Lohnsteuer berechnen: Alles über Grundlagen, Steuerklassen und Freibeträge

Der Begriff Quellensteuer bezieht sich nicht auf eine besondere Steuerart. Vielmehr sagt diese Bezeichnung etwas darüber aus, wie eine Steuer erhoben wird. So fällt die Berechnung der Lohnsteuer in die Kategorie der Quellensteuern, weil sie bereits bei der Einkommensentstehung erhoben wird. 

Das bedeutet in der Praxis: Sind steuerpflichtige Mitarbeiter zur Zahlung der Einkommensteuer (von der ein Teil die Lohnsteuer ist) verpflichtet, stellt das Finanzamt die bereits abgeführte Quellensteuer der Einkommensteuer, die gezahlt werden muss, gegenüber. Liegt die schon gezahlte Quellensteuer höher als die bestehende Einkommensschuld, wird die entsprechende Differenz im Zuge der Steuererklärung vom Finanzamt wieder erstattet. 

Schon im Jahr 2010 wurde die Lohnsteuerkarte, um die entsprechende Lohnsteuer zu berechnen, das letzte Mal in Papierform ausgestellt. Stattdessen wurden seitdem schrittweise die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zur Berechnung der Lohnsteuer eingeführt. Da es hier aber zu einer zeitlichen Verzögerung kam, behielt die gute alte Lohnsteuerkarte noch bis ins Jahr 2013 hinein ihre Gültigkeit. Aber was hat sich hinter der Lohnsteuerkarte genau verborgen?

Im Zuge des Erlasses des Einkommensteuergesetzes wurde die Lohnsteuerkarte 1925 das erste Mal ausgegeben. Auf dem kleinen gelben Zettel waren alle wichtigen Informationen vermerkt, die Sie als Arbeitgeber für eine korrekte Lohnabrechnung benötigt haben:

• Name und Adresse der Mitarbeiter
• Persönliches Geburtsdatum
• Auskunft über Religionszugehörigkeit
• Steuerklasse
• Anzahl der Kinderfreibeträge
• Zuständiges Finanzamt

Zu Beginn jedes Kalenderjahres lag die Lohnsteuerkarte für das entsprechende Steuerjahr im Briefkasten jedes Arbeitnehmers und jeder Arbeitnehmerin. Ausgestellt wurde sie von der jeweiligen Gemeinde. Zur korrekten Abgabenberechnung, z. B. der Lohnsteuer oder der Kirchensteuer, wurde das gelbe Formular beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin abgegeben. Er oder sie konnte darauf dann auf einen Blick die ans Finanzamt abzuführenden Beträge ablesen und dies bei der Lohn- oder Gehaltsabrechnung berücksichtigen. 

Die Lohnsteuerkarte durfte jedoch nicht einbehalten werden. Bei einem Arbeitgeberwechsel musste sie wieder an die Beschäftigten ausgehändigt werden. Wer keine Lohnsteuerkarte abgegeben hatte, wurde zur Berechnung der Lohnsteuer automatisch in Klasse 6 eingestuft. Ging das gelbe Formular einmal verloren, musste es gegen eine Gebühr bei der Gemeinde neu beantragt werden. 

Heute läuft dieser Prozess durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) komplett digitalisiert ab. Wer einen neuen Job antritt, muss Ihnen als Arbeitgeber nur noch das Geburtsdatum und die Steuer-ID mitteilen. Alle weiteren Informationen sind elektronisch einsehbar. Auch über Änderungen (z. B. einem Wechsel der Steuerklasse) werden Sie über die zentrale Datenbank automatisch informiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert die Fehleranfälligkeit und baut zusätzlich bürokratische Hürden ab.

Je nach aktueller Lebenslage werden Arbeitnehmer in verschiedene Steuerklassen unterteilt. Der Grund: Auf diese Weise können verschiedene Einkommenstarife z. B. aus der Splitting- oder Grundtabelle sowie die diversen Frei- und Pauschbeträge für die Lohnsteuertabelle schnell berechnet und berücksichtigt werden. Das erleichtert Ihnen als Arbeitgeber den Abzug der Lohnsteuer. Es gibt:

Um die Lohnsteuerklassen genau zu berechnen, sollten Sie stets darüber Bescheid wissen, wer in welche Kategorie fällt.

Um die individuellen Lohnsteuerabzüge zu berechnen, gibt es sechs Klassen (siehe oben). Zudem variieren hier ebenfalls die Freibeträge, also der Anteil des Arbeitsentgelts, der nicht der Steuer unterliegt. 

Alle alleinstehenden Menschen (ledig, getrennt, dauerhaft geschieden) fallen automatisch in Steuerklasse I. Aber auch verheiratete Beschäftigte mit einer beschränkten Steuerpflicht sind dieser Kategorie zuzuordnen. Im Vergleich zu allen anderen Klassen fallen die Abzüge hier sehr hoch aus. Aber wie werden diese in der Lohnsteuerklasse 1 berechnet? Grundsätzlich gilt für diese Steuergruppe (Stand April 2024):

• Der Grundfreibetrag beläuft sich pro Jahr auf 11.604 Euro. Bis zu dieser Grenze muss keine Lohnsteuer abgeführt werden.
• Der Arbeitnehmerpauschbetrag beträgt 1.230 Euro. (Die Vorsorgepauschale hängt vom Bruttoeinkommen ab).
• Eltern haben in Lohnsteuerklasse I pro Kind Anspruch auf den Kinderfreibetrag in Höhe von 6.384 Euro. Hinzu kommt ein Freibetrag für Betreuung, Erziehung und Ausbildung in Höhe von 2.928 Euro. Nichtverheiratete Paare teilen diesen Betrag zur Hälfte unter sich auf. 

In dieser Klasse sind alleinerziehende Mütter und Väter mit mindestens einem Kind zu finden. Eheähnliche Gemeinschaften sind nicht zulässig. Für Alleinerziehende gelten leichte Steuererleichterungen, da sie nicht vom Splitting-Verfahren profitieren. Um zu berechnen, wie viel vom Bruttoeinkommen in Lohnsteuerklasse II an den Staat abgeführt werden muss, sind vor allen Dingen die insgesamt sechs Freibeträge zu berücksichtigen:

• Der Grundfreibetrag liegt bei 11.604 Euro.
• Zusätzlich kann ein Entlastungsbetrag für Alleinerziehende in Höhe von 4.260 Euro geltend gemacht werden. Dieser gilt seit 2022 unbefristet.
• Der Arbeitnehmerpauschbetrag beträgt 1.230 Euro und der für Sonderausgaben 36 Euro.
• Der Kinderfreibetrag beläuft sich pro Kind 6.384 Euro (die Hälfte pro Elternteil). Hinzu kommt ein Freibetrag für Betreuung, Erziehung und Ausbildung in Höhe von 2.928 Euro (die Hälfte pro Elternteil).
• Die Vorsorgepauschale hängt wie immer vom Gehalt ab.

Hier sind Lebenspartner sowie Verheiratete, die nicht dauerhaft voneinander getrennt leben, inbegriffen. Zudem entscheiden sich meist Paare mit sehr unterschiedlichen Einkommen (also einer hohen Gehaltsdifferenz beim Nettolohn) für eine Kombination aus Lohnsteuerklasse 3 und Lohnsteuerklasse 5. Klasse 3 wählt in der Regel der oder diejenige mit dem höheren Gehalt, da die Abzüge niedriger ausfallen. Um in Lohnsteuerklasse 3 zu berechnen, wie viel Nettogehalt am Ende vom Brutto übrigbleibt, sind folgende Freibeträge ausschlaggebend:

• Der Grundfreibetrag liegt bei 11.604 Euro.
• Der Arbeitnehmerpauschbetrag beträgt 1.230 Euro.
• Der Kinderfreibetrag beläuft sich pro Kind auf 6.384 Euro. Hinzu kommt ein Freibetrag für Betreuung, Erziehung und Ausbildung in Höhe von 2.928 Euro.
• Die Vorsorgepauschale hängt wie immer vom Gehalt ab.

Haben Ehepartner ein annährend gleiches Entgelt, empfiehlt sich eine Einteilung in IV/IV. Diese Kombination wird vom Finanzamt im Rahmen der Eheschließung automatisch festgelegt, kann aber entsprechend der Einkommensverhältnisse geändert werden. Bei der Kombination IV/IV gibt es jedoch eine Besonderheit: Seit dem Jahr 2009 haben Ehepaare die Wahl, ob sie ihre Abzüge in Lohnsteuerklasse 4 mit Faktor berechnen lassen wollen. D. h., dass die abzuführenden Beträge ans Finanzamt nicht erst am Jahresende, sondern schon über das Jahr verteilt gezahlt werden. So lassen sich Nachzahlungen im Rahmen der Steuererklärung vermeiden. Die Zahl sowie die Höhe der Freibeträge entsprechen denen aus Klasse 1. Die Höhe des Bruttogehalts bestimmt wiederum die Höhe der Vorsorgepauschale.

Wie schon erwähnt, ist diese Steuerklasse die Empfehlung für all diejenigen, die in einer eingetragenen Partnerschaft leben oder verheiratet sind. Hier wählt in der Regel der Partner oder die Partnerin mit dem niedrigeren Einkommen Steuerklasse 5. Um die Abgaben für Lohnsteuerklasse 5 korrekt zu berechnen, sind folgende Abzüge zu berücksichtigen (gilt nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer:innen):

• Arbeitnehmerpauschbetrag: 1.230 Euro
• Sonderausgabenpauschbetrag: 36 Euro
• Vorsorgepauschale: Richtet sich nach Höhe des Bruttoeinkommens

Hier sind in der Regel alle Arbeitnehmer gruppiert, die mehreren Arbeitsverhältnissen nachgehen. Für die Haupttätigkeit greift die zutreffende Steuerklasse (1 bis 5). Für die Einkünfte aus einem Nebenjob (Einkommensgrenze 538 Euro) wird für die Versteuerung dagegen Klasse 6 berücksichtigt. Auch Studenten oder Rentner, die sich nebenbei ihr Einkommen mit kleineren Jobs aufbessern, fallen in diese Klasse. Um die Abzüge in Lohnsteuerklasse 6 zu berechnen, fallen hier keine Freibeträge an. Die Einkünfte aus einem Neben- oder Zweitjob müssen komplett versteuert werden.

Um die Lohnsteuer im Rahmen der Lohnabrechnung richtig zu berechnen, fließen für den Abzug verschiedene Faktoren ein, die von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer unterschiedlich sind. Wie in Deutschland üblich, sind alle Regelungen gesetzlich vorgeschrieben und können von Ihnen im Einkommenssteuergesetz nachgelesen werden.

Wie bereits erwähnt, ist die Lohnsteuer abhängig vom Einkommen. Einerseits ist dieses maßgeblich für die Höhe der Lohnsteuer, andererseits wird diese erst erhoben, wenn Angestellte über eine bestimmte Einkommenshöhe verfügen. Dadurch soll verhindert werden, dass Geringverdiener durch eine hohe Steuerlast noch mehr benachteiligt werden. Bei der Lohnsteuer liegt der Prozentsatz zwischen 14 und 45 Prozent. Dieser bezieht sich auf das gesamte Einkommen innerhalb eines Jahres. Es besteht alternativ die Möglichkeit, eine pauschale Lohnsteuer zu erheben. Hierbei tritt nicht der individuelle Steuersatz in Kraft.

Um den korrekten Lohnsteuersatz zu berechnen, haben wir hier noch einmal zusammengefasst, welche Freibeträge in den einzelnen Klassen greifen:

Die Lohnsteuer fällt hierzulande für alle Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit an. Als Arbeitgeber berechnen Sie die (einbehaltene) Lohnsteuer selbst für Ihre Angestellten und führen die entsprechenden Beträge anschließend sofort ans Finanzamt ab. Doch wie wird die Lohnsteuer berechnet? Mittlerweile geschieht das in vermutlich fast jedem Unternehmen mit einer Lohnabrechnungssoftware wie Lexware lohn+gehalt oder einer Cloud-Lösung für die Buchhaltung wie lexoffice Lohn & Gehalt, in der alle wichtigen Größen wie Einkünfte, Abgaben und Freibeträge für all Ihre Mitarbeiter individuell hinterlegt sind. Damit berechnen Sie aber zunächst nur eine (meist zu hoch angesetzte) pauschale Lohnsteuer, da Sie in den meisten Fällen nicht in der Lage sind, alle persönlichen Belastungen Ihrer Angestellten zu berücksichtigen.

Wenn Sie als Arbeitgeber z. B. mit einer Lohnbuchhaltungssoftware Brutto- und Nettogehälter ganz unkompliziert berechnen können, fragt sich Ihre Belegschaft meist am Jahresende „wieviel Lohnsteuer bekommt man überhaupt wieder zurück?“. Um diese Frage zu beantworten, ist es zunächst einmal wichtig, regelmäßig eine Steuererklärung abzugeben. Denn der Aufwand lohnt sich: In der Regel erhalten neun von zehn Angestellten Geld vom Staat zurück. Schon während der Erstellung der Steuererklärung kann man über das ELSTER-Portal mögliche Lohnsteuerrückzahlungen berechnen lassen. In jedem Fall helfen aber auch sogenannte Online-Lohnsteuer- oder Gehaltsrechner bei der Ermittlung der individuellen Steuerlast. So können sich Angestellte einen ersten Überblick über ihre Abgaben machen. Um mögliche Lohnsteuer Nachzahlungen oder Rückzahlungen zu berechnen, kann man sich aber jederzeit an den Steuerberater oder die unternehmenseigene Buchhaltung wenden.

Damit Sie eine Idee dafür bekommen, welche Faktoren die Lohnsteuerrückerstattung beeinflussen, sollten Sie folgende Bedingungen im Hinterkopf behalten:

• Die Dimension der Lohnsteuerrückerstattung ist von bestimmten Kriterien abhängig: dem Einkommen, der davon abgezogenen Lohnsteuer, den Familienverhältnissen
• Das zugrunde liegende Gesamteinkommen setzt sich aus folgenden Posten zusammen:

(+) Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung

(+) Einkommen aus einem zusätzlichen Gewerbebetrieb bzw. aus selbstständiger Arbeit

(+) Einkünfte aus Kapitalvermögen

(-) Abzüglich Werbungskosten und Betriebsausgaben

(-) Exklusive Sonderausgaben (hierunter fallen Spenden, Kirchensteuer, Rentenzahlungen, Abzüge für Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, Kirchensteuer)

(-) Unterhaltsleistungen sowie außerordentliche Belastungen

• Die Ermittlung des Steuersatzes geschieht auf Basis der Grundtabelle
• Haben Steuerpflichtige bereits mehr Lohnsteuer bezahlt als eigentlich von der Finanzbehörde ermittelt wurde, steht diesen Arbeitnehmern eine Lohnsteuerrückerstattung zu. Das Ausmaß dieser Rückerstattung ist letztendlich die Differenz.