Firmenwagen des Geschäftsführers: Privatnutzungsverbot korrekt formulieren

Wenn der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, kann die GmbH alle Pkw-Kosten absetzen. Vorteil für den Geschäftsführer: Da keine Privatfahrten zugelassen sind, müssen Sie auch keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen.

Vereinbaren die GmbH und der Gesellschafter-Geschäftsführer schriftlich im Anstellungsvertrag ein klares Privatnutzungsverbot für den betrieblichen Dienstwagen, kann das Finanzamt nicht automatisch eine arbeitsrechtswidrige Privatnutzung unterstellen. Ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens durch den Gesellschafter-Geschäftsführer muss nur dann versteuert werden, wenn das Finanzamt den Beweis erbringen kann, dass das Privatnutzungsverbot tatsächlich verletzt wurde.

Probleme bei der Nutzung eines Dienstwagens kommen daher auf den Gesellschafter-Geschäftsführer zu,

• wenn kein Privatnutzungsverbot existiert. Selbst wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer für sich entschieden hat, den Dienstwagen nicht privat zu nutzen, weil sich das steuerlich nicht lohnt, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
• wenn das Privatnutzungsverbot eine Möglichkeit der gelegentlichen Privatnutzung des Dienstwagens zulässt, weil es in dem Privatnutzungsverbot heißt, dass die Privatnutzung „in aller Regel“ ausgeschlossen ist.
• wenn das Privatnutzungsverbot nur mündlich erteilt wurde. Das ist bei einer GmbH kritisch zu sehen, weil das Privatnutzungsverbot hier vom Gesellschafter-Geschäftsführer an sich selbst oder durch einen anderen Gesellschafter der GmbH mündlich erteilt werden muss. Außerdem sind Vereinbarungen zwischen GmbH und einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer (im Fall einer Beteiligung an der GmbH zu mehr als 50%) stets im Voraus und schriftlich zu fixieren.