eAU: Diese Regeln gelten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit der ärztlichen Krankschreibung belegen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit und den Anspruch auf Entgeltfortzahlung oder Krankengeldbezug. Bisher wird der „gelbe Schein“ in vierfacher Ausfertigung erstellt und ausgedruckt:

• Ein Exemplar verbleibt in der Praxis.
• Eines ist für die persönlichen Unterlagen der Beschäftigten gedacht.
• Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die Krankenkasse und das Unternehmen werden ebenfalls an die Arbeitnehmer ausgehändigt.

Mit dem Dritten Bürokratie-Entlastungsgesetz wurde schon Ende 2019 die Umstellung von der Krankmeldung in Papierform auf die elektronische Fassung auf den Weg gebracht. Der bisher übliche Papierberg und die aufwändige Verteilung sollen durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hinfällig werden und damit zur Entlastung aller Beteiligten beitragen.

Am Ende sollen Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten - wie z. B. Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit und Ende der Entgeltfortzahlung - direkt von der jeweiligen Krankenkasse elektronisch übermittelt bekommen.

Das neue Verfahren für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ausschließlich elektronisch mit gesicherter und verschlüsselter Übertragung durchgeführt. Der Ablauf im Einzelnen:

1. Der Arzt oder die Ärztin füllt nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Bildschirm aus, versieht sie mit einer elektronischen Signatur und übermittelt sie digital direkt an die zuständige Krankenkasse. Die Beschäftigten erhalten, wenn sie möchten, einen Beleg für die persönlichen Unterlagen, der ausgedruckt oder ebenfalls digital übermittelt wird.
2. Der Arbeitnehmer informiert das Unternehmen über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer.
3. Die Krankenkasse erstellt nach Eingang der eAU eine Meldung mit den erforderlichen Daten zum Abruf für den Betrieb. Auch die von Krankenhäusern und Reha-Einrichtungen an die Krankenkasse gelieferten Arbeitsunfähigkeitsdaten werden so zur Verfügung gestellt.
4. Arbeitgeber fordern die bereitgestellten Daten bei der Krankenkasse an. Diese werden spätestens am folgenden Werktag übermittelt.
5. Stellt die Krankenkasse fest, dass die Entgeltfortzahlung wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten ausläuft, lässt sie dem Unternehmen auch die für die Entgeltabrechnung relevanten Vorerkrankungszeiten zukommen.

Die Daten aus der eAU von geringfügig Beschäftigten werden von der Krankenkasse für die Weiterleitung an die Knappschaft-Bahn-See (Minijobzentrale) bereitgestellt. Die Minijobzentrale kann sie anfordern, wenn der Arbeitgeber dort einen Antrag auf Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten stellt.

Bei Arbeitnehmern, die in einer privaten Krankenversicherung versichert sind, ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis auf weiteres ausgesetzt. In diesen Fällen druckt der Arzt oder die Ärztin die elektronisch signierten Formulare für Krankenkasse, Betrieb und Erkrankten aus.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz bleibt die Meldepflicht bestehen:  Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig erkrankt sind. Ebenfalls müssen sie angeben, wie lange die Ausfallzeit voraussichtlich dauern wird. Bislang ist zudem, spätestens wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage andauert, ein ärztliches Attest vorzulegen. Es sei denn, im Arbeitsvertrag wurde eine andere Regel getroffen (z. B. die Vorlage der AU bereits beim ersten Krankheitstag). Zukünftig gilt: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit unverändert ärztlich feststellen lassen. Die Pflicht zur Vorlage des Attests im Unternehmen entfällt aber, weil der Betrieb die erforderlichen Daten bei der eAU direkt von der zuständigen Krankenkasse übermittelt bekommt.

Die Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung betrifft unzählige Praxen, über 100 Krankenkassen und viele große und kleine Unternehmen. Sie alle benötigen z. B. auch die technischen Voraussetzungen für die eAU. Da diese Umsetzung Zeit in Anspruch nimmt, wurde ein stufenweises Vorgehen vereinbart.

Wechseln Mitarbeiter während einer laufenden Krankschreibung die Krankenkasse, kam es bisher zu Informationslücken. Die alte Kasse erhielt die Informationen, die neue Kasse ist über die laufende Krankschreibung aber nicht informiert. Das soll sich ab April 2024 ändern.

Das Krankenhauspflegeentlastungsgesetz sieht vor, dass die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an eine andere Kasse weitergeleitet werden müssen, wenn die Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten länger als die Mitgliedschaft in der alten Kasse dauert. Für die eAU gilt daher ab dem 1. April 2024, dass alle relevanten Daten zur Arbeitsunfähigkeit nach Abschluss des Krankenkassenwechseln aktiv von der bisher zuständigen Krankenkasse an die neue Krankenkasse des Beschäftigten weitergeleitet werden.

Die Einführung des neuen Verfahrens der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist mit viel Aufwand verbunden, bringt aber auch zahlreiche Vorteile mit sich, z. B.:

• Reduzierung der Menge an Formularen in Papierform für alle Beteiligten
• Bürokratieabbau
• Schnellere und sicherere Zustellung der Informationen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an alle Beteiligten
• Vermeiden von Fehlerquellen, die durch mehrmaliges Versenden und Erfassen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Praxen, bei Krankenkassen und Betrieben entstehen
• Vollständiger Datenbestand bei den Krankenkassen – etwa zur Abwicklung von Krankengeldzahlungen
• Einheitliche und korrekte Datenlage durch die eAU bei allen Beteiligten
• Ausschluss von Unstimmigkeiten z. B. bei der Dauer der Entgeltfortzahlung
• Vollständiges Vorliegen notwendiger Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wenn sie gebraucht werden
• Befreiung der Arbeitnehmer von derWeiterleitungspflicht an das Unternehmen und die Krankenkasse
• Geringere Erstellungs-, Erfassungs- und Zustellkosten durch die eAU