Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus

Gutscheine kommen immer gut an. Egal ob als Gehaltsbestandteil, Anerkennung oder einfach als Geschenk – der Arbeitnehmer freut sich. Wenn Sie es lohnsteuerlich richtig machen, können Sie Ihren Mitarbeitern damit einiges zukommen lassen, ohne dafür Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter belohnen – und nicht das Finanzamt.

Mitarbeiterin bekommt Luftballos geschenkt

Geschenke an Mitarbeiter als Motivation und Anerkennung

Geschenkgutscheine und -karten für Angestellte und Mitarbeiter sind ein beliebtes Instrument, Anerkennung zu zeigen und die Motivation zu fördern. Zum einen können Unternehmen so die steuerbegünstigten Freigrenzen sinnvoll nutzen, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Zum anderen können die Arbeitnehmer sich aussuchen, was ihnen am meisten bringt.

Unternehmensbranding und Mitarbeiterbindung können – je nach Art der Gutscheingestaltung – sehr einfach erreicht werden. Praktiker in der Entgeltabrechnung blicken trotzdem mit einer gewissen Skepsis auf das Motivationsinstrument Gutschein. Schließlich ist in Deutschland nichts einfach – vor allem nicht eine prüfungssichere Gestaltung abgabenfreier Incentives. Im Jahr 2020 haben sich die Steuerregeln für steuerfreie Sachbezüge in Form von Gutscheinen zudem geändert. Worauf müssen Sie also beim Einsatz von Gutscheinen rechtlich achten?

Nutzen Sie bei Mitarbeitergeschenken die Sachzuwendungsfreigrenze

Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR pro Monat und Mitarbeiter. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

Neuregelungen 2020 beachten

Geben Sie Gutscheine im Wert von bis zu 44 Euro im Monat an Mitarbeiter aus, sind diese seit 2020 nur steuerfrei, wenn diese Sachbezüge zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11, 2. Halbsatz EStG).

Info

Das bedeutet 'zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn'

Im Jahressteuergesetz 2020, das am 22.12.2020 verabschiedet wurde, ist erstmals gesetzlich definiert, wann das Kriterium „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfüllt ist. Das ist der Fall, wenn

  • die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
  • der Anspruch aus Arbeitslohn nicht zu Gunsten der Leistung herabgesetzt wird,
  • die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
  • bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.

Diese erstmalige Definition greift bereits rückwirkend für Sachbezüge, die ab dem 1.1.2020 gewährt worden sind.

Weitere Voraussetzungen für Warenbezug seit 1.1.2020

Geben Sie Gutscheine an Mitarbeiter aus, liegen seit 2020 nur dann Sachzuwendungen vor, wenn die Gutscheine

  • ausschließlich auf den Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und
  • die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt sind.

Tipp

Fragen Sie nach der Art des Gutscheins

Haken Sie also beim Kauf von Gutscheinen beim Verkäufer nach, ob die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt sind. Falls nicht oder wenn der Verkäufer des Gutscheins auf diese Frage keine Antwort gibt, besser die Finger von solchen Gutscheinen lassen. Denn bei späteren Lohnsteuerprüfungen wird der Prüfer des Finanzamts auch prüfen, ob die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt sind. Falls nicht, liegt kein Sachbezug vor und somit ist die Steuerfreiheit verloren.

Exkurs: § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG

Als Sachbezug kommen seit 2020 nur zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten in Frage, die die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Gesetz über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten) erfüllen und nicht als Zahlungsdienste gelten.

In § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG heißt es: „Als Zahlungsdienste gelten nicht Dienste, die auf Zahlungssysteme beruhen, die für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen in den Geschäftsräumen des Emittenten (Aussteller des Gutscheins) oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit einem professionellen Emittenten eingesetzt werden können.“.

Steuerlich bedeutet das Folgendes:

  • Steuerlich begünstigt sind danach sogenannte Closed-Loop-Karten, mit denen ein Arbeitnehmer nur von einem, Aussteller der Gutscheins Dienstleistungen und Waren beziehen kann.
  • Die Steuerfreiheit winkt auch für sogenannte Controlled-Loop-Karten. Bei solchen Karten ist der Arbeitnehmer berechtigt, Dienstleistungen und Waren von einem begrenzten Kreis an ausgewählten Akzeptanzstellen mit der Geld- oder Gutscheinkarte abrufen zu können.

Weiteres Steuerinformationen zu Sachzuwendungen

Zusätzlich zu diesem Monatswert von 44 EUR bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 EUR steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten.

Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR handelt es sich um einen Monatswert. Der Anlass der steuerfreien Zuwendung an den Arbeitnehmer spielt dabei keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen – und zwar durchaus als Belohnung. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter zum persönlichen Ereignis einen Sachbezug bis zu 60 EUR abgabenfrei erhalten. Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher 2 Aufmerksamkeiten im Wert von je bis zu 60 EUR erhalten (R 19.6 LStR). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

Geschenke anlässlich virtueller Weihnachtsfeier

Veranstaltet ein Arbeitgeber für seine Belegschaft eine Weihnachtsfeier, fällt keine Lohnsteuer an, wenn die Aufwendungen je teilnehmendem Mitarbeiter nicht höher als 110 Euro ausfallen. Geschenke anlässlich der Weihnachtsfeier bis zu 60 Euro werden bei Ermittlung der Teilnahmekosten in die 110-Euro-Grenze einbezogen.

In der Praxis stellt sich wegen Corona nun die Frage: Gilt eine virtuelle Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung und bleiben damit Zuwendungen bis 110 Euro je Arbeitnehmer steuerfrei? Falls ja, könnten auch Geschenke anlässlich einer virtuellen Weihnachtsfeier im Wert von bis 60 Euro steuerfrei bleiben.

Tipp

Fragen Sie beim zuständigen Finanzamt nach

Eine Aussage der Finanzverwaltung gibt es bis dato leider nicht. Wer diesen Steuerdreh in Erwägung zieht, sollte besser vor Überreichung der Geschenke anlässlich einer virtuellen Weihnachtsfeier beim Finanzamt eine Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beantragen. Das ist ein Gratis-Service des Finanzamts, der Rechtssicherheit bringt.

Aufpassen bei der Aufzeichnungspflicht

Für die praktische Umsetzung sollten Sie vor allem 2 Fußangeln kennen: Zum einen handelt es sich sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze (44 EUR), als auch bei den Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass (60 EUR) um Freigrenzen. Diese Einschränkung spielt vor allem bei den Gutscheinen eine wesentliche Rolle. Freigrenzen enthalten eine heimtückische Beschränkung: Sobald die Grenzbeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, geht die Steuerfreistellung und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Für den Arbeitgeber mit fatalen Folgen, weil selbst geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führen.

Ein weiterer Fallstrick sind die Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten. Betriebsprüfer der Lohnsteuer und Sozialversicherung erwischen viele Arbeitgeber, weil diese bei den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nicht aufgepasst haben. Insbesondere bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet die Freigrenze nicht übersteigen. Die 44-EUR-Freigrenze dient vielen unauffälligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers als Grundlage für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Die Bandbreite reicht vom Jobticket über das größere Arbeitgeberdarlehen bis zur Abschlussfeier eines Teams, das ein Projekt fristgerecht zum Abschluss gebracht hat.

Gewährt der Arbeitgeber beispielsweise allen Arbeitnehmern in einem Monat einen Einkaufsgutschein im Wert von 44 EUR, und werden im selben Monat die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams vom Projektleiter zu einem Grillabend eingeladen (Kosten: 12 EUR pro Teilnehmer), ist die Freigrenze in diesem Monat überschritten. Der Bezug ist dann sozialversicherungspflichtig und es müssen bei diesen Mitarbeitern je insgesamt 56 EUR versteuert und abgerechnet werden.

Achtung: Geldbeträge sind nicht erlaubt

Eine andere Fußangel: Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten bis 60 EUR und die 44 EUR-Freigrenze nur, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass auch ein Gutschein über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung anzusehen ist. Damit war die jahrelange Verwaltungspraxis hinfällig, dass Gutscheine nur über eine eindeutige Beschreibung des Gegenstands und ohne Angabe eines Eurobetrags steuerfrei blieben.

Völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen als Geschenk für Mitarbeiter und Angestellte dennoch nicht. Der BFH akzeptiert sie nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ zugesagt hat. Diese Ausschließlichkeit ist Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Allein deswegen ist es unbedingt notwendig, die Ausgabe von Gutscheinen arbeitsrechtlich exakt zu regeln.

Dabei muss vor allem geklärt werden, was mit eventuellen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins geschieht. Grund: Sobald der Arbeitnehmer den Geschenkgutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt, da der Arbeitnehmer ja eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann.

Achten Sie zudem darauf, dass die Freigrenze von 44 Euro pro Monat nicht greift, wenn die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nicht erfüllt sind. In diesem Fall geht das Finanzamt seit 2020 von Geldzuwendungen und nicht von Sachzuwendungen aus (§ 8 Abs. 1 Satz 2 ff. EStG).

Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, müssen Sie gegebenenfalls beweisen können, dass Ihre Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein ausdrücklich ausschließen, dass übrige Beträge ausgezahlt werden. Das ist zum Beispiel bei Tankgutscheinen an Arbeitnehmer notwendig. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt.

Die elektronische Variante der Gutscheine hat einen weiteren wesentlichen Vorteil: Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Geschenkgutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Gerade für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Sachbezüge für 2 unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.

Sammeln von Gutscheinen ist riskant

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt dabei keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle.

Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – eventuell verbunden mit einem Bonus – von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.