Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Ohne Arbeit kein Lohn – dies ist ein allgemeiner Grundsatz im Arbeitsrecht. Deshalb müssen Sie einen Mitarbeiter, der keine Arbeitsleistung erbringt, normalerweise auch nicht bezahlen. Allerdings gibt es hier ebenfalls Ausnahmen. Ein Fall ist die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Hier gilt es für Sie, einige Dinge zu beachten.

Wann hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit?

Nicht jeder Ihrer Mitarbeiter, der krank ist, hat einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dazu muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) festgeschrieben:

  • Der Mitarbeiter muss mindestens vier Wochen ununterbrochen in Ihrem Unternehmen angestellt sein. Erfolgt der krankheitsbedingte Ausfall bereits in den ersten vier Wochen des Beschäftigungsverhältnisses, hat Ihr Mitarbeiter ab der fünften Woche Anspruch auf eine Lohnfortzahlung. War der Beschäftigte zuvor als Auszubildender bei Ihnen angestellt, ist auch diese Zeit auf die Wartezeit anzurechnen. Das heißt: Wenn die Ausbildung länger als vier Wochen dauerte, besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. War der Mitarbeiter bereits zu einem anderen Zeitpunkt in Ihrem Betrieb angestellt und beginnt nun eine andere Tätigkeit bei Ihnen, startet die vierwöchige Frist bei Beginn des Arbeitsverhältnisses neu.
  • Der Mitarbeiter muss wegen der Krankheit tatsächlich arbeitsunfähig sein. Beispielsweise kann ein Tischler mit einer gebrochenen Hand seine gewohnten Tätigkeiten nicht ausführen und erhält so lange eine Entgeltfortzahlung, bis seine Hand voll ausgeheilt ist bzw. er wieder damit arbeiten kann. Dagegen kann ein Portier mit derselben „Krankheit“ schon früher wieder arbeiten – z. B. mit einem Gips an der Hand – und erhält auch nur bis zu diesem Zeitpunkt die Entgeltfortzahlung.
  • Die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit muss die alleinige Ursache für den Ausfall der Arbeitsleistung sein. Das bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat, wenn er zum Zeitpunkt der Erkrankung auch aus einem anderen Grund nicht gearbeitet hätte. Dies ist z. B. beim Abbau von Überstunden der Fall oder wenn er sich sowieso gerade in Elternzeit befindet.
  • Um Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben, darf der Mitarbeiter die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit nicht durch eigenes Verschulden herbeigeführt haben. Wann ein solches Verschulden vorliegt, ist im Entgeltfortzahlungsgesetz nicht geregelt. Man muss also den jeweiligen Einzelfall prüfen.
  • Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht ebenfalls bei einem Arbeitsunfall. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass dieser von der Berufsgenossenschaft anerkannt wird. Hier müssen Sie als Arbeitgeber tätig werden und der Berufsgenossenschaft Meldung zum Unfallgeschehen erstatten.

Coronavirus und Lohnfortzahlung

Angesichts der Pandemie sind viele Arbeitnehmer in Sorge, sie könnten sich am Arbeitsplatz anstecken. Diese Angst vor einer Infektion rechtfertigt es aber nicht, einfach zu Hause zu bleiben. Ihre Mitarbeiter sind laut dem Lohnfortzahlungsgesetz weiterhindazu verpflichtet, ihre Arbeitsleistung zu erbringen. Dieser Grundsatz gilt auch für Dienstreisen, solange keine konkrete Reisewarnung für die jeweilige Region vorliegt. Als Arbeitgeber können Sie auf Arbeitsverweigerung mit einer Abmahnung reagieren.

Etwas anderes ist es natürlich, wenn ein Mitarbeiter am Coronavirus erkrankt ist. Er ist dann dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig mitzuteilen. Seit dem 9. März 2020 können sich Arbeitnehmer mit leichten Atemwegserkrankungen auch telefonisch für bis zu sieben Tage krankschreiben lassen. Detailliertere Informationen sowie alle Regelungen bzw. Erstattungen zur Lohnfortzahlung bei Kurzarbeit finden Sie in unserem weiterführenden Artikel:

Die Entgeltfortzahlung für einen Mitarbeiter unter Quarantäne ist nicht möglich, wenn dieser gesund ist. Denn somit ist er nicht arbeitsunfähig im eigentlichen Sinne. Daher erhält er in diesem Fall auch keine gesetzlich vorgeschriebene Lohnfortzahlung bei Krankheit. Allerdings ist eine Entgeltfortzahlung nach dem Infektionsschutzgesetz möglich. Diese ist dann zunächst vom Arbeitgeber zu zahlen, der sie auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet bekommt.

Wie lange hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?

Grundsätzlich haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf maximal sechs Wochen (= 42 Tage mit Wochenende) Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Wann dieser Zeitraum beginnt, hängt davon ab, wann genau ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird. Geschieht das vor dem Arbeitsantritt, wird dieser Tag mitgerechnet. Erfolgt die Arbeitsunfähigkeit allerdings im Laufe des Arbeitstages, starten die sechs Wochen erst am darauffolgenden Tag.

Eine Krankschreibung ist für eine Lohnfortzahlung unbedingt notwendig. Der Anspruchszeitraum endet entweder an dem Kalendertag, den der Arzt in der Krankschreibung festgesetzt hat oder mit Ablauf des 42. Kalendertags, wenn Ihr Mitarbeiter so lange arbeitsunfähig sein sollte. Danach übernimmt die Krankenversicherung des Beschäftigten die weiteren Zahlungen.

Falls das Arbeitsverhältnis gerade ruht – z. B. weil Ihre Mitarbeiterin in Mutterschutz ist oder Sonderurlaub hat – verringert sich der Anspruchzeitraum dadurch nicht. Die Lohnfortzahlung verhält sich also durch eine Schwangerschaft oder den Mutterschutz nicht anders. Gleichzeitig bleibt der Zeitraum von sechs Wochen bestehen, falls zur ursprünglichen Krankheit Ihres Mitarbeiters noch eine weitere Krankheit hinzukommen sollte.

Hat ein Mitarbeiter eine Krankheit auskuriert und erkrankt danach erneut so, dass er arbeitsunfähig ist, kommt es darauf an, ob es sich um dieselbe oder eine andere Krankheit handelt:
Bei einer neuen Krankheit bleibt die Lohnfortzahlung bestehen, weshalb der Mitarbeiter erneut Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung von bis zu sechs Wochen hat. Eine Lohnfortzahlung bei gleicher Krankheit mit Unterbrechung erfolgt, wenn:

  • zwischen dem Ende der ersten Krankheit und dem Beginn der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate liegen
  • seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind

Kehrt Ihr Mitarbeiter nach langer Krankheit zurück, steht vor der Wiedereingliederung ein Rückkehrgespräch an.

Anzeige- und Nachweispflicht des Mitarbeiters

Wird ein Mitarbeiter krank, muss er Ihnen seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Eine bestimmte Form – z. B. per E-Mail oder Telefon – ist hierfür im Entgeltfortzahlungsgesetz nicht vorgegeben, weshalb es jedes Unternehmen normalerweise individuell regelt.

Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, ist der Mitarbeiter Ihnen gegenüber in der Nachweispflicht. Spätestens am darauffolgenden Tag muss er Ihnen eine ärztliche Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vorlegen. Sie können die Vorlage des ärztlichen Attests aber auch schon früher verlangen. Hierfür ist es nicht erforderlich, dass Sie einen begründeten Verdacht gegen Ihren Mitarbeiter haben, dass dieser die Erkrankung nur vortäuscht.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt?

Kommt Ihr Mitarbeiter der Pflicht zur Vorlage des ärztlichen Attests nicht nach, können Sie die Entgeltfortzahlung so lange verweigern, bis Ihnen dieses Dokument vorgelegt wird. Im Wiederholungsfall dürfen Sie dem Mitarbeiter nach vorheriger Abmahnung sogar kündigen und Schadensersatzansprüche geltend machen.

Welche Möglichkeiten haben Sie bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters?

Wenn Sie Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters haben, können Sie von der Krankenkasse verlangen, dass diese eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einholt. Kommt der Mitarbeiter der Anordnung der Krankenkasse zu dieser Untersuchung nicht nach, ist der Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttert. In so einem Fall muss Ihr Mitarbeiter Ihnen seine Arbeitsunfähigkeit auf eine andere Art nachweisen, wenn er seinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung erhalten möchte.

Tipp

Nutzen Sie eine Software

Analysieren Sie die Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter schnell und einfach mit Lexware fehlzeiten. Dies hilft Ihnen dabei, mögliche Gründe für krankheitsbedingte Fehlzeiten auszumachen und zu beseitigen.

Wie viel müssen Sie im Krankheitsfall zahlen?

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz haben Ihre Beschäftigten im Krankheitsfall für maximal sechs Wochen Anspruch auf 100 % des Arbeitsentgelts, das ihnen auch sonst für ihre Arbeit zusteht. Dahinter steht das Entgeltausfallprinzip. Dieses besagt, dass Mitarbeitende durch ihre Erkrankung nicht schlechter stehen sollen, als wenn sie gearbeitet hätten.

Das heißt: Sie müssen dem betroffenen Mitarbeiter weiterhin das  Brutto-Arbeitsentgelt zahlen. Die Höhe der Entgeltfortzahlung berechnet sich hierbei auch aus den Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit, wenn diese in der Zeit der Arbeitsunfähigkeit angefallen wären.

Tipp

Berechnen Sie die Höhe der Entgeltfortzahlung automatisch

Unsere Online-Lohnabrechnungssoftware lexoffice Lohn & Gehalt hilft Ihnen dabei, die Lohnfortzahlung sowie deren Berechnung per Klick auszuführen und selbst bei unterschiedlichen Zuschlägen sowie Überstunden den Überblick zu behalten.

Überstunden werden bei der Bemessung der Entgeltfortzahlung nicht berücksichtigt. Für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit erhält der Mitarbeiter Lohnfortzahlungen, aber Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld können gemindert werden.

Erhält der Arbeitnehmer einen Akkordlohn, müssen Sie bei der Berechnung den Durchschnittsverdienst zugrunde legen, den er normalerweise in dem Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit erzielt hätte.

Endet die Lohnfortzahlung nach sechs Wochen, erhält Ihr Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse. Damit diese die Höhe des Krankengeldes ermitteln kann, müssen Sie als Arbeitgeber der Kasse das normale Arbeitsentgelt des Mitarbeiters mitteilen. Im Falle eines Arbeitsunfalls zahlt die zuständige Berufsgenossenschaft Verletztengeld.

Ausnahmen: In diesen Fällen müssen Sie den Lohn bei Krankheit nicht weiterzahlen

Die Entgeltfortzahlung entfällt für Sie, wenn der Mitarbeiter die Krankheit selbst verursacht hat, es sich also um ein selbst verschuldetes Verhalten handelt. Konkret heißt das: Er erhält keine Lohnfortzahlung trotz Krankmeldung, wenn er:

  • gegen Verkehrs- oder Unfallverhütungsvorschriften verstoßen hat. Ist er jedoch nur in einen Unfall verwickelt, den ein anderer Verkehrsteilnehmer verursacht hat, muss Ihnen dieser bzw. dessen Versicherung die Gehaltsfortzahlung erstatten.
  • aufgrund von starkem Alkoholkonsum seine Arbeitsunfähigkeit hervorgerufen hat.
  • sich bei der Ausübung einer sogenannten gefährlichen Sportart wie Kickboxen oder Bungeespringen verletzt hat. Nicht als gefährliche Sportarten eingestuft werden dagegen unter anderem Inlineskaten, Amateurboxen, Fallschirmspringen, Karate, Motorradrennen oder Skifahren.

Wann sind Sie auch ohne Arbeitsleistung zur Gehaltszahlung verpflichtet?

Neben dem Krankenstand gibt es weitere Umstände, bei denen Sie Ihren Beschäftigten Gehalt zahlen müssen, obwohl sie keine Arbeit ausführen:

  • an Feiertagen
  • bei einem Arzttermin, der nur während der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann
  • bei persönlichen Gründen, die den Mitarbeiter an der Arbeit hindern, wie die Pflege eines schwer erkrankten Angehörigen
  • wenn Sie den Mitarbeiter nicht arbeiten lassen

Ihr Mitarbeiter enthält auch eine Lohnfortzahlung, wenn sie ihn nach einer Kündigung freigestellt haben.

In welchen Fällen ist das Gehalt wegen „persönlicher Verhinderung“ fällig?

Die persönlichen Gründe für eine Arbeitsunfähigkeit sind sehr unterschiedlich. Wer im Krankheitsfall zahlt, hängt vom jeweiligen Ereignis ab. Wenn es im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt ist, müssen Sie dem Mitarbeiter Entgeltfortzahlungen fürfolgende Verhinderungen leisten:

  • eigene Hochzeit
  • Beerdigung eines nahen Angehörigen
  • schwere Erkrankung des eigenen Kindes
  • Zeugeneinladung für einen Gerichtstermin
  • Arzttermin, der nur während der Arbeitszeit möglich ist

Sollte Ihr Arbeitnehmer krank ohne Krankenschein sein oder von der Arbeit fernbleiben, ohne im Vorfeld Bescheid zu geben oder triftige Gründe zu nennen, erhält er keine Lohnfortzahlung. In diesem Fall ist eine Kündigung möglich, aber erst nach vorheriger Abmahnung.

So können Sie die Entgeltfortzahlung vertraglich einschränken

Damit es klare Regeln für Ihren Betrieb gibt, sollten Sie diese im jeweiligen Arbeitsvertrag festlegen. Darin können Sie genau bestimmen, für welche persönlichen Verhinderungen Sie eine Entgeltfortzahlung leisten wollen. Dabei dürfen Sie auch bestimmte Einschränkungen geben, wie etwa:

  • die Höhe des Verwandtschaftsgrades einer zu pflegenden Person
  • die Anzahl an Tagen, die Sie für eine bestimmte Freistellung wegen Krankheit gewährleisten

Auch wenn Sie einen vorgeschriebenen Tarifvertrag haben, bedeutet dies nicht, dass dort nicht ebenfalls Regelungen für den Arbeitnehmer festgelegt sind.

Wie lange müssen Sie das Entgelt bei einer Verhinderung aus persönlichen Gründen fortzahlen?

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen, welche die genaue Länge für persönliche Verhinderungen festsetzt. Daher ist es sinnvoll, solche Eckdaten im Vertrag zu vereinbaren. Ansonsten haben Sie einen eigenen Ermessensspielraum, wie lange Sie die Lohnfortzahlung leisten. In der Praxis erhält ein Mitarbeiter für die Geburt des eigenen Kindes in der Regel einen ganzen Arbeitstag frei, wohingegen für einen Arztbesuch nur ein paar Stunden vorgesehen sind.

Tipp

Freistellung bei krankem Kind

Haben Sie die Entgeltfortzahlung für die Betreuung eines kranken Kindes im Arbeitsvertrag ausgeschlossen, darf sich Ihr Mitarbeiter dafür unbezahlt freistellen lassen. Dafür erhält er von seiner Krankenkasse bis zu zehn Tage Krankengeld im Jahr, wenn das Kind nicht älter als zwölf Jahre ist.

Als Arbeitgeber zahlen Sie nur für gesetzliche Feiertage

Die Entgeltfortzahlung betrifft gesetzliche Feiertage, an denen Ihr Betrieb geschlossen ist. Diese sind in Deutschland in jedem Bundesland eigenständig geregelt, weshalb der Firmenstandort dabei eine wichtige Rolle spielt. An solchen Tagen arbeiten Ihre Mitarbeiter nicht, erhalten dafür dennoch ihre normale Vergütung.

Dies gilt jedoch nicht, wenn solche Feiertage auf einen Sonntag fallen und Ihre Mitarbeiter nur an Werktagen arbeiten. Der gleiche Fall tritt ein, wenn der erste Weihnachtsfeiertag zum Beispiel auf einen Montag fällt, Ihre Teilzeitkraft aber nur von Dienstag bis Mittwoch arbeitet. Da der Mitarbeiter an diesem Tag auch ohne Feiertag nicht arbeiten würde, müssen Sie keine Entgeltfortzahlung leisten.
Keine gesetzlichen Feiertage sind beispielsweise:

  • Heiligabend
  • Silvester
  • Ostersonntag

Sie müssen daher Mitarbeiter, die an diesen Tagen kein Feiertagsgehalt zahlen.

Tipp

Ihr Mitarbeiter fehlt am Tag vor oder nach dem Feiertag

Es ist im § 4 des Entgeltfortzahlungsgesetzes vorgeschrieben, dass Sie einem Arbeitnehmer keine Gehaltsfortzahlung für den gesetzlichen Feiertag leisten müssen, wenn dieser am Tag vorher oder danach unentschuldigt fehlt.