eAU: Diese Regeln gelten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber verpflichtend. Den genauen Ablauf des neuen Verfahrens haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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Arzt im Hintergrund und im Vordergrund digitale Icons
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Das bisherige Verfahren bei Krankschreibungen

Mit der ärztlichen Krankschreibung belegen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit und den Anspruch auf Entgeltfortzahlung oder Krankengeldbezug. Bisher wird der „gelbe Schein“ in vierfacher Ausfertigung erstellt und ausgedruckt:

  • Ein Exemplar verbleibt in der Praxis.
  • Eines ist für die persönlichen Unterlagen der Beschäftigten gedacht.
  • Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die Krankenkasse und das Unternehmen werden ebenfalls an die Arbeitnehmer ausgehändigt.

Achtung

Bisher geltende Regel beim Krankschreiben

Sie als Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, dass die Belege rechtzeitig im Betrieb und bei ihrer Krankenkasse eingehen.

Der Weg zur eAU mit der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit dem Dritten Bürokratie-Entlastungsgesetz wurde schon Ende 2019 die Umstellung von der Krankmeldung in Papierform auf die elektronische Fassung auf den Weg gebracht. Der bisher übliche Papierberg und die aufwändige Verteilung sollen durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hinfällig werden und damit zur Entlastung aller Beteiligten beitragen.

Am Ende sollen Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten - wie z. B. Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit und Ende der Entgeltfortzahlung - direkt von der jeweiligen Krankenkasse elektronisch übermittelt bekommen.

So läuft die „neue Krankschreibung" ab

Das neue Verfahren für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ausschließlich elektronisch mit gesicherter und verschlüsselter Übertragung durchgeführt. Der Ablauf im Einzelnen:

  1. Der Arzt oder die Ärztin füllt nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Bildschirm aus, versieht sie mit einer elektronischen Signatur und übermittelt sie digital direkt an die zuständige Krankenkasse. Die Beschäftigten erhalten, wenn sie möchten, einen Beleg für die persönlichen Unterlagen, der ausgedruckt oder ebenfalls digital übermittelt wird.
  2. Der Arbeitnehmer informiert das Unternehmen über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer.
  3. Die Krankenkasse erstellt nach Eingang der eAU eine Meldung mit den erforderlichen Daten zum Abruf für den Betrieb. Auch die von Krankenhäusern und Reha-Einrichtungen an die Krankenkasse gelieferten Arbeitsunfähigkeitsdaten werden so zur Verfügung gestellt.
  4. Arbeitgeber fordern die bereitgestellten Daten bei der Krankenkasse an. Diese werden spätestens am folgenden Werktag übermittelt.
  5. Stellt die Krankenkasse fest, dass die Entgeltfortzahlung wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten ausläuft, lässt sie dem Unternehmen auch die für die Entgeltabrechnung relevanten Vorerkrankungszeiten zukommen.

Info

Umsetzung der eAU in Ihrem Lexware-Programm

Wie Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Ihrem Lexware-Programm umsetzen, erfahren Sie in diesem FAQ-Beitrag in unserem Support-Bereich.

Sonderfälle: Minijob und Privatversicherte

Die Daten aus der eAU von geringfügig Beschäftigten werden von der Krankenkasse für die Weiterleitung an die Knappschaft-Bahn-See (Minijobzentrale) bereitgestellt. Die Minijobzentrale kann sie anfordern, wenn der Arbeitgeber dort einen Antrag auf Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten stellt.

Bei Arbeitnehmern, die in einer privaten Krankenversicherung versichert sind, ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis auf weiteres ausgesetzt. In diesen Fällen druckt der Arzt oder die Ärztin die elektronisch signierten Formulare für Krankenkasse, Betrieb und Erkrankten aus.

Achtung

Sonderregelung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei privat Versicherten

Privat Versicherte müssen die Exemplare für den Arbeitgeber und die private Krankenversicherung, wie bisher selbst an diese weiterleiten.

Die Mitteilungspflicht der Beschäftigten besteht bei der eAU weiter

Das Entgeltfortzahlungsgesetz bleibt die Meldepflicht bestehen:  Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig erkrankt sind. Ebenfalls müssen sie angeben, wie lange die Ausfallzeit voraussichtlich dauern wird. Bislang ist zudem, spätestens wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage andauert, ein ärztliches Attest vorzulegen. Es sei denn, im Arbeitsvertrag wurde eine andere Regel getroffen (z. B. die Vorlage der AU bereits beim ersten Krankheitstag). Zukünftig gilt: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit unverändert ärztlich feststellen lassen. Die Pflicht zur Vorlage des Attests im Unternehmen entfällt aber, weil der Betrieb die erforderlichen Daten bei der eAU direkt von der zuständigen Krankenkasse übermittelt bekommt.

Elektronische Krankschreibung: Zeitplan und Fristen

Die Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung betrifft unzählige Praxen, über 100 Krankenkassen und viele große und kleine Unternehmen. Sie alle benötigen z. B. auch die technischen Voraussetzungen für die eAU. Da diese Umsetzung Zeit in Anspruch nimmt, wurde ein stufenweises Vorgehen vereinbart.

1. Schritt: Übermittlung der eAU von der Praxis an die Krankenkasse

Seit dem 1. Oktober 2021 können Ärzte und Ärztinnen die elektronische Krankmeldung über ihr Praxissystem bzw. das Krankenhausinformationssystem erstellen und auf elektronischem Weg an die zuständige Krankenkasse weiterleiten. Arbeitnehmer erhalten einen Ausdruck der elektronischen AU-Bescheinigung für die eigenen Unterlagen und einen zur Weiterleitung an den Arbeitgeber.

Für Praxen, bei denen die technischen Voraussetzungen zu diesem Termin noch nicht vorlagen, wurde eine Übergangsregelung für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsversicherung vereinbart. Sie durften bis zum 30. Juni 2022 weiterhin wie gewohnt das gelbe Blankoformular ausstellen.

Info

Frist für Ärzte zur Umstellung

Spätestens zum 1. Juli 2022 mussten alle Ärzte auf das neue Verfahren umgestellt haben.

2. Schritt: Übermittlung der eAU von der Krankenkasse an den Betrieb

Am 1. Januar 2022 startete eine Pilotphase. Seitdem können Arbeitgeber, die bereits technisch dazu in der Lage sind, die AU-Daten elektronisch von der Krankenkasse abrufen.

Info

eAU seit 2023 verpflichtend!

Seit dem 1. Januar 2023 ist das neue AU-Verfahren für alle Beteiligten verpflichtend.

Die gesetzlichen Krankenkassen müssen den Arbeitgebern die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum Abruf bereitstellen und auf Anforderung übermitteln. Die Krankschreibung erfolgt dann nur noch digital. Versicherte bekommen, wenn sie das möchten, ihre Ausfertigung und die für den Betrieb digital übermittelt oder vom Arzt bzw. der Ärztin als Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Info

Was müssen Arbeitgeber tun, um sich darauf einzustellen?

Klären Sie vorab, wer bei Ihnen für die Abrufung der eAU bei der Krankenkasse zuständig ist und welche Software Sie für den Abruf der elektronischen Krankmeldung verwenden.

Ursprünglich war die finale Umstellung bereits zum 1. Juli 2022 geplant. Da der Zeitplan aufgrund der Corona-Pandemie jedoch nicht eingehalten werden konnte, wurde der Zeitraum der Pilotphase bis Ende 2022 verlängert.

Die eAU hat viele Vorteile

Die Einführung des neuen Verfahrens der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist mit viel Aufwand verbunden, bringt aber auch zahlreiche Vorteile mit sich, z. B.:

  • Reduzierung der Menge an Formularen in Papierform für alle Beteiligten
  • Bürokratieabbau
  • Schnellere und sicherere Zustellung der Informationen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an alle Beteiligten
  • Vermeiden von Fehlerquellen, die durch mehrmaliges Versenden und Erfassen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Praxen, bei Krankenkassen und Betrieben entstehen
  • Vollständiger Datenbestand bei den Krankenkassen – etwa zur Abwicklung von Krankengeldzahlungen
  • Einheitliche und korrekte Datenlage durch die eAU bei allen Beteiligten
  • Ausschluss von Unstimmigkeiten z. B. bei der Dauer der Entgeltfortzahlung
  • Vollständiges Vorliegen notwendiger Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wenn sie gebraucht werden
  • Befreiung der Arbeitnehmer von derWeiterleitungspflicht an das Unternehmen und die Krankenkasse
  • Geringere Erstellungs-, Erfassungs- und Zustellkosten durch die eAU