Das Fahrtenbuch führen: Richtiges Vorgehen

Wer einen Firmenwagen fährt, muss ihn bei der Steuer angeben. Wenn die 1-Prozent-Regelung zu kostenintensiv ist, lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Der einzige Haken: Das Finanzamt prüft die Fahrtenbücher ganz akribisch. Daher ist es wichtig, dass Sie es korrekt führen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel. Außerdem erhalten Sie viele hilfreiche Tipps.

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Mann im Anzug sitzend im Firmewagen
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 |  Zuletzt aktualisiert am:07.08.2023

Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit dieses Nachweisdokument  vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie das Fahrtenbuch richtig führen. Hierfür gibt es allerdings einige Anforderungen, die Sie in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen sollten.

Achtung

Strenger Maßstab des Finanzamts

Das Finanzamt ist bei Überprüfung des Fahrtenbuchs sehr streng. Sobald Indizien dafür vorliegen, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es steuerlich als unwirksam eingestuft und der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder im Rahmen einer sehr fiskalischen Schätzung ermittelt. Deshalb gilt: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen zu führen, sollten Sie unbedingt die folgenden Vorgaben beherzigen.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Damit das Fahrtenbuch von den Behörden anerkannt wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:

  • Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
  • Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
  • Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
  • Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen Sie diese dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit im Fahrtenbuch für das Finanzamt erhalten bleibt.

Welche Fahrten mit dem Firmenwagen sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden?

Sobald Sie ein Geschäftsauto erhalten und dieses auch aktiv nutzen, kann für Sie die Führung eines Fahrtenbuches relevant werden. Da Sie den gleichen Wagen jedoch für verschiedene Zwecke nutzen können, müssen Sie für den Nachweis per Fahrtenbuch folgende Fahrten mit dem Firmenfahrzeug unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentieren:

  • betriebliche Fahrten
  • private Fahrten (geldwerter Vorteil)
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten (bei doppelter Haushaltsführung)

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Ganz gleich ob Sie ein digitales oder manuelles Fahrtenbuch führen, sind die Finanzbeamten auf bestimmte Auskünfte angewiesen. Deswegen muss jedes Fahrtenbuch – ob handschriftlich oder elektronisch geführt –  diese grundlegenden Infos enthalten:

  • Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
  • Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres bzw. für den Zeitraum zwischen Kaufdatum und Verkaufsdatum des Firmenwagens

Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.

Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten

Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen beruflich unterwegs sind, müssen Sie folgende Informationen für die Dienstwagenbesteuerung festhalten:

  • Datum
  • Uhrzeit: Beginn und Ende der Fahrt
  • Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
  • Reiseziel
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Info

Fahrtenbuch führen: Fahrten mit Schweigepflicht

Sollten Sie einen Beruf ausüben bzw. in einer Branche tätig sein, wo besondere Anforderungen hinsichtlich der Schweigepflicht bestehen (z. B. Arzt oder Anwalt), gilt trotzdem die Pflicht, Angaben zu den Patienten bzw. Mandanten im Fahrtenbuch zu machen. Um die Schweigepflicht zu wahren, können Sie im Fahrtenbuch Abkürzungen verwenden. In dem Fall müssen Sie allerdings ein separates Verzeichnis führen, in dem die Abkürzungen zu den besuchten Personen erläutert werden. So können Sie die Daten im Fahrtenbuch geheim halten.

Angaben für Privatfahrten

Privatfahrten mit dem Firmenwagen müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden. Folgende Angaben sind notwendig, wenn Sie aus privaten Gründen Ihr Geschäftsauto nutzen und Fahrtenbuch führen:

  • Datum
  • Reiseziel
  • die zurückgelegten Kilometer

Da im Rahmen der Privatnutzung auch Ihre Privatsphäre geschützt sein soll, sind Angaben zum Reisezweck  nicht erforderlich.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen geschaffen. In diesen Fällen muss nur notiert werden, welche Kunden an welchem Ort besucht wurde. Werden stets die gleichen Kunden besucht,  können Sie eine Kundenliste anlegen. Dann wird nur die jeweilige Listennummer als Ziel ins Fahrtenbuch des Firmenwagens eingetragen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:

  • Handelsvertreter
  • Kurierdienstfahrer
  • Taxifahrer
  • Fahrlehrer
  • Andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Fazit

Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!

Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen – denn hierauf wird Lohnsteuer fällig!

Steuerliche Vergünstigung für Elektro-Firmenwagen

Wenn Sie sich einen Elektro-Firmenwagen (100% elektronisch oder Plug-in Hybrid) zulegen, profitieren Sie von Steuervorteilen. Wenn Sie Fahrtenbuch führen, reduzieren sich beim reinen E-Auto die Gesamtkosten um drei Viertel der PKW-Abschreibung bzw. der Leasingraten und beim Hybrid um die Hälfte. Mehr zu den Vergünstigungen lesen Sie hier.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Anerkennung Excel-Fahrtenbuch
Anerkennung Fahrtenbuch-Heft
Anerkennung elektronisches Fahrtenbuch

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Fahrtenbuch zu führen, um den Firmenwagen abzusetzen: handschriftliche Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbücher.

Doch Achtung: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Nicht jede Form von Fahrtenbuch erfüllt diese Bedingung. Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Firmenwagens wegen fehlender Angaben oder falscher Führung nicht anerkennt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-%-Regel angewandt.

  1. Excel-Fahrtenbücher: Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann.
  2. Fahrtenbuch-Hefte: Wer Fahrtenbücher für seinen Firmenwagen in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungen immer klar nachvollziehbar sind. Einträge können durchgestrichen und neu erstellt werden. Das Fahrtenbuch darf keine Leerzeilen enthalten. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig!
  3. Elektronische Fahrtenbücher: Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher ist die automatische Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen. Die intelligente Software nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte jedoch den Anbieter gut auswählen. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen im Programm dokumentiert werden und zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) erfasst werden. Dann haben Sie auch kein Problem mehr mit der Steuer.

Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt unabhängig von der Form nicht anerkannt, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist und der Fahrtenbuchauflage widerspricht. Das ist z. B. der Fall, wenn es

  • Lücken aufweist, also unvollständig ist.
  • nicht fortlaufend und chronologisch geführt ist.
  • rückwirkend erstellt wurde, z. B. weil es verloren gegangen ist.
  • nicht schlüssig ist, etwa wenn für einen bestimmten Tag eine Tankquittung als Buchungsbeleg existiert, die in einem Ort ausgestellt wurde, der aber laut Fahrtenbuch gar nicht an dem Tag besucht wurde (Beispiel: Im Fahrtenbuch ist für den 3.5.2020 als Ort Berlin ausgewiesen, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover).
  • pro Fahrt nicht den jeweiligen Fahrer oder die jeweilige Fahrerin ausweist, wenn der Firmenwagen von mehreren Fahrern genutzt wird.

Ein schriftliches Fahrtenbuch ist nicht finanzamtkonformund widerspricht der Fahrtenbuchauflage, wenn es

  • unleserlich ist.
  • viele verschiedene Handschriften aufweist, weil Eintragungen z. B. von dem Assistenten, Ehepartner oder einer sonstigen Drittperson stammen, was nicht unbedingt für eine zeitnahe Erfassung spricht und daher oft kritisch gesehen wird.
  • nicht in geschlossener Form vorliegt, beispielsweise einzeln abgeheftete Tabellenblätter (z. B. Excel-Tabellen) abgegeben wurden.
  • nicht manipulationssicher ist, d. h. Änderungen müssen gut lesbar, nachvollziehbar sein.

Ein digitales Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn es die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht erfüllt sind. Das trifft z. B. in folgenden Fällen zu:

  • Neben ergänzenden Daten zur jeweiligen Fahrt (z. B. ob es sich um eine private oder betriebliche Fahrt gehandelt hat), können weitere Änderungen hinzugefügt werden – auch nachträglich.
  • Der GPS-Tracker zeichnet zwar Bewegungsdaten und Zeiten auf. Diese können jedoch im Nachhinein geändert oder bearbeitet werden.

Info

Wie lange sollten Sie Fahrtenbücher aufheben

Da Fahrtenbücher als Nachweisdokumente für Betriebsausgaben herangezogen werden, müssen diese auch für eine bestimmte Zeit zurückverfolgt werden können. Ganz gleich ob Sie sich für ein Fahrtenbuch-Heft oder ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden: Für Fahrtenbücher beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Diesen Fehler sollten Sie vermeiden

Vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts, schreiben viele Unternehmer ihr Fahrtenbuch neu und ordentlich nach, damit der Prüfer die Aufzeichnungen wegen der unordentlichen Schrift steuerlich nicht verwirft. Doch das ist ein fataler Fehler: Denn bekommt der Prüfer des Finanzamts Wind vom Nachschreiben des Fahrtenbuchs für Ihren Firmenwagen, wird es definitiv nicht anerkannt. Es fehlt dann an den „zeitnahen“ Aufzeichnungen. Oftmals bemerken die Prüfer, dass ein Papier-Fahrtenbuch nachträglich erstellt wurde, am Einband. Der Grund: Kaufen Unternehmer z.B. 2022 ein Papierfahrtenbuch, um das Fahrtenbuch 2019 erneut und ordentlich nachzuschreiben, können die Prüfer am Einband schnell feststellen, dass das Fahrtenbuch in dieser Auflage im Jahr 2019 noch gar nicht auf dem Markt war.

Welche Vorteile bringt es, ein Fahrtenbuch zu führen?

Manchen Unternehmern sind die regelmäßigen Eintragungen lästig, weshalb sie sich direkt für die 1-Prozent-Regelung entscheiden. Doch treffen gewissen Faktoren zu, kann ein Fahrtenbuch um einiges profitabler sein. Wenn Sie überlegen, ob Sie ein Fahrtenbuch für Ihren Geschäftswagen heranziehen oder eher zu 1-Prozent-Regelung tendieren, sollten Sie einige Aspekte abwägen.

Bei den folgenden Bedingungen ist es lukrativer, für Ihren Dienstwagen ein Fahrtenbuch zu führen:

  • Es handelt sich um ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis. Wichtig: Je teurer der Pkw ist, desto höher ist im Rahmen der 1-Prozent-Regelung auch der geldwerte Vorteil, den Sie versteuern müssen.
  • Sie planen, einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug einzusetzen.
  • Sie nutzen das Firmenauto wenig für private Fahrten.
  • Sie legen eine weite Strecke zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz zurück.
  • Die Unterhaltungskosten wie Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind niedrig.
  • Der Arbeitgeber bzw. Fahrzeughalter kann mit der Bilanz nachweisen, dass das Firmenauto bereits vollständig abgeschrieben ist.

Trifft eines oder mehrere Kriterien aus dieser Liste auf Sie zu, ist es rentabler, ein Fahrtenbuch zu führen. Sollte sich nach einigen Monaten herausstellen, dass sich die Ersparnisse in Relation zum Aufwand nicht viel unterscheiden, ist die Zeit des Fahrtenbuches dennoch absehbar: Bis zum Ende des Kalenderjahres müssen Sie das Fahrtenbuch führen, danach könnten Sie zur 1-Prozent-Regelung wechseln. Innerhalb des laufenden Kalenderjahres können Sie nicht von einer Variante zur anderen wechseln. Die Entscheidung für das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung gilt immer vom 01.01.-31.12 bzw. vom Datum des Kaufs bis zum Verkaufsdatum des Dienstwagens.

Info

Wie lange müssen Sie ein Fahrtenbuch aufbewahren?

Wie die meisten steuerlichen Unterlagen müssen Sie laut Fahrtenbuchauflage das Fahrtenbuch 10 Jahre aufbewahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch vorgenommen wurde.

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