eAU: Diese Regeln gelten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 1. Januar 2022 läuft die Pilotphase für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung künftig ausschließlich elektronisch an Krankenkassen und Arbeitgeber zu übermitteln. Den genauen Ablauf des neuen Verfahrens und den aktuellen Zeitplan haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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Arzt im Hintergrund und im Vordergrund digitale Icons
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Das bisherige Verfahren bei Krankschreibungen

Mit der ärztlichen Krankschreibung belegen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit und den Anspruch auf Entgeltfortzahlung oder Krankengeldbezug. Bisher wird der „gelbe Schein“ in vierfacher Ausfertigung erstellt und ausgedruckt. Ein Exemplar verbleibt in der Praxis, eines ist für die persönlichen Unterlagen der Beschäftigten gedacht. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die Krankenkasse und das Unternehmen werden ebenfalls an die Arbeitnehmer ausgehändigt. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Belege rechtzeitig im Betrieb und bei ihrer Krankenkasse eingehen.

Ziel ist die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit dem Dritten Bürokratie-Entlastungsgesetz wurde schon Ende 2019 die Umstellung von der Krankmeldung in Papierform auf die elektronische Fassung auf den Weg gebracht. Der bisher übliche Papierberg und die aufwändige Verteilung sollen durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hinfällig werden und damit zur Entlastung aller Beteiligten beitragen.

Am Ende sollen Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten - wie z. B. Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit und Ende der Entgeltfortzahlung - direkt von der jeweiligen Krankenkasse elektronisch übermittelt bekommen.

So läuft die „neue Krankschreibung“ ab

Das neue Verfahren wird ausschließlich elektronisch mit gesicherter und verschlüsselter Übertragung durchgeführt. Der Ablauf im Einzelnen:

  1. Der Arzt oder die Ärztin füllt nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Bildschirm aus, versieht sie mit einer elektronischen Signatur und übermittelt sie digital direkt an die zuständige Krankenkasse. Die Beschäftigten erhalten, wenn sie möchten, einen Beleg für die persönlichen Unterlagen, der ausgedruckt oder ebenfalls digital übermittelt wird.
  2. Der Arbeitnehmer informiert das Unternehmen über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer.
  3. Die Krankenkasse erstellt nach Eingang der eAU eine Meldung mit den erforderlichen Daten zum Abruf für den Betrieb. Auch die von Krankenhäusern und Reha-Einrichtungen an die Krankenkasse gelieferten Daten zur Arbeitsunfähigkeit werden so zur Verfügung gestellt.
  4. Arbeitgeber fordern die bereitgestellten Daten bei der Krankenkasse an. Diese werden spätestens am folgenden Werktag übermittelt.
  5. Stellt die Krankenkasse fest, dass die Entgeltfortzahlung wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten ausläuft, lässt sie dem Unternehmen auch die für die Entgeltabrechnung relevanten Vorerkrankungszeiten zukommen.

Sonderfälle: Minijob und Privatversicherte

Die Daten aus der eAU von geringfügig Beschäftigten werden von der Krankenkasse für die Weiterleitung an die Knappschaft-Bahn-See (Minijobzentrale) bereitgestellt. Die Minijobzentrale kann sie anfordern, wenn der Arbeitgeber dort einen Antrag auf Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten stellt.

Bei Arbeitnehmern, die in einer privaten Krankenversicherung versichert sind, ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis auf weiteres ausgesetzt. In diesen Fällen druckt der Arzt oder die Ärztin die elektronisch signierten Formulare für Krankenkasse, Betrieb und Erkrankten aus. Privat Versicherte müssen die Exemplare für den Arbeitgeber und die private Krankenversicherung, wie bisher, selbst an diese weiterleiten.

Die Mitteilungspflicht der Beschäftigten besteht weiter

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig erkrankt sind und wie lange dies voraussichtlich dauern wird. Diese Meldepflicht bleibt weiterhin bestehen. Bislang ist zudem, spätestens wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage andauert, ein ärztliches Attest vorzulegen, es sei denn im Arbeitsvertrag wurde eine andere Regel getroffen (z. B. die Vorlage der AU bereits beim ersten Krankheitstag). Zukünftig gilt: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit unverändert ärztlich feststellen lassen. Die Pflicht zur Vorlage des Attests im Unternehmen entfällt aber, weil der Betrieb die erforderlichen Daten bei der eAU direkt von der zuständigen Krankenkasse übermittelt bekommt.

Elektronische Krankschreibung: Zeitplan und Fristen

Die Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung betrifft unzählige Praxen, über 100 Krankenkassen und viele große und kleine Arbeitgeber. Sie alle benötigen z. B. auch die technischen Voraussetzungen für die eAU. Darum wurde ein stufenweises Vorgehen vereinbart.

1. Schritt: Übermittlung von der Praxis an die Krankenkasse

Seit dem 1. Oktober 2021 können Ärzte und Ärztinnen die elektronische Krankmeldung über ihr Praxissystem bzw. das Krankenhausinformationssystem erstellen und auf elektronischem Weg an die zuständige Krankenkasse weiterleiten. Arbeitnehmer erhalten einen Ausdruck für die eigenen Unterlagen und einen zur Weiterleitung an den Arbeitgeber.

Für Praxen, bei denen die technischen Voraussetzungen zu diesem Termin noch nicht vorlagen, wurde eine Übergangsregelung vereinbart. Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2021 weiterhin wie gewohnt das gelbe Blankoformular ausstellen. Spätestens zum 1. Januar 2022 mussten alle Ärzte und Ärztinnen auf das neue Verfahren umgestellt haben.

2. Schritt: Übermittlung von der Krankenkasse an den Betrieb

Am 1. Januar 2022 startete eine Pilotphase. Seitdem können Arbeitgeber, die bereits technisch dazu in der Lage sind, die AU-Daten elektronisch von der Krankenkasse abrufen. Ab dem 1. Januar 2023 ist das neue AU-Verfahren dann für alle Beteiligten verpflichtend. Ab dann sollen die gesetzlichen Krankenkassen den Arbeitgebern die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum Abruf bereitstellen und auf Anforderung übermitteln. Die Krankschreibung soll dann nur noch digital erfolgen. Versicherte bekommen, wenn sie das möchten, ihre Ausfertigung und die für den Betrieb digital übermittelt oder vom Arzt bzw. der Ärztin als Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Ursprünglich war die finale Umstellung bereits zum 1. Juli 2022 geplant. Da der Zeitplan aufgrund der Corona-Pandemie jedoch nicht eingehalten werden konnte, wurde der Zeitraum der Pilotphase bis Ende 2022 verlängert.

Die eAU hat viele Vorteile

Die Einführung des neuen Verfahrens der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist mit viel Aufwand verbunden, bringt aber auch zahlreiche Vorteile mit sich, z. B.:

  • Reduzierung der Menge an Formularen in Papierform für alle Beteiligten
  • Bürokratieabbau
  • Schnellere und sicherere Zustellung der Informationen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an alle Beteiligten
  • Vermeiden von Fehlerquellen, die durch mehrmaliges Versenden und Erfassen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Praxen, bei Krankenkassen und Betrieben entstehen
  • Immer vollständiger Datenbestand bei den Krankenkassen – etwa zur Abwicklung von Krankengeldzahlungen
  • Einheitliche und korrekte Daten duruch die eAU bei allen Beteiligten und damit Ausschluss von Unstimmigkeiten z. B. bei der Dauer der Entgeltfortzahlung
  • Notwendige Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegen vollständig vor, wenn sie gebraucht werden
  • Arbeitnehmer werden von der Weiterleitungspflicht an das Unternehmen und die Krankenkasse befreit
  • Geringere Erstellungs-, Erfassungs- und Zustellkosten durch die eAU