Minijob: Das müssen Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten

Fast jedes Unternehmen beschäftigt Minijobber. Sie helfen aus, wenn Not am Mann ist, oder übernehmen Tätigkeiten, für die sich kein Vollzeitjob lohnt. Minijobs werden häufig mit Schülern, Studenten oder Rentnern besetzt. Doch die Jobs auf 450-Euro-Basis müssen ganz bestimmte Voraussetzungen erfüllen, sonst ist eine Abrechnung als geringfügige Beschäftigung ausgeschlossen. Hier finden Sie alles Wichtige auf einen Blick.

Was ist ein Minijobber und welche Grundregeln gelten für ihn?

Definition

Definition Minijob

Minijobber sind Arbeitnehmer, die maximal 450 Euro im Monat und höchstens 5.400 Euro im Jahr verdienen. Wegen dieser Verdienstgrenze wird der Minijob auch als geringfügige Beschäftigung bezeichnet.

Hier die wichtigsten Aspekte und Vorgaben für Mitarbeiter auf 450-Euro-Basis im Überblick:

  • Der Mitarbeiter verdient regelmäßig höchstens 450 Euro pro Monat und 5.400 Euro pro Jahr.
  • Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt.
  • Für Sie als Arbeitgeber fallen 2018 Pauschalabgaben in Höhe von rund 31 % an:
    • 13 % für die Krankenversicherung 
    • 15 % für die Rentenversicherung
    • 2 % für Lohnsteuer 2 %.
    • Insgesamt ca. 1,2 % für geringfügige Umlagen (Lohnfortzahlung, Schwangerschaft und Insolvenz) und einen individuellen Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung

  • Minijobber zahlen einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, wenn sie sich nicht ausdrücklich von dieser Pflicht befreien lassen. Der Minijob selbst ist steuerfrei für den Arbeitnehmer.

Arbeitsrecht wie bei allen anderen Mitarbeitern

Laut Minijob-Regelung sind geringfügig Beschäftigte genauso zu behandeln wie jeder andere Mitarbeiter auch. Minijobber haben anteilig dieselben Ansprüche auf Urlaub, Weihnachtsgeld, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und für Feiertage. Einziger Unterschied: Wenn sie länger als 6 Wochen krank sind, erhalten sie kein Krankengeld von der Krankenkasse. Für Mitarbeiter auf 450-Euro-Basis gelten zudem die ganz normalen Regeln für die Kündigung. Müssen Sie nach Tarif bezahlen, muss auch der Minijobber Tariflohn bekommen. Sie dürfen ihn nicht anders behandeln, weil er nur aushilft.

Tipp

Förderung in der Corona-Krise

Da Sie als Arbeitgeber für Minijobber keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben, hat sich die Regierung eine anderweitige Förderung im Rahmen der Corona-Krise ausgedacht. Die Personalaufwendungen können Sie nämlich durch die Überbrückungshilfe geltend machen. Diese Aufwendungen werden pauschal mit 10 % der Fixkosten gefördert. 

Minijobber müssen Mindestlohn erhalten

Der gesetzliche Mindestlohn von 9,35 Euro (Stand 2020) gilt auch für Minijobber. Ausnahmen bestehen nur für wenige Personengruppen, wie z. B. bestimmte Praktikanten und Schüler. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, genaue Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu führen. Wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Minijob arbeitet, bleibt Ihnen überlassen. Einen festgelegten Stundenlohn für Minijobs gibt es nicht.

Verdienstgrenze für Minijobs und Besonderheiten

Höchstens 450 Euro pro Monat

Bei einem fixen Monatsentgelt ist die Rechnung einfach: Der Minijobber darf durchschnittlich höchstens 450 Euro pro Monat verdienen. Für die 450-Euro-Grenze sind alle Zahlungen relevant, die Sie dem Minijobber in einem Kalenderjahr voraussichtlich zahlen. Dazu gehört z. B. auch ein Weihnachtsgeld. Alles in allem darf ein Minijobber in einem Jahr also höchstens 5.400 Euro verdienen. Wir die jährliche Grenze von 5.400 Euro eingehalten, darf das Monatsentgelt auch höher als 450 Euro sein. Steht von vornherein fest, dass der Minijobber keine 12 Monate beschäftigt wird, müssen Sie die Jahresgrenze anteilig herunterrechnen.

Beispiel: Weihnachtsgeld einrechnen

Ihr Mitarbeiter verdient jeden Monat 450 Euro. Wie alle Mitarbeiter erhält er ein Weihnachtsgeld in Höhe eines halben Monatsverdienstes. Da der Mitarbeiter durch das Weihnachtsgeld regelmäßig mehr als 450 Euro pro Monat verdient, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob. Stattdessen rutscht der Arbeitnehmer in einen Midijob.

Achtung

Ausnahme

Die Jahresentgeltgrenze von 5.400 Euro darf ausnahmsweise überschritten werden, wenn das Überschreiten unvorhersehbar war und in höchstens 3 Monaten mehr als 450 Euro Entgelt ausgezahlt wird.

Beispiel: Gelegentlich und unvorhersehbar ist das Überschreiten wegen Krankheitsvertretung. Ein Einsatz als Urlaubsvertretung ist dagegen vorhersehbar und daher nicht erlaubt.

Bei schwankendem Entgelt müssen Sie schätzen

Fällt der monatliche Verdienst voraussichtlich unterschiedlich aus, weil der Minijobber je nach Arbeitsaufkommen mehr oder weniger arbeiten soll, müssen Sie das durchschnittliche Entgeltschätzen.

Achtung

Bei erheblichen Schwankungen kein Minijob möglich

Beispiel: Ein Minijob ist ausgeschlossen, wenn Ihr Mitarbeiter einige Monate Vollzeit arbeitet und den Rest des Jahres so wenig, dass er unter dem Jahresgrenzwert bleibt. 

Praxis-Beispiel: Unterschiedlicher Verdienst im Minijob

Ihr neuer Minijobber soll je nach Arbeitsaufkommen unterschiedlich eingesetzt werden. Von April bis Oktober soll er auf je 300 Euro, von November bis März auf 500 Euro kommen. Liegt ein Minijob vor?

Antwort: Ja, es handelt sich um einen Minijob. Von April bis Oktober verdient Ihr Mitarbeiter insgesamt 2.100 Euro (300 x 7). Von November bis März kommen 2.500 Euro (500 x 5) dazu. Damit beträgt sein Verdienst in 12 Monaten 4.600 Euro. Er bleibt damit unter der Jahresgrenze von 5.400 Euro.

Alternative: Ihr Minijobber soll nur von November bis März beschäftigt werden und in dieser Zeit 500 Euro monatlich verdienen. Handelt es sich hierbei um einen Minijob?

Antwort: Nein. Da die Beschäftigung von vornherein auf weniger als 12 Monate ausgerichtet ist, müssen Sie von einer anteiligen Jahresgrenze ausgehen. Für die 5 Beschäftigungsmonate beträgt sie 2.250 Euro (450 x 5). Diese ist in diesem Fall mit 2.500 Euro eindeutig überschritten (500 x 5).

Weitere Beschäftigungen

Keine Hauptbeschäftigung, mehrere Minijobs

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er grundsätzlich mehrere Minijobs bei mehreren Arbeitgebern haben. Aber: Er darf in allen geringfügigen Beschäftigungen zusammen nicht mehr als 450 Euro Arbeitsentgelt im Monat erhalten. Beträgt sein Entgelt insgesamt mehr als 450 Euro, werden alle Jobs versicherungspflichtig und dürfen nicht mehr als Minijob abgerechnet werden.

Eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hat keine Auswirkung auf den Minijob bei Ihnen.

Bei Hauptbeschäftigung nur ein Minijob möglich

Hat der Minijobber bei einem anderen Arbeitgeber eine normale Hauptbeschäftigung oder einen Midijob, darf er bei Ihnen als Minijobber arbeiten. Ein Minijob neben der Hauptbeschäftigung ist erlaubt.

Achtung

Versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung definiert

Als versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung gelten z. B. auch eine betriebliche Berufsausbildung oder der Bezug von Vorruhestandsgeld. 

Einer Ihrer angestellten Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit kann bei Ihnen keinen Minijob annehmen –  auch nicht in einem anderen Ihrer Betriebe. Übernimmt z. B. Ihr Produktionshelfer neben seiner Hauptbeschäftigung für Ihren Betrieb die Hausmeistertätigkeiten, kann er diese Arbeit nicht als Minijob erledigen.

Elternzeit- oder Arbeitslosengeldbezug: mehrere Minijobs erlaubt

Bezieher von Arbeitslosengeld I und II dürfen mehrere Nebenjobs bis zur 450-Euro-Grenze haben. Allerdings wird ihnen der Verdienst, der über den jeweiligen Freibetrag hinausgeht auf das Arbeitslosengeld angerechnet. Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen sogar eine geringfügige Beschäftigung bei Ihrem Hauptarbeitgeber haben.

Studenten

Für den Minijob während des Studiums gelten die ganz normalen Minijob-Regeln.

Tipp

Unbedingt Fragebogen ausfüllen lassen

Auf der Website der Minijob-Zentrale steht ein spezieller Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte zum Download bereit. Lassen Sie diesen von Ihrem Bewerber ausfüllen und nehmen Sie ihn zu den Personalunterlagen.

Minijobber einstellen: Rentenversicherungsbeitrag

Neben dem pauschalen Rentenversicherungsbeitrag, den Sie als Arbeitgeber tragen, muss der Minijobber aus seinem Verdienst zusätzlich einen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der Beitragssatz beträgt 3,6 % (Stand 2020) des Arbeitsentgelts.

Bei Rentnern mit Minijobs gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln. Nur Rentner, die eine Vollrente wegen Alters beziehen und Ruhestandsbeamte sind nach Erreichen der Regelaltersgrenze rentenversicherungsfrei und müssen deshalb keinen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der pauschale Beitrag des Arbeitgebers fällt auch bei ihnen an.

Tipp

Mit einer Lohnsoftware geht alles automatisch

Mit unserem Lohnabrechnungsprogramm erstellen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Minijobber ganz einfach selbst. Denn die Software berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben und berechnet alle Abgaben automatisch.

Minijobber können sich vom Rentenversicherungsbeitrag befreien lassen

Für Ihren Minijobber kann sich der Eigenbeitrag durchaus lohnen, z. B. um Wartezeiten in der Rentenversicherung aufzufüllen. Beurteilen kann das nur ein Rentenfachmann im Einzelfall. Möchte der Minijobber keinen Eigenanteil zahlen, kann er sich von dieser Beitragspflicht befreien lassen.

So geht's:

  • Ihr Minijobber reicht einen schriftlichen Befreiungsantrag bei Ihnen ein.
  • Sie informieren innerhalb von 6 Wochen die Minijob-Zentrale und melden den geringfügig Beschäftigten dort an, indem Sie bei der Sozialversicherungsmeldung bei Rentenversicherung die Beitragsgruppe 5 angeben.
  • Den Antrag nehmen Sie - versehen mit dem Eingangsdatum zu Ihren Abrechnungsunterlagen. Sie benötigen ihn als Beleg für zukünftige Sozialversicherungsprüfungen.

Der Minijobber kann sich auch im laufenden Arbeitsverhältnis noch von der Beitragspflicht befreien lassen.

Achtung

Meldung der Steuer-ID an die Bundesknappschaft ab 2022

Beachten sollten Sie als Arbeitgeber:in, dass Sie ab 2022 die Steuer-ID ihrer Minijobber:innen an die Bundesknappschaft in den elektronischen Meldeverfahren übermitteln müssen. Dies gilt unabhängig davon, ob eine pauschale oder eine individuelle Besteuerung nach der Lohnsteuerklasse vorgenommen wird. Zudem müssen Sie die Art der Versteuerung übermitteln.

Die Steuer-ID finden Ihre Beschäftigten folgendermaßen:

  • Auf der Lohnsteuerbescheinigung,
  • dem Einkommensteuerbescheid,
  • dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern bei der erstmaligen Vergabe einer Steuer-Identifikationsnummer oder
  • dem Schreiben des Finanzamts im Oktober / November 2011 mit der Information über die gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz: ELStAM).

Ist noch keine Steuer-ID vorhanden (oder nicht auffindbar), können Sie Ihre Beschäftigten darauf hinweisen, dass sich diese auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern beantragen lässt.

Bei alten Minijob-Verträgen bestehen Besonderheiten

Für Minijob-Verträge, die schon vor dem 1.1.2014 bestanden haben, gilt altes Recht. Dieser Minijobber wird nur rentenversicherungspflichtig, wenn Sie sein Entgelt auf über 400 Euro erhöhen. Auch er kann sich dann von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen.

Tipp

Kostenlose Checkliste

Damit Sie beim Einstellen eines Minijobbers alles richtig machen, haben wir Ihnen eine Checkliste mit allen Formalitäten beim Minijob erstellt.