Minijob: Das müssen Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten

Hier die wichtigsten Aspekte und Vorgaben für Beschäftigte auf 520-Euro-Basis im Überblick:

• Der Mitarbeiter verdient regelmäßig höchstens 520 Euro pro Monat. Darüber hinaus darf der Minijobber maximal 6.240 Euro pro Jahr verdienen.
• Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt.
• Für Sie als Arbeitgeber fallen 2023 Pauschalabgaben in Höhe von rund 31 % an:
• 13 % für die Krankenversicherung 
• 15 % für die Rentenversicherung
• 2 % für Lohnsteuer
• Insgesamt 1,4 % für geringfügige Umlagen (Lohnfortzahlung, Schwangerschaft und Insolvenz) und einen individuellen Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung
• Minijobber zahlen einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, wenn sie sich nicht ausdrücklich von dieser Pflicht befreien lassen. Der Minijob selbst ist steuerfrei für den Arbeitnehmer.

Laut Minijob-Regelung sind geringfügig Beschäftigte genauso zu behandeln wie jeder andere Mitarbeiter auch. Minijobber haben anteilig dieselben Ansprüche auf Urlaub, Weihnachtsgeld, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und für Feiertage.

Einziger Unterschied: Wenn sie länger als 6 Wochen krank sind, erhalten sie kein Krankengeld von der Krankenkasse. Für Mitarbeiter auf 520-Euro-Basis gelten zudem die ganz normalen Regeln für die Kündigung. Müssen Sie nach Tarif bezahlen, muss auch der Minijobber Tariflohn bekommen. Sie dürfen ihn nicht anders behandeln, weil er nur aushilft.

Der gesetzliche Mindestlohn von 12,00 Euro (Stand Oktober 2022) gilt auch für Minijobber. Ausnahmen bestehen nur für wenige Personengruppen, wie z. B. bestimmte Praktikanten und Schüler. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, genaue Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu führen. Wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Minijob arbeitet, bleibt Ihnen überlassen.

Bei einem fixen Monatsentgelt ist die Rechnung einfach: Der Minijobber darf durchschnittlich höchstens 520 Euro pro Monat verdienen. Für die 520-Euro-Grenze sind alle Zahlungen relevant, die Sie dem Minijobber in einem Kalenderjahr voraussichtlich zahlen. Dazu gehört z. B. auch ein Weihnachtsgeld.

Alles in allem darf ein Minijobber in einem Jahr also höchstens 6.240 Euro verdienen. Wird die jährliche Grenze von 6.240 Euro eingehalten, darf das Monatsentgelt auch höher als 520 Euro sein. Steht von vornherein fest, dass der Minijobber keine 12 Monate beschäftigt wird, müssen Sie die Jahresgrenze anteilig herunterrechnen.

Beispiel: Weihnachtsgeld einrechnen

Ihr Mitarbeiter verdient jeden Monat 520 Euro. Wie alle Mitarbeiter erhält er ein Weihnachtsgeld in Höhe eines halben Monatsverdienstes. Da der Mitarbeiter durch das Weihnachtsgeld regelmäßig mehr als 520 Euro pro Monat verdient, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob. Stattdessen rutscht der Arbeitnehmer in einen Midijob.

Fällt der monatliche Verdienst voraussichtlich unterschiedlich aus, weil der Minijobber je nach Arbeitsaufkommen mehr oder weniger arbeiten soll, müssen Sie das durchschnittliche Entgelt schätzen.

Ihr neuer Minijobber soll je nach Arbeitsaufkommen unterschiedlich eingesetzt werden. Von April bis Oktober soll er auf je 300 Euro, von November bis März auf 500 Euro kommen. Liegt ein Minijob vor?

Antwort: Ja, es handelt sich um einen Minijob. Von April bis Oktober verdient Ihr Mitarbeiter insgesamt 2.100 Euro (300 x 7). Von November bis März kommen 2.500 Euro (500 x 5) dazu. Damit beträgt sein Verdienst in 12 Monaten 4.600 Euro. Er bleibt damit unter der Jahresgrenze von 6.240 Euro.

Alternative: Ihr Minijobber soll nur von November bis März beschäftigt werden und in dieser Zeit 700 Euro monatlich verdienen. Handelt es sich hierbei um einen Minijob?

Antwort: Nein. Da die Beschäftigung von vornherein auf weniger als 12 Monate ausgerichtet ist, müssen Sie von einer anteiligen Jahresgrenze ausgehen. Für die 5 Beschäftigungsmonate beträgt sie 2.600 Euro (520 x 5). Diese ist in diesem Fall mit 3.500 Euro eindeutig überschritten (700 x 5).

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er grundsätzlich mehrere Minijobs bei mehreren Arbeitgebern haben. Aber: Er darf in allen geringfügigen Beschäftigungen zusammen nicht mehr als 520 Euro Arbeitsentgelt im Monat erhalten. Beträgt sein Entgelt insgesamt mehr als 520 Euro, werden alle Jobs versicherungspflichtig und dürfen nicht mehr als Minijob abgerechnet werden.

Eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hat keine Auswirkung auf den Minijob bei Ihnen.

Hat der Minijobber bei einem anderen Arbeitgeber eine normale Hauptbeschäftigung oder einen Midijob, darf er bei Ihnen als Minijobber arbeiten. Ein Minijob neben der Hauptbeschäftigung ist erlaubt.

Einer Ihrer angestellten Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit kann bei Ihnen keinen Minijob annehmen –  auch nicht in einem anderen Ihrer Betriebe. Übernimmt z. B. Ihr Produktionshelfer neben seiner Hauptbeschäftigung für Ihren Betrieb die Hausmeistertätigkeiten, kann er diese Arbeit nicht als Minijob erledigen.

Bezieher von Arbeitslosengeld I und II dürfen mehrere Nebenjobs bis zur 520-Euro-Grenze haben. Allerdings wird ihnen der Verdienst, der über den jeweiligen Freibetrag hinausgeht auf das Arbeitslosengeld angerechnet. Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen sogar eine geringfügige Beschäftigung bei Ihrem Hauptarbeitgeber haben.

Für den Minijob während des Studiums gelten die ganz normalen Minijob-Regeln.

Neben dem pauschalen Rentenversicherungsbeitrag, den Sie als Arbeitgeber tragen, muss der Minijobber aus seinem Verdienst zusätzlich einen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der Beitragssatz beträgt 3,6 % (Stand 2023) des Arbeitsentgelts.

Bei Rentnern mit Minijobs gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln. Nur Rentner, die eine Vollrente wegen Alters beziehen und Ruhestandsbeamte sind nach Erreichen der Regelaltersgrenze rentenversicherungsfrei und müssen deshalb keinen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der pauschale Beitrag des Arbeitgebers fällt auch bei ihnen an.

Für Ihren Minijobber kann sich der Eigenbeitrag durchaus lohnen, z. B. um Wartezeiten in der Rentenversicherung aufzufüllen. Beurteilen kann das nur ein Rentenfachmann im Einzelfall. Möchte der Minijobber keinen Eigenanteil zahlen, kann er sich von dieser Beitragspflicht befreien lassen.

So geht's:

• Ihr Minijobber reicht einen schriftlichen Befreiungsantrag bei Ihnen ein.
• Sie informieren innerhalb von 6 Wochen die Minijob-Zentrale und melden den geringfügig Beschäftigten dort an, indem Sie bei der Sozialversicherungsmeldung bei Rentenversicherung die Beitragsgruppe 5 angeben.
• Den Antrag nehmen Sie - versehen mit dem Eingangsdatum zu Ihren Abrechnungsunterlagen. Sie benötigen ihn als Beleg für zukünftige Sozialversicherungsprüfungen.

Der Minijobber kann sich auch im laufenden Arbeitsverhältnis noch von der Beitragspflicht befreien lassen.

Wer auf der Suche nach einem Minijob ist, findet diese Art des Beschäftigungsverhältnisses entweder in einem gewerblichen Bereich oder auch in Privathaushalten. Wenn Sie als private Person einen Minijobber beschäftigen wollen, gelten hinsichtlich Entgeltgrenze, Urlaubsanspruch, Arbeitstage usw. im Wesentlichen die gleichen Bestimmungen wie für Minijobber im gewerblichen Umfeld (wie bisher beschrieben). Dennoch sollten Sie hierbei einige Aspekte beachten:

• Minijobs in Privathaushalten stellen eine besondere Art der geringfügigen Beschäftigung dar.
• Gesetzlich ist diese Art des Aushilfsjobs unter § 8a SGB IV geregelt.
• Der Arbeitgeber, der im privaten Umfeld einen Minijobber anstellt, zahlt geringere Pauschalbeiträge Insgesamt beläuft sich der Beitragsanteil auf ca. 15 Prozent. Diese teilen sich auf in:
• 5 % Krankenversicherung
• 5 % Rentenversicherung
• 2 % Lohnsteuer
• 1,6 % Unfallversicherung
• 1,1 % Umlage bei Krankheit
• 0,24 % Umlage bei Mutterschutz
• Wenn Sie in Ihrem Privathaushalt einen Minijobber einstellen, sind Sie verpflichtet, die Person auch anzumelden. Ist die Erwerbstätigkeit des Minijobbers nicht angemeldet, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer Geldstrafe von 5.000 Euro geahndet werden.
• Passiert einem nicht angemeldeten Minijobber in Ihrem privaten Haushalt ein Unfall, müssen Sie auch mit einem Regress der Berufsgenossenschaft rechnen.
• Angemeldet wird der Minijobber im Privathaushalt über das Haushaltsscheckverfahren, das von der Minijob-Zentrale betrieben wird. Hiermit wird Ihnen eine Steuererstattung zugesichert.

Die Schlagworte privater Haushalt und gewerbliches Umfeld ergeben weiterhin die Frage, ob man einen Minijob auch von zuhause aus ausführen kann.

• Ob man den Minijob im Home-Office ausführen darf, hängt von den Regelungen des Arbeitgebers ab.
• Handelt es sich bei dem Minijob um eine Tätigkeit, die zum Beispiel rein mit der Hilfe eines Computers oder Laptops ausgeführt werden kann, spricht nichts dagegen, dass der Minijobber seinen Nebenjob auch von zuhause aus verrichten kann.