Urlaubsanspruch: Das besagt das Bundesurlaubsgesetz

Jedem Arbeitnehmer und jedem Auszubildenden steht bezahlter Urlaub zu. Einen Urlaubsanspruch haben damit auch Aushilfen, Minijobber, Praktikanten und Ferienarbeiter.

Urlaubsanspruch laut Bundesurlaubgesetz (BurlG)

Der gesetzliche Urlaub für Vollzeitmitarbeiter beträgt mindestens 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche, bei der heute verbreiteten 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage (4 Wochen). Weniger darf nicht vereinbart werden, auch wenn der Mitarbeiter einverstanden ist. Tarifverträge enthalten häufig spezielle Urlaubsregelungen.

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern mehr als den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt das Bundesurlaubsgesetz. Den darüberhinausgehenden Mehr-Urlaub kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag größtenteils frei gestalten. Er kann z. B. festlegen, dass der Mehr-Urlaub gekürzt wird, wenn die Arbeitspflicht des Mitarbeiters z. B. wegen unbezahltem Sonderurlaub ruht. Das setzt voraus, dass er klar zwischen dem gesetzlichen und dem Mehr-Urlaub unterscheidet.

Beispiel für die Formulierung von Mehr-Urlaub: „Der gesetzliche Urlaub beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Darüber hinaus gewährt der Arbeitgeber einen betrieblichen Mehr-Urlaub von 5 Arbeitstagen.“

Voraussetzung für einen Urlaubsanspruch ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens einen vollen Monat besteht. Das muss kein Kalendermonat sein. Dieser Monat kann z. B. auch vom 15.3. bis 14.4. dauern. Der Urlaubsanspruch beträgt dann pro vollen Monat 1/12 des Mindesturlaubs. Bruchteile von mindestens einem halben Tag sind aufzurunden. Kleinere Bruchteile sind stundenweise zu geben oder auszuzahlen.

Mindesturlaubsanspruch von Teilzeitkräften

Ob ein Mitarbeiter 8 Stunden oder nur 4 Stunden pro Tag arbeitet, spielt keine Rolle. Er hat bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Arbeitstage Urlaub.

Beispiel zur Urlaubsberechnung für Teilzeit-Mitarbeiter: So berechnen Sie den Urlaubsanspruch bei 3-Tage-Woche
Arbeitet ein Mitarbeiter z. B. nur 3 Tage in der Woche, hat er mindestens 12 Tage Urlaub: Vollzeitanspruch 20 Arbeitstage dividiert durch 5 Arbeitstage, multipliziert mit 3 Arbeitstagen.

Ist die Anzahl der Arbeitstage von Woche zu Woche unterschiedlich, ist mit einem größeren, aussagekräftigen Zeitraum zu rechnen. Bilden Sie einen Mittelwert: Der Mitarbeiter arbeitet regelmäßig x Tage im Monat oder x Tage im Jahr. Dann können Sie diese Arbeitszeit mit der des Vollzeitmitarbeiters im gleichen Zeitraum vergleichen und daraus den anteiligen Urlaubsanspruch berechnen.

Tipp

Fester Stundenumfang – leichte Rechnung

Nur, wenn Sie mit Ihren Aushilfen eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen und Stunden pro Woche oder Monat vereinbaren, sind Sie in der Lage, den Urlaubsanspruch einfach und sicher auszurechnen. Wechselt ein Mitarbeiter z. B. von Vollzeit in eine 3-Tage-Woche, müssen Sie den Urlaub von diesem Datum an neu berechnen. Dabei kann Ihnen ein Urlaubsplaner helfen. 

Gibt es einen Anspruch auf gesetzlichen Sonderurlaub?

Arbeitnehmer erhalten laut §616 BGB von ihrem Arbeitgeber in Ausnahmesituationen Sonderurlaub. Das Bürgerliche Gesetzbuch enthält allerdings außer in einigen Fällen keine konkreten Regelungen zur Dauer und dem Grund des Sonderurlaubs. Hier greifen oft die Regelungen, die sich aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag ergeben oder in Betriebsvereinbarungen festgehalten sind.

Allgemein anerkannt, sind folgende Gründe:

  • Geburt des eigenen Kindes (1 Tag)
  • Tod eines nahen Angehörigen (2 Tage)
  • Betrieblicher oder dienstlicher Umzug (1 Tag)
  • Schwere Erkrankung von Angehörigen (1 Tag / Jahr)
  • Schwere Erkrankung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat (bis zu 4 Tage / Jahr)
  • Bei 25- oder 40-jährigen Arbeitsjubiläum (1 Tag)
  • Notwendige ärztliche Behandlung, die nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich ist (notwendige Dauer)
  • Teilnahme an Veranstaltungen von Gewerkschaften oder Berufsverbänden (bis zu 10 Tage)

Tipp

Sonderurlaub bei Hochzeit

Eine Hochzeit gilt zwar laut §616 BGB nicht als Freistellungsgrund, wird aber von der ständigen Rechtsprechung der Arbeitsgerichte als persönliche Verhinderung im Sinne dieses Paragrafen behandelt. Arbeitgeber gewähren darum i. d. R. einen Tag Sonderurlaub.

Urlaubsanspruch: Sonderregeln für bestimmte Mitarbeiter

Für bestimmte Mitarbeitergruppen gelten besondere Regeln beim Urlaubsanspruch. Wir haben diese Sonderregelungen im Folgenden für Sie aufgelistet.

Urlaubsanspruch in der Ausbildung

Arbeitnehmer, die unter 18 sind, haben einen höheren Mindest-Urlaubsanspruch. Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 

  • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch unter 16 Jahre alt ist;
  • 27 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist;
  • 25 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist;
  • Jugendliche, die im Bergbau unter Tage beschäftigt werden, erhalten in jeder Altersgruppe einen zusätzlichen Urlaub von 3 Werktagen.
  • Erwachsene Auszubildende haben Anspruch auf 24 Werktage pro Jahr laut Bundesurlaubsgesetz.

Urlaubsanspruch von geringfügig Beschäftigten (Minijob)

Auch geringfügig Beschäftigte haben einen Anspruch auf Erholungsurlaub. Dieser beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Werktage. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Stunden der Arbeitnehmer wöchentlich arbeitet – die Tage, an denen er arbeitet, sind maßgeblich. Gewähren Sie Ihren Vollzeitbeschäftigten in Bezug auf den Urlaubsanspruch mehr als den gesetzlichen Urlaub, ist dies auch bei der Berechnung des Urlaubs für Minijobber zu beachten.

Urlaubsanspruch schwerbehinderter Mitarbeiter

Schwerbehinderte Arbeitnehmer haben ein Recht auf zusätzlichen Urlaub. Dieser Urlaub beträgt bei einer 5-Tage-Woche zusätzlich 5 Arbeitstage, soweit tariflich oder betrieblich kein höherer Urlaubsanspruch für schwerbehinderte Beschäftigte vereinbart wurde. Als schwerbehindert gelten Menschen, deren körperliche, geistige oder seelische Behinderung mindesten 50 Grad beträgt. Liegt der Grad darunter, hat der Arbeitnehmer kein Recht auf Zusatzurlaub für Schwerbehinderung.

Urlaubsanspruch von Mitarbeitern in Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit

Bei Mitarbeitern in Elternzeit dürfen Sie den Mindesturlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (§ 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). Hier kommt es auf den Kalendermonat, nicht auf den Beschäftigungsmonat an. Der Arbeitgeber muss die Kürzung gegenüber seinem Mitarbeiter rechtzeitig erklären. Eine bestimmte Frist besteht nicht. Ist das Arbeitsverhältnis beendet, ist die Kürzung nicht mehr möglich.

Anders ist dies bei Beschäftigten, die sich in Mutterschutz befinden: Hier darf der Urlaub nicht gekürzt werden.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Urlaub, der dem Arbeitnehmer nach einer Kündigung rechtlich zusteht, muss abgegolten werden. Das bedeutet, dass dem Arbeitnehmer der ihm zustehende Urlaub noch ganz oder zum Teil gewährt werden muss. Für verbleibenden Urlaubstage sind Sie verpflichtet ein Urlaubsentgelt zu bezahlen. Dabei ist es irrelevant, von welcher Seite die Kündigung erfolgt ist.

Urlaubsanspruch bei Krankheit

Wenn ein Mitarbeiter krank im Urlaub wird, muss der Arbeitgeber für diese Tage Lohnfortzahlung leisten. Die durch Attest nachgewiesenen Tage dürfen ihm nicht als Urlaubstage angerechnet werden (§ 9 Bundesurlaubsgesetz). Der Mitarbeiter darf die „entgangenen“ Urlaubstage aber auch nicht an den ursprünglichen Urlaub anhängen. Sein Urlaub endet zum vereinbarten Datum. Den „entgangenen“ Urlaub muss er wie alle anderen Urlaubstage beim Arbeitgeber beantragen und genehmigen lassen.

Tipp

Sonderfall: Urlaubsanspruch bei langer Krankheit

Der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters bleibt bestehen, auch wenn der Mitarbeiter länger arbeitsunfähig bleibt. Die frühere Rechtsprechung, nach der der Urlaubsanspruch automatisch verfiel, wenn der Mitarbeiter im April des folgenden Jahres immer noch krank war, gilt nicht mehr. Der Mitarbeiter kann seinen Urlaub auch noch Jahre später beanspruchen. Auch der Zusatzurlaub für Schwerbehinderte bleibt bestehen (BAG, Urteil v. 24.3.2009, AZR 983/07 und BAG, Urteil v. 23.3.2010, 9 AZR 128/09). Wegfallen kann nur der Urlaub, den der Arbeitgeber über den gesetzlichen Urlaub hinaus bietet. Dies ist allerdings auch nur dann möglich, wenn der Wegfall im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

FAQs rund um den gesetzlichen Urlaubsanspruch

Resturlaub: Darf Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Nach dem Gesetz muss Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt der Urlaub ersatzlos. Eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden kann.

Dringende betriebliche Gründe liegen beispielsweise dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub im Dezember nicht mehr nehmen kann, weil zwei Kollegen ausgefallen sind oder weil er bei der Inventur unentbehrlich ist. Ein persönlicher Grund kann sein, dass er selbst krank geworden ist. Ein Mitarbeiter, der erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten ist, darf die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen.

Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss aber in den ersten 3 Monaten gegeben und genommen werden. Am 31. März verfällt er ersatzlos. Allerdings dürfen Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit eine Übertragung über den 31. März hinaus vereinbaren.

Urlaubsabgeltung: Darf oder muss ich Urlaub auszahlen?

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Zum Beispiel wenn noch Urlaubsanspruch beim Renteneintritt besteht.Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt wie der Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt.

In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus. Mitarbeiter bitten um die Auszahlung des Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seinen Mitarbeiter verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig – Ihr Risiko als Arbeitgeber: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr Mitarbeiter könnte also jederzeit die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern und hätte gute Chancen, vor Gericht damit durchzukommen.

Achtung: Auszahlen birgt Risiko
Bittet Sie Ihr Mitarbeiter, ihm seinen Resturlaub auszuzahlen, können Sie ihn darauf verweisen, dass das nicht zulässig ist. Möchten Sie es trotzdem tun, weil es auch Ihnen gelegen kommt, sollten Sie sich Ihres Risikos bewusst sein: Möchte Ihnen Ihr Mitarbeiter Böses, kann er die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal verlangen.

Wie berechne ich die Auszahlungssumme?

Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Entgelt, das Sie Ihrem Mitarbeiter während des Urlaubs zahlen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst maßgeblich, den der Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor Austritt erhalten hat. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.

Die Urlaubsabgeltung ist als sog. sonstiger Bezug zu versteuern. D. h. Sie berechnen die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sog. Einmalzahlung. D. h. die Summe ist grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.

Haben Mitarbeiter Anspruch auf Urlaub in der Probezeit?

Den vollen Urlaubsanspruch hat der Mitarbeiter erst, wenn das Arbeitsverhältnis 6 Monate bestanden hat. Möchten Sie ihm vorher schon Urlaub geben, z. B. weil der seit langem begehrte Arbeitnehmer dies zur Bedingung gemacht hat, um in Ihren Betrieb zu wechseln, können Sie das tun. Sie sollten aber bedenken: Er erarbeitet sich pro vollem Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruchs. Geben Sie ihm mehr, als er bereits erarbeitet hat, liegt das Risiko bei Ihnen. Verlässt er den Betrieb frühzeitig wieder, können Sie den „zu viel bezahlten“ Urlaub nicht zurückverlangen.

Kann mein Mitarbeiter seinen gesamten Urlaubsanspruch auf einmal verlangen?

Entgegen der üblichen Praxis muss der Urlaub nach dem Gesetz sogar an einem Stück gegeben werden, § 7 Abs. 2 BUrlG. Sie dürfen als Arbeitgeber den „langen“ Urlaub ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe bestehen. Diese können z. B. darin liegen, dass es im Kleinbetrieb nicht möglich ist, eine so lange Abwesenheit zu überbrücken, ohne den normalen Betriebsablauf zu gefährden. Ein Urlaub im Jahr muss dann aber mindestens 2 Wochen am Stück dauern. Arbeitnehmer und Arbeitgeber dürfen sich auf eine andere Aufteilung einigen.

Darf ich als Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Dabei sind die Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Hat er mehrere Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern, sollte zumindest ein Teil der Betriebsferien in den Schulferien liegen. Betriebsferien immer nur im November sind nicht möglich. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt der bei den Betriebsferien mit.

Wirkt sich Kurzarbeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Wird wie gewohnt an allen üblichen Tagen gearbeitet, nur an einzelnen oder allen kürzer, entsteht der Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit in vollem Umfang. Er entsteht für alle Tage mit tatsächlicher, wenn auch geringerer Arbeitsleistung. Fallen ganze Tage durch Kurzarbeit weg, kann der Urlaub entsprechend gekürzt werden.

Beispiel zum Urlaubsanspruch bei einer 4-Tage-Woche: Ist ein Arbeitnehmer für 3 Monate auf Kurzarbeit Null, kann der Urlaub von 20 Arbeitstagen pro Jahr um 5 Tage gekürzt werden. Arbeitet er nur 4 statt 5 Tage pro Woche, berechnet sich der Urlaubsanspruch, als würde er ab diesem Zeitpunkt Teilzeit mit einer 4-Tage-Woche arbeiten.

Hat die Kurzarbeit Einfluss auf das Urlaubsentgelt?

Nein, Kurzarbeit hat keinen Einfluss auf die Höhe des Urlaubsentgelts. Das Urlaubsentgelt wird grundsätzlich aus dem Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn berechnet. Ein höherer Verdienst z. B. wegen Überstunden oder ein geringerer Verdienst z. B. wegen Kurzarbeit bleiben aber außer Betracht.

Coronakrise: Darf der Arbeitgeber mangels Aufträgen Betriebsferien anordnen?

Die kurzfristige Überbrückung von Auftragseinbrüchen durch Betriebsurlaub ist kaum möglich, weil der Arbeitgeber

  • die Betriebsferien mit einer gewissen Vorlaufzeit ankündigen muss, damit die Arbeitnehmer sich darauf einstellen und entsprechend planen können.
  • nicht den gesamten Urlaub seiner Arbeitnehmer als Betriebsferien verplanen darf. Die Mitarbeiter müssen über Teile ihres Urlaubs selbst entscheiden können.
  • darauf achten muss, dass die Arbeitnehmer neben bereits genehmigtem Urlaub überhaupt noch genug gesetzliche Urlaubstage für die Betriebsferien zur Verfügung haben.
Darf der Arbeitgeber wegen der Coronakrise das Urlaubsgeld streichen?

Die Verpflichtung, Urlaubsgeld zu zahlen, kann sich aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder ausnahmsweise aus einer sogenannten betrieblichen Übung ergeben.

Entscheidet der Arbeitgeber jedes Jahr von neuem, ob und in welcher Höhe er ein Urlaubsgeld zahlt und weist er seine Mitarbeiter z. B. in einem persönlichen Schreiben jedes Mal darauf hin, dass es freiwillig ist und bleibt, darf er 2020 von einer Zahlung absehen.

Enthält der Arbeitsvertrag einen Anspruch auf Urlaubsentgelt, kommt es darauf an, ob er mit einem eindeutigen „Freiwilligkeitsvorbehalt“ verbunden ist. Ist das der Fall, ist in der Coronakrise eine Streichung des Urlaubsgelds oder eine Kürzung für Zeiten der Kurzarbeit möglich. Ergibt sich der Anspruch aus einem Tarifvertrag, kann nur gekürzt werden, wenn dieser z. B. eine Kürzung für leistungsfreie Zeiten wie etwa Kurzarbeit vorsieht.

Coronakrise: Darf ein Mitarbeiter vom bereits erteilten Urlaub absehen?

Ein Arbeitnehmer darf seinen vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsantrag nicht eigenmächtig zurückziehen, weil z. B. der geplante Sommerurlaub im Ausland wegen der Coronakrise nicht möglich ist. Das geht nur, wenn er sich mit dem Arbeitgeber auf den Ausfall bzw. eine Verschiebung einigt.

Darf ein Mitarbeiter den Urlaub in der Coronakrise für 2021 ansparen?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Nur Urlaub, der aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, z. B. langer Krankheit, nicht genommen werden kann, darf ins folgende Jahr übertragen werden. Er ist dann im ersten Quartal zu nehmen. 

Achtung: Der Arbeitgeber kann nicht nur verlangen, dass sein Mitarbeiter den Urlaub vor Jahresende nimmt. Er muss den Arbeitnehmer sogar so frühzeitig auf den noch offenen Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hinweisen, dass er ihn noch rechtzeitig nehmen kann. Der Urlaub verfällt nur, wenn sich der Arbeitnehmer trotz Belehrung frei entscheidet, ihn nicht abzubauen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2019 so entschieden. 

Praxis-Beispiele zum Urlaubsanspruch

Praxis-Beispiel: Berechnung der Urlaubsabgeltung

Ihr Mitarbeiter hat einen festen Monatsverdienst von 2.200 €. Er arbeitet 5 Tage pro Woche. Sie zahlen ihm 8 Urlaubstage aus.

Lösung: Das sogenannte Urlaubsentgelt errechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Gerechnet wird mit 65 Arbeitstagen (13 Wochen à 5 Arbeitstage). Sein Verdienst in diesem Zeitraum beträgt 6.600 €. Sie rechnen:

Gesamtverdienst 6.600 €: 65 Arbeitstage x 8 Urlaubstage = 812,31 Urlaubsentgelt

Praxis-Beispiel: Urlaubsanspruch bei unterschiedlicher Arbeitszeit

Fall: Mitarbeiterin M. arbeitet montags und dienstags je 4 Stunden, donnerstags 6 Stunden. Ein Vollzeitmitarbeiter mit 5-Tage-Woche hat 20 Tage Urlaub. Welchen Urlaubsanspruch hat M.?

Lösung: Bei einem Vollzeitmitarbeiter mit 5 Arbeitstagen pro Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage. Das entspricht bei 1 Arbeitstag pro Woche 4 Urlaubstagen. Bei M., die an 3 Tagen pro Woche arbeitet, ist der Urlaubsanspruch dreimal so hoch. Sie hat also 12 Tage Urlaub. Dass M. an den einzelnen Tagen unterschiedlich lange arbeitet, spielt beim Urlaubsanspruch keine Rolle. Das ist dann bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen.