Was ist bei der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten?

Wenn Sie sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer oder Minijobber beschäftigen, sind Sie zur Zahlung von Beiträgen verpflichtet. Doch Vorsicht: Bei verspäteten Zahlungen werden Ihnen Säumniszuschläge in Rechnung gestellt. Das Wichtigste zur Beitragsfälligkeit und wie Sie Säumniszuschläge vermeiden, erfahren Sie hier.

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Zwei Personen arbeiten am Schreibtisch und arbeiten mit einem Laptop
4masik/depositphotos

Sozialversicherungsbeiträge: Beitragsanspruch

Sobald ein Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 520 EUR monatlich verdient besteht im Regelfall für ihn Versicherungspflicht. Sie melden den Arbeitnehmer bei seiner Krankenkasse an. Diese Anmeldung betrifft die folgenden Versicherungszweige:

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die Beiträge für diese 4 Versicherungszweige werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV-Beitrag) bezeichnet. Sie zahlen den GSV-Beitrag insgesamt an die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.

Ansprüche auf Beiträge entstehen für die Krankenkasse mit Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung. Allerdings zahlen Sie die Beiträge insgesamt für einen Kalendermonat zum Fälligkeitstermin.

Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge

Der GSV-Beitrag ist spätestens amDie Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge liegt nach Rechtsgrundlage auf dem drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.

→ Der Beitrag für den Monat Januar 2022 ist damit am 27. Januar 2022 fällig.

Sie rechnen die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge ab?

Wenn Sie die Lohnabrechnung Ihrer Arbeitnehmer bereits vor dem Fälligkeitstermin vornehmen, ist die Bestimmung der zu zahlenden Beitragshöhe unproblematisch.

Beispiel: Erhalten Ihre Arbeitnehmer die Lohn- oder Gehaltszahlung für Januar 2022 zum Beispiel bereits am 15. Januar 2022, zahlen Sie zum Fälligkeitstag am 27. Januar 2022 die daraus resultierenden Sozialversicherungsbeiträge.

Tipp

Nutzen Sie ein Lohnabrechnungsprogramm für die Entgeltabrechnung

Unsere Lohnprogramme Lexware lohn+gehalt oder lexoffice Lohn & Gehalt machen die Abrechnung der Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter leicht. Der Grund: Haben Sie die Arbeitnehmerstammdaten einmal eingegeben, berechnet die Software alle Beiträge und Abzüge automatisch – inklusive derSozialversicherungsbeiträge. Auch die Zahlung der Beiträge können Sie direkt aus dem Programm heraus tätigen. Testen Sie es kostenlos aus!

Sie rechnen die Löhne und Gehälter nach dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge ab?

Nehmen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer erst nach dem Fälligkeitstermin vor, ist Ihnen der genau zu zahlende Betrag am Fälligkeitstermin noch nicht bekannt. In diesem Fall zahlen Sie die GSV-Beiträge in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats. Diese Regelung wurde im Mai 2017 vom Gesetzgeber beschlossen und trat rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft. Damit wurde die bisherige Regelung deutlich vereinfacht. Diese sah vor, die voraussichtliche Höhe des GSV-Beitrags zu schätzen und am Fälligkeitstag den geschätzten Betrag zu zahlen. Ein verbleibender Restbeitrag wurde zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Info

Zahlung von zu hohen Beiträgen

Wenn Sie bei der Fälligkeit der SV-Beiträge für Mitarbeiter zu hohe Beträge gezahlt haben, können Sie diese in der Regel auf Antrag rückerstatten lassen. Alternativ wirkt die zu hoch geschätzte Beitragsschuld reduzierend auf die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge im Folgemonat.

Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 27. Januar 2022 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2022 vorgenommene Abrechnung für Januar 2022 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Am 24. Februar 2022 sind dann zu zahlen:

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Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2022
Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2022 4.400 EUR
+ Nachzahlung für Januar 2022: 300 EUR
Insgesamt 4.700 EUR

Ergibt sich bei der Beitragsabrechnung für Februar 2022 ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 4.300 EUR, sind am 29. März 2022 zu zahlen:

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Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022:
Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022: 4.300 EUR
- Überzahlung für Februar 2022: 100 EUR
Insgesamt 4.200 EUR

Eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld ist für Sie daher nur noch erforderlich, wenn Sie erstmals Beiträge zu zahlen haben. Das gleiche gilt für Fälle, in denen für einen Monat keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, weil z. B. alle Beschäftigten krank sind und Krankengeld erhalten. Im darauffolgenden Monat müssen Sie dann die voraussichtliche Beitragsschuld schätzen.

Hierbei wird die tatsächliche Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum zu Grunde gelegt. Dann wird geprüft, ob unter anderem folgende Punkte diese Beitragshöhe verändern:

  • Änderungen der Beschäftigtenanzahl
  • Änderungen der Arbeitstage
  • Änderungen der Beitragssätze

Keine Anwendung der Vereinfachungsregel auf Einmalzahlungen

Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld). In den Monaten, in denen Sie den Arbeitnehmern solche Einmalzahlungen gewähren, müssen Sie die darauf entfallenden SV-Beiträge weiterhin zusätzlich im Wege der Schätzung in voraussichtlicher Höhe ermitteln und zahlen.

Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 27. Januar 2022 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2022 vorgenommene Abrechnung für Januar 2022 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Außerdem erhalten die Arbeitnehmer im Februar eine Einmalzahlung. Die daraus resultieren Beiträge betragen voraussichtlich 2.000 EUR. Am 24. Februar 2022 sind zu zahlen:

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Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2022:
Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2022: 4.400 EUR
Schätzung für Einmalzahlung: 2.000 EUR
+ Nachzahlung für Januar 2022: 300 EUR
Insgesamt: 6.700 EUR

Bei der Beitragsabrechnung für Februar 2022 ergibt sich ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 6.200 EUR. Diese setzen sich zusammen aus 4.300 EUR für das laufende Arbeitsentgelt und 1.900 EUR für die Einmalzahlung. Am 29. März 2022 sind zu zahlen:

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Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022:
Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022: 4.300 EUR
- Überzahlung für Februar 2022: 200 EUR
Insgesamt: 4.100 EUR

Zahlungsmöglichkeiten und Tag der Zahlung

Für die Zahlung der Beiträge haben Sie regelmäßig folgende Möglichkeiten:

  • Zahlung durch Scheck
  • Überweisung
  • Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse
  • Einzugsermächtigung

Beachten Sie dabei, dass bei Zahlung durch Scheck, bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse, der Tag der Wertstellung zugunsten der Einzugsstelle als Tag der Zahlung gilt. Sie müssen also sicherstellen, dass der Krankenkasse das Geld am Fälligkeitstag zur Verfügung steht. Andernfalls riskieren Sie Säumniszuschläge. Die Einzugsermächtigung nach dem SEPA-Lastschriftverfahren versichert, dass die Beträge rechtzeitig abgebucht werden. Die automatisch gezahlten Beiträge gehen vor der Fälligkeit bei der Sozialversicherung ein, womit Sie Zahlungsverzüge vermeiden.

Achtung

Verspätete Zahlung wird teuer

Zahlen Sie der Krankenkasse die GSV-Beiträge nicht bis zum Fälligkeitstag, fallen Säumniszuschläge in Höhe von 1 % dieser Beiträge an. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nur einen Tag verspätet erfolgt. Kulanzregelungen sind bei den Krankenkassen aufgrund gesetzlicher Vorgaben kaum möglich.

Beispiel aus der Praxis

Der für Januar 2022 zu zahlende Gesamtsozialversicherungsbeitrag beträgt 3.200 EUR: Die Beiträge sind am 27. Januar 2022 fällig. Die Zahlung erfolgt erst am 29. Januar 2022. Die Krankenkasse erhebt in diesem Fall (1 % von 3.200 EUR =) 32 EUR Säumniszuschlag.

Tipp

Erteilen Sie eine Einzugsermächtigung

Erteilen Sie für alle zuständigen Krankenkassen jeweils eine Einzugsermächtigung. So vermeiden Sie eine verspätete Beitragszahlung und die Erhebung von Säumniszuschlägen durch die Krankenkasse.

Früherer Termin für den Beitragsnachweis

Der Beitragsnachweis für die versicherungspflichtigen Arbeitnehmer und die Minijobber ist von Ihnen bereits 2 Arbeitstage vor der Fälligkeit bei den einzelnen Krankenkassen bzw. der Minijobzentrale einzureichen.

Übersichtstabelle: Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2022

Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen die Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das JahrFälligkeit der Krankenkassenbeiträge für 2022 im Überblick.

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Monat
MonatTermin Beitragsgutschrift (Drittletzter Bankarbeitstag)Termin Beitragsnachweis (2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge)
Januar 27. 25.
Februar 24. 22.
März 29. 25.
April 27. 25.
Mai 27. 24.
Juni 28. 24.
Juli 28. 24.
August 29. 25.
September 28. 26.
Oktober 26. 24.
November 28. 24.
Dezember 28. 23.

Höhe der Sozialversicherungsbeiträge ermitteln

Die Höhe Ihrer monatlichen Abgaben an die Krankenkassen ist von mehreren Faktoren abhängig:

  • Anstellungsverhältnis
  • Höhe des Arbeitsentgelts
  • Besondere Einmalzahlungen

Bei der Berechnung gilt für jede Art der Versicherung eine Beitragsbemessungsgrenze – ab diesem Wert muss der Arbeitgeber nicht zusätzliche Beiträge zahlen. Daraus ergeben sich für das Jahr 2022 folgende Werte:

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Art der Versicherung
Art der VersicherungHöhe der SV-Beiträge
Krankenversicherung 7,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 4.837,50 EUR
Durchschnittlicher Krankenkassenbeitrag 1,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 4.837,50 EUR
Rentenversicherung im Westen 9,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.050 EUR
Rentenversicherung im Osten 9,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 6.750 EUR
Arbeitslosenversicherung im Westen 1,2% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.050 EUR
Arbeitslosenversicherung im Osten 1,2% vom Entgelt bis zur Grenze von 6.750 EUR
Pflegeversicherung 1,525% vom Entgelt bis zur Grenze von 4.837,50 EUR

Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig

Der Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) ist der Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu übermitteln. Auch die entsprechenden Beiträge zahlen Sie an die Minijob-Zentrale. Für die zu zahlenden Beiträge gelten dieselben Fälligkeitsregelungen wie bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern.

Tipp: Einzugsermächtigung
Erteilen Sie für die Beiträge für Ihre Minijobber der Minijobzentrale ebenso eine Einzugsermächtigung, um Säumniszuschläge zu vermeiden.