Lohnsteuer: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Die Lohnsteuer ist mittlerweile neben der Umsatzsteuer die wichtigste Einnahmequelle des Staates. Aus diesem Grund will der Bund nicht nur diese sichern, sondern ebenfalls Schwarzarbeit wirkungsvoll bekämpfen. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber, dass Sie sorgfältig bei der Erstellung der Lohnsteuererklärung vorgehen und stets auf dem neuesten Stand sein müssen, was gesetzliche Vorgaben betrifft. Was Sie über das Thema Lohnsteuer und den dazugehörigen Arbeitgeberanteil sowie über die Berechnung und häufige Fehler wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition: Was ist die Lohnsteuer?

Jeder, der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhält, zahlt neben Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherung zusätzlich Lohnsteuer an den Staat. Diese werden durch Sie als Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt und vom entsprechenden Brutto-Entgelt des Mitarbeiters abgezogen. Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Art Vorauszahlung, denn jeder Arbeitnehmer hat Ende des Jahres die Möglichkeit, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Anhand derer wird ein Lohnsteuerausgleich vorgenommen. Für die Berechnung der Lohnsteuer spielen verschiedene Faktoren eine entscheidende Rolle:

  • Steuerfreibeträge
  • Steuerklasse
  • Familienstand
  • etc.

Achtung

Bei Fehlern übernehmen Sie die Haftung!

Es ist enorm wichtig, dass Sie die Lohnsteuer richtig berechnen. Denn im Zweifelsfall übernehmen Sie die Haftung, falls etwas schiefläuft. Sie sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, den korrekten Betrag an das Finanzamt abzuführen.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer?

Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet. Im Grunde handelt es sich bei der Lohnsteuer um einen Teil der Einkommenssteuer, die jedoch lediglich bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit entrichtet wird. Das bedeutet: Wer angestellt oder bereits Rentner ist, bezahlt Lohnsteuer. Der Unterschied zwischen beiden Besteuerungen liegt demnach in der Art der Beschäftigung.

Wer in folgenden Bereichen beruflich tätig ist, entrichtet hingegen die komplette Einkommenssteuer an das Finanzamt:

  • Land- und Forstwirtschaft
  • Gewerbebetriebe
  • Selbstständige Arbeit
  • Kapitalvermögen
  • Verpachtung und Vermietung
  • Sonstige Bezüge

Die gesetzlichen Regelungen zur Lohnsteuer im Überblick

Wenn Arbeitnehmer Lohn bzw. Gehalt erhalten, gibt es den sogenannten Brutto- und den Nettolohn. Brutto ist das Entgelt vor Abzug aller Steuern, Netto der Betrag, den der Arbeitnehmer letztendlich auf dem Konto ausbezahlt bekommt. Abgeführt wird bei Angestellten unter anderem die Lohnsteuer. Diese setzt sich aus verschiedenen Merkmalen zusammen:

  • Steuerklasse
  • Kinderfreibeträge
  • Andere Freibeträge
  • Kirchenzugehörigkeit

Wie sich die Lohnsteuer explizit berechnet, erklären wir Ihnen im endsprechenden Kapitel.
Als gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuer dienen:

  • Einkommensteuergesetz (EStG): Dieses legt die Rahmenbedingungen fest, an die Sie sich als Arbeitgeber halten müssen.
  • Lohnsteuer-Durchführungsverordnung: Diese beinhaltet weiterführende Informationen zu allen Bereichen, die innerhalb des EStG unzureichend erläutert wurden.
  • Abgabenordnung (AO): Diese enthält anzuwendende Verfahrensvorschriften.

Bezüglich der Lohnsteuer gibt es seit 2020 neue Entwicklungen. Das Jahressteuergesetz ist in Kraft getreten und somit auch das Bürokratieentlastungsgesetz II.

Wichtige Änderungen, die seit 2020 gelten

  • Mobilität: Bereits seit 2019 werden Jobtickets und Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel bezuschusst, indem sie in der Steuererklärung steuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Bezuschussung mittels Pauschalsteuer von 25 Prozent. Sie als Arbeitgeber entrichten diese an den Fiskus, der Sozialversicherungsbeitrag entfällt und der Arbeitnehmer gibt die Entfernungspauschale als Werbungskosten an.
  • Weiterbildungen: Sofern eine Weiterbildung sinnvoll ist, bleibt sie steuerfrei.
  • Verpflegungspauschalen: Diese wurden erhöht – Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro (vorher 12), Abwesenheit von einem ganzen Tag: 28 Euro
  • Übernachtungspauschale: Berufskraftfahrer erhalten eine Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Übernachtung.
  • Gesundheitsförderung: Der Freibetrag beträgt 600 Euro (statt vorher 500 Euro).
  • Lohnsteuer für kurzfristig beschäftigte Aushilfen: Eine pauschale Übernahme der Lohnsteuer bei Aushilfen (25 Prozent) können Sie als Arbeitgeber nutzen. Voraussetzung: Arbeitslohn/Arbeitstag im Durchschnitt 120 Euro, durchschnittlicher Stundenlohn maximal 15 Euro.

Was ist das Lohnsteuerabzugsverfahren?

Sobald Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten das Gehalt bzw. den Lohn überweisen, behalten Sie die Lohnsteuer ein, um diese anschließend an das Finanzamt abzuführen. Dazu zählen:

  • Grundlohn
  • Zulagen
  • Geldwerter Vorteil
  • Einmalige Bezüge

Dieser im Vorfeld getätigte Vorgang nennt sich Lohnsteuerabzugsverfahren. Mit Hilfe der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wird die abzuziehende Lohnsteuer ermittelt.

Zu den ELStAM zählen:

  • Steuerklasse
  • Ein Faktor, der ggf. beim Faktorverfahren gebildet wurde
  • Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV
  • Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge für den Lohnsteuerabzug

Info

ELStAM als Ersatz für die Lohnsteuerkarte

Bis vor einigen Jahren besaß jeder Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte, die ihm jährlich zugesandt wurde. Mittlerweile gibt es die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), unter der für die Lohnsteuer wichtige Merkmale hinterlegt sind.

Die Übermittlung der Lohnsteuer erfolgt entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass Sie im Vorfeld regelmäßig die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt senden.

Lohnsteueranmeldung

Sie als Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnsteuer bei den Finanzbehörden anzumelden. Die Lohnsteueranmeldung erfolgt, sobald Sie einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anstellen. Sie entfällt für Sie erst, wenn der Angestellte die Firma wieder verlässt.

Fristen und Zeiträume

Die Lohnsteueranmeldung für einen Mitarbeiter erfolgt heute elektronisch über das Online-Portal ELSTER. In das Formular tragen Sie alle relevanten Fakten, wie beispielsweise Name, Wohnort und Lohnsteuer-Identifikationsnummer (Lohnsteuer-ID) des Angestellten, ein. Für die Abgabe der elektronischen Lohnsteuerkarte haben Sie folgende Fristen, die es einzuhalten gilt:

  • Monatlich: Sofern die Lohnsteuer des vergangenen Jahres mehr als 5.000 Euro betrifft.
  • Quartalsweise: Betrug die Lohnsteuer zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro, müssen Sie alle drei Monate eine Lohnsteueranmeldung vornehmen.
  • Jährlich: Bei einer Lohnsteuer, die im Vorjahr weniger als 1.080 Euro betrug, reicht einmal jährlich aus.

Führen Sie die Lohnsteuer Ihres Mitarbeiters verspätet ab, zum Beispiel weil dieser Ihnen seine Lohnsteuer-ID zu spät übermittelt hat, dann sind Sie zur Zahlung eines Säumniszuschlags von 1 % des Steuerbetrags verpflichtet. Eine Auflistung der komplett gezahlten Lohnsteuer erhält Ihr Mitarbeiter durch die (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung, welche Sie ihm Ende des Jahres ausstellen müssen.

Tipp

Nie wieder Fristen verpassen

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm behalten Sie alles rund um das Thema Lohnsteuer stets im Blick. Das integrierte Meldewesen bei Lexware lohn+gehalt hilft Ihnen beispielsweise dabei, keine Frist mehr zu verpassen.

Tipp

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Ausnahmen von der Pflicht zur Lohnsteueranmeldung

Viele Unternehmen überbrücken Ausfälle von Mitarbeitern, Ferienvertretungen oder auftragsbedingte Überkapazitäten mit der Einstellung von kurzfristigen Beschäftigten. Dazu gelten folgende Vorgaben: Sie dürfen kurzfristig Beschäftigte bis zu 3 Monate oder bis zu 70 Arbeitstage im Jahr beschäftigen. Diese Fälle zählen zu den Ausnahmen von der Pflicht zur Lohnsteueranmeldung.

Bei kurzfristig Beschäftigten gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten, wie Sie mit der Lohnsteuer verfahren können:

1. Versteuerung des Einkommens auf ELStAM-Basis
Der Arbeitnehmer übergibt Ihnen seine Steuer-Identifikationsnummer. Mit dieser können Sie die entsprechenden Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Finanzamt abrufen. Gemäß den dort hinterlegten Angaben führen Sie die Lohnsteuer des Arbeitnehmers ab.

2. Pauschalversteuerung
Sie können aber auch auf das ELStAM-Verfahren verzichten und eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 5 %, 20 % oder 25 % abrechnen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Voraussetzungen gemäß § 40a EStG erfüllt werden:

  • Der durchschnittliche tägliche Arbeitslohn beträgt nicht mehr als 72 Euro.
  • Der Stundenlohn beträgt nicht mehr als 12 Euro.
  • Die Beschäftigung darf nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage betragen.

Sofern Sie Minijobber beschäftigen, deren Arbeitslohn mit dem Pauschalsteuersatz von 2 % besteuert wird, führen Sie die Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale ab und nicht ans Finanzamt.

Obwohl jeder Arbeitnehmer gesetzlich dazu verpflichtet ist, Lohnsteuer zu zahlen, gibt in einigen wenigen Ausnahmen eine Lohnsteuerbefreiung:

  • Ausländische Diplomaten oder konsularische Vertreter
  • Angehörige ausländischer Streitkräfte
  • Arbeitnehmer internationaler Organisationen
  • Arbeitnehmer in Einrichtungen der EU

So vermeiden Sie bei der Lohnsteuerprüfung typische Fehler

Wenn ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch ankündigt, sollten Sie alles tun, um Beanstandungen zu vermeiden. Der Grund: Sie riskieren nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer. Auch Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für das Ergebnis der Lohnsteuerprüfung.

Flattert Ihnen eine Prüfungsordnung über eine bevorstehende Lohnsteuerprüfung ins Haus, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:

  • Prüfen Sie die Prüfungsanordnung: Der Lohnsteuerprüfer muss seinen Besuch mindestens 2 Wochen vor Beginn durch eine Prüfungsordnung ankündigen. Ist der Zeitraum zwischen Erhalt der Anordnung und Beginn der Prüfung zu kurz, bitten Sie den Prüfer schriftlich mit detaillierten Gründen (Arbeitsüberlastung, Urlaub oder Krankheit des Lohnbuchhalters etc.) um eine Terminverschiebung. Da alle Beteiligten an einer sauberen Überprüfung der abgeführten Lohnsteuer interessiert sind, wird das Finanzamt diesem Antrag meist zustimmen.
  • Steuerberater informieren: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es sinnvoll ist, dass die Prüfung in dessen Kanzleiräumen stattfindet. Vorteil: Sie sind vor Fragen des Lohnsteuerprüfers abgeschirmt und müssen sich um nichts kümmern. Nachteil: Es kommt ein höheres Beraterhonorar auf Sie zu.
  • Unterlagen sammeln und korrigieren: Es gibt nichts Schlimmeres als nicht auffindbare Belege oder Verträge. Nutzen Sie also die Zeit bis zum Prüfungsbeginn, um die Lohnkonten mit den notwendigen Unterlagen und Verträgen zu vervollständigen. Kontrollieren und korrigieren Sie vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter, denen Sie Gehaltsextras zukommen lassen. Hier schleichen sich besonders schnell Fehler bei der Lohnsteuer ein.

Legen Sie den Fokus unter anderem auf folgende Schwerpunkte:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Schwerpunkte
SchwerpunkteWas den Prüfer besonders interessiert
Gehaltsextras Werden an Mitarbeiter Zahlungen geleistet, die über das klassische Gehalt hinausgehen (Kindergartenzuschuss, Zuschuss zu Versicherungen, Gutscheine, Arbeitgeberdarlehen, Geschenke etc.)?
Prüfungsschwerpunkt: Vorliegen der Voraussetzungen und Einhaltung der Vereinbarungen
Geschenke Bei Geschenken an Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner prüft das Finanzamt, ob nicht vielleicht die 30-prozentige Pauschalsteuer
(Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen) abzuführen ist.
Selbstständig oder abhängig beschäftigt? Werden Selbstständige beschäftigt, die eigentlich den Status eines Arbeitnehmers haben und für die Lohnsteuer hätte abgeführt werden müssen (Stichwort Scheinselbstständigkeit)?
Nahe Angehörige? Haben die Ehefrau oder die Kinder tatsächlich mitgearbeitet und wurde die Lohnsteuer für diese Angehörigen korrekt abgeführt?
Lohnsteuermerkmale Wurden die Merkmale der Lohnsteuerkarte/Lohnersatzbescheinigung korrekt in die Ermittlung der Lohnsteuer übernommen?
Minijobber Handelt es sich tatsächlich um einen Minijob oder doch eher um ein normales Arbeitsverhältnis, für das die Lohnsteuer nach der Steuertabelle ermittelt und abgeführt werden muss?
  • Unterlagen zeitnah vorlegen: Da der Prüfer meist nicht viel Zeit hat, spielen viele Arbeitgeber und Steuerberater auf Zeit. Sie legen die Unterlagen erst nach der zweiten oder dritten Mahnung vor. Das ist allerdings nicht immer eine gute Idee. Denn neuerdings wird das Verzögerungsgeld bei schleppender Mitarbeit nicht nur bei Betriebsprüfungen, sondern auch bei Lohnsteuerprüfungen festgesetzt. Nachteil: Die Strafzahlung beträgt mindestens 2.500 Euro und wird sogar bei Vorlage der geforderten Unterlagen nicht zurückgezahlt.
  • Auf Schlussbesprechung pochen: Selbst wenn die Fehler bei der Lohnsteuer klar auf der Hand liegen, sollten Sie (ebenso wie Ihr Steuerberater) auf eine Schlussbesprechung bestehen. Denn signalisieren Sie dem Prüfer, gegen die eine oder andere Feststellung mit einem Einspruch vorzugehen, wird dieser kompromissbereit sein und auf eine verzichten.
  • Verzicht auf Umsatzsteuernachzahlung: Liegt der Bericht der Prüfung der Lohnsteuer vor, wird das Finanzamt die Umsatzsteuer für die lohnsteuerlichen Sachbezugswerte ermitteln und einfordern. Doch aufgepasst: Bei den Beträgen im Lohnsteuerbericht handelt es sich um Bruttowerte. Das Finanzamt darf die Umsatzsteuer also nicht auf diese Weise aufschlagen, sondern muss sie herausrechnen. Dieser kleine, aber wichtige Unterschied kann Ihnen viel Geld sparen.

Sie erkennen anhand unserer Tipps, dass es immer besser ist, sich frühzeitig mit einer Prüfung der Lohnsteuer zu beschäftigen. Probleme können sprichwörtlich einen ganzen Rattenschwanz an weiteren Forderungen nach sich ziehen. Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Beitrag über die Lohnsteuer-Außenprüfung:

Lohnsteuer-Nachschau

Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau gibt es auch die Lohnsteuer-Nachschau. Diese ermöglicht den Lohnsteuerprüfern, sich spontan und vor Ort ein Bild von einem Unternehmen zu machen – anders als bei der Lohnsteuer-Außenprüfung, die rechtzeitig vor Prüfungsbeginn angekündigt werden muss.

Die Lohnsteuer-Nachschau erfolgt nur in besonderen Fällen

Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung im herkömmlichen Sinn. Hier werden meist nur wenige unklare Dinge schnell geklärt, ohne sich mit Einzelheiten aufzuhalten. Mit der Lohnsteuer-Nachschau will der Gesetzgeber die zeitnahe ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer sicherstellen. Im Rahmen dessen überprüft das Finanzamt, ob die buchhalterischen und papiermäßigen Abläufe in der Lohnbuchhaltung auch tatsächlich so stattfinden oder stattgefunden haben, wie sie angegeben wurden. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, sich vor Ort in einem Betrieb einen Eindruck zu verschaffen:

  • räumliche Verhältnisse
  • tatsächlich eingesetztes Personal
  • üblicher Geschäftsbetrieb

Ablauf einer Lohnsteuer-Nachschau

1. Prüfung vor Ort während der Geschäftszeiten

Eine Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Die Prüfer können ohne vorherige Ankündigung und unabhängig von einer Lohnsteuer-Außenprüfung Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben. Betroffene Personen müssen auf Verlangen über folgende Dokumente Auskünfte erteilen:

2. Aufklärung über Rechte, Pflichten, Umfang und Anlass der Lohnsteuer-Nachschau

Der Prüfer muss Ihnen sagen, aus welchem konkreten Anlass die Prüfung stattfindet und welchen Umfang die Lohnsteuer-Nachschau haben soll.

Achtung: Strafbefreiende Selbstanzeige nicht möglich!
Eine Selbstanzeige in Bezug auf den vom Prüfer genannten Anlass und Umfang der Nachschau ist nicht mehr möglich, wenn der Lohnsteuerprüfer im Haus ist. Denn wenn eine steuerliche Prüfung begonnen hat, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige ausgeschlossen. Da die Lohnsteuer-Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Lohnsteuer-Außenprüfung stattfindet, haben Sie also keine Möglichkeit, eine Nachschau im Vorhinein abzuwehren. Diese Sperrwirkung für die strafbefreiende Selbstanzeige bezieht sich aber nur auf den vom Finanzamt intern festgelegten Anlass und Umfang der Nachschau. Bestehen Sie deshalb darauf, dass der Prüfer Ihnen den Gegenstand der Prüfung genau mitteilt.

3. Zutritt zur Privatwohnung ist die absolute Ausnahme

Der Prüfer darf unangemeldet erscheinen sowie Grundstücke und Räume betreten, in denen der Arbeitgeber seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt. Er muss lediglich die üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten beachten. Eine Nachschau der Lohnsteuer nach Laden- bzw. Geschäftsschluss, z. B. in den späten Abendstunden, ist nicht zulässig.

Die Privatwohnung darf der Prüfer dagegen nur mit Ihrem Einverständnis betreten. Es sei denn, hier wird die Tätigkeit ausgeübt oder der Prüfer hat einen konkreten Verdacht, z. B. wenn hier Geschäftsunterlagen oder sonstige Beweismittel über nicht versteuerte Geldzahlungen und illegale Beschäftigung aufbewahrt werden, die vernichtet oder weggeschafft werden könnten.

Ausnahmsweise darf die Wohnung zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung ohne Zustimmung betreten werden.

4. Sie müssen Unterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen

Sie müssen dem Prüfer Auskünfte erteilen und alle geforderten Lohnunterlagen vorlegen. Dies sind neben den Lohnkonten und Lohnabrechnungen auch Personalakten und Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer. Hinzu kommen ggf. auch die entsprechenden Buchungsbelege, z. B. Bank- und Abrechnungsbelege, Ausgangsrechnungen usw.

Tipp: Der Prüfer hat kein Recht, den Betrieb selbst zu durchsuchen!
Er darf nur Unterlagen von Ihnen fordern! Lassen Sie sich bei einer Lohnsteuer-Nachschau daher nicht unter Druck setzen oder zu Handlungen überreden, zu denen Sie nicht verpflichtet sind.

5. Aus der Lohnsteuer-Nachschau kann eine Lohnsteuer-Außenprüfung werden

Besonderheiten kommen auf Sie zu, wenn in der Nachschau Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden, beispielsweise nicht versteuerte Löhne, sonstige Leistungen oder Scheinselbstständigkeit. Um die Erkenntnisse nicht zu gefährden, ist ein nahtloser Übergang zur Außenprüfung möglich. Eine gesonderte Prüfungsanordnung ist hierfür nicht erforderlich. Der Prüfer muss Sie nur auf den Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung der Lohnsteuer schriftlich hinweisen und den Prüfungsumfang festlegen.

6. Einspruch gegen die Lohnsteuer-Nachschau

Sie können gegen die Verwaltungsakte, die als Ergebnis einer Lohnsteuer-Nachschau ergehen, Einspruch einlegen. Dies kann schriftlich beim Prüfer erfolgen oder auch im Anschluss an die Prüfung. Über den Einspruch entscheidet der Prüfer sofort bzw. später das Finanzamt.

Anrufungsauskunft beim Finanzamt: Sichere Antworten auf Ihre Lohnsteuerfragen

Sie haben als Arbeitgeber spezielle Fragen zur Lohnsteuer, etwa zum Lohnsteuerabzug, und keinen Ansprechpartner? Dann hilft das Finanzamt mit der kostenlosen Anrufungsauskunft.

Tipp

Machen Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch

Was viele nicht wissen: Das Finanzamt ist gesetzlich verpflichtet, bei Fragen zur Lohnsteuer Auskünfte zu erteilen. Ihr Vorteil: Die Anrufungsauskunft gibt Ihnen als Arbeitgeber Sicherheit und befreit Sie von Ihrem Haftungsrisiko, wenn Sie der Auskunft folgen. Außerdem ist diese kostenlos.

Häufige Fragen rund um die Anrufungsauskunft

Damit Sie genau wissen, wann Sie diesen Service des Finanzamts nutzen können und was Sie dabei beachten müssen, haben wir Antworten auf die häufigsten Fragen für Sie zusammengestellt.

In welchen Fällen kann ich eine Anrufungsauskunft stellen?

Eine Anrufungsauskunft lohnt sich für Sie als Arbeitgeber immer dann, wenn Sie Fragen zu einem Problem haben, das die Lohnsteuer betrifft. Möglicherweise wollen Sie auch eine bestimmte Steuergestaltung vornehmen, sind aber nicht sicher, ob das so möglich ist.

Sicherheit in Lohnsteuerfragen ist für Sie sehr wichtig. Der Grund: Personen, die den Lohnsteuerabzug vornehmen (also Sie als Arbeitgeber), haften dem Finanzamt gegenüber für den richtigen Lohnsteuerabzug. Wenn Sie dank Auskunft alles korrekt durchführen, bleiben Sie auch im Falle einer Lohnsteuer-Außenprüfung immer auf der sicheren Seite.

Ein Beispiel: Sie wollen Ihrem Außendienstmitarbeiter ein Handy steuer- und abgabenfrei zur Verfügung stellen. Mögliche Fragen:

  • Führen Privatgespräche zu einem geldwerten Vorteil, der den Arbeitslohn erhöht?
  • Muss ich, wenn ich die private Nutzung untersage, dies kontrollieren?
Was genau kann ich fragen?

Die Anrufungsauskunft beantwortet alle Fragen, die mit dem Lohnsteuerabzug und mit der Lohnsteuerabführung im Zusammenhang stehen. Zum Beispiel:

  • Lohnsteuerabzug nach ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Kirchensteuer
  • Vermögensbildung der Arbeitnehmer
  • pauschale Lohnsteuer und Arbeitnehmereigenschaft
  • Job-Ticket
  • Behandlung von steuerfreien Zahlungen, geldwerten Vorteilen, Zukunftssicherungsleistungen

Ihrer Anfrage muss immer ein konkreter Anlass zugrunde liegen. Sie müssen in Ihrer Anfrage den konkreten betrieblichen Vorgang darstellen.

Schildern Sie den Sachverhalt realistisch!
Bei erheblichen Abweichungen vom Sachverhalt ist das Betriebsstätten-Finanzamt später, z. B. bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung, nicht mehr an die Auskunft gebunden. Denn die Lohnsteueranrufungsauskunft trifft eine Regelung dahingehend, wie die Finanzbehörde den dargestellten Sachverhalt gegenwärtig beurteilt.

Die Auskunft des Betriebsstätten-Finanzamts wird nicht nur auf Basis eines einzelnen Falls, sondern eines bestimmten Falltypus erteilt. Eine Anrufungsauskunft, die Sie speziell für den Fall eines Arbeitnehmers beantragen, können Sie also auch auf gleichgelagerte Fälle bei anderen Arbeitnehmern anwenden.

Wer kann die Anfrage bei der Anrufungsauskunft stellen?

Grundsätzlich kann sowohl der Arbeitgeber als Lohnsteuerabzugsverpflichteter als auch der Arbeitnehmer als Steuerschuldner eine Auskunft beantragen. Zudem sind auch Dritte dazu berechtigt:

  • zum Lohnsteuerabzug Verpflichtete (z. B. wegen Rabatten von dritter Seite)
  • Personen, die rechtliche Pflichten für den Arbeitgeber wahrnehmen (z. B. Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft)
  • für Lohnsteuer Haftende (gesetzliche Vertreter natürlicher oder juristischer Personen, Vermögensverwalter, Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter, Zwangsverwalter, Rechtsnachfolger)
An welches Finanzamt stelle ich die Anfrage?

Anfragen sind immer beim Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers zu stellen. Eine Ausnahme besteht für Dritte. Hier ist das Betriebsstätten-Finanzamt des jeweiligen Dritten zuständig. Das ist z. B. der Fall, wenn der Insolvenzverwalter eine Anrufungsanfrage stellt.

In welcher Form stelle ich die Anfrage?

Der Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft bezüglich Lohnsteuer ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie können ihn schriftlich, mündlich oder telefonisch stellen. Besonders Fragen von erheblichem steuerlichem Interesse sollten Sie aber immer schriftlich stellen und vom Finanzamt schriftlich beantworten lassen. Mündliche oder telefonische Anfragen bzw. Auskünfte sollten nachträglich immer schriftlich bestätigt werden. Denn geraten Sie als Arbeitgeber oder Dritter gegenüber dem Betriebsstätten-Finanzamt in Beweisnot, geht dies zu Ihren Lasten.

Tipp: Stellen Sie die Anfrage immer an das Betriebsstätten-Finanzamt allgemein, ohne den Zusatz: „z. Hd. Herrn/Frau“. Denn wenn Ihr bisher zuständiger Sachbearbeiter gewechselt hat, erkrankt oder im Urlaub ist, erreicht die Anfrage die aktuell zuständige Person auf dem schnellsten Weg.

Muss das Finanzamt antworten?

Ja, das Betriebsstätten-Finanzamt muss antworten. Der Auskunftsanspruch ist im Extremfall auch gerichtlich durchsetzbar. Der zuständige Sachbearbeiter nimmt zu der Anfrage immer schriftlich Stellung. Er weist darauf hin, dass es sich um eine Anrufungsauskunft handelt und diese nur für den Lohnsteuerabzug bindend ist. Nur so wird die spätere Haftung für den Arbeitgeber ausgeschlossen.

Hat ein Arbeitnehmer angefragt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt darauf hinweisen, dass die Entscheidung mit dem Wohnsitz-Finanzamt abgestimmt wurde. Nur dann besteht für den Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung Vertrauensschutz.
Eine Anrufungsauskunft ist nur verbindlich, wenn sie die zuständige Person im Finanzamt erteilt hat. Selbst mündlich erteilte Auskünfte werden dann als verbindlich angesehen. Allerdings muss bei mündlichen Auskünften derjenige, der sich auf diese beruft, auch beachten, dass er die Folgen bei Schwierigkeiten und Unklarheiten zu tragen hat.

Achtung: Die Meinung des Außenprüfers zählt nicht!
Auskünfte des Lohnsteuer-Außenprüfers, beispielsweise während einer Lohnsteuer-Außenprüfung, binden das Finanzamt nicht.

Wie gehe ich vor, während ich auf Antwort warte?

Die Antwort des Finanzamts kann unter Umständen mehrere Wochen dauern, je nach Auslastung im Finanzamt und der Komplexität Ihrer Anfrage. Solange das Finanzamt sich nicht äußert, liegt die Entscheidung bei Ihnen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, behalten Sie zunächst Lohnsteuer ein und machen das nach Eingang der Anrufungsauskunft ggf. wieder rückgängig.

Wie lange ist die Antwort des Finanzamts gültig?

Soweit die Anrufungsauskunft nur für einen bestimmten Zeitraum gilt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt hierauf ausdrücklich hinweisen (z. B. Mietwert bei der Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer).

Ansonsten ist die erteilte Anrufungsauskunft bezüglich Fragen zur Lohnsteuer bis zum Widerruf gültig. Ein Widerruf für die Zukunft ist aber nur möglich, wenn sich die Rechtsprechung (Finanzgericht oder Bundesfinanzhof) geändert hat oder die Verwaltung zu diesem Rechtsproblem eine andere Auffassung vertritt. Wurde der dargestellte Sachverhalt bereits abgeschlossen und in die Praxis umgesetzt, ist ein Widerruf nicht mehr möglich.

Vorsicht bei Gesetzesänderungen!
Die Gültigkeit einer Anrufungsauskunft endet, wenn eine Gesetzesänderung eintritt. In diesen Fällen ist kein Widerruf erforderlich. Sie müssen sich als Arbeitgeber über die jeweilige Gesetzeslage informieren.

Wie wirkt die Haftungsbefreiung durch die Anrufungsauskunft?

Wenn Sie den Lohnsteuerabzug nach den Anweisungen der erteilten Anrufungsauskunft durchführen, sind Sie selbst bei einer falschen Auskunft von der Haftung befreit. Denn auch in diesem Fall führen Sie den Lohnsteuerabzug vorschriftsmäßig, nach den Anweisungen des Betriebsstätten-Finanzamts durch.

Beachten Sie die Anrufungsauskunft dagegen nicht, nimmt das Betriebsstätten-Finanzamt Sie für den falschen Lohnsteuerabzug in Haftung. Das heißt: Sie müssen für die Steuerschulden des Arbeitnehmers einstehen und Lohnsteuer nachentrichten. Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber. Ist dieser in Insolvenz, dann haftet der gesetzliche Vertreter, z. B. der Geschäftsführer bei der GmbH, unter bestimmten Umständen auch persönlich. Zivilrechtlich kann sich der Arbeitgeber die zu wenig abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer als Schuldner der Lohnsteuer zurückholen. Unterlässt dies der Arbeitgeber, entsteht für den Arbeitnehmer ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Achtung Steuerfalle: Haftung immer bei Abweichungen
Wenn Sie von einer erteilten Anrufungsauskunft abweichen, bleibt die Haftung bestehen, auch wenn Sie die Abweichung, d.h. die Differenzbeträge und die steuerlichen Daten der betreffenden Arbeitnehmer dem Betriebsstätten-Finanzamt mitteilen.

Sie dürfen den Abzug bisher nicht vorschriftsmäßig einbehaltener Steuerabzugsbeträge bei der jeweils nächsten Lohnzahlung nachholen. Machen Sie davon keinen Gebrauch, müssen Sie dies dem Betriebsstätten-Finanzamt unverzüglich anzeigen. Nur unter diesen Voraussetzungen ist eine Haftung ausgeschlossen.

Wie kann ich mich gegen eine Auskunft wehren, an der ich Zweifel habe?

Sie können gegen eine Anrufungsauskunft Rechtsmittel (Einspruch, Klage und Revision) einlegen und so die erteilte Auskunft noch einmal vom Finanzamt und dann vom Finanzgericht und Bundesfinanzhof inhaltlich überprüfen lassen. Die inhaltliche Überprüfung der Lohnsteueranrufungsauskunft durch die Finanzgerichte beschränkt sich aber darauf, ob die gegenwärtige rechtliche Einordnung des zur Prüfung gestellten Sachverhalts in sich schlüssig und nicht evident rechtsfehlerhaft ist.

Kann ich meine Anfrage auch an den Lohnsteuerhilfeverein stellen?

Leider nein. Wenn Sie bei der Lohnsteuer Hilfe oder Beratung benötigen, bleibt Ihnen nur die Anrufungsauskunft, die eigene Buchhaltung oder ein Steuerberater. Der Lohnsteuerhilfeverein ist ausschließlich für Personen mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gedacht. Die Kosten richten sich dann nach dem Jahreseinkommen.