Ferienjobber beschäftigen: Besonderheiten bei Sozialabgaben und Lohnsteuer beachten

Gerade in der Zeit der Sommerferien sind viele Unternehmen auf Ferienjobber und Aushilfskräfte angewiesen, um die Urlaubszeit zu überbrücken. Ideal sind Schüler und Studenten. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die speziellen Vorgaben aus dem Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht kennen und beachten. Denn die sind je nach Alter und Beschäftigungsform unterschiedlich.

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Frau im Einzelhandel hebt eine Obstkiste in der Hand
Tom Werner via Getty Images

Das gilt im Arbeitsrecht

Minderjährige Ferienjobber unter 15 Jahren

Kinder (unter 15 Jahren) dürfen nach § 5 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Ausnahme: Kinder zwischen 13 und 15 Jahren dürfen beschäftigt werden, wenn

  • die Eltern zustimmen,
  • die Arbeit höchstens zwei Stunden (in landwirtschaftlichen Familienbetrieben drei Stunden) pro Tag dauert,
  • sie nur leichte für sie geeignete Tätigkeiten übernehmen und
  • nicht zwischen 18 Uhr und 8 Uhr und nicht vor oder während des Schulunterrichts arbeiten.

Welche Arbeiten „leicht und geeignet“ sind, ist in der Verordnung über Kinderschutzarbeit festgelegt. Dazu gehört z. B. das Zeitungsaustragen, Botengänge, die Betreuung von Haustieren und das Erledigen von Einkäufen.

Minderjährige Ferienjobber ab 15 Jahren

Jugendliche (zwischen 15 und 18 Jahren) können einen richtigen Ferienjob annehmen, wenn sie die Zustimmung der Eltern haben. Unterliegen die Schüler noch der Vollzeitschulpflicht, darf während der Ferien höchstens 4 Wochen pro Kalenderjahr gearbeitet werden. Die Vollzeitschulpflicht beträgt in der Regel 9 Jahre.

Für Schüler der höheren Klassen und minderjährige Studenten ist die Dauer der Ferienarbeitszeit nicht begrenzt. Für sie gilt:

  • Die Arbeitszeit darf täglich bis zu 8 Stunden, wöchentlich maximal 40 Stunden betragen.
  • Nach einer Arbeitszeit von 4,5 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als 6 Stunden von 60 Minuten vorgegeben.
  • Arbeiten zwischen 20 Uhr und 6 Uhr oder auch das Arbeiten an Wochenenden und Feiertagen sind für Jugendliche unter 18 Jahren grundsätzlich verboten. Ausnahmen von dieser Regel gelten z. B. für Bäckereien, Krankenhäuser, Gaststätten und für landwirtschaftliche Betriebe. Jugendliche dürfen auch keine „gefährlichen Arbeiten“ ausführen (§ 22 JArbSchG).

Weitere arbeitsrechtliche Regelungen

Für Ferienjobs gelten grundsätzlich die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen. Der Mindestlohn gilt auch für Aushilfen. Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Werkstudenten und Teilzeitkräfte aller Art haben einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn.

Ausnahme: Bei Minderjährigen ohne abgeschlossene Ausbildung darf der Verdienst unter dem Mindestlohn liegen.

Art der Tätigkeit, Dauer und Entgelt sollten schriftlich vereinbart werden. Es ist zu empfehlen, eine Kopie des Ausweises und ggf. das schriftliche Einverständnis der Eltern zu den Unterlagen zu nehmen.

Für volljährige Schüler gelten dieselben Regelungen wie für alle volljährigen Beschäftigten.

Sozialabgaben: Ferienjobs sind meist sozialversicherungsfrei

Ferienjobs können als kurzfristige Beschäftigung abgerechnet werden. Eine kurzfristige Beschäftigung ist sozialversicherungsfrei, unabhängig von der Höhe des Verdienstes. Entscheidend ist die Beschäftigungsdauer. Sie darf nicht mehr als 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr betragen. Eine kurzfristige Beschäftigung darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Bei Schülern ist das grundsätzlich der Fall. Darum ist sicherzustellen, dass der Ferienarbeiter tatsächlich noch Schüler ist – d. h., die Abschlussprüfung noch nicht abgelegt bzw. wenn diese nicht vorgesehen ist, die Ausbildung noch nicht planmäßig beendet hat.

Auch Studenten können in den Semesterferien als kurzfristig Beschäftigte versicherungsfrei beschäftigt werden. Bei Überschreiten der Zeitgrenzen der kurzfristigen Beschäftigung kann die Beschäftigung des Studenten auch im Rahmen des „Werkstudentenprivilegs“ sozialversicherungsfrei sein.

Anmeldung bei der Minijob-Zentrale

Der Arbeitgeber muss die kurzfristige Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale an- und abmelden. Zu zahlen sind dann nur die Umlagen U1 und U2 und die Insolvenzgeldumlage. Da Aushilfen in kurzfristigen Minijobs sozialversicherungsfrei sind, besteht keine Krankenversicherung aufgrund der Beschäftigung. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer im Krankheitsfall anderweitig abgesichert sind, sind Arbeitgeber seit Januar 2022 verpflichtet, bei der Anmeldung des kurzfristig Beschäftigten anzugeben, wie dieser für die Dauer der Beschäftigung krankenversichert ist.

Auch Aushilfen sind lohnsteuerpflichtig

Ferienjobs sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. Beträgt der Verdienst nicht mehr als 520 € (450 € bis September 2022) pro Monat ist auch eine Abrechnung als Minijob möglich. Arbeitet die Aushilfe auf dieser Grundlage, ist eine Pauschalbesteuerung mit einem Steuersatz von 2 % oder 20 % mit unterschiedlichem Rentenversicherungsbeitrag möglich. Zu beachten ist, dass bei diesem Minijob für den Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge in der Kranken- und Rentenversicherung anfallen. Der Beschäftigte kann für seinen Beitrag zur Rentenversicherung Befreiung beantragen.

Wird die Möglichkeit einer kurzfristigen Beschäftigung gewählt, gelten bei der Lohnsteuer andere Voraussetzungen als in der Sozialversicherung. Bei einer kurzfristigen Beschäftigung fallen 25 % pauschale Lohnsteuer an, vorausgesetzt

  • die Beschäftigung erfolgt nur „gelegentlich“, 
  • an nicht mehr als 18 zusammenhängenden Tagen und
  • für nicht mehr als durchschnittlich 150 € pro Tag (bis 2022: 120 €) und für nicht mehr als durchschnittlich 19 € (bis 2022: 15 €) Stundenlohn.

Ansonsten muss die Lohnsteuer nach den elektronischen Steuermerkmalen der Aushilfe abgeführt werden. Dabei dürfte bei einer Aushilfsbeschäftigung in der Praxis wegen Frei- und Pauschbeträgen kaum Lohnsteuer anfallen. Fällt Lohnsteuer an, kann im Rahmen eines Lohnsteuerjahresausgleichs Erstattung beantragt werden.

Aushilfen bei Arbeitsunfällen automatisch versichert

Wie alle anderen Arbeitnehmer sind Schüler und Studierende während eines Ferienjobs bei Arbeitsunfällen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Die Kosten trägt allein der Arbeitgeber. Sie sind wie alle anderen Arbeitnehmer der Unfallversicherung zu melden.