschließlich ohne Privatnutzung gebraucht werden darf. Als Nachweis müssen Sie entweder ein Fahrtenbuch oder zumindest Aufzeichnungen erbringen, aus denen hervorgeht, dass das Privatnutzungsverbot regelmäßig überwacht wird.

Private Nutzung des Firmenwagens

In den meisten Fällen nutzen Unternehmer:innen und Arbeitnehmer:innen den Dienstwagen auch privat. Privatfahrten betrachtet das Finanzamt als geldwerten Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Entnahme (bei Unternehmer:innen). Daher müssen Sie den Dienstwagen versteuern. Aus diesem Grund fragen sich viele: Lohnt sich die Finanzierung eines Firmenwagens wirklich für mich?

Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ wird dann entweder dem steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens oder dem zu versteuernden Gehalt des oder der Angestellten zugerechnet. Die auf den privaten Nutzungsanteil des Firmenwagens entfallenen Steuern können durch zwei Besteuerungsmethoden ermittelt werden:

  1. Fahrtenbuch führen: Diese Methode fungiert als Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands.
  2. 1-%-Regelung: Hierbei handelt es sich um eine pauschale Bestimmung des privaten Nutzungsanteils (Listenpreismethode).

Im Folgenden erfahren Sie, welche Methode günstiger für Sie ist, wenn Sie die Privatnutzung Ihres Firmenwagens versteuern müssen.

Firmenwagen versteuern: Welche Methode ist für Sie günstiger – Fahrtenbuch oder 1-%-Regel?

Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes „günstiger fahren“, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  • Jährliche Fahrleistung (in Kilometern)
  • Umfang der Privatnutzung
  • Entfernung der Arbeitsstätte zur Wohnung oder zum Haus
  • Fahrzeug-Modell und Bruttolistenpreis

Grundsätzlich gilt:

  • Die 1-%-Regel rentiert sich steuerlich nur dann, wenn Sie den Firmenwagen oft privat nutzen und damit regelmäßig weite Strecken fahren.
  • Mit einem Fahrtenbuch sparen Sie bares Geld, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist.

Info

Wann ist der Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Regel möglich?

Ein Wechsel von der 1-%-Regel auf die Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt ist nur in zwei Fällen möglich:

  1. Zum Jahreswechsel: Sie haben jedes Jahr ein Wahlrecht, ob Sie den zu versteuernden Privatnutzungsanteil einheitlich nach der 1-%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln möchten.
  2. Bei (unterjährigem) Wechsel des Firmenwagens 

Fahrtenbuch statt 1-%-Regelung? Da können Sie richtig sparen!

Unser Rechenbeispiel zeigt, dass Sie durch die Fahrtenbuch-Methode viel Geld sparen können.

Das Fahrtenbuch richtig führen

In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss dieses allerdings einige Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.

Achtung

Beachten Sie unbedingt alle Vorgaben des Finanzamts!

Das Finanzamt ist bei Überprüfung des Fahrtenbuchs sehr streng. Sobald Indizien dafür vorliegen, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es steuerlich als unwirksam eingestuft und der Privatanteil nach der 1-%-Regelung oder im Rahmen einer sehr fiskalischen Schätzung ermittelt. Deshalb gilt: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen zu führen, sollten Sie unbedingt die folgenden Vorgaben beherzigen. 

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Wie müssen Sie das Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen eigentlich führen? Damit es von den Behörden anerkannt wird, muss es auch in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:

  • Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
  • Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
  • Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
  • Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen Sie diese dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt erhalten bleibt.

Welche Fahrten mit dem Firmenwagen sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden?

Für den Nachweis per Fahrtenbuch müssen folgende Fahrten mit dem Firmenfahrzeug unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentiert werden:

  • betriebliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten (bei doppelter Haushaltsführung)

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Jedes Fahrtenbuch – ob elektronisch oder handschriftlich geführt – muss diese grundlegenden Infos enthalten:

  • Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
  • Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres

Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.

Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten

Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen beruflich unterwegs sind, müssen Sie folgende Informationen für die Dienstwagenbesteuerung festhalten:

  • Datum
  • Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
  • Reiseziel
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Info

Angaben für Privatfahrten

Privatfahrten mit dem Firmenwagen müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden wie Betriebsfahrten. Hier sind Datum, Reiseziel und die zurückgelegten Kilometer ausreichend. Angaben zum Reisezweck sind zum Schutz Ihrer Privatsphäre nicht erforderlich. 

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen geschaffen. In diesen Fällen muss nur notiert werden, welche:r Kund:in an welchem Ort besucht wurde. Werden stets die gleichen Kunden besucht, darf eine Kundenliste angelegt werden. Dann wird nur die jeweilige Listennummer als Ziel ins Fahrtenbuch des Firmenwagens eingetragen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:

  • Handelsvertreter:innen
  • Kurierdienstfahrer:innen
  • Taxifahrer:innen
  • Fahrlehrer:innen
  • Andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen

Fazit: Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!

Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen – denn hierauf wird Lohnsteuer fällig!

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Fahrtenbuch zu führen, um den Firmenwagen abzusetzen: handschriftliche Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbücher.

Doch Achtung: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Nicht jede Form von Fahrtenbuch erfüllt diese Bedingung. Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Firmenwagens wegen fehlender Angaben oder falscher Führung nicht anerkennt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-%-Regel angewandt.

  1. Excel-Fahrtenbücher: Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann.
  2. Fahrtenbuch-Hefte: Wer Fahrtenbücher für seinen Firmenwagen in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungen immer klar nachvollzogen werden können. Einträge können durchgestrichen und neu erstellt werden. Das Fahrtenbuch darf keine Leerzeilen enthalten. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig!
  3. Elektronische Fahrtenbücher: Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher ist die automatische Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen. Die intelligente Software nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte jedoch den Anbieter gut auswählen. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen im Programm dokumentiert werden und zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) erfasst werden. Dann haben Sie auch kein Problem mehr mit der Steuer.

Diesen Fehler sollten Sie vermeiden

Vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts, schreiben viele Unternehmer:innen ihr Fahrtenbuch neu und ordentlich nach, damit der oder die Prüfer:in die Aufzeichnungen wegen der unordentlichen Aufzeichnungen steuerlich nicht verwirft. Doch das ist ein fataler Fehler: Denn bekommt er oder sie Wind vom Nachschreiben des Fahrtenbuchs für Ihren Firmenwagen, wird es definitiv nicht anerkannt. Es fehlt dann an den „zeitnahen“ Aufzeichnungen. Oftmals bemerkt der oder die Prüfer:in, dass ein Papier-Fahrtenbuch nachträglich erstellt wurde, am Einband. Der Grund: Kauft ein:e Unternehmer:in 2021 ein Papierfahrtenbuch, um das Fahrtenbuch 2018 erneut und ordentlich nachzuschreiben, kann der oder die Prüfer:in am Einband schnell feststellen, dass das Fahrtenbuch in dieser Auflage im Jahr 2018 noch gar nicht auf dem Markt war.

Tipp

Nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch

Mit Lexware elektronisches Fahrtenbuch verhindern Sie Unregelmäßigkeiten sowie peinliche Nachfragen vom Finanzamt. Denn damit werden alle Fahrten automatisch aufgezeichnet. Aus den erfassten Daten wird Ihr Fahrtenbuch mit einem Klick erstellt – ordentlich und Finanzamt-konform.

1-%-Regel: Die pauschale Versteuerung des Firmenwagens

Wenn Sie sich bei der Besteuerung der Privatfahrten mit Ihrem Firmenwagen für die „pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswertes“ (1-%-Regel) entscheiden, müssen Sie für die privaten Fahrten monatlich 1 % des inländischen Listenpreises Ihres Dienstwagens inklusive Umsatzsteuer (Bruttolistenpreis) zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerten Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Entnahme (bei Unternehmer:innen) versteuern.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich zur 1-%-Regelung 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises Ihres Firmenwagens pro Kilometer und Monat fällig. Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten (Ausnahme: Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung). Kürzungen dieser Beträge können nicht vorgenommen werden.

Es gibt noch zwei weitere Möglichkeiten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der 1-%-Regelung für Ihren Firmenwagen zu versteuern. Da dieses Thema eine der größten Fehlerquellen beim Firmenwagen darstellt, greifen wir es weiter unten noch einmal auf.

Beispielrechnung 1-%-Methode für 1.000 Kilometer im Jahr

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Berechnungswert
BerechnungswertErgebnis
Bruttolistenpreis Firmenwagen 20.000 €
1 % des Bruttolistenpreises 200 €
200 € * 12 Monate 2.400 €
Entfernung zwischen Wohnung und Firma 20 km
Fahrten zwischen Wohnung und Firma (20*6 [0,3 von 20.000]) 120 €/Monat
120 € * 12 Monate 1.440 €
Zusätzliche Lohnsteuer auf (2.400 € + 1.440 €) 3.800 €

Info

Fazit: Die 1-%-Regel ist einfach, aber nicht immer die günstigste Lösung!

Der Vorteil der 1-%-Regel gegenüber der Fahrtenbuchmethode liegt auf der Hand: Die Berechnung ist einfach und spart Zeit. Sie brauchen nicht jede Ihrer Fahrten mit dem Firmenwagen einzeln zu erfassen. In vielen Fällen fahren Sie jedoch günstiger, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen.

Förderung für Elektro-Firmenwagen

Unternehmer:innen, die für ihren Betrieb ein Elektrofahrzeug Plug-in Hybrid kaufen oder leasen, steht seit 1.1.2019 eine steuerliche Vergünstigung zu. Wird ein reines E-Auto oder ein Plug-in Hybrid privat genutzt und der zu versteuernde Privatnutzungsanteil wird nach der 1-%-Regelung ermittelt, muss seit 2019 nur noch die Hälfte des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung berücksichtigt werden. Bei Ermittlung des Privatnutzungsanteils des Firmenwagens nach der Fahrtenbuchmethode gilt, dass die Abschreibung des PKW oder die Leasingkosten nur zu 50 % einbezogen werden müssen.

Diese Steuervergünstigung gilt bis zum 31.12.2030 (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 4 und 5 und Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2019).

Achtung: Die Reduzierung des Bruttolistenpreises bzw. der Pkw-Abschreibung und der Leasingraten bei den Gesamtkosten des Firmenwagens gilt übrigens nicht bei Ermittlung der Umsatzsteuer für die Privatnutzung. Die Vergünstigung betrifft nur die ertragsteuerliche Behandlung eines betrieblichen E-Fahrzeugs.

Besondere Regelungen gelten für Plug-in Hybride. Je nachdem, wann der Hybridwagen gekauft wird, sind zusätzliche Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Kauf oder Leasing ab 1.1.2019 bis 31.12.2021: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss eine Fahrleistung von mindestens 40 km erreicht werden.
  • Kauf oder Leasing ab dem 1.1.2022 bis 31.12.2024: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine des Firmenwagens muss eine Fahrleistung von mindestens 60 km erreicht werden.
  • Kauf oder Leasing ab dem 1.1.2025 bis 31.12.2030: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss eine Fahrleistung von mindestens 80 km erreicht werden.
  • Die Mindestreichweite ist unbeachtlich, wenn die Kohlendioxidemission bei Kauf oder Leasing eines Fahrzeugs innerhalb dieser Zeiträume 50 g/km nicht übersteigt.

Tipp

Steuerliche Vergünstigungen für Elektrofahrzeuge

Bei Anschaffung ab dem 1.1.2019 und vor dem 1.1.2031 winken für Elektrofahrzeuge ohne Kohlendioxidemission als Firmenwagen weitreichendere Steuervergünstigungen. Beträgt der inländische Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung des E-Autos nicht mehr als 40.000 Euro bzw. 60.000 Euro ab dem 1.7.2020, darf bei Ermittlung des Privatanteils der Bruttolistenpreis nur mit einem Viertel berücksichtigt werden. Wird der Privatnutzungsanteil des Firmenwagens nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, reduzieren sich die Gesamtkosten um drei Viertel der PKW-Abschreibung bzw. der Leasingraten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 und Satz 3 Nr. 3 EStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2019).

Investitionsabzugsbetrag: So klappt das Steuersparmodell beim Firmenwagen

Planen Sie innerhalb der nächsten 3 Jahre den Kauf eines neuen Firmenwagens, können Sie bei Erfüllung der Voraussetzungen zum Investitionsabzugsbetrag für den PKW bereits heute 40 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Was viele Selbstständige nicht wissen: Der Firmenwagen darf im Jahr des Kaufs und im Folgejahr zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden (§ 7g Abs. 4 EStG).

Info

90-prozentige betriebliche Nutzung nur durch Fahrtenbuch nachweisbar

Das Finanzgericht Sachsen-Anhalt hat hierzu entschieden, dass die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung des PKWs beim Investitionsabzugsbetrag nur durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden kann. Wird die Privatnutzung des Firmenwagens nach der 1-%-Regelung ermittelt oder ist das Fahrtenbuch wegen Aufzeichnungsmängeln steuerlich unwirksam, spricht das für eine mindestens 20- bis 25-prozentige Privatnutzung und die Voraussetzungen für den Investitionsabzugsbetrag entfallen.

Damit ein einmal abgezogener Investitionsabzugsbetrag für den PKW vom Finanzamt nicht rückwirkend gestrichen wird, müssen Sie die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Jahr des Kaufs und im Folgejahr nachweisen. Dafür haben Sie diese Möglichkeiten:

  • Führung eines Fahrtenbuchs (wie vom Finanzgericht Sachsen-Anhalt gefordert)
  • Nutzung des Firmenwagens in den ersten beiden Jahren durch eine:n Arbeitnehmer:in
  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind übrigens der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.

Sonderregelung zum Investitionsabzugsbetrag bei 90 %-Regelung beachten

Was selbst viele Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts nicht wissen: Es ist für den Investitionsabzugsbetrag nicht schädlich, wenn die private Nutzung im ersten Jahr über 10 % liegt, jedoch die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Zeitraum der Jahres des Kaufs und im Folgejahr insgesamt erfüllt wird. Der Nutzungsumfang ist nicht wirtschaftsjahrbezogen zu prüfen, sondern zeitraumbezogen (BMF-Schreiben v. 20.3.2017).

Gestaltungstipp zum Investitionsabszugsbetrag für Firmenwagen

Die rechtmäßige Beanspruchung des Investitionsabzugsbetrags lässt sich aber auch ohne den Aufwand eines Fahrtenbuchs nachweisen. Nämlich dann, wenn der PKW im Jahr des Kaufs und im Folgejahr einem oder einer Arbeitnehmer:in als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Bei der Nutzung von Dienstwagen durch Angestellte wird nämlich stets eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des Fahrzeugs unterstellt.

Tipp

Kontern Sie im Notfall mit einem BMF-Schreiben!

Einige Prüfer:innen des Finanzamts ignorieren diese Regelung und kippen den Investitionsabzugsbetrag ohne Fahrtenbuch. Hier können Sie jedoch mit einem BMF-Schreiben kontern, in dem die Finanzverwaltung bei Nutzung eines Firmenwagens durch eine:n Arbeitnehmer:in eine 100-prozentige betriebliche Nutzung unterstellt: BMF, Schreiben v. 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004.

Beispiel: Einzelunternehmer Huber hat im Jahr 2018 für den im Jahr 2020 geplanten Kauf eines Firmenwagens einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 16.000 EUR (voraussichtlicher Kaufpreis 40.000 EUR x 40 Prozent) abgezogen. Im Jahr des PKW-Kaufs und Folgejahren wird der Firmenwagen a) durch den Unternehmer Huber selbst genutzt (Fahrtenbuch wird nicht geführt) oder b) durch einen Arbeitnehmer genutzt (ebenfalls kein Fahrtenbuch).

100-Prozent-Nutzung auch für Gesellschafter-Geschäftsführer

Auch als Gesellschafter-Geschäftsführer:in können Sie die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung eines Firmenwagens ohne Fahrtenbuch nachweisen. Der Grund: Da auch Gesellschafter-Geschäftsführer:innen Angestellte sind, wird im Sinn des Investitionsabzugsbetrags eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des PKWs unterstellt.

Weitere Firmenwagen-Spartipps

1. Nutzen Sie den Vorsteuer-Abzug

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer:innen und Selbstständige haben mit dem Vorsteuerabzug eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 %, können sie die Vorsteuer aus Rechnungen für gemischt genutzte Firmenwagen voll abziehen. Im Gegenzug ist der außerbetriebliche Nutzungsanteil mit 19 % zu versteuern.

2. Machen Sie Nutzungsausfall geltend

Vom Ansatz des vollen monatlichen geldwerten Vorteils wird abgesehen, wenn Sie nachweisen können, dass Ihnen der Firmenwagen einen vollständigen Monat nicht zur Verfügung gestanden hat (z.B. aufgrund Reparatur, Urlaub, Kur, längerem Auslandsaufenthalt etc.). Ist der Grund eine Krankheit, kann der Nachweis über ein ärztliches Attest oder die Bescheinigung eines stationären Krankenhausaufenthalts erbracht werden.

3. Machen Sie private Benzinkosten steuerlich geltend

Ist vertraglich vereinbart, dass ein:e Mitarbeiter:in die Benzinkosten für private und berufliche Fahrten mit dem Firmenwagen selbst tragen muss, kann er oder sie diese als Werbungskosten absetzen:

  • Privat getragene Benzinkosten für betriebliche Fahrten sind ohnehin als Werbungskostenabzug abziehbar, da sie zur Erzielung des Gehalts aufgewendet werden.
  • Das Finanzgericht Düsseldorf entschied 2014: Auch für Privatfahrten aufgewandte Benzinkosten sind als Werbungskosten abziehbar. Sie wurden schließlich zum Erwerb von Sachlohn in Form der privaten Firmenwagennutzung aufgewendet.

2016 hat auch der Bundesfinanzhof diese Rechtslage bestätigt. Es lohnt sich also, Tankbelege zu sammeln! Der BFH setzt aber eine Grenze für die Steuerverrechnung: Übersteigen die selbst getragenen Benzinkosten den privaten Nutzungsvorteil nach der 1-%-Methode, können Sie die darüber hinaus gezahlten Benzinkosten des Firmenwagens nicht als Werbungskosten ansetzen.

Beispiel: Der Gesellschafter-Geschäftsführer Max Müller nutzt einen Firmenwagen. Der als Arbeitslohn zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung beträgt 6.276 Euro. Er hat die gesamten Benzinkosten von 5.599 Euro selbst getragen. Diesen Betrag kann er vom geldwerten Vorteil für die Privatnutzung abziehen und muss somit nur noch einen geldwerten Vorteil von 677 Euro versteuern.

4. Tipps zur Abschreibung Ihres Firmenwagens

Schritt 1: Anschaffungskosten des Firmenwagens ermitteln
Ausgangsbasis für die Ermittlung der Abschreibung sind die Anschaffungskosten des Firmenwagens (Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten). Sind Sie nur zum Teil oder gar nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, gehört die Umsatzsteuer aus dem Kaufpreis des Fahrzeugs ebenfalls zu den Anschaffungskosten.

Schritt 2: Ermittlung der regulären Abschreibung
Bei Anschaffungen kommt als Abschreibung nur noch die lineare Abschreibung in Betracht. Bei dieser werden die Anschaffungskosten für den Firmenwagen (Schritt 1) gleichmäßig auf die Nutzungsdauer von sechs Jahren verteilt. Die Abschreibung ist streng zeitanteilig vom Monat des Kaufs an zu ermitteln.

Schritt 3: Ermittlung der Sonderabschreibung
Nutzen Sie Ihren Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Jahr danach zu mindestens 90 % betrieblichund können das mit einem Fahrtenbuch nachweisen? Dann ist die 20-prozentige Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 EStG zusätzlich zur regulären Abschreibung erlaubt! Bilanzieren Sie, kommt die Sonderabschreibung nur dann in Betracht, wenn der Wert Ihres Betriebsvermögens im Jahr vor der Anschaffung nicht mehr als 235.000 Euro betragen hat. Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ist die Sonderabschreibung für den Firmenwagen erlaubt, wenn der Gewinn des Vorjahrs nicht über 100.000 Euro lag.

Schritt 4: Auswirkung eines Investitionsabzugsbetrags auf die Abschreibung
Haben Sie in den Vorjahren für den geplanten Kauf Ihres Firmenwagens den 40-prozentigen Investitionsabzugsbetrag vom Gewinn abgezogen, mindern sich die in Schritt 1 ermittelten Anschaffungskosten um diesen Betrag und somit natürlich auch die Höhe der Abschreibung.

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Schritt
SchrittIst-SituationAktion
1 Wird der Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Folgejahr voraussichtlich zu mehr als 90 Prozent betrieblich genutzt? Wenn nein, keine Sonderabschreibung möglich. Wenn ja, weiter mit Punkt 2
2 Lag der Wert Ihres Betriebsvermögens des Vorjahrs bei Bilanzierung bei maximal 235.000 Euro? Betrug Ihr Gewinn bei der Einnahmen-Überschussrechnung im Vorjahr maximal 100.000 Euro? Wenn nein, keine Sonderabschreibung möglich. Wenn ja, weiter mit Punkt 3
3 Anschaffungskosten für den Firmenwagen (Schritt 1) XY Euro
4 Sonderabschreibung: Anschaffungskosten x 20 % XY Euro

Fehlerhafter Investitionsabzugsbetrag

Beim Investitionsabzugsbetrag gilt die 90-%-Regelung, genauso wie bei der Sonderabschreibung. Führen Sie kein Fahrtenbuch mit Ihrem Firmenwagen kann der Investitionsabzugsbetrag nicht angewendet werden. Die Konsequenzen sehen häufig so aus:

  • Der Steuerbescheid des Jahres, in dem der Investitionsabzugsbetrag abgezogen wurde, muss geändert werden.
  • Keine Minderung der Anschaffungskosten für die Ermittlung der Abschreibung.

So sichern Sie sich die Sonderabschreibung und den Investitionskostenabzug: Sie weisen dem Finanzamt einwandfrei nach, dass die betriebliche Nutzung des Firmenwagens über 90 % liegt, wenn 

  • Sie ein Fahrtenbuch führen.
  • der Firmenwagen für einen Mitarbeiter gekauft ist.
  • der Firmenwagen von einer GmbH gekauft ist.

9 Fehler, die beim Firmenwagen teuer werden!

Es gibt einige Fehler, die bei der Firmenwagen-Versteuerung zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Zum Beispiel kann das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen oder die ausschließliche betriebliche Nutzung in Frage stellen. Die Folge sind oft Nachzahlungen. Vermeiden Sie daher diese Stolperfallen:

1. Unvollständige Angaben im Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss die in den Lohnsteuerrichtlinien aufgeführten Mindestangaben enthalten. Hier ist das Finanzamt sehr streng. Weißt ihr Fahrtenbuch Lücken auf, ist unter Umständen die Arbeit eines Jahres mühsamer Dokumentation hinfällig und Sie zahlen mehr Steuer. Denn dann wird nach der 1-%-Methode besteuert, die meist teurer für Sie ist.

2. Fehlerhafte Einträge und nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch

Nachträgliche Änderungen sind in einem Fahrtenbuch Ihres Firmenwagens nicht zulässig. Das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs kann daher sehr mühsam sein, da sich hier versehentlich Fehler einschleichen können. Elektronische Fahrtenbücher lassen sich leichter führen als manuelle. Diese übernehmen das Eintragen von Start- und Zielpunkt, sowie das Ablesen des Kilometerstandes und der Uhrzeit automatisch.

3. Unzureichende Beweise bei ausschließlich betrieblicher Nutzung

Das Finanzamt fordert für die steuerliche Anerkennung eindeutige Beweise, dass der Firmenwagen nicht privat genutzt wird. Das ist in den meisten Fällen nur glaubhaft, wenn Sie zusätzlich über einen Privat-PKW verfügen.

4. Keine 1-%-Regelung bei ausschließlicher Privatnutzung

Nutzt der oder die Gesellschafter-Geschäftsführer:in einer GmbH einen Firmenwagen, ohne dass das gemäß Dienstwagenüberlassungsvertrags vereinbart ist, unterstellt das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung. Diese muss der oder die Gesellschafter-Geschäftsführer:in als Kapitalertrag versteuern. Wird der Pkw ausschließlich privat genutzt, fällt die verdeckte Gewinnausschüttung besonders hoch aus. Dann kann die 1-%-Regelung nämlich nicht angewandt werden und das Finanzamt rechnet stattdessen mit dem gemeinen Wert. Mit „gemeinem Wert“ sind die gesamten Ausgaben der GmbH für den PKW gemeint.

5. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nicht versteuert

Mit der 1-Prozent-Methode sind Fahrten mit dem Firmenwagen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht abgegolten. Hierfür muss der inländische Bruttolistenpreis zusätzlich versteuert werden. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Monatliche Versteuerung: Es werden 0,03 % des Bruttolistenpreises je Kilometer bei dem Firmenwagen als Entfernungspauschale versteuert.
  • Tageweise Versteuerung: Der lohnsteuerliche Vorteil wird mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer berechnet.

Arbeitgeber:innen können die Lohnsteuer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch pauschal entrichten (15 %). Allerdings nur bis zu dem Betrag, für den der oder die Arbeitnehmer:in Werbungskosten geltend machen kann. Der pauschal zu versteuernde Teil berechnet sich mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für 15 Arbeitstage im Monat. Dann ist ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich. Aus Vereinfachungsgründen werden für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen bei der Lohnsteuer-Pauschalisierung 15 Fahrtage im Monat (180 Tage im Jahr) angenommen.

6. Der Listenpreis wird falsch berechnet

Bemessungsgrundlage für den privaten Nutzungswert ist der inländische Bruttolistenpreis. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung, abgerundet auf volle 100 Euro.

7. Nicht jeder Firmenwagen wird steuerlich anerkannt

Grundsätzlich gilt: Der Firmenwagen muss im steuerlichen Sinn „angemessen“ sein und der wirtschaftlichen Situation und der Ertragslage des Unternehmens entsprechen. Hier ein paar Beispiele:

  • Für einen Tierarzt hat das Finanzamt die Leasingrate für einen Ferrari Spider nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen.
  • Ebenso ist ein überdimensionierter Geländewagen bei geringem Umsatz und Ertrag in der Regel nicht mehr „angemessen“.

Gegenargument: Dient der Firmenwagen der Repräsentation des Unternehmens und dessen Produkte (z. B. Karbon-Karosserien), muss das Finanzamt auch außergewöhnlich hohe Kosten (hier: Leasingraten) für ein solches Fahrzeug in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkennen.
Welchen Firmenwagen die Firma anschafft bzw. welche Betriebsausgaben notwendig und zweckmäßig sind, entscheidet grundsätzlich der oder die Unternehmer:in. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, für die Anschaffungskosten eines Firmenwagens eine Obergrenze anzusetzen. Ein:e Unternehmer:in kann daher auch einen Luxuswagen von der Steuer absetzen. Dennoch sollten Sie kein im Verhältnis zur Geschäftstätigkeit der Firma überdimensioniertes Fahrzeug anschaffen denn die Finanzbehörden nutzen solche Unausgewogenheiten u. U. als Anlass für eine Betriebsprüfung.

8. Firmenwagen wird maximal bis 50 % betrieblich genutzt

Führt ein:e Unternehmer:in für seinen oder ihren Firmenwagen kein Fahrtenbuch und gelangt das Finanzamt zu der Erkenntnis, dass das Fahrzeug nicht über 50 % betrieblich genutzt wurde, kann es steuerlich zu einer bösen Überraschung kommen. Denn nur bei einer Nutzung von mehr als 50 % hat ein:e Unternehmer:in Anspruch auf Anwendung der 1%-Regelung. Wurde auch kein Fahrtenbuch geführt, darf das Finanzamt den zu versteuernden Privatnutzungsanteil schätzen. Obligatorisch wird hier regelmäßig eine Privatnutzung von 70 % der entstandenen PKW-Kosten geschätzt.

Bewertung der verdeckten Gewinnausschüttung auf Gesellschafterebene bisher ungeklärt

Ob die verdeckte Gewinnausschüttung auch auf der Ebene des Gesellschafters oder der Gesellschafterin nach Fremdvergleichsgrundsätzen bewertet werden muss oder ob die meist günstigere 1%-Regelung angewandt werden darf, wurde bisher höchstrichterlich noch nicht entschieden. Einen ersten Versuch startete nun das Finanzgericht (FG) Saarland (FG Saarland, Beschluss v. 7.1.2015, Az. 1 V 1407/14). Nach Ansicht der Richter:innen gilt für die Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung auf Gesellschafterebene Folgendes:

  • Wird ein Firmenwagen der GmbH privat genutzt, ohne dass es hierzu im Anstellungsbetrag eine Vereinbarung gibt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.
  • Dieser Grundsatz gilt auch, wenn der PKW durch eine Person genutzt wird, die dem oder der Gesellschafter-Geschäftsführer:in nahe steht.
  • Die Bewertung der verdeckten Gewinnausschüttung nach der 1%-Regelung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 ESG scheidet aus, wenn der PKW der GmbH nachweislich zu 100% privat genutzt wird.
  • Die verdeckte Gewinnausschüttung, die der oder die Gesellschafter:in als Kapitalertrag versteuern muss, ist vielmehr nach Fremdvergleichsgrundsätzen mit dem gemeinen Wert nach § 8 Abs. 2 EStG zu ermitteln.
  • Die verdeckte Gewinnausschüttung bemisst sich demnach nach den Ausgaben (inkl. Abschreibung), die in der GmbH für den ausschließlich privat genutzten Firmenwagen angefallen sind.
9. Kein Werbungskostenabzug bei Gehaltsumwandlung

Dass bei Gestellung eines Firmenwagens durch die GmbH eine Gehaltsumwandlung steuerlich zulässig ist, hat der Bundesfinanzhof bereits vor vielen Jahren entschieden (BFH, Urteil v. 20.8.1997, Az. VI B 83/97). Auch die Sozialversicherungsträger akzeptieren es seit 2011, dass durch die Gehaltskürzung zugunsten eines Dienstwagens weniger Sozialversicherungsbeiträge fällig werden.

Achtung

Voraussetzung für die Gehaltsumwandlung

Einzige Voraussetzung für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anerkennung einer Gehaltsumwandlung wegen eines Firmenwagens beim Geschäftsführer oder bei der Geschäftsfüherin der GmbH ist die Änderung seines oder ihres Arbeitsvertrags. Ohne Änderung der Gehaltsvereinbarung gibt es auch keine Gehaltsumwandlung.

Least eine GmbH einen Firmenwagen und kürzt das Gehalt des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin um die Leasingraten und um die Benzinkosten, kann er oder sie für die mit diesem Dienstwagen durchgeführten dienstlichen Fahrten keine weiteren Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen (FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 11.2.2016, Az. 9 K 9317/13).

Zur Begründung führen die Richter:innen aus, dass die Voraussetzungen für den Werbungskostenbegriff nach § 9 EStG nicht erfüllt sind. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen und bei der Einkunftsart, bei der sie entstanden sind. Verzichtet ein:e Arbeitnehmer:in bei der Gestellung eines Firmenwagens durch die GmbH auf Gehalt, handelt es sich hierbei nicht um Aufwendungen und damit auch nicht um Werbungskosten. Daran ändert sich auch nichts, wenn die GmbH für die private PKW-Nutzung einen geldwerten Vorteil ermittelt und dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin zurechnet.

Tipp

Entscheidung liegt noch beim Bundesfinanzhof

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat wegen grundsätzlicher Bedeutung die Revision beim Bundesfinanzhof zugelassen. Gut möglich, dass die Richter:innen doch noch Werbungskosten für die dienstlichen Fahrten zulassen. Um diese Chance zu wahren, muss der oder die Geschäftsführer:in folgendermaßen vorgehen:

  • Er oder sie muss in seiner oder ihrer Einkommensteuererklärung für die betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen der GmbH Werbungskosten beantragen.
  • Lehnt das Finanzamt den Werbungskostenabzug ab, weil die Gestellung des Dienstwagens der GmbH gegen Barlohnumwandlung erfolgte, muss gegen den Einkommensteuerbescheid Einspruch eingelegt werden.

Bis zur Entscheidung durch den Bundesfinanzhof empfiehlt es sich, beim Finanzamt das Ruhen des Einspruchsverfahrens zu beantragen.

Info

Geldwerter Vorteil trotz Gehaltsumwandlung

Nun könnte man auf die Idee kommen, dass der oder die Geschäftsführer:in für die Nutzung seines oder ihres Firmenwagens gar keinen geldwerten Vorteil für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern muss. Denn hat er oder sie für den Dienstwagen durch Gehaltsverzicht praktisch alle Kosten des Dienstwagens getragen, wo soll dann sein oder ihr erhaltener Vorteil liegen?

Dieser Überlegung hat das Finanzgericht Niedersachsen leider eine Absage erteilt. Die Richter:innen stellten klar, dass selbst bei einer Vollkostenerstattung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin im Rahmen einer Gehaltsumwandlung stets ein geldwerter Vorteil nach der 1%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt und versteuert werden muss (FG Niedersachsen, Urteil v. 12.11.2015, Az. 7 K 94/13).