Personalkosten: So setzen sich diese zusammen

Jeder Mitarbeiter verursacht Personalkosten. Und diese sind oft höher, als viele Unternehmer glauben. Man muss nämlich nicht nur Bruttogehalt und gesetzliche Sozialabgaben berücksichtigen, sondern auch weitere Kosten, etwa für Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildung, Ausfallzeiten oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes. Die Personalkosten sind oft die größte Kostenposition und haben den höchsten Anteil am Umsatz.

Definition

Was sind Personalkosten?

Per Definition werden unter Personalkosten alle Kosten zusammengefasst, die durch den Einsatz von Mitarbeitern in einem Unternehmen entstehen. 

Wie setzen sich Personalkosten zusammen?

Man unterscheidet im Wesentlichen zwei Kostengruppen, die direkten und die indirekten Personalkosten. Außerdem kommen oft sonstige Personalkosten hinzu, die aber oft anders erfasst oder auch gar nicht berücksichtigt werden. Hinzu kommen im Rechnungswesen gesetzliche Personalzusatzkosten und gesetzliche Personalnebenkosten.

Direkte Personalkosten

Zu den direkten Personalkosten zählen im Kern Löhne und Gehälter, sowohl für Voll- und Teilzeitbeschäftigte und Mitarbeiter auf 450 Euro Basis. 

Indirekte Personalkosten

Zu den indirekten Personalkosten zählen vor allem: 

  • Gesetzliche Sozialkosten für Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in Abhängigkeit vom Bruttogehalt. Hier muss man mit Arbeitgeberanteilen von meist 9,3 Prozent, 7,3 Prozent, 1,2 und 1,525 Prozent kalkulieren, insgesamt also mit rund 19,325 Prozent (Stand Kalenderjahr 2020). Abweichungen sind möglich, beispielsweise erheben einzelne Krankenkassen Zusatzbeiträge. Das müsste ggf. bei der Krankenkasse oder in der Buchhaltung erfragt werden. 
  • Umlagen zur Entgeltfortzahlung, zur Elternzeit und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3). Die Höhe schwankt, weil z.B. Krankenkassen unterschiedliche Sätze erheben. Insgesamt ergeben sich aktuell Zuschläge für alle Umlagen von etwa 1,15 bis rund 4,65%. 
  • Beiträge zur Berufsgenossenschaft, anteilig pro Mitarbeiter, sind ebenfalls Personalkosten. Die Höhe hängt von Branche und Gesellschaft ab. Oft werden Mindestbeiträge erhoben, z.B. 100 Euro.
  • Evtl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13tes oder in einigen Fällen sogar 14tes Monatsgehalt).
  • Evtl. weitere tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen, z.B. Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen, Boni
  • Personalkosten sind ebenfalls Lohnfortzahlungen, z.B. im Krankheitsfall oder bei anderen Fehlzeiten
  • Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Bewirtungs- und Reisekosten, z.B. bei Kundenterminen, Messen usw.
  • Ggf. auch Zahlungen an bzw. für den Betriebsrat

Die indirekten Personalkosten werden häufig auch als Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten bezeichnet. Sie liegen je nach Branche, Tarifverträgen und freiwilligen Leistungen durch den Arbeitgeber bei oft 50 und mehr Prozent der Gehaltskosten. Arbeitgeber müssen also auf einen Euro Gehalt noch bis zu 50 Cent an Personalnebenkosten berücksichtigen. Und die Höhe der Kosten wird jedes Jahr neu festgelegt. 

Sonstige Personalkosten

Es können weitere Positionen in die Personalkosten einbezogen werden, beispielsweise die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Hier sind v.a. folgende Positionen zu nennen: 

  • Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, z.B. Abschreibungen für notwendige Ausstattung, z.B. Büromöbel, Computer, Firmenwagen, Smartphones
  • Büromieten und Nebenkosten, z.B. Energie, Reinigung, anteilige Abgaben
  • Weitere Kosten, z.B. Fachliteratur, Büro-, Verbrauchsmaterial, Betriebskosten für einen Dienstwagen
  • Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Kosten der Mitarbeiterfluktuation
  • Weitere Aufwendungen, etwa Kosten für Werkswohnungen, Kantine, Freizeiteinrichtungen 
  • Ggf. Kosten, deren Höhe man nicht genau absehen kann oder deren Berechnung zu aufwändig ist, etwa Geschenke oder Sachbezüge. Hier kann man ggf. auch mit Pauschbeträge als „Puffer“ arbeiten. 

Personalkosten: Fix oder variabel?

Ein besonderes Problem für Unternehmer ist, dass die meisten Personalkosten gleichzeitig Fixkosten sind. Das heißt, sie ändern sich nicht, auch wenn man keinen Umsatz erzielt oder das Personal nicht ausgelastet ist. Das Gehalt eines Angestellten sowie dessen Nebenkosten bleiben gleich, egal, ob ein Unternehmen z.B. viele oder wenige Aufträge hat. Nur ein eher kleiner Teil der Personalkosten ist variabel, geht also im Betrag zurück, wenn etwa die Auslastung sinkt. Variable Personalkosten sind z.B. Akkord- oder Leistungslöhne. 

Personalkosten berechnen und kalkulieren

Um die Personalkosten eines Beschäftigten vollständig berechnen zu können, müssen Sie die jährlichen Personalaufwendungen (aus GuV oder Betriebswirtschaftlicher Auswertung) durch die Arbeitszeit dividieren.

Beispiel: Für einen Angestellten gelten folgende Daten:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Bruttogehalt inkl. Urlaubs-/Weihnachtsgeld 60.000 Euro
Arbeitgeberanteile Sozialversicherungen usw. 25% 15.000 Euro
Sonstige Kosten, z.B. Arbeitsplatz, Essenszuschuss 3.000 Euro
Gesamtkosten des Mitarbeiters pro Jahr 78.000 Euro

Die Personalkostenkalkulation des Mitarbeiters ergibt sich, indem Sie die tatsächliche Arbeitszeit, die der Beschäftigte wirklich arbeitet, ermitteln.

Die tatsächliche Arbeitszeit für den Mitarbeiter berechnet sich wie folgt: 

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Kalendertage 365
Wochenenden - 104
Feiertage, z. B. - 10
Urlaubstage - 30
Fortbildung, z. B. - 5
Sonstige Abwesenheitstage z.B. Familienfeiern - 3
Tatsächliche Arbeitstage = 213

Diese Zeit müssen Sie jetzt mit der täglichen tariflichen oder tatsächlichen Arbeitszeit, z.B. 8 Stunden, multiplizieren. Heraus kommen 1.704 Stunden. Werden die Personalkosten mittels der genannten Formel jetzt durch diese Arbeitszeit dividiert, erhalten Sie einen Stundensatz von 45,77 Euro für den Mitarbeiter.

Die Praxis zeigt aber, dass Mitarbeiter nicht immer bzw. ausschließlich produktiv arbeiten können. Oft müssen sie administrative Dinge erledigen oder Sachen bearbeiten, die sie daran hindern, sich vollständig auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Auch eine schlechte Arbeitsorganisation kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter nicht durchgängig produktiv arbeiten können. Angenommen, der unproduktive Anteil liegt bei 15%, so kann der Mitarbeiter nicht 1.704, sondern nur 1.449 Stunden (gerundet) arbeiten. Dann würden sich die Stundenkosten auf 53,83 Euro erhöhen.

Personalkosten senken

Personalkosten fallen in jedem Unternehmen an, das Produkte oder Leistungen erstellen und verkaufen möchte. Auf Grund der absoluten und relativen Höhe der Ausgaben pro Mitarbeiter haben Unternehmer natürlich ein großes Interesse, nach Möglichkeiten zu suchen, wie sie die Personalkosten reduzieren können. Einige Beispiele:

  • Flexibilisierung der Arbeitszeit, z.B. einen Korridor von 35-45 Stunden pro Mitarbeiter und Woche
  • Dadurch ggf. Möglichkeit der Reduzierung von Überstundenzuschlägen
  • Nutzung von Zeitarbeitern oder freien Mitarbeitern, wenn vor allem Auftragsspitzen abgefangen werden sollen (Stichwort hier vor allem: „Umwandlung“ fixer Personalkosten in variable Kosten, da diese Mitarbeiter nicht eingestellt werden).
  • Alternativ / ergänzend: Nutzung von Teilzeit bzw. 450 Euro-Kräften (Minijob), da hier auch die Sozialkosten niedriger ausfallen.
  • Auslagerung von Abteilungen oder Bereichen an Dritte, und damit Möglichkeit der Reduzierung der Beschäftigtenzahl oder Vergabe bestimmter Aufgaben an Subunternehmer. 
  • Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen. Hier fallen i.d.R. geringere Sozialkosten an und auch die Gehälter bzw. Stundenkosten sind geringer.
  • Befristung von Arbeitsverhältnissen, um sich z.B. bei Auftragsrückgängen schneller von Mitarbeitern trennen zu können.
  • Bei Neuanstellungen auf junge Mitarbeiter oder Berufsanfänger setzen, da sie oft niedrigere Gehälter bekommen. 

Hinweis: Wenn Sie Personalkosten sparen wollen, müssen Unternehmer häufig prüfen, ob und in welchem Umfang juristische Belange oder Anforderungen des Betriebsrates zu berücksichtigen sind. U.a. müssen Arbeitsverträge geändert oder Kündigungsfristen beachtet werden. Im Zweifel sollte man sich fachkundigen Rat, etwa von einem Anwalt, einholen. 

Allerdings ist eine Reduzierung der Personalkosten häufig ein zweischneidiges Schwert. Denn je geringer die Personalkosten, desto weniger Einkommen haben die Beschäftigten. Und häufig tritt dann der Fall ein, dass die Mitarbeitermotivation sinkt und auch die Arbeitsleistung zu wünschen übriglässt. Wer arbeitet schon gerne für 450 Euro über viele Stunden hoch engagiert? Oder wer lässt sich darauf ein, ein geringeres Weihnachtsgeld zu erhalten, wenn z.B. Wettbewerber mehr zahlen? Und gerade Aushilfen kennen sich nicht so gut im Betrieb aus und können Kunden oft nicht so kompetent beraten, was u.U. verärgerten Kunden und dann zu Umsatzrückgängen führt.

Personalkostenkennzahlen

In vielen Betrieben ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten am Größten. In Handels-, Handwerks- und Produktionsbetrieben liegt die Personalkostenquote, die Summe der direkten und indirekten Personalkosten an den Gesamtkosten inkl. Material, oft bei 30 bis über 50%. In Dienstleistungsbetrieben können die Personalkosten schon mal bis 80% der Gesamtkosten betragen; in Einzelfällen liegen sie auch darüber. 

Personalkostenquote und Personalkostenintensität

Die Personalkostenquote bzw. Personalkostenintensität errechnet sich, indem man die Personalkosten laut GuV bzw. BWA ins Verhältnis zum Umsatz bzw. zur Gesamtleistung setzt. Orientierungswerte für günstige Ausprägungen zu geben ist schwierig. Denn die Umsätze können zum Teil größeren Schwankungen unterliegen, und da die meisten Personalkosten Fixkosten sind, schwankt auch ihr Anteil am Umsatz. Allenfalls verändern sich die Kosten für Überstunden oder die variablen Anteile, etwa, wenn Akkordlöhne gezahlt werden.

Der Anteil der Personalkosten am Umsatz bzw. der Gesamtleistung eines Dienstleistungsunternehmens wird auch als Personalaufwandsquote oder Personalintensität bezeichnet. Verlässliche Aussagen zu günstigen Werten können oft nur getroffen werden, wenn man die Entwicklung der Personalaufwandsquote über mehrere Jahre untersucht oder die Werte mit denen der Branche vergleicht

Info

Beispiel zur Personalkostenquote:

Ein Unternehmen erzielt einen Umsatz von 1 Mio. Euro. Die Personalkosten (Personalaufwand in der GuV) belaufen sich auf 250.000 Euro. Damit beträgt der Personalkostenanteil 25%. 

Grundsätzlich gilt: Die Personalintensität sollte, bezogen auf das Gesamtjahr, in etwa gleichbleiben oder sinken. Die Personalkostenquote alleine ist auf Grund der geschilderten Zusammenhänge oft nicht wirklich aussagekräftig. Erst wenn man weitere Kennzahlen hinzuzieht und deren Entwicklung bewertet, lassen sich verlässliche Rückschlüsse ziehen. Solche Kennzahlen können die Umsatz- oder EBIT-Rendite sein. 

Umsatz-Personalkosten-Quote

Mit dieser Kennzahl kann berechnet werden, wie viel Umsatz erzielt wird, wenn man einen Euro für Personal ausgibt bzw. wie viel Prozent die Personalkosten vom Umsatz ausmachen.

  • Die Formel lautet: Umsatz (oder Gesamtleistung) * 100 / Personalkosten

Im Prinzip wird die Personalkostenquote hier „umgedreht“ und es wird gezeigt, wie produktiv die Mitarbeiter im Unternehmen sind. 

Beispiel: Es gelten die Daten aus dem obigen Beispiel. Werden die Werte in die Formel eingesetzt, ergibt sich ein Wert von 4,0 Euro. Für jeden Euro, den das Unternehmen für Personal ausgibt, wird ein Umsatz von 4,0 Euro erreicht. Je höher der Wert, desto besser. Die Kennzahlen, um die Personalkostenquote zu berechnen, können auch mit dem Gewinn oder EBIT gebildet werden; die Zusammenhänge sind die gleichen. 

Erfassung der Personalkosten in der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlust-Rechnung

Eine Erfassung bzw. Ermittlung ist nicht immer ganz einfach. Zwar können die direkten und indirekten Personalkosten in der Regel gut und eindeutig berechnet und gebucht werden, da eine eindeutige Zuordnung mit relativ wenig Aufwand möglich ist. Bei den sonstigen Kosten hingegen ist das nicht immer möglich bzw. der Aufwand ist relativ hoch; auch weil in vielen Betrieben nicht genau definiert ist, was vor allem unter die sonstigen Kosten fällt. 

Daher greift man für die Berechnung der Personalkosten und von Kennzahlen zu den Personalkosten vor allem auf die Position Personalaufwand oder Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zurück. Hier werden die Löhne und Gehälter sowie sämtliche Sozialabgaben und Aufwendungen für die Altersversorgung erfasst und ausgewiesen. Die Gegenbuchung der Personalkosten erfolgt dann in der Bilanz bei der Bank. Werden die Personalkosten bezahlt, wird im gleichen Umfang das Bankkonto und natürlich die Liquidität belastet. Je nach Position ist die Buchung relativ komplex und erfordert eine längere Einarbeitung.