Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen: Wichtige Infos und Tipps

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter monatlich eine Gehaltsabrechnung zu erstellen und diese dem jeweiligen Mitarbeiter auszuhändigen. Viele werfen lediglich einen flüchtigen Blick auf den Gehaltszettel. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten jedoch die Bedeutung der Gehaltsabrechnung nicht unterschätzen. Für Beschäftigte fungiert sie in vielerlei Hinsicht als wichtiges Nachweisdokument oder zur Kontrolle – beispielsweise für das Finanzamt. Deshalb dürfen Sie als Arbeitgeber beim Erstellen der Gehaltszettel auch keine Fehler machen und sollten sich strikt an alle gesetzlichen Vorgaben halten. Andernfalls riskieren Sie Ärger mit dem Finanzamt.

Um Sie bei dieser komplexen Aufgabe zu unterstützen, haben wir in unserem Ratgeber alles zusammengestellt, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen. Erfahren Sie zum Beispiel, welche Konsequenzen drohen, wenn Sie fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen oder was Sie hinsichtlich Aufbau und Inhalt beachten sollten. Zudem zeigen wir Ihnen, wann sich das Auslagern lohnt und wann es sinnvoller ist, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die Vorteile und Funktionen einer Gehaltsabrechnungssoftware vor.

Definition

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Jeder Arbeitnehmer erhält in der Regel einmal pro Monat nach der Auszahlung seines Verdienstes eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber – häufig auch Monats-, Entgelt- Lohn- oder Verdienstabrechnung genannt. Sie belegt in Textform, wie sich das Gehalt des Angestellten zusammensetzt. Oft wird deren Bedeutung jedoch unterschätzt. In vielen Situationen benötigen Arbeitnehmer das Dokument nämlich als Einkommensnachweis, zum Beispiel:

  • bei der Wohnungssuche
  • bei der Vergabe von Krediten
  • bei der Steuererklärung

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Zur Erklärung: Die Abrechnung des Gehalts ist nämlich ebenfalls essentiell, um die Einkommensteuer zu berechnen. Aus dem Formular gehen die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, hervor:

Aus diesem Grund dient die Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.

Die Erstellung einer Gehaltsabrechnung erfolgt grundsätzlich immer nach diesem Schema:

  1. Gesamtbruttolohn ermitteln
  2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
  3. Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln
  4. Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen
  5. Auszahlungsbetrag ermitteln

Konsequenzen bei fehlerhaften Gehaltsabrechnungen

In der Gewerbeordnung (GewO) ist festgelegt, dass ein Betrieb jedem Arbeitnehmer bei Zahlung seines Arbeitsentgelts eine Abrechnung des Gehalts bzw. Lohns in Textform erteilen muss. Dementsprechend ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, das Gehalt seiner Beschäftigten monatlich abzurechnen und ihnen eine genaue Aufstellung darüber auszuhändigen. Da es sich hierbei um wichtige, steuerrelevante Dokumente handelt, müssen alle Daten und Angaben darauf absolut korrekt sein.

Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler ein. Dadurch können einem Mitarbeiter beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge vom Verdienst abgezogen werden. Zwar dürfen Sie bei der Gehaltsabrechnung als Arbeitgeber so entstandene Fehler binnen eines Zeitraums von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann zeitintensiver Papierkram auf Sie zu.

Achtung

Entrichten Sie die Beiträge immer fristgerecht!

Ernsthafte Konsequenzen drohen Ihnen, wenn Sie versehentlich vergessen, fällige Beiträge fristgerecht an die zuständigen Behörden und das Finanzamt zu entrichten. Behalten Sie eine fehlende Zahlung nachträglich für länger als drei Lohnzahlungen ein, ist das strafbar. Schlimmstenfalls kann das hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt auf die Richtigkeit jeder Gehaltsabrechnung achten.

Diese Aufgaben und Pflichten fallen beim Erstellen von Gehaltsabrechnungen an

  • Versicherungspflicht der Mitarbeiter prüfen
  • Angestellte bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse fristgerecht an- und abmelden
  • Versicherungsnummern für Arbeitnehmer bei der Krankenkasse beantragen
  • Sozialabgaben (Renten-, Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und fristgerecht überweisen
  • Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung melden
  • Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen
  • Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden
  • Gehalt der Angestellten bei Krankheit bzw. im Mutterschutz weiter ausbezahlen

Gehaltsabrechnung erstellen: Diese Punkte müssen Sie berücksichtigen

Es gibt im Grunde keine verbindlichen Regelungen darüber, wie der inhaltliche bzw. formale Aufbau einer Gehaltsabrechnung auszusehen hat. Einige wichtige Pflichtangaben sollten aber unbedingt auf jedem Gehaltszettel stehen, wenn Sie gesetzeskonforme Abrechnungen erstellen wollen. So gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter und Dritte stets nachvollziehen können, wie sich das Monatsentgelt der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen im Detail zusammensetzt.

Worin liegt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Die beiden Begriffe werden genau wie Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym gebraucht. Unter Lohn bzw. Gehalt versteht man grundsätzlich die Bezahlung eines Arbeitnehmers für dessen geleistete Arbeit. Allerdings kann man hier noch weiter differenzieren:

  • Lohn: Als Berechnungsgrundlage des Lohns dienen die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Angestellten. Meist erhalten Arbeiter, beispielsweise Schreiner oder Maurer, Lohn von ihrem Arbeitgeber. Je nach Umfang der geleisteten Stunden bzw. je nach Monat kann die Höhe des Auszahlungsbetrags dementsprechend schwanken.
  • Gehalt: Hierunter versteht man einen Festbetrag, der monatlich auf das Konto des Angestellten überwiesen wird. Egal, wie viele Überstunden er gearbeitet oder wie viele Tage ein Monat hat – das Gehalt bleibt immer gleich.

Wenn Sie eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie die jeweils angewendete Form der Bezahlung entsprechend darauf vermerken. Es gibt aber keinen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen. Je nachdem welche Form des Entgelts (Lohn oder Gehalt) Sie an Ihre Beschäftigten ausbezahlen, müssen Sie in der Abrechnung jeweils alle erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.

Bestandteile der Gehaltsabrechnung: Wie setzt sich ein Gehalt zusammen und welche Abzüge gehen monatlich davon ab?

Die auf der monatlichen Gehaltsabrechnung wichtigste Angabe für jeden Arbeitnehmer ist mit Sicherheit der Auszahlungsbetrag, der ihm am Ende des Monats auf sein Konto überwiesen wird: der Nettolohn. Was Beschäftigten vom Bruttolohn übrig bleibt, hängt in erster Linie von der Höhe der monatlichen Abzüge ab.

Ungefähres Verhältnis vom Brutto- zum Netto-Gehalt

Diese Übersicht zeigt, dass Arbeitnehmern durchschnittlich 59 % des Bruttogehalts als Nettogehalt ausgezahlt werden. Wie hoch die Abgaben bei jedem Einzelnen sind, steht auf der Gehaltsabrechnung.

Folgende Posten müssen Sie bei der Gehaltsberechnung berücksichtigen:

1. Steuerabzüge vom Gehalt berechnen

  • Lohnsteuer: Jeder deutsche Arbeitnehmer muss monatlich Lohnsteuer abführen. Wie hoch der Betrag ausfällt, hängt von seinem individuellen Einkommen ab. Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist außerdem die Lohnsteuerklasse:

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Lohnsteuerklasse
LohnsteuerklasseZuordnung
Lohnsteuerklasse 1 Ledige Arbeitnehmer
Lohnsteuerklasse 2 Alleinerziehende Arbeitnehmer
Lohnsteuerklasse 3 Verheiratete Arbeitnehmer (anderer Ehepartner in Steuerklasse 5)
Lohnsteuerklasse 4 Verheiratete Arbeitnehmer mit annähernd gleichem Gehalt
Lohnsteuerklasse 5 Verheiratete Arbeitnehmer (anderer Ehepartner in Steuerklasse 3
Lohnsteuerklasse 6 Für einen Zweit- oder Nebenjob (sofern keine geringfügige Beschäftigung)
  • Kirchensteuer: Nur Religionsgemeinschaften, die staatlich anerkannt sind, dürfen Kirchensteuer erheben. Sie ist grundsätzlich direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und fällt abhängig vom jeweiligen Bundesland in der Gehaltsabrechnung unterschiedlich hoch aus. Während die Steuern in Baden-Württemberg und Bayern beispielsweise 8 % beträgt, liegt sie in den anderen deutschen Bundesländern bei 9 %.
  • Solidaritätszuschlag: Seitdem der Solidaritätszuschlag Anfang der 90er Jahre eingeführt wurde, um den Osten Deutschlands aufzubauen, birgt er nicht nur bei der Bevölkerung, sondern auch in der Politik Diskussionspotenzial. Alle Arbeitnehmer sind grundsätzlich dazu verpflichtet, 5,5 % von ihrer Lohnsteuer als Soli abzuführen.

2. Sozialversicherungsbeiträge für die Gehaltsabrechnung

Eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual bei der Berechnung der Beiträge beziehen. Das heißt: Der Anteil, den ein Arbeitnehmer über den Höchstbetrag verdient, wird dabei nicht beachtet. Jedes Jahr beschließt die Bundesregierung jeweils einen Höchstbetrag für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung wird bei der Festlegung der Beitragsbemessungsgrenze immer noch zwischen Ost und West unterschieden.

Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung ist auf der Gehaltsabrechnung eine der wichtigsten Angaben. Wenn Sie einem Beschäftigten kündigen müssen, ist dieser dadurch weiterhin abgesichert und erhält auch während der Arbeitslosigkeit ein Einkommen. Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung beläuft sich auf 3 % des Bruttolohns, wovon sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer jeweils die Hälfte übernehmen – also 1,5 %.

Rentenversicherung

Die Beiträge zur Rentenversicherung liegen bei 18,6 % des Bruttolohns. Auch hier wird der Beitrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Beide Parteien übernehmen jeweils 9,3 %.

Krankenversicherung

Gesetzliche Krankenkassenbeiträge teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer ebenfalls zur Hälfte. Der Satz liegt derzeit bei 14,6 Prozent des Bruttolohns, das heißt jeder bezahlt 7,3 %. Bei den Beiträgen zur gesetzlichen Krankenkasse gibt es allerdings eine Ausnahme: Diese ist dazu berechtigt, Zusatzbeiträge zu erheben. Der Beschäftigte ist dafür allein zuständig. Wie hoch dieser ist, sehen Sie ebenfalls in der Gehaltsabrechnung.

Pflegeversicherung

Mit zu den Sozialversicherungen gehört weiterhin die Pflegeversicherung. Wird ein Beschäftigter im Laufe seines Lebens pflegebedürftig, wird dies mit dem einbezahlten Geld mitfinanziert. Der Beitragssatz liegt bei 2,55 % des Bruttolohns (für Kinderlose bei 2,8 %). Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen hiervon erneut die Hälfte, das heißt jeder zahlt 1,275 % (Kinderlose 1,525 %).

Pflichtangaben der Gehaltsabrechnung

In erster Linie dient die Gehaltsabrechnung als Kontrollmöglichkeit über die Zusammensetzung des Einkommens eines Arbeitnehmers. Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber höchste Sorgfalt walten lassen, wenn Sie diese Dokumente erstellen. Wichtig ist, dass die Formulare alle relevanten Informationen über Art und Höhe der geleisteten Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge im jeweiligen Abrechnungszeitraum beinhalten. Außerdem müssen Sie Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen in korrekter Höhe vermerken. Am Ende der Gehaltsberechnung steht der Nettolohn, der beim Arbeitnehmer ankommt – also der Auszahlungsbetrag.

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung selber erstellen, müssen Sie außerdem beachten, dass diese nicht nur für Sie und Ihre Arbeitnehmer, sondern auch für das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehbar sein muss. Vollständigkeit und Korrektheit aller Angaben sind daher zwingend notwendig. Deshalb müssen Ihre Abrechnungen gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) unbedingt folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
  • Ggf. Zahl der Kinderfreibeträge
  • Merkmale für den Kirchensteuerabzug
  • Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Gehaltsabrechnung richtig lesen: Beispiel-Vorlage mit Erklärung

Die Erstellung einer Gehaltsabrechnung ist nicht ganz einfach, denn es ist recht viel zu beachten. Der Gesetzgeber schreibt also eine Menge Pflichtangaben vor, die auf der Gehaltsabrechnung stehen müssen. Doch an welcher Stelle sind sie hier zu finden? Schnell geschieht es, dass etwas übersehen wird. Hilfreich ist ein Muster zur Gehaltsabrechnung. Damit sind Sie für alle Standardfälle gut gewappnet. Wir zeigen es Ihnen an einem Beispiel. Die Muster-Gehaltsabrechnung wurde mit Lexware lohn+gehalt erstellt.

 

Dieses Schema einer Gehaltsabrechnung gibt Ihnen Aufschluss über folgende Punkte:

  1. Personenbezogene Daten Arbeitnehmer: Hier befinden sich die erforderlichen Daten des Arbeitnehmers, wie zum Beispiel das Eintrittsdatum ins Unternehmen, das Geburtsdatum, die Krankenversicherung, die Steuerklasse oder die Steuertage.
  2. Urlaub: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung wird der aktuelle Stand des Urlaubsanspruchs aufgelistet.
  3. Anschrift: Auf der Entgeltbescheinigung müssen außerdem die Anschrift des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers aufgeführt sein.
  4. Brutto-Bezug: Hier wird sowohl die Lohnart als auch der Brutto-Betrag angegeben. Je nach Arbeitsvertrag kommen noch weitere Rechengrößen hinzu. Dazu gehören zum Beispiel diese:
  • Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil)
  • Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld
  • Sachbezüge (z. B. Pkw-Nutzung)
  • Abfindungen Feiertags- und Wochenendzuschläge
  • Jubiläumszuwendungen
  • Leistungsprämien
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Lohnnachzahlungen
  • Tantiemen
  • Überstundenzuschläge

5. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge: In diesem Teil werden die gesetzlichen Abzüge im Bereich Steuer und Sozialversicherung aufgelistet. Wenn Sie demnach eine Gehaltsabrechnung berechnen, müssen Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

  • Lohnsteuer: Die Lohnsteuer ist in Deutschland progressiv aufgebaut. Das heißt, dass der Steuersatz steigt, wenn das Gehalt steigt. Im Jahr 2019 liegt der Eingangssteuersatz bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 % und der Höchststeuersatz bei 45 %. Sie sind der jeweils geltenden Einkommensteuer Grundtabelle zu entnehmen.
  • Kirchensteuer: Wer in der Kirche ist, muss Kirchensteuer bezahlen. Die Tarife unterscheiden sich hinsichtlich der Konfession und des Bundeslandes.
  • Solidaritätszuschlag: Der Solidaritätszuschlag (Soli) gilt seit 1991 und lag seither bei 5,5%. Seit 2021 gilt der Soli als abgeschafft, da ca. 90% der Lohn-und Einkommensteuerzahler den Solidaritätszuschlag nicht mehr zahlen müssen. Für 6,5% der Zahler entfällt er in Teilen. Weitere Infos erhalten Sie beim Bundesfinanzministerium.
  • Rentenversicherung: Die Rentenversicherungsbeiträge bewegen sich derzeit bei 18,7 %. Die Beitragslast wird zu gleichen Teilen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt.
  • Krankenversicherung: Bei der Krankenversicherung gibt es seit 2019 eine Entlastung für Arbeitnehmer durch das GKV-Versichertenentlastungsgesetz. Krankenversicherungsbeiträge sind bei gesetzlichen Kassen einheitlich und betragen 14,6 %. Auch dieser Beitrag wird halbiert und auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt.
  • Arbeitslosenversicherung: Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung wurde zum 01.01.2019 von 3 % auf 2,5 % des Bruttoeinkommens gesenkt. Dabei ist zu beachten: Ein Teil der Reduzierung kommt durch eine zeitlich befristete Verordnung Zustand und ab Anfang 2023 gilt ein Beitragssatz von 2,6 %. Arbeitgeber werden damit um jeweils die Hälfte entlastet. Die Arbeitslosenversicherung betrifft die allermeisten Arbeitnehmer. Ausgenommen sind Minijobber mit unter 450 € Monatsverdienst sowie die Bezüge von Beamten und Soldaten.
  • Pflegeversicherung: Im Jahr 2019 beträgt der Satz zur Pflegeversicherung 3,05 % - 0,5 % mehr als im Vorjahr. Auch dieser Beitrag wird auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichmäßig verteilt. Zuschläge müssen Arbeitnehmer bezahlen, die älter als 23 Jahre sind und keine Kinder haben. Der Kinderlosenzuschlag beträgt 0,25 %. Eine Ausnahme stellt das Bundesland Sachsen dar. Der Arbeitnehmeranteil ist hier höher als der Arbeitgeberanteil. Auch der Satz zur Pflegeversicherung kann sich in Zukunft - wie 2019 geschehen - wieder ändern.

6. Nettoentgelt: Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach den gesetzlichen Abzügen vom Bruttogehalt übrigbleibt. Dieser ist nicht immer identisch mit dem Auszahlungsbetrag.
7. Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge: Hier werden Zuschüsse vom Arbeitgeber und Abzüge, die den Arbeitnehmer betreffen, aufgeführt. Sie vermindern oder erhöhen den Auszahlungsbetrag. Zum Beispiel:

  • die Überweisung von vermögenswirksamen Leistungen
  • Vorschüsse
  • Sachbezüge / geldwerte Vorteile, die dem Bruttolohn zugerechnet wurden
  • Lohn- und Gehaltspfändungen

8. Auszahlungsbetrag: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung steht der Betrag, der tatsächlich am Ende des jeweiligen Monats ausbezahlt wird und deshalb in der Regel für den Arbeitnehmer am wichtigsten ist.
9. Abgelaufene Jahreswerte: In dieser Übersicht stehen sämtliche Brutto-Werte und Beträge der gesetzlichen Abzüge, die im laufenden Abrechnungsjahr bis zum Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung insgesamt angefallen sind.
10. Bankverbindung: Was ebenfalls nicht auf der Gehaltsabrechnung fehlen darf, ist die Bankverbindung des Mitarbeiters für die Ausbezahlung des monatlichen Lohns bzw. in diesem Fall Gehalts.
11. Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung: In der Fußzeile sind alle Abkürzungen erklärt, die verwendet werden. Außerdem befindet sich hier der Hinweis, dass die Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.
 

Gehaltsabrechnung auslagern oder selber erstellen

Um die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Die Abrechnungen auslagern (z. B. an ein externes Lohnbüro oder den Steuerberater).
  • Die Gehaltsabrechnung selber erstellen (z. B. in einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung oder mit spezieller Lohnsoftware).

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen in jedem Fall pünktlich erstellen. Andernfalls kann das zu Frust und Motivationsmangel bei Ihren Mitarbeitern bzw. sogar zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht führen.

Tipp

Mit Software die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst erstellen

Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen, kann eine entsprechende Lohnsoftware Ihnen dabei helfen. Dank automatisierter Vorgänge, Eingabemasken und Erklärungen zu den einzelnen Punkten, erstellen Sie die Verdienstabrechnung Ihrer Mitarbeiter im Nu.

Wann empfiehlt es sich, die Gehaltsabrechnung auszulagern?

Die Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und komplex. Deshalb gehört sie in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Aufgaben. Hinzu kommt, dass Firmeninhaber oft nicht das nötige Know-how besitzen, um sich eigenständig um die monatlichen Abrechnungen zu kümmern. Viele Betriebe sehen die geeignetere Alternative deshalb darin, die Gehaltsabrechnung auszulagern, um wieder mehr Zeit für ihre Kunden und ihr Kerngeschäft zu haben. Hierfür geben sie die Arbeit zum Beispiel an einen externen Experten:

Die Gehaltsabrechnung auszulagern, kann für größere Unternehmen mit dem entsprechenden Budget eine echte Erleichterung sein. Ihr Arbeitsaufwand fällt deutlich geringer aus und sie müssen sich nicht mehr selbst mit dem Thema auseinandersetzen.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, fürs Erstellen der Gehaltsabrechnungen externe Fachleute zu engagieren, dann beachten Sie, dass dieser Service nicht kostenlos ist. Im Gegenteil: Er ist mit hohen Kosten verbunden. Dafür können Sie sich durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sicher sein, dass Sie keine Gesetzesänderungen mehr verpassen. Vorausgesetzt natürlich, Sie geraten an einen zuverlässigen Lohnservice, wie zum Beispiel beim Steuerberater. Sobald Sie die Gehaltsabrechnung in fremde Hände geben, betrifft das ebenfalls hochsensible Mitarbeiterdaten. Wählen Sie externe Fachleute daher immer mit Bedacht aus, damit es am Ende nicht zu verzögerten Lohnfortzahlungen oder Fehlern kommt.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst erledigen

Oft kann eine interne Lösung für die Gehaltsabrechnung sinnvoll sein. Sie können diese Option für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:

  • Sie haben gerade erst gegründet bzw. leiten ein kleines Unternehmen. Sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter hält sich noch in Grenzen und Ihnen fehlt es am nötigen Kleingeld, um die Gehaltsabrechnung auszulagern.
  • Sie möchten die Kosten in Ihrem Betrieb reduzieren, um erfolgreich zu bleiben. Im Zuge dessen bringt es für Ihre Firma finanzielle Vorteile mit sich, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selber erstellen.

Info

Kleinunternehmern fehlt oft das Budget zum Auslagern

Insbesondere Kleinunternehmer müssen aus Kostengründen meist darauf verzichten, ein firmeninternes Lohnbüro aufzubauen, da es ihnen am nötigen Budget für wichtige Fort- und Weiterbildungen mangelt. Die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater oder ein externes Lohnbüro auszulagern, kommt aus diesem Grund ebenfalls nicht in Frage.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie sich ernsthaft mit dem Gedanken auseinandersetzen, Ihre Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Excel-Tabellen: Wer Grundkenntnisse im Bereich der Gehaltsabrechnung mitbringt und sich mit Excel auskennt, kann das Programm nutzen, um Gehaltsabrechnungen selber zu erstellen.
  • Lohnrechner: Sie haben die Möglichkeit, spezielle Lohnrechner im Internet zu verwenden, welche Ihnen die Gehaltsabrechnung Ihrer Beschäftigten online ausrechnen.
  • Gehaltsabrechnungsmuster: Sie sind dafür verantwortlich, alle Lohndaten Ihrer Angestellten in einer Abrechnung einzutragen und ihnen diese anschließend auszuhändigen. Damit darauf alle wichtigen Informationen und Pflichtangaben enthalten sind, können Sie zum Beispiel vorgefertigte Vorlagen aus dem Web für die Gehaltsabrechnung verwenden.

Wenn Sie sich für eine dieser Optionen entscheiden, um Ihre Gehaltsabrechnungen selber zu erstellen, müssen Sie die Nettolöhne Ihrer Mitarbeiter unbedingt korrekt berechnen. Beachten Sie, dass sich die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen jährlich ändern. Sie allein sind dann dafür zuständig sicherzustellen, dass alle Angaben vollständig und richtig sind.

Wie gut ist ein selbsterstelltes oder vorgefertigtes Formular für Gehaltsabrechnungen?

Manche Kleinbetriebe, Freiberufler und Selbstständige in der Gründungsphase scheinen damit ein gewisses Maß an Unabhängigkeit zu verbinden. Letztlich sparen sie aber nur die monatlich geringen Kosten für eine Lohnbuchhaltungssoftware. Dafür nehmen sie deutliche Nachteile in Kauf. Das gilt für beide Varianten der selbstgefertigten oder vorgefertigten Formulare der Gehaltsabrechnung:

Variante 1: Formular zur Gehaltsabrechnung von Hand anpassen

Alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttogehalt müssen separat ausgerechnet werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Berechnungsgrundlagen stimmen: Welche steuerlichen Abzüge gelten für welche Steuerklasse oder wie stellt sich die exakte prozentuale Verteilung der Sozialabgaben dar? Antworten auf diese Fragen gibt’s dann doch wieder beim Steuerberater – und das kostenpflichtig.

Variante 2: Formular zur Gehaltsabrechnung mit Selbstberechnungsfunktion

Angenommen, Sie haben eine vertrauenswürdige Quelle für ein Formular gefunden, das alle Positionen selbst ausrechnet. Sie müssen also nur die einzelnen Gehaltsbestandteile mit dem jeweiligen Bruttowert hinterlegen. Zuvor haben Sie die Steuerklasse und die Sozialversicherungsnummer inklusive Beitragsschlüssel des Mitarbeiters korrekt eingegeben.

Und nun berechnet Ihnen die Formularvorlage exakt alle korrekten Abzüge. Am unteren Ende dieses Formulars für Gehaltsabrechnung erscheinen das Nettogehalt und zum Schluss der Auszahlungsbetrag. Es ist kaum vorstellbar, dass Sie ein solch perfektes Tool, das auf der Basis von Excel sämtliche Berechnungen anstellen kann, kostenlos aus dem Internet herunterladen können. Falls doch, sollten Sie sicherstellen, dass es den Erfordernissen des aktuellen Geschäftsjahres entspricht. Denn die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen ändern sich jährlich zu Beginn des Jahres.

Selbst als ein äußerst versierter Excel-Nutzer stoßen Sie beim Einpflegen dieser Berechnungsformeln schnell an Ihre Grenzen.

Ist ein Excel- oder PDF-Formular für die Gehaltsabrechnung ausreichend?

Es ist durchaus möglich, mit einem kostenlosen Formular der Gehaltsabrechnung ein ganzes Jahr lang zurechtzukommen. Für Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern ist die Verwendung fertiger Vorlagen als Alternative zu einem Lohnabrechnungsprogramm denkbar. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat muss dann angepasst werden.
  • Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft. Achtung: Dafür entstehen Kosten, die Sie einkalkulieren müssen.
  • Bei einem Jahreswechsel besorgen Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen oder beim Steuerberater alle neuen Berechnungsschlüssel und passen die Formulare entsprechend an.

Sobald sich gewisse Änderungen bei der Gehaltsgestaltung ergeben, stehen eigener Zeitaufwand für erneute Formularanpassungen und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zum Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, rechtssicher, stets aktuell und erheblich komfortabler sind Gehaltsabrechnungen, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

Vorteile einer Gehaltsabrechnungssoftware

Sie möchten Ihre Lohnbuchhaltung in Zukunft mit einer leistungsfähigen Software selbst erledigen und Ihre monatlichen Abrechnungen auf möglichst unkompliziertem und einfachem Weg abwickeln? Dann bietet Ihnen eine Gehaltsabrechnungssoftware folgende Vorteile:

  • Das Erstellen funktioniert einfach und zeiteffizient.
  • Sie sparen sich viel Arbeitsaufwand und können wesentlich mehr Zeit in Ihr Kerngeschäft investieren.
  • Sie erledigen die Abwicklung Ihrer kompletten Lohnabrechnung ohne fremde Hilfe eines Steuerberaters oder externen Dienstleisters und sparen dadurch bares Geld.
  • Sie können alle wichtigen Personaldaten Ihrer Mitarbeiter im Handumdrehen erfassen, effizient verwalten und gemäß den aktuellen, gesetzlichen Richtlinien archivieren.
  • Sie berechnen alle relevanten Angaben unter Berücksichtigung der Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge fehlerlos und absolut korrekt.
  • Die Auszahlungsbeträge können Sie dank einer integrierten Funktion für das Online-Banking direkt überweisen.
  • Alle wichtigen Meldungen an das zuständige Finanzamt und Sozialversicherungsträger können Sie direkt über das Programm für Gehaltsabrechnungen vornehmen.
  • Sie haben alle Lohndaten Ihrer Mitarbeiter mit einem Mausklick parat und können Auskünfte schneller erteilen.
  • Sie behalten den perfekten Überblick über alle Ausgaben für Ihre Mitarbeiter. 
  • Sie arbeiten auf Basis der aktuellen Gesetze und Datenschutzrichtlinien.

Die wichtigsten Funktionen von Gehaltsabrechnungsprogrammen im Überblick

Bei der Wahl der passenden Lohnsoftware ist es wichtig, dass diese alle Funktionen alle Basis-Funktionen enthält, die zur leichten Abrechnung sämtlicher gängiger Beschäftigungs- und Lohnarten in Ihrem Betrieb nötig sind. Neben Angestellten mit einem festen Monatsgehalt gehören unter anderem diese Sonderfälle dazu:

  • Minijobs
  • Öffentlicher Dienst
  • Geringverdiener
  • Gleitzone im Niedriglohnbereich
  • Mehrfachbeschäftigte
  • Praktikanten

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, den zuständigen Ämtern und Sozialversicherungsträgern alle Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen Ihrer Angestellten sofort mitzuteilen:

Tipp

Gehaltsabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt

Hierfür besitzt beispielsweise lexoffice Lohn & Gehalt ein integriertes Meldeverfahren, mit dem Sie Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen bequem an die zuständigen Behörden übermitteln. Außerdem bietet Ihnen unser Programm die Möglichkeit, die Stamm- und Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter zentral und effizient zu verwalten, um die digitalen Gehaltsabrechnungen noch einfacher zu erstellen.

Schnittstellen und weitere praktische Zusatz-Funktionen

Viele Software-Lösungen punkten beispielsweise nicht nur mit allen wichtigen Funktionen für gesetzlich korrekte Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit zahlreichen praktischen Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem Schnittstellen für den Datenimport und -export. Zum Beispiel ist unsere Gehaltssoftware Lexware lohn+gehalt mit ELSTER und ELStAM ausgestattet, um Ihnen einen komfortablen Datenaustausch mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater zu gewährleisten.

ELStAM bietet Ihnen als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie Ihre Angestellten elektronisch in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern anmelden können. Dank der dort zentral gespeicherten Steuerabzugsmerkmale können Sie den Lohnsteuerabzug Ihrer Mitarbeiter bequem berechnen. Via ELSTER haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteuer Ihrer Mitarbeiter an das Finanzamt zu übermitteln.

Die monatlich fälligen Sozialabgaben ziehen hingegen die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ein. Hierfür besitzt die Software für Gehaltsabrechnungen ein GKV-Zertifikat. Dieses garantiert Ihnen, dass alle Beiträge sicher an die zuständigen Behörden übermittelt werden. Dank regelmäßiger Updates können Sie sich außerdem darauf verlassen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung arbeiten und die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger berücksichtigen.

Tipp

Tipp: Die perfekte Ergänzung zu Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware

Praktische Zusatz-Funktionen bietet Ihnen unser verlässlicher Gehaltsrechner Lexware lohnauskunft. Das Programm rechnet präzise alle Brutto- und Netto-Gehälter Ihrer Mitarbeiter aus – unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse und aller Steuerabzüge sowie Sozialversicherungsabgaben. Außerdem profitieren Sie von diesen Funktionen:

  • Steuerklassenrechner
  • Nettorechner für den öffentlichen Dienst
  • Einkommensteuertabelle