Was ist die Lohnsteuer?
Jeder, der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhält, zahlt neben Sozialversicherung zusätzlich Lohnsteuer an den Staat. Der Solidaritätszuschlag fällt nur bei hohen Einkommen an und ggf. wird Kirchensteuer abgezogen. Die Höhe der Lohnsteuerabzüge kannst du als Arbeitgeber der jeweils gültigen Lohnsteuer-Tabelle entnehmen. Anschließend musst du diese an das Finanzamt abführen und vom entsprechenden Brutto-Entgelt des Mitarbeiters abziehen.
Was ist also die Lohnsteuer? Sie ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer, die direkt vom Arbeitslohn einbehalten wird. Für Arbeitgeber bedeutet das: Du bist verantwortlich für die korrekte Berechnung und Abführung dieser Steuer.
Info
Ab wann fällt Lohnsteuer an?
Nicht jeder ist betroffen von der Lohnsteuer – ab wann diese anfällt, hängt vom Grundfreibetrag ab, der jährlich angepasst wird. 2026 liegt dieser bei 12.348 Euro. Arbeitnehmer, die weniger erhalten, müssen also keine Lohnsteuer zahlen.
Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Art Vorauszahlung, denn jeder Arbeitnehmer hat am Ende des Jahres die Möglichkeit, sich unter bestimmten Voraussetzungen Lohnsteuer zurückzuholen und hierfür eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Anhand derer wird ein Lohnsteuerjahresausgleichvorgenommen. Ein Lohnsteuerausgleich ist übrigens nur verpflichtend, wenn der Arbeitgeber zum 31.12. zehn oder mehr Angestellte hat. Für die Berechnung der Lohnsteuer spielen verschiedene Faktoren eine entscheidende Rolle:
- Steuerfreibeträge
- Steuerklasse
- Familienstand
- etc.
Achtung
Bei Fehlern in der Gehaltsabrechnung übernimmst du die Haftung!
Es ist enorm wichtig, dass du die Lohnsteuer im Rahmen der Gehaltsabrechnung richtig berechnest. Denn im Zweifelsfall übernimmst du die Haftung, falls etwas schiefläuft. Du bist als Arbeitgeber dazu verpflichtet, den korrekten Betrag an das Finanzamt abzuführen.
Wie viel Prozent ist die Lohnsteuer?
Eine feste Prozentzahl gibt es bei der Lohnsteuer nicht. Die Lohnsteuer ist keine Pauschale, sondern wird nach dem Einkommensteuertarif berechnet. Das bedeutet: Je höher das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers (das gilt auch für die Einnahmen selbstständig Tätiger) ist, desto höher fällt in der Regel auch der Steuersatz aus. Zusätzlich beeinflussen Merkmale wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, weitere Freibeträge und die Kirchensteuer die konkrete Höhe des Lohnsteuerabzugs. Bei der Berechnung wird außerdem die sogenannte Vorsorgepauschale berücksichtigt. Sie dient dazu, pauschal bestimmte Beiträge zur Alters- und Krankenversicherung steuermindernd zu berücksichtigen, sofern keine höheren tatsächlichen Vorsorgeaufwendungen nachgewiesen werden.
Orientierung bietet der Einkommensteuertarif: Der Eingangssteuersatz startet bei 14 Prozent und steigt schrittweise an. Für höhere Einkommen gilt ein Spitzensteuersatz von 42 Prozent, bei sehr hohen Einkommen kann ein Steuersatz von 45 Prozent greifen. Wichtig dabei: Diese Werte beschreiben den allgemeinen Tarifrahmen. Sie bedeuten nicht, dass jeder Arbeitnehmer „14 bis 45 Prozent Lohnsteuer“ zahlt. Entscheidend ist immer die individuelle Berechnung auf Basis der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale und der gültigen Rechenregeln.
Wie funktioniert die Lohnsteuer?
Die Lohnsteuer funktioniert nach dem Quellenprinzip. Das heißt: Die Steuer wird nicht erst am Jahresende gezahlt, sondern direkt bei der Auszahlung von Lohn oder Gehalt einbehalten. Der Arbeitnehmer erhält das Nettogehalt, während du als Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer an das Finanzamt abführst.
In der Praxis läuft das in drei Schritten ab:
- Daten abrufen und berücksichtigen (ELStAM):
Für die Berechnung nutzt du die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Dazu gehören insbesondere Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal sowie mögliche Freibeträge oder Hinzurechnungsbeträge. Diese Daten sind die Grundlage dafür, dass der monatliche Lohnsteuerabzug zur persönlichen Situation des Arbeitnehmers passt. - Lohnsteuer in der Lohnabrechnung berechnen:
Auf Basis des Bruttolohns und der ELStAM wird die Lohnsteuer im Rahmen der Lohnsteuerabrechnung berechnet. Zusätzlich werden – je nach Fall – Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ermittelt. Das Ergebnis ist der Betrag, der vom Bruttolohn einbehalten wird. - Lohnsteuer anmelden und abführen:
Die Lohnsteuer wird anschließend im Rahmen der Lohnsteueranmeldung gemeldet und an das Finanzamt gezahlt. Die Übermittlung erfolgt elektronisch (Lohnsteuer über ELSTER). Ob du monatlich, vierteljährlich oder jährlich anmelden musst, hängt von der Summe der abzuführenden Lohnsteuer im Vorjahr ab.
Am Jahresende stellst du dem Arbeitnehmer außerdem eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung aus. Diese enthält alle relevanten Daten zum Arbeitslohn und zu den abgeführten Steuerbeträgen und dient als Grundlage für die Steuererklärung.
Welche Auswirkungen haben die Steuerklassen auf die Lohnsteuer?
Die Steuerklasse beeinflusst, wie hoch der monatliche Lohnsteuerabzug ausfällt. Sie wirkt also unmittelbar auf das Nettogehalt. Vereinfacht gesagt: Die Steuerklasse steuert, wie die Steuerlast im Laufe des Jahres verteilt wird. Die Steuerklasse macht vor allem bei bestimmten Lebenssituationen Unterschiede – zum Beispiel bei Alleinerziehenden oder bei Ehepaaren mit unterschiedlich hohen Einkommen.
Besonders deutlich wird das bei Ehepaaren:
- Bei Steuerklasse 4/4 wird die Steuerlast meist relativ gleichmäßig verteilt, wenn beide ähnlich verdienen.
- Bei Steuerklasse 3/5 fällt der Lohnsteuerabzug beim Besserverdienenden (Klasse 3) häufig niedriger aus, bei geringer Verdienenden (Klasse 5) entsprechend höher. Das führt unterjährig zu mehr Netto beim Besserverdienenden. Das kann aber im Ergebnis dazu führen, dass am Jahresende eine Nachzahlung entsteht, wenn die Vorauszahlungen insgesamt zu niedrig waren.
Die Steuerklasse entscheidet nicht endgültig, wie viel Einkommensteuer jemand im Jahr schuldet. Sie beeinflusst nur den laufenden Abzug. Die endgültige Berechnung erfolgt über die Einkommensteuerveranlagung, also typischerweise im Rahmen einer Steuererklärung. Je nachdem, wie passend die Steuerklasse zur tatsächlichen Situation war, kannst du dir Lohnsteuer zurückholen im Rahmen einer Steuererstattung. Es kann allerdings auch zu einer Nachzahlung kommen. Arbeitnehmer erledigen heute die Steuererklärung online und haben damit in der Regel nicht allzu viel Aufwand.
Müssen alle Arbeitnehmer Lohnsteuer zahlen?
Lohnsteuer fällt nicht automatisch bei jedem Arbeitnehmer in einem Dienstverhältnis an. Ob Lohnsteuer einbehalten wird, hängt insbesondere davon ab, ob das Einkommen den jeweils geltenden Grundfreibetrag überschreitet. Liegt das Einkommen darunter, ist keine Einkommensteuer fällig und damit wird in der Regel auch keine Lohnsteuer einbehalten.
Daneben gibt es weitere Konstellationen, in denen der Lohnsteuerabzug trotz Arbeitslohn entfallen oder anders ausgestaltet sein kann, zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Arbeitgeberleistungen oder in speziellen Personengruppen, für die Ausnahmen gelten (Diplomaten oder Angehörige bestimmter internationaler Organisationen).
Wie bezahlen Arbeitnehmer Lohnsteuer?
Arbeitnehmer bezahlen die Lohnsteuer in der Regel nicht selbst durch eine Überweisung. Stattdessen zahlen sie durch die Abzüge beim Lohn. Du als Arbeitgeber behältst die Lohnsteuer bei jeder Gehaltszahlung ein und führst sie gesammelt an die Steuerbehörde ab. Damit bist du die zentrale Stelle für die korrekte Einbehaltung und Abführung.
Für dich als Arbeitgeber bedeutet das konkret:
- Einbehalt bei der Auszahlung: Die Lohnsteuer wird direkt im Rahmen der Gehaltsabrechnung vom Bruttolohn abgezogen.
- Elektronische Meldung: Du meldest die Lohnsteuer über die Lohnsteueranmeldung (elektronisch Lohnsteuer via ELSTER) an.
- Zahlung an das Finanzamt: Anschließend wird die Lohnsteuer fristgerecht an das Finanzamt überwiesen. Ob die Anmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgt, richtet sich nach den gesetzlichen Schwellenwerten und der im Vorjahr angefallenen Lohnsteuer.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer?
Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet. Im Grunde handelt es sich bei der Lohnsteuer um einen Teil der Einkommensteuer, die jedoch lediglich bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit entrichtet wird. Das bedeutet: Wer angestellt ist bezahlt Lohnsteuer. Der Unterschied zwischen beiden Besteuerungen liegt demnach in der Art der Beschäftigung.
Wer in folgenden Bereichen beruflich tätig ist, entrichtet hingegen die komplette Einkommensteuer an das Finanzamt:
- Land- und Forstwirtschaft,
- Gewerbebetriebe,
- selbstständige Arbeit,
- Kapitalvermögen,
- Verpachtung und Vermietung oder
- sonstige Bezüge.
Welche gesetzlichen Regelungen zur Lohnsteuer gibt es?
Als gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuer dienen:
- Einkommensteuergesetz (EStG): Dieses legt die Rahmenbedingungen fest, an die du dich als Arbeitgeber halten musst.
- Lohnsteuer-Durchführungsverordnung: Diese beinhaltet weiterführende Informationen zu allen Bereichen, die innerhalb des EStG (Einkommensteuergesetz) unzureichend erläutert wurden.
- Abgabenordnung (AO): Diese enthält anzuwendende Sondervorschriften.
Gesetzesänderungen wirken sich ebenfalls auf die Lohnsteuer aus.
Wie wird der Nettolohn berechnet?
Wenn Arbeitnehmer Lohn bzw. Gehalt erhalten, gibt es den sogenannten Brutto- und den Nettolohn. Brutto ist das Entgelt vor Abzug aller Steuern, Netto der Betrag, den der Arbeitnehmer auf sein Konto ausbezahlt bekommt. Abgeführt wird bei Angestellten unter anderem die Lohnsteuer. Diese setzt sich aus verschiedenen Merkmalen zusammen:
- Lohnsteuerklasse
- Kinderfreibeträge
- Andere Freibeträge
- Kirchenzugehörigkeit
| Bruttogehalt | ||
|---|---|---|
| - | Lohnsteuer | (14 - 45 %, je höher das Einkommen, desto höher die Lohnsteuer) |
| - | Kirchensteuer | (8 - 9 % des Lohnsteuerbetrags) |
| - | Solidaritätszuschlag | (bis zu 5,5 % des Lohnsteuerbetrags, nur bei höheren Einkommen) |
| - | Krankenkassenbeitrag | (7,3 % + Zusatzbeitrag vom Bruttogehalt) |
| - | Pflegeversicherung | (1,8 % bei einem Kind, ohne Kind 2,4 %, in Sachsen abweichende Verteilung) |
| - | Arbeitslosenversicherung | (1,3 % vom Bruttogehalt) |
| - | Rentenversicherung | (9,3 % vom Bruttogehalt) |
| = | Nettogehalt |
Die Beiträge zur Sozialversicherung tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Regel jeweils zur Hälfte.
Überblick über die Lohnsteuerklassen
In Deutschland unterscheidet der Gesetzgeber verschiedene Steuerklassen, die als Bemessungsgrundlage dienen:
| Steuerklasse | Erklärung |
|---|---|
| Steuerklasse 1 | Alleinstehende |
| Steuerklasse 2 | Alleinerziehende |
| Steuerklasse 3 |
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| Steuerklasse 4 |
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| Steuerklasse 5 |
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| Steuerklasse 6 |
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Welche Lohnsteuerfreibeträge gibt es?
Nicht jeder Freibetrag gilt für jede Steuerklasse. Hier erhältst du daher eine kleine Übersicht über die Freibeträge und darüber, welche Klassen von diesen profitieren:
| Freibetrag | Höhe | Für welche Steuerklasse? |
|---|---|---|
| Lohnsteuer-Grundfreibetrag | 12.348 Euro | I-IV |
| Arbeitnehmerpauschbetrag | 1.230 Euro | I-V |
| Versorgungsfreibetrag | unterschiedlich | Alle |
| Kinderfreibetrag | 3.414 Euro | Pro Elternteil |
Weitere Regelungen, die gelten
- Mobilität: Bereits seit 2019 werden Jobtickets und Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel bezuschusst, indem sie in der Steuererklärung steuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Bezuschussung mittels Pauschalsteuer von 25 Prozent. Du als Arbeitgeber entrichtest diese an den Fiskus, der Sozialversicherungsbeitrag entfällt und der Arbeitnehmer gibt die Entfernungspauschale als Werbungskosten an.
- Weiterbildungen: Sofern eine Weiterbildung sinnvoll ist, bleibt sie steuerfrei.
- Verpflegungspauschalen: Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro, Abwesenheit von einem ganzen Tag: 28 Euro.
- Übernachtungspauschale: Berufskraftfahrer erhalten eine Übernachtungspauschale von 9 Euro pro Übernachtung (bis 31.12.2023: 8 Euro).
- Gesundheitsförderung: Der Freibetrag beträgt 600 Euro.
- Lohnsteuer für kurzfristig beschäftigte Aushilfen: Eine pauschale Übernahme der Lohnsteuer bei Aushilfen (25 Prozent) kannst du als Arbeitgeber nutzen. Voraussetzung: Arbeitslohn/Arbeitstag im Durchschnitt maximal 150 Euro, durchschnittlicher Stundenlohn maximal 19 Euro und keine längere Beschäftigung als 18 zusammenhängende Arbeitstage.
- Die Zahlung der Lohnsteuer hat Vorrang vor anderen Zahlungen, etwa den Gehältern.
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Lohnsteuerregelung bei Kurzarbeit
Kurzarbeitergeld ist grundsätzlich steuerfrei, muss aber im Rahmen des Progressionsvorbehalts auf das Einkommen angerechnet werden, um den Lohnsteuersatz zu berechnen. Das bedeutet, dass das Kurzarbeitergeld in seiner Gesamtheit mit dem sonstigen Gehalt verrechnet wird. Auf dieser Basis wird der Lohnsteuersatz ermittelt, der dann für das Gehalt abzüglich des Kurzarbeitergelds gilt.
Im Beispiel: Du verdienst im Jahr 20.000 Euro. Zwischendurch lief es im Betrieb, in dem du arbeitest nicht so gut und Kurzarbeit wurde angemeldet. Zu den 20.000 Euro kommen also 5.000 Euro Kurzarbeitergeld hinzu.
Zusammen ergibt das 25.000 Euro. Darauf basiert dein Lohnsteuersatz. Die Lohnsteuer selbst wird aber nur von den 20.000 Euro einbehalten. Die 5.000 Euro Kurzarbeitergeld bleiben steuerfrei.
Lohnsteuerabzugsverfahren: So wird die Lohnsteuer berechnet
Sobald du als Arbeitgeber deinen Angestellten das Gehalt bzw. den Lohn auf Lohnsteuerbasis überweist, behältst du die Lohnsteuer ein, um diese anschließend an das Finanzamt abzuführen. Dazu zählen:
- Grundlohn,
- Zulagen,
- Geldwerter Vorteil und
- Einmalige Bezüge.
Dieser im Vorfeld getätigte Vorgang nennt sich Lohnsteuerabzugsverfahren. Mithilfe der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wird die abzuziehende Lohnsteuer in Prozent ermittelt. So ist sichergestellt, dass deine Mitarbeiter nur so viel Lohnsteuer zahlen, wie es der Gesetzgeber vorschreibt. Folgende Daten für den Lohnsteuerabzug sind relevant:
- Steuerklasse,
- ein Faktor, der ggf. beim Faktorverfahren gebildet wurde,
- Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV und
- Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge für den Lohnsteuerabzug.
Zusätzlich berücksichtigt das Lohnsteuerabzugsverfahren automatisch die sogenannte Vorsorgepauschale. Diese Pauschale dient dazu, bestimmte Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung steuerlich zu berücksichtigen, ohne dass hierfür einzelne Nachweise vorgelegt werden müssen.
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ELStAM als Ersatz für die Lohnsteuerkarte
Bis vor einigen Jahren besaß jeder Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte, die ihm jährlich zugesandt wurde. Mittlerweile gibt es die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), unter der für die Lohnsteuer wichtige Merkmale hinterlegt sind.
Die Übermittlung der Lohnsteuer erfolgt entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass du im Vorfeld regelmäßig die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt sendest.
Die Lohnsteueranmeldung
Du als Arbeitgeber bist gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnsteuer bei den Finanzbehörden online anzumelden. Die Lohnsteueranmeldung erfolgt, sobald du einen Mitarbeiter in deinem Unternehmen anstellst. Sie entfällt für dich erst, wenn der Angestellte die Firma wieder verlässt.
Info
Muster Lohnsteueranmeldung 2026
Das Muster der Lohnsteueranmeldung für das Jahr 2026 findest du auf der Seite des Finanzministeriums.
Fristen und Zeiträume: Die Lohnsteuer online
Die Anmeldung der Lohnsteuer für einen Mitarbeiter erfolgt heute elektronisch über das Online-Portal ELSTER. In das Steuerformular trägst du alle relevanten Fakten, wie beispielsweise Name, Wohnort und Lohnsteuer-Identifikationsnummer (Lohnsteuer-ID) des Angestellten, ein. Für die Abgabe hast du folgende Fristen einzuhalten:
- Monatlich: Sofern die Lohnsteuer des vergangenen Jahres mehr als 5.000 Euro betrifft.
- Quartalsweise: Betrug die Lohnsteuer zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro, musst du alle drei Monate eine Lohnsteueranmeldung vornehmen.
- Jährlich: Bei einer Lohnsteuer, die im Vorjahr weniger als 1.080 Euro betrug, reicht einmal jährlich aus.
Führst du die Lohnsteuer deines Mitarbeiters verspätet ab, zum Beispiel weil dieser dir seine Lohnsteuer-ID zu spät übermittelt hat, dann bist du zur Zahlung eines Säumniszuschlags von 1 % des Steuerbetrags je angefangenen Monats verpflichtet. Eine Auflistung der komplett gezahlten Lohnsteuer erhält dein Mitarbeiter durch die (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung, welche du ihm Ende des Jahres ausstellen musst.
Tipp
Lohnsteuer machen und nie wieder Fristen verpassen
Mit einem Lohnabrechnungsprogramm behältst du alles rund um das Thema Lohnsteuer stets im Blick. Das integrierte Meldewesen bei Lexware lohn+gehalt hilft dir beispielsweise dabei, keine Frist mehr zu verpassen.
Tipp
Löhne und Lohnsteuer auch online abrechnen
Mit der Cloud-Lösung Lexware Office rechnest du Löhne auch ganz einfach online ab. Das spart Zeit und funktioniert auch von unterwegs über den Browser.
Besonderheiten bei kurzfristig Beschäftigten
Viele Unternehmen überbrücken Ausfälle von Mitarbeitern, Ferienvertretungen oder auftragsbedingte Überkapazitäten mit der Einstellung von kurzfristigen Beschäftigten. Dazu gelten folgende Vorgaben: Du darfst kurzfristig Beschäftigte bis zu 3 Monate oder bis zu 70 Arbeitstage im Jahr beschäftigen. Bei kurzfristig Beschäftigten gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten, wie du mit der Lohnsteuer verfahren kannst:
1. Versteuerung des Einkommens auf ELStAM-Basis
Der Arbeitnehmer übergibt dir seine Steuer-Identifikationsnummer. Mit dieser kannst du die entsprechenden Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Finanzamt abrufen. Gemäß den dort hinterlegten Angaben führst du die Lohnsteuer des Arbeitnehmers ab.
2. Pauschalversteuerung
Du kannst aber auch auf das ELStAM-Verfahren verzichten und eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 5 %, 20 % oder 25 % abrechnen. Die pauschale Lohnsteuer ist jedoch nur möglich, wenn die Voraussetzungen gemäß § 40a EStG erfüllt werden:
- Der durchschnittliche tägliche Arbeitslohn beträgt nicht mehr als 150 Euro.
- Der Stundenlohn beträgt nicht mehr als 19 Euro.
- Die Beschäftigung darf nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage betragen.
Damit die pauschale Lohnsteuer sozialversicherungsrechtlich anerkannt wird, muss sie vom Arbeitgeber auch tatsächlich abgeführt und im jeweiligen Abrechnungszeitraum angewendet worden sein. Nur dann entfällt die Beitragspflicht in der Sozialversicherung. Wird die Pauschalversteuerung zwar theoretisch gewählt, aber praktisch nicht umgesetzt, greift diese Befreiung nicht. Außerdem wird bei dieser Form der Besteuerung der Arbeitgeber zum alleinigen Steuerschuldner, der die Lohnsteuer unabhängig vom Arbeitnehmer trägt.
Sofern du Mitarbeiter im Rahmen eines Minijobs beschäftigst, deren Arbeitslohn mit dem Pauschalsteuersatz von 2 % besteuert wird, führst du die Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale ab und nicht ans Finanzamt.
Obwohl jeder Arbeitnehmer gesetzlich dazu verpflichtet ist, Lohnsteuer zu zahlen, gibt es in einigen wenigen Ausnahmen eine Lohnsteuerbefreiung für:
- Ausländische Diplomaten oder konsularische Vertreter,
- Angehörige ausländischer Streitkräfte,
- Arbeitnehmer internationaler Organisationen und
- Arbeitnehmer in Einrichtungen der EU.
So vermeidest du bei der Lohnsteuer-Außenprüfung typische Fehler
Wenn ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch ankündigt, solltest du alles tun, um Beanstandungen zu vermeiden. Der Grund: Du riskierst nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer. Auch Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für das Ergebnis der Lohnsteuer-Außenprüfung.
Flattert dir eine Prüfungsanordnung über eine bevorstehende Lohnsteuer-Außenprüfung ins Haus, empfehlen wir dir folgendes Vorgehen:
- Prüfe die Prüfungsanordnung: Der Lohnsteuerprüfer muss seinen Besuch mindestens 2 Wochen vor Beginn durch eine Prüfungsordnung ankündigen. Ist der Zeitraum zwischen Erhalt der Anordnung und Beginn der Prüfung zu kurz, bittest du den Prüfer schriftlich mit detaillierten Gründen (Arbeitsüberlastung, Urlaub oder Krankheit des Lohnbuchhalters etc.) um eine Terminverschiebung. Da alle Beteiligten an einer sauberen Überprüfung der abgeführten Lohnsteuer interessiert sind, wird das Finanzamt diesem Antrag meist zustimmen.
- Steuerberater informieren: Kläre mit deinem Steuerberater, ob es sinnvoll ist, dass die Prüfung in dessen Kanzleiräumen stattfindet. Vorteil: Du bist vor Fragen des Lohnsteuerprüfers abgeschirmt und musst dich um nichts kümmern. Nachteil: Es kommt ein höheres Beraterhonorar auf dich zu.
- Unterlagen sammeln und korrigieren: Es gibt nichts Schlimmeres als nicht auffindbare Belege oder Verträge. Nutze also die Zeit bis zum Prüfungsbeginn, um die Lohnkonten mit den notwendigen Unterlagen und Verträgen zu vervollständigen. Kontrolliere und korrigiere vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter, denen du Gehaltsextras zukommen lässt. Hier schleichen sich besonders schnell Fehler bei der Lohnsteuer ein.
Lege den Fokus unter anderem auf folgende Schwerpunkte:
| Schwerpunkte | Was den Prüfer besonders interessiert |
|---|---|
| Gehaltsextras |
Werden an Mitarbeiter Zahlungen geleistet, die über das klassische Gehalt hinausgehen (Kindergartenzuschuss, Zuschuss zu Versicherungen, Gutscheine, Arbeitgeberdarlehen, Geschenke etc.)? Prüfungsschwerpunkt: Vorliegen der Voraussetzungen und Einhaltung der Vereinbarungen |
| Geschenke |
Bei Geschenken an Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner prüft das Finanzamt, ob nicht vielleicht die 30-prozentige Pauschalsteuer (Pauschalbetrag der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen) abzuführen ist. Prüfungsschwerpunkt: Einhaltung der Vorschriften zur Pauschalsteuer und Dokumentation der Zuwendungen |
| Selbstständig oder abhängig beschäftigt? | Werden Selbstständige beschäftigt, die eigentlich den Status eines Arbeitnehmers haben und für die Lohnsteuer hätten abgeführt werden müssen (Stichwort Scheinselbstständigkeit)? |
| Nahe Angehörige? | Haben die Ehefrau oder die Kinder tatsächlich mitgearbeitet und wurde die Lohnsteuer für diese Angehörigen korrekt abgeführt? |
| Lohnsteuermerkmale | Wurden die Merkmale der Lohnsteuerkarte/Lohnersatzbescheinigung korrekt in die Ermittlung der Lohnsteuer übernommen? |
| Minijobber | Handelt es sich tatsächlich um einen Minijob oder doch eher um ein normales Arbeitsverhältnis, für das die Lohnsteuer nach der Steuertabelle ermittelt und abgeführt werden muss? |
- Unterlagen zeitnah vorlegen: Da der Prüfer meist nicht viel Zeit hat, spielen viele Arbeitgeber und Steuerberater auf Zeit. Sie legen die Unterlagen erst nach der zweiten oder dritten Mahnung vor. Das ist allerdings nicht immer eine gute Idee. Denn neuerdings wird das Mitwirkungsverzögerungsgeld bei schleppender Mitarbeit nicht nur bei Betriebsprüfungen, sondern auch bei Lohnsteuerprüfungen festgesetzt. Nachteil: Die Strafzahlung beträgt 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Mitwirkungsverzögerung und ist höchstens für 150 Kalendertage festzusetzen.
- Auf Schlussbesprechung pochen: Selbst, wenn die Fehler bei der Lohnsteuer klar auf der Hand liegen, solltest du (ebenso wie dein Steuerberater) auf eine Schlussbesprechung bestehen. Denn signalisierst du dem Prüfer, gegen die eine oder andere Feststellung mit einem Einspruch vorzugehen, wird dieser kompromissbereit sein und nicht alle Beanstandungen durchsetzen.
- Verzicht auf Umsatzsteuernachzahlung: Liegt der Bericht der Prüfung der Lohnsteuer vor, wird das Finanzamt die Umsatzsteuer für die lohnsteuerlichen Sachbezugswerte ermitteln und einfordern. Doch aufgepasst: Bei den Beträgen im Lohnsteuerbericht handelt es sich um Bruttowerte. Das Finanzamt darf die Umsatzsteuer also nicht auf diese Weise aufschlagen, sondern muss sie herausrechnen. Dieser kleine, aber wichtige Unterschied kann dir viel Geld sparen.
Lohnsteuer-Nachschau
Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau gibt es auch die Lohnsteuer-Nachschau. Diese ermöglicht den Lohnsteuerprüfern, sich spontan und vor Ort ein Bild von einem Unternehmen zu machen – anders als bei der Lohnsteuer-Außenprüfung, die rechtzeitig vor Prüfungsbeginn angekündigt werden muss.
Die Lohnsteuer-Nachschau erfolgt nur in besonderen Fällen
Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung im herkömmlichen Sinn. Hier werden meist nur wenige Dinge schnell geklärt, ohne sich mit Einzelheiten aufzuhalten. Mit der Lohnsteuer-Nachschau will der Gesetzgeber die zeitnahe, ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer sicherstellen.
Im Rahmen dessen überprüft das Finanzamt, ob die buchhalterischen und papiermäßigen Abläufe in der Lohn- oder Gehaltsbuchhaltung auch tatsächlich so stattfinden oder stattgefunden haben, wie sie angegeben wurden. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, sich vor Ort in einem Betrieb einen Eindruck zu verschaffen über:
- räumliche Verhältnisse,
- tatsächlich eingesetztes Personal und den
- üblichen Geschäftsbetrieb.
Ablauf einer Lohnsteuer-Nachschau
1. Prüfung vor Ort während der Geschäftszeiten
Eine Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Die Prüfer können ohne vorherige Ankündigung und unabhängig von einer Lohnsteuer-Außenprüfung Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben. Betroffene Personen müssen auf Verlangen über folgende Dokumente Auskünfte erteilen:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen,
- Aufzeichnungen,
- Bücher,
- Geschäftspapiere und
- Urkunden.
2. Aufklärung über Rechte, Pflichten, Umfang und Anlass der Lohnsteuer-Nachschau
Der Prüfer muss dir sagen, aus welchem konkreten Anlass die Prüfung stattfindet und welchen Umfang die Lohnsteuer-Nachschau haben soll.
Achtung: Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist nicht mehr möglich, wenn der Lohnsteuerprüfer bereits im Haus ist!
Diese Sperrwirkung für die strafbefreiende Selbstanzeige bezieht sich aber nur auf den vom Finanzamt intern festgelegten Anlass und Umfang der Nachschau. Bestehe deshalb darauf, dass der Prüfer dir den Gegenstand der Prüfung genau mitteilt.
3. Zutritt zur Privatwohnung ist die absolute Ausnahme
Der Prüfer darf unangemeldet erscheinen sowie Grundstücke und Räume betreten, in denen der Arbeitgeber seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt. Er muss lediglich die üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten beachten. Eine Nachschau der Lohnsteuer nach Laden- bzw. Geschäftsschluss, z. B. in den späten Abendstunden, ist nicht zulässig.
Die Privatwohnung darf der Prüfer dagegen nur mit deinem Einverständnis betreten. Es sei denn, der Prüfer hat einen begründeten Verdacht.
4. Du musst Unterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen
Du musst dem Prüfer Auskünfte erteilen und alle geforderten Lohnunterlagen vorlegen. Dies sind neben den Lohnkonten und Lohnabrechnungen auch Personalakten und Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer. Hinzu kommen ggf. auch die entsprechenden Buchungsbelege, z. B. Bank- und Abrechnungsbelege, Ausgangsrechnungen usw.
5. Aus der Lohnsteuer-Nachschau kann eine Lohnsteuer-Außenprüfung werden
Besonderheiten kommen auf dich zu, wenn in der Nachschau Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden, beispielsweise nicht versteuerte Löhne, sonstige Leistungen oder Scheinselbstständigkeit. Um die Erkenntnisse nicht zu gefährden, ist ein nahtloser Übergang zur Außenprüfung möglich. Eine gesonderte Prüfungsanordnung ist hierfür nicht erforderlich. Der Prüfer muss dich nur auf den Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung der Lohnsteuer schriftlich hinweisen und den Prüfungsumfang festlegen.
6. Einspruch gegen die Lohnsteuer-Nachschau
du kannst gegen die Verwaltungsakte, die als Ergebnis einer Lohnsteuer-Nachschau ergeht, Einspruch einlegen. Dies kann schriftlich beim Prüfer erfolgen oder auch im Anschluss an die Prüfung. Über den Einspruch entscheidet der Prüfer sofort bzw. später das Finanzamt.
Anrufungsauskunft: Wie kannst du von deinem Recht auf Auskunft Gebrauch machen?
Du hast als Arbeitgeber spezielle Fragen zur Lohnsteuer, etwa zum Steuerabzug, und keinen Ansprechpartner? Dann hilft das Finanzamt mit der kostenlosen Anrufungsauskunft. Was viele nicht wissen: Das Finanzamt ist gesetzlich verpflichtet, bei Fragen zur Lohnsteuer Auskünfte zu erteilen. Dein Vorteil: Die Anrufungsauskunft gibt dir als Arbeitgeber Sicherheit und befreit dich von deinem Haftungsrisiko, wenn du der Auskunft folgst. Außerdem ist diese kostenlos. Folgendes gilt:
- Alle Fragen zum Lohnsteuerabzug und zur Lohnsteuerabführung kannst du beim Finanzamt abklären.
- Arbeitgeber als Lohnsteuerabzugsverpflichteter, aber auch Arbeitnehmer als Steuerschuldner können prinzipiell eine Auskunft beantragen.
- Anfragen sind immer an das Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers zu richten.
- Der Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft bezüglich Lohnsteuer ist an keine bestimmte Form gebunden. Du kannst ihn schriftlich, mündlich oder telefonisch stellen.
- Das Betriebsstätten-Finanzamt muss antworten. Der Auskunftsanspruch ist im Extremfall auch gerichtlich durchsetzbar.
- Die Antwort des Finanzamts kann unter Umständen mehrere Wochen dauern, je nach Auslastung im Finanzamt und der Komplexität deiner Anfrage.
- Soweit die Anrufungsauskunft nur für einen bestimmten Zeitraum gilt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt hierauf ausdrücklich hinweisen (z. B. Mietwert bei der Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer).
- Ansonsten ist die erteilte Anrufungsauskunft bezüglich Fragen zur Lohnsteuer bis zum Widerruf gültig.
- Wenn du den Lohnsteuerabzug nach den Anweisungen der erteilten Anrufungsauskunft durchführst, bist du selbst bei einer falschen Auskunft von der Haftung befreit.
- Du kannst gegen eine Anrufungsauskunft Rechtsmittel (Einspruch, Klage und Revision) einlegen.
- Wenn du bei der Lohnsteuer Hilfe oder Beratung benötigst, bleibt dir nur die Anrufungsauskunft beim Finanzamt, Experten in der eigenen Buchhaltung oder ein Steuerberater. Ein Lohnsteuerhilfeverein ist keine Option, denn er ist ausschließlich für Personen mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gedacht.
FAQ - zum Thema Anrufungsauskunft
Damit du genau weißt, wann du diesen Service des Finanzamts nutzen kannst und was du dabei beachten musst, haben wir Antworten auf die häufigsten Fragen für dich zusammengestellt.
In welchen Fällen kann ich eine Anrufungsauskunft stellen?
Eine Anrufungsauskunft lohnt sich für dich als Arbeitgeber immer dann, wenn du Fragen zu einem Problem hast, das die Lohnsteuer betrifft. Möglicherweise willst du auch eine bestimmte Steuergestaltung vornehmen, bist aber nicht sicher, ob das so möglich ist.
Sicherheit in Lohnsteuerfragen ist für dich sehr wichtig. Der Grund: Personen, die den Lohnsteuerabzug vornehmen (also du als Arbeitgeber), haften dem Finanzamt gegenüber für den richtigen Lohnsteuerabzug. Wenn du dank der Auskunft alles korrekt durchführst, bleibst du auch im Falle einer Lohnsteuer-Außenprüfung immer auf der sicheren Seite.
Ein Beispiel: Du willst deinem Außendienstmitarbeiter ein Handy steuer- und abgabenfrei zur Verfügung stellen. Mögliche Fragen:
- Führen Privatgespräche zu einem geldwerten Vorteil, der den Arbeitslohn erhöht?
- Muss ich, wenn ich die private Nutzung untersage, dies kontrollieren?
Was genau kann ich fragen?
Die Anrufungsauskunft beantwortet alle Fragen, die mit dem Lohnsteuerabzug und mit der Lohnsteuerabführung im Zusammenhang stehen. Zum Beispiel:
- Lohnsteuerabzug nach ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale),
- Kirchensteuer,
- Vermögensbildung der Arbeitnehmer,
- pauschale Lohnsteuer und Arbeitnehmereigenschaft,
- Job-Ticket und
- Behandlung von steuerfreien Zahlungen, geldwerten Vorteilen, Zukunftssicherungsleistungen.
Deiner Anfrage muss immer ein konkreter Anlass zugrunde liegen. Du musst in deiner Anfrage den konkreten betrieblichen Vorgang darstellen.
Schildere den Sachverhalt realistisch!
Bei erheblichen Abweichungen vom Sachverhalt ist das Betriebsstätten-Finanzamt später, z. B. bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung, nicht mehr an die Auskunft gebunden. Denn die Lohnsteueranrufungsauskunft trifft eine Regelung dahingehend, wie die Finanzbehörde den dargestellten Sachverhalt gegenwärtig beurteilt.
Die Auskunft des Betriebsstätten-Finanzamts wird nicht nur auf Basis eines einzelnen Falls, sondern eines bestimmten Falltypus erteilt. Eine Anrufungsauskunft, die du speziell für den Fall eines Arbeitnehmers beantragst, kannst du also auch auf gleichgelagerte Fälle bei anderen Arbeitnehmern anwenden.
Wer kann die Anfrage bei der Anrufungsauskunft stellen?
Grundsätzlich kann sowohl der Arbeitgeber als Lohnsteuerabzugsverpflichteter als auch der Arbeitnehmer als Steuerschuldner eine Auskunft beantragen. Zudem sind auch Dritte dazu berechtigt:
- zum Lohnsteuerabzug Verpflichtete (z. B. wegen Rabatten von dritter Seite),
- Personen, die rechtliche Pflichten für den Arbeitgeber wahrnehmen (z. B. Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft) und
- für Lohnsteuer Haftende (gesetzliche Vertreter natürlicher oder juristischer Personen, Vermögensverwalter, Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter, Zwangsverwalter, Rechtsnachfolger).
An welches Finanzamt stelle ich die Anfrage?
Anfragen sind immer beim Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers zu stellen. Eine Ausnahme besteht für Dritte. Hier ist das Betriebsstätten-Finanzamt des jeweiligen Dritten zuständig. Das ist z. B. der Fall, wenn der Insolvenzverwalter eine Anrufungsanfrage stellt.
In welcher Form stelle ich die Anfrage?
Der Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft bezüglich Lohnsteuer ist an keine bestimmte Form gebunden. Du kannst ihn schriftlich, mündlich oder telefonisch stellen. Besonders Fragen von erheblichem steuerlichem Interesse solltest du aber immer schriftlich stellen und vom Finanzamt schriftlich beantworten lassen. Mündliche oder telefonische Anfragen bzw. Auskünfte sollten nachträglich immer schriftlich bestätigt werden. Denn gerätst du als Arbeitgeber oder Dritter gegenüber dem Betriebsstätten-Finanzamt in Beweisnot, geht dies zu deinen Lasten.
Tipp: Stelle die Anfrage immer an das Betriebsstätten-Finanzamt allgemein, ohne den Zusatz: „z. Hd. Herrn/Frau“. Denn wenn dein bisher zuständiger Sachbearbeiter gewechselt hat, erkrankt oder im Urlaub ist, erreicht die Anfrage die aktuell zuständige Person auf dem schnellsten Weg.
Muss das Finanzamt antworten?
Ja, das Betriebsstätten-Finanzamt muss antworten. Der Auskunftsanspruch ist im Extremfall auch gerichtlich durchsetzbar. Der zuständige Sachbearbeiter nimmt zu der Anfrage immer schriftlich Stellung. Er weist darauf hin, dass es sich um eine Anrufungsauskunft handelt und diese nur für den Lohnsteuerabzug bindend ist. Nur so wird die spätere Haftung für den Arbeitgeber ausgeschlossen.
Hat ein Arbeitnehmer angefragt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt darauf hinweisen, dass die Entscheidung mit dem Wohnsitz-Finanzamt abgestimmt wurde. Nur dann besteht für den Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung Vertrauensschutz.
Eine Anrufungsauskunft ist nur verbindlich, wenn sie die zuständige Person im Finanzamt erteilt hat. Selbst mündlich erteilte Auskünfte werden dann als verbindlich angesehen. Allerdings muss bei mündlichen Auskünften derjenige, der sich auf diese beruft, auch beachten, dass er die Folgen bei Schwierigkeiten und Unklarheiten zu tragen hat.
Achtung: Die Meinung des Außenprüfers zählt nicht!
Auskünfte des Lohnsteuer-Außenprüfers, beispielsweise während einer Lohnsteuer-Außenprüfung, binden das Finanzamt nicht.
Wie gehe ich vor, während ich auf Antwort warte?
Die Antwort des Finanzamts kann unter Umständen mehrere Wochen dauern, je nach Auslastung im Finanzamt und der Komplexität deiner Anfrage. Solange das Finanzamt sich nicht äußert, liegt die Entscheidung bei dir. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, behältst du zunächst Lohnsteuer ein und machst das nach Eingang der Anrufungsauskunft ggf. wieder rückgängig.
Wie lange ist die Antwort des Finanzamts gültig?
Soweit die Anrufungsauskunft nur für einen bestimmten Zeitraum gilt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt hierauf ausdrücklich hinweisen (z. B. Mietwert bei der Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer).
Ansonsten ist die erteilte Anrufungsauskunft bezüglich Fragen zur Lohnsteuer bis zum Widerruf gültig. Ein Widerruf für die Zukunft ist aber nur möglich, wenn sich die Rechtsprechung (Finanzgericht oder Bundesfinanzhof) geändert hat oder die Verwaltung zu diesem Rechtsproblem eine andere Auffassung vertritt. Wurde der dargestellte Sachverhalt bereits abgeschlossen und in die Praxis umgesetzt, ist ein Widerruf nicht mehr möglich.
Vorsicht bei Gesetzesänderungen!
Die Gültigkeit einer Anrufungsauskunft endet, wenn eine Gesetzesänderung eintritt. In diesen Fällen ist kein Widerruf erforderlich. Du musst dich als Arbeitgeber über die jeweilige Gesetzeslage informieren.
Wie wirkt die Haftungsbefreiung durch die Anrufungsauskunft?
Wenn du den Lohnsteuerabzug nach den Anweisungen der erteilten Anrufungsauskunft durchführst, bist du selbst bei einer falschen Auskunft von der Haftung befreit. Denn auch in diesem Fall führst du den Lohnsteuerabzug vorschriftsmäßig, nach den Anweisungen des Betriebsstätten-Finanzamts durch.
Beachtest du die Anrufungsauskunft dagegen nicht, nimmt das Betriebsstätten-Finanzamt dich für den falschen Lohnsteuerabzug in Haftung. Das heißt: Du musst für die Steuerschulden des Arbeitnehmers einstehen und Lohnsteuer nachentrichten. Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber. Ist dieser in Insolvenz, dann haftet der gesetzliche Vertreter, z. B. der Geschäftsführer bei der GmbH, unter bestimmten Umständen auch persönlich. Zivilrechtlich kann sich der Arbeitgeber die zu wenig abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer als Schuldner der Lohnsteuer zurückholen. Unterlässt dies der Arbeitgeber, entsteht für den Arbeitnehmer ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Achtung Steuerfalle: Haftung immer bei Abweichungen
Wenn du von einer erteilten Anrufungsauskunft abweichst, bleibt die Haftung bestehen, auch wenn du die Abweichung, d.h. die Differenzbeträge und die steuerlichen Daten der betreffenden Arbeitnehmer, dem Betriebsstätten-Finanzamt mitteilst.
Du darfst den Abzug bisher nicht vorschriftsmäßig einbehaltener Steuerabzugsbeträge bei der jeweils nächsten Lohnzahlung nachholen. Machst du davon keinen Gebrauch, musst du dies dem Betriebsstätten-Finanzamt unverzüglich anzeigen. Nur unter diesen Voraussetzungen ist eine Haftung ausgeschlossen.
Wie kann ich mich gegen eine Auskunft wehren, an der ich Zweifel habe?
Du kannst gegen eine Anrufungsauskunft Rechtsmittel (Einspruch, Klage und Revision) einlegen und so die erteilte Auskunft noch einmal vom Finanzamt und dann vom Finanzgericht und Bundesfinanzhof inhaltlich überprüfen lassen. Die inhaltliche Überprüfung der Lohnsteueranrufungsauskunft durch die Finanzgerichte beschränkt sich aber darauf, ob die gegenwärtige rechtliche Einordnung des zur Prüfung gestellten Sachverhalts in sich schlüssig und nicht evident rechtsfehlerhaft ist.
Kann ich meine Anfrage auch an den Lohnsteuerhilfeverein stellen?
Leider nein. Wenn du bei der Lohnsteuer Hilfe oder Beratung benötigst, bleibt dir nur die Anrufungsauskunft, die eigene Buchhaltung oder ein Steuerberater. Der Lohnsteuerhilfeverein ist ausschließlich für Personen mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gedacht. Die Kosten richten sich dann nach dem Jahreseinkommen.
