Sozialversicherung: Das sollten Sie als Unternehmer und Arbeitgeber wissen

Als Arbeitgeber müssen Sie bei der Entgeltabrechnung Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter berechnen, einbehalten und abführen. Auch Sie selbst als Unternehmer können verpflichtet sein, in die gesetzliche Sozialversicherungskasse einzubezahlen. Die Grundregeln erfahren Sie hier.

Die 5 Säulen der Sozialversicherung im Überblick

Die Sozialversicherung ist ein gesetzliches System, über das gewisse Lebensrisiken „versichert“ sind. Sie besteht aus den folgenden 5 Zweigen: 

Diese stellen wir Ihnen im Folgenden näher vor. 

Krankenversicherung und Pflegeversicherung

Die Sozialversicherung finanziert sich durch Pflichtbeiträge. Arbeitnehmer und Auszubildende sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Beiträge zu allen Versicherungszweigen zu zahlen. Ihr Mitarbeiter muss z. B. Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sein. Seine Krankenversicherungspflicht entfällt nur, wenn sein Bruttoeinkommen die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze übersteigt. Dann darf er sich auch bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichern. Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, sind automatisch Mitglied der gesetzlichen Pflegeversicherung. 

Achtung

Bei manchen Arbeitnehmern müssen Sie aufpassen! 

Besondere Regeln gelten z. B. bei Minijobbern, Praktikanten und Studenten, die neben dem Studium arbeiten. 

Arbeitslosenversicherung

In der Arbeitslosenversicherung sind grundsätzlich alle Arbeitnehmer und Auszubildenden pflichtversichert. Ausnahmen gelten z. B. für   

  • Minijobber 
  • Studenten 
  • Rentner, die eine Altersrente beziehen 

Über die Arbeitslosenversicherung wird u. a. die Zahlung von Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld und Insolvenzgeld finanziert. 

Rentenversicherung

Die Rentenversicherung betrifft jeden Mitarbeiter. Mit den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung werden Altersrenten, Erwerbsminderungsrenten, Hinterbliebenenrenten und Rehabilitations-Leistungen finanziert. 

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind z. B.: 

  • Arbeitnehmer und Auszubildende 
  • Bezieher von Arbeitslosengeld und Krankengeld 
  • bestimmte Selbstständige   

Unfallversicherung

Arbeitnehmer und Auszubildende sind in der gesetzlichen Unfallkasse versichert. Träger der gesetzlichen Unfallkasse sind z. B. die nach Branchen gegliederten Berufsgenossenschaften. Sie zahlt bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Betrieb bei der zuständigen Unfallversicherung anzumelden.

Sonstige Sozialabgaben

Zu den Sozialabgaben gehören auch die sogenannten Umlagen (abgekürzt als U1, U2, U3). Damit werden bestimmte Leistungen an die Arbeitgeber finanziert. 

Das sind: 

  • U1 für die Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten 
  • U2 für die Erstattung von Mutterschutzaufwendungen 
  • U3 zur Zahlung des Insolvenzgeldes 

In Deutschland gilt die Sozialversicherungspflicht

Da Deutschland ein Sozialstaat ist, soll gewährleistet sein, dass jeder Bürger – unabhängig von Faktoren wie der Höhe des Gehalts oder Vorerkrankungen – gegen bestimmte Lebensrisiken abgesichert ist. Dazu gehören: 

  • Krankheit 
  • Arbeitsunfälle 
  • Alter 
  • Arbeitslosigkeit 
  • Pflegebedürftigkeit 

Im 19. Jahrhundert war es Otto von Bismarck, der erstmals eine gesetzliche Sozialversicherung ins Leben rief. Heute ist sie ein fester Bestandteil unseres Sozialsystems. Die Sozialversicherung setzt sich zu etwa gleichen Teilen aus dem Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen. 

Wer ist sozialversicherungspflichtig?

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, der mehr als 450 Euro im Monat verdient. Außerdem fallen auch folgende Personengruppen unter die Sozialversicherungspflicht: 

  • Künstler 
  • Landwirte 
  • Personen, die Arbeitslosengeld 1 oder 2 beziehen 
  • Bezieher von Übergangsgeld oder bestimmten anderen Sozialleistungen 

Achtung

Sonderfall GmbH-Geschäftsführer 

Eine Besonderheit gilt bei der Sozialversicherungspflicht für GmbH-Geschäftsführer. Dann ist die Frage, ob und in welchem Umfang dieser an der Gesellschaft kapitalbeteiligt ist. 

Wer ist nicht sozialversicherungspflichtig?

Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Personengruppen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Dazu gehören: 

  • Beamte 
  • Soldaten 
  • Unternehmer 
  • Freiberufler 
  • Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) 

Was gilt bei der Einstellung von Minijobbern und Studenten?

Minijobber, also Personen, die maximal 450 Euro im Monat verdienen, müssen nur einen geringen Beitrag in die Sozialversicherung einbezahlen. Lediglich 3,6 Prozent müssen Sie für die Rentenversicherung abführen. Den Rest übernehmen Sie als Arbeitgeber. Üblicherweise zahlen Sie dafür eine Pauschale von 31 Prozent des Verdienstes. In unserem Ratgeber-Artikel geben wir Ihnen weitere Tipps dazu, was Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten müssen:

Die Sozialversicherungsbeiträge

Wer zahlt was?

Grundsätzlich tragen Mitarbeiter und Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung je zur Hälfte, mit einigen Ausnahmen:   

  • Gesetzliche Krankenkasse: Den allgemeinen Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Seit 2019 ist auch der Zusatzbeitrag je zur Hälfte zu tragen. 
  • Pflegeversicherung: Den allgemeinen Beitrag zur Pflegeversicherung tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Ausnahme: In Sachsen zahlt der Arbeitnehmer mehr als sein Arbeitgeber. Den Zuschlag für Kinderlose trägt der Mitarbeiter überall allein. 
  • Umlagen U1, U2, U3: Sie sind in voller Höhe vom Arbeitgeber zu tragen. 

Unfallkassen: Den Beitrag zur Berufsgenossenschaft zahlt ausschließlich der Arbeitgeber. 

Der Arbeitgeber berechnet die Sozialversicherungsbeiträge bei der Entgeltabrechnung

Als Arbeitgeber führen Sie den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters ab. Die Beiträge errechnen sich in Prozent vom jeweiligen Bruttoentgelt Ihres Angestellten. 

Achtung

Ausnahme: Minijobber und privat Versicherte 

Die Beiträge für Minijobber gehen an die Minijob-Zentrale. Bei privat Krankenversicherten sind die Beiträge an die letzte gesetzliche Krankenkasse abzuführen, bei der der Mitarbeiter versichert war.  

Die Sozialversicherungsbeiträge sind gedeckelt durch die sogenannten Beitragsbemessungsgrenzen. Das heißt: Was ein Mitarbeiter darüber hinaus verdient, bleibt bei der Berechnung außen vor. 

Den Beitrag zur Berufsgenossenschaft trägt der Arbeitgeber allein

Der anfallende Beitrag für Ihre Mitarbeiter wird Ihnen von der Berufsgenossenschaft jeweils nach Ablauf des Jahres mitgeteilt. In die Berechnung fließen folgende Faktoren ein: 

  • das an Ihre Mitarbeiter gezahlte Bruttoentgelt 
  • das in Betrieben Ihres Unternehmenszweigs bestehende Unfallrisiko 
  • die bei der Berufsgenossenschaft angefallenen Ausgaben 

Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung

Was sind Beitragsbemessungsgrenzen?

Die Beitragsbemessungsgrenze zeigt die maximale Höhe des Entgelts für Arbeitnehmer an, die als Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge dient. Für jeden Euro, der über dieser Grenze liegt, müssen keine Sozialabgaben geleistet werden. Von dieser Regelung profitieren Versicherte, wenn Ihr Gehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Sie müssen dann für die Differenz keine Beiträge abführen. Auf der anderen Seite wird dieser Betrag dann auch bei der Berechnung des Krankengeldes nicht berücksichtigt.  

Achtung

Jährliche Änderungen beachten! 

Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jedes Jahr neu festgelegt. Sie sollten unbedingt immer die aktuellen Zahlen verwenden, sonst können hohe Nachzahlungen fällig werden.  

Die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen (2021)

Für die einzelnen Säulen der Sozialversicherung gelten teilweise unterschiedliche Bemessungsgrenzen. Außerdem variieren diese auch zwischen den alten und den neuen Bundesländern. Die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

1. Alte Bundesländer (West)

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Versicherung
Versicherungmonatlichjährlich
Kranken- und Pflegeversicherung 4.837,50 € 58.050 €
Rentenversicherung 7.100 € 85.200 €
Arbeitslosenversicherung 7.100 € 85.200 €

2. Neue Bundesländer (Ost)

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Versicherung
Versicherungmonatlichjährlich
Kranken- und Pflegeversicherung 4.837,50 € 58.050 €
Rentenversicherung 6.700 € 80.400 €
Arbeitslosenversicherung 6.700 € 80.400 €

Meldung zur Sozialversicherung

Da die zuständigen Behörden, Ämter und Krankenkassen viele Daten erfassen müssen, um die Beiträge und Leistungsansprüche für die Sozialversicherung korrekt berechnen zu können, wurde ein einheitliches Verfahren zur Meldebescheinigung installiert. Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, die Daten Ihrer Mitarbeiter, die aus versicherungstechnischer Sicht relevant sind, an die zuständigen Sozialversicherungsträger wie Krankenkassen weiterzugeben. Ausnahme: Die Daten für geringfügig Beschäftigte werden an die Minijobber-Zentrale übermittelt. 

Wie funktioniert das Meldeverfahren?

Üblicherweise wird das Meldeverfahren komplett elektronisch abgewickelt. Nutzen Sie dafür ein Entgeltabrechnungsprogramm. Wichtig ist, dass dieses von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zugelassen ist. Im Lexware Lohnabrechnungsprogramm ist eine entsprechende Schnittstelle bereits integriert. So versenden Sie alle nötigen Daten direkt über die Software. Alternativ können Sie diese Elektronische Ausfüllhilfe in Anspruch nehmen. Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsrechnungen extern abwickeln lassen, kann die Meldung auch durch das Lohnbüro bzw. den Steuerberater erfolgen. 
Nimmt ein neuer Mitarbeiter seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen auf, müssen Sie dies innerhalb von sechs Wochen bei seiner Krankenkasse melden. Für alle Mitarbeiter müssen Sie außerdem den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Vorjahres bestätigen. Fristende ist dafür jeweils der 16. Februar. Bei einer Unterbrechung des Anstellungsverhältnisses liegt die Frist bei 14 Tagen nach Beginn der Unterbrechung. 

Was ist der Tätigkeitsschlüssel?

Die Informationen für die sozialversicherungsrelevanten Daten werden mit Hilfe des sogenannten Tätigkeitsschlüssels übermittelt. Dieser besteht aus einer Folge von neun Ziffern, die jeweils für unterschiedliche Daten stehen, und zwar für… 

  • die Bezeichnung der Tätigkeit (Stellen 1 - 5) 
  • die Schulbildung (Stelle 6) 
  • die berufliche Ausbildung (Stelle 7) 
  • das Zeitarbeitsverhältnis (Stelle 8) 
  • die Form des Arbeitsvertrags (Stelle 9) 

Der Tätigkeitsschlüssel ist nicht nur für die Sozialversicherung wichtig, er wird zum Beispiel auch herangezogen, um Entwicklungen am Arbeitsmarkt zu verfolgen. 

Sozialversicherung: Was Sie als Selbstständiger wissen sollten

1. Selbstständige können in der Unfallversicherung pflichtversichert sein

Einige Selbstständige, z. B. Physiotherapeuten und andere im Gesundheitsdiensttätige oder Landwirte, müssen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sein. Andere haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu versichern. Ob Sie als Unternehmer pflichtversichert sind und mit welchem Beitrag Sie bei einer freiwilligen Versicherung rechnen müssen, erfahren Sie bei der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft. 

2. Krankenversicherung bei Selbstständigen 

Jeder Selbstständige muss eine Krankenversicherung haben. Sie können eine gesetzliche oder eine private Krankenkasse wählen. Die gesetzliche Krankenkasse berechnet die Beiträge der freiwilligen Mitglieder aus deren Einkommen bzw. einem festgelegten Mindesteinkommen und dem aktuellen Beitragssatz. Als Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind Sie automatisch auch Mitglied der gesetzlichen Pflegekasse. Bei den privaten Krankenkassen hängt die Höhe des Beitrags z. B. vom Alter, Umfang des Versicherungsschutzes und eventuellen Vorerkrankungen ab. 

3. Existenzgründer und Arbeitslosenversicherung 

Existenzgründer, die vorher pflichtversichert waren, können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig in der Arbeitslosenversicherung versichern. 

4. Für bestimmte Berufsgruppen ist die gesetzliche Rentenversicherung Pflicht 

Manche Selbstständige sind in der Rentenversicherung pflichtversichert, z. B.:   

  • Handwerker 
  • Publizisten 
  • selbstständige Erzieher und Pflegekräfte 
  • Selbstständige, die dauerhaft und überwiegend nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben (Scheinselbstständige) 

Andere Selbstständige können sich freiwillig in der gesetzlichen Rentenkasse versichern. Selbstständige können – innerhalb eines bestimmten Rahmens – wählen, welchen Beitrag sie zahlen. 

Achtung

Sonderfall GmbH-Geschäftsführer 

Wenn Sie Ihren Betrieb als GmbH betreiben, gelten für Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer je nach Konstellation andere unterschiedliche Regeln in der Sozialversicherung. 

Praxis-Beispiel: Rentenversicherung – welcher Beitrag ist sinnvoll? 

Als pflichtversicherter Selbstständiger können Sie bei der gesetzlichen Rentenversicherung wählen, ob Sie   

  • den sogenannten halben Regelbeitrag zahlen. Achtung: Das ist nur in den ersten 3 Kalenderjahren nach dem Jahr der Aufnahme der Selbstständigkeit möglich. 
  • den vollen Regelbeitrag leisten. 
  • nach Vorlage Ihres Steuerbescheids einen Ihrem Einkommen entsprechend höheren oder niedrigeren Beitrag zahlen. Je nach Tätigkeit gilt dabei ein bestimmter Mindestbeitrag. 

Welche Beitragshöhe sich für Ihre spätere Rente am besten rechnet, hängt z. B. von Ihrem Alter und davon ab, wie lange Sie als Arbeitnehmer bereits in die Rentenkasse eingezahlt haben. 

Tipp

Fachkundigen Rat einholen 

Informationen und ausführliche Beratung zu Ihrer persönlichen Rentensituation erhalten Sie bei einer der zahlreichen Rentenberatungsstellen.