Das Fahrtenbuch richtig führen: So geht's

Wer einen Firmenwagen fährt, muss ihn bei der Steuer angeben. Wenn die 1-Prozent-Regelung zu kostenintensiv ist, lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Der einzige Haken: Das Finanzamt prüft die Fahrtenbücher ganz akribisch. Daher ist es wichtig, dass Sie es korrekt führen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel. Außerdem erhalten Sie viele hilfreiche Tipps.

Mann im Anzug sitzend im Firmewagen

Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss dieses allerdings einige Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.

Achtung

Das Finanzamt ist sehr streng

Das Finanzamt ist bei Überprüfung des Fahrtenbuchs sehr streng. Sobald Indizien dafür vorliegen, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es steuerlich als unwirksam eingestuft und der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder im Rahmen einer sehr fiskalischen Schätzung ermittelt. Deshalb gilt: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch für Ihren Firmenwagen zu führen, sollten Sie unbedingt die folgenden Vorgaben beherzigen.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Damit das Fahrtenbuch von den Behörden anerkannt wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:

  • Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
  • Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
  • Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
  • Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen Sie diese dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt erhalten bleibt.

Welche Fahrten mit dem Firmenwagen sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden?

Für den Nachweis per Fahrtenbuch müssen folgende Fahrten mit dem Firmenfahrzeug unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentiert werden:

  • betriebliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten (bei doppelter Haushaltsführung)

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Jedes Fahrtenbuch – ob elektronisch oder handschriftlich geführt – muss die grundlegenden Infos enthalten:

  • Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
  • Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres

Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.

Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten

Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen beruflich unterwegs sind, müssen Sie folgende Informationen für die Dienstwagenbesteuerung festhalten:

  • Datum
  • Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
  • Reiseziel
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Angaben für Privatfahrten

Privatfahrten mit dem Firmenwagen müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden. Hier sind Datum, Reiseziel und die zurückgelegten Kilometer ausreichend. Angaben zum Reisezweck sind zum Schutz Ihrer Privatsphäre nicht erforderlich.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen geschaffen. In diesen Fällen muss nur notiert werden, welche:r Kund:in an welchem Ort besucht wurde. Werden stets die gleichen Kund:innen besucht, darf eine Kundenliste angelegt werden. Dann wird nur die jeweilige Listennummer als Ziel ins Fahrtenbuch des Firmenwagens eingetragen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:

  • Handelsvertreter:innen
  • Kurierdienstfahrer:innen
  • Taxifahrer:innen
  • Fahrlehrer:innen
  • Andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Fazit

Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!

Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen – denn hierauf wird Lohnsteuer fällig!

Steuerliche Vergünstigung für Elektro-Firmenwagen

Wenn Sie sich einen Elektro-Firmenwagen (100% elektronisch oder Plug-in Hybrid) profitieren Sie von Steuervorteilen. Wenn Sie Fahrtenbuch führen, reduzieren sich beim reinen E-Auto die Gesamtkosten um drei Viertel der PKW-Abschreibung bzw. der Leasingraten und beim Hybrid um die Hälfte. Mehr zu den Vergünstigungen lesen Sie hier.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Fahrtenbuch zu führen, um den Firmenwagen abzusetzen: handschriftliche Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbücher.

Doch Achtung: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Nicht jede Form von Fahrtenbuch erfüllt diese Bedingung. Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Firmenwagens wegen fehlender Angaben oder falscher Führung nicht anerkennt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-%-Regel angewandt.

  1. Excel-Fahrtenbücher: Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann.
  2. Fahrtenbuch-Hefte: Wer Fahrtenbücher für seinen Firmenwagen in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungen immer klar nachvollzogen werden können. Einträge können durchgestrichen und neu erstellt werden. Das Fahrtenbuch darf keine Leerzeilen enthalten. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig!
  3. Elektronische Fahrtenbücher: Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher ist die automatische Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen. Die intelligente Software nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte jedoch den Anbieter gut auswählen. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen im Programm dokumentiert werden und zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) erfasst werden. Dann haben Sie auch kein Problem mehr mit der Steuer.

Diesen Fehler sollten Sie vermeiden

Vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts, schreiben viele Unternehmer:innen ihr Fahrtenbuch neu und ordentlich nach, damit der oder die Prüfer:in die Aufzeichnungen wegen der unordentlichen Aufzeichnungen steuerlich nicht verwirft. Doch das ist ein fataler Fehler: Denn bekommt er oder sie Wind vom Nachschreiben des Fahrtenbuchs für Ihren Firmenwagen, wird es definitiv nicht anerkannt. Es fehlt dann an den „zeitnahen“ Aufzeichnungen. Oftmals bemerkt der oder die Prüfer:in, dass ein Papier-Fahrtenbuch nachträglich erstellt wurde, am Einband. Der Grund: Kauft ein:e Unternehmer:in 2021 ein Papierfahrtenbuch, um das Fahrtenbuch 2018 erneut und ordentlich nachzuschreiben, kann der oder die Prüfer:in am Einband schnell feststellen, dass das Fahrtenbuch in dieser Auflage im Jahr 2018 noch gar nicht auf dem Markt war.