BEA: Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen

BEA ist das Kürzel für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“. Es steht für das Verfahren, mit dem der Arbeitgeber zu erstellende Arbeitsbescheinigungen digital an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt.

Hintergrund ist die Erleichterung des Datenaustausches, indem die umständliche Handhabung und der Versand in Papierform entfallen. Die digitale Übermittlung ist schon seit 2014 auf freiwilliger Basis möglich. Sie wurde seither schon in vielen Unternehmen erprobt und kontinuierlich weiterentwickelt. Seit dem 1. Januar 2023 ist sie Pflicht.

Arbeitsbescheinigungen geben Auskunft über

• die Tätigkeiten des Beschäftigten
• den Beginn des Arbeitsverhältnisses
• das Ende des Arbeitsverhältnisses und den Grund der Beendigung 
• das erhaltene Entgelt

Die BEA betrifft drei Bescheinigungen, und zwar die

• Arbeitsbescheinigung zur Berechnung des Arbeitslosengeldes
• EU-Arbeitsbescheinigung für den Leistungsbezug im Ausland 
• Nebeneinkommensbescheinigung zum Nachweis von Einkünften während des Bezugs von Übergangsgeld bei Arbeitsförderung

Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung auf Verlangen ausgeschiedener Mitarbeiter bzw. der Agentur für Arbeit ausstellen. Das ergibt sich aus § 312 ff. SGB III. Neu ist die Pflicht zur elektronischen Übermittlung, die im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ (7. SGB-IV-Änderungsgesetz) verankert ist.

Mit der Verpflichtung entfallen das Widerspruchs- und das Informationsrecht des Arbeitnehmers. D. h. seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber Beschäftigte nicht mehr über die elektronische Datenübermittlung informieren. Diese dürfen dem Verfahren auch nicht mehr widersprechen.

Zur Übermittlung der Daten ans Arbeitsamt gibt es zwei Möglichkeiten:

• Der Datentransfer kann über die Lohnabrechnungssoftware erfolgen. Ist sie auf dem aktuellen Stand, ist diese Funktion in der Regel enthalten. Im Zweifel empfiehlt sich die Nachfrage beim Anbieter.
• Alternativ ist die Übermittlung über die elektronische Ausfüllhilfe der Sozialversicherung sv.net möglich. Die kostenlose Standardversion reicht aus. Wichtig ist auch hier, dass die jeweils aktuelle Version genutzt wird.

Nach Eingang der elektronischen Daten bei der Arbeitsagentur wird ein PDF-Dokument erzeugt. Dieses wird zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte gespeichert. Gleichzeitig erhält der betreffende Arbeitnehmer im Rahmen der BEA vom Arbeitsamt einen Ausdruck der übermittelten Daten zugesandt.

Die BEA-Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder der Branche, in der sie tätig sind. Nur in folgenden Einzelfällen wird die Bescheinigung noch wahlweise in elektronischer oder in Papierform angenommen, und zwar für

• Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden.
• zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.

Bitte beachten Sie, dass die Agentur für Arbeit auch in den Ausnahmefällen den elektronischen Transfer vorzieht. Sie verweist auf die damit für alle Beteiligten verbundenen Vorteile.

Die elektronische Übermittlung und Annahme der Bescheinigung durch das Arbeitsamt hat zahlreiche Vorteile:

• Erheblicher Zeitgewinn: Händisches Ausfüllen, Kuvertieren und Frankieren entfällt.
• Kostenersparnis und umweltfreundlichere Übertragung: Keine Ausgaben für Druck und Versand.
• Schnellerer und sichererer Datentransfer ohne Zusatzkosten: Zugriff auf die Daten haben auf beiden Seiten nur die für die Bearbeitung der Bescheinigung zuständigen Mitarbeiter.
• Überprüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität bei Annahme und dadurch weniger Nachfragen beim Arbeitgeber.
• Dem Arbeitgeber wird die Annahme der Bescheinigungen quittiert.
• Beschäftigte erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten direkt von der Agentur für Arbeit.
• Erlaubt schnellere Bearbeitung der Anträge z. B. auf Zahlung von Arbeitslosengeld.

Für Fragen hat das Arbeitsamt eine BEA-Hotline eingerichtet. Sie ist gebührenfrei unter der Rufnummer 0800 4555527 erreichbar. Einen kurzen Überblick und zahlreiche Hinweise zum BEA-Verfahren finden Sie auf der Seite der Agentur für Arbeit.

So sind z. B. coronabedingte Fehlzeiten anzugeben, unabhängig davon, ob sie durch Kinderbetreuung zuhause oder behördlich angeordnete Quarantäne entstanden sind. Am Ende der Webseite sind zudem zahlreiche Links z. B. zu detaillierten Ausfüllhilfen aufgelistet.

Bei Fragen zur Lohnabrechnungssoftware bietet in der Regel der Hersteller Anlaufstellen. Rückfragen zu technischen Fragen zur elektronischen Ausfüllhilfe sv.net werden auf der Webseite des ITSG beantwortet.