Abmahnung: Das sollten Sie als Unternehmer wissen

Auch in kleinen und mittleren Unternehmen kommt es vor, dass ein Mitarbeiter versucht, seine Grenzen auszutesten, sich etwas zuschulden kommen lässt oder sich unangemessen benimmt. Je nach Ausmaß dieser Vorfälle sollten Sie über eine Abmahnung nachdenken. Sie kann nur Rüge sein oder bereits eine Kündigung vorbereiten. Wenn sie nicht richtig formuliert ist, ist sie jedoch wirkungslos. Am besten orientieren Sie sich daher an einem Muster und der rechtlich korrekten Vorgehensweise.

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Wenn ein Arbeitnehmer gegen seinen Arbeitsvertrag verstößt, sollte der Arbeitgeber rechtzeitig einschreiten. Der Grund: Benimmt sich der Mitarbeiter über längere Zeit pflichtwidrig, ohne dass der Arbeitgeber dagegen vorgeht, kann es dazu führen, dass das Verhalten langfristig geduldet werden muss. Das wiederum kann fatale Auswirkungen auf das Betriebsklima haben, wenn sich der Arbeitgeber von einem Mitarbeiter „auf der Nase herumtanzen" lässt – sei es durch Arbeitsverweigerung, Unfreundlichkeit oder unangemessen Kommentare gegenüber Kollegen und Vorgesetzen oder in anderer Weise.

Eine sogenannte verhaltensbedingte Kündigung setzt grundsätzlich eine Abmahnung voraus. Sie hat vor allem eine Warnfunktion. Denn der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit haben, sein Verhalten nach dem Erhalt des Abmahnungsschreibens zu überdenken und entsprechend zu ändern. Eine Kündigung darf erst erfolgen, wenn er seine Pflichten trotzdem erneut verletzt oder sich den Anweisungen widersetzt. Mit der Abmahnung

  • weisen Sie ihn auf sein Fehlverhalten hin,
  • machen Sie deutlich, dass Sie das Verhalten nicht akzeptieren bzw. tolerieren,
  • drohen Sie im Wiederholungsfall mit der Kündigung.

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Bei diesen Verstößen ist eine Abmahnung möglich

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist die Abmahnung eine privatrechtliche Disziplinarmaßnahme. Sie steht dem Arbeitgeber unter anderem bei folgenden Verstößen zur Verfügung:

  • Missachtung von Arbeits- und Dienstanweisungen
  • Verletzung der Betriebsordnung
  • Verstoß gegen die Arbeitspflicht

Die Abmahnung dient nicht nur dazu, den Arbeitnehmer auf Verfehlungen hinzuweisen, sondern auch, um ihm im Falle weiterer Verstöße mit der Kündigung zu drohen. Außerdem kann sie als Beweismittel in einem arbeitsrechtlichen Prozess herangezogen werden.

Auch im Kleinbetrieb, in dem das Allgemeine Kündigungsschutzgesetz nicht greift, kann eine Abmahnung vor der Kündigung erforderlich sein. Daran ist etwa zu denken, wenn einem Mitarbeiter mit besonderem Kündigungsschutz, z. B. einer Schwangeren oder einem Schwerbehinderten, verhaltensbedingt gekündigt werden soll. Selbst bei einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung verlangt die Rechtsprechung oft, dass vorher erfolglos abgemahnt wurde. In besonders schweren Fällen kann auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema "Kündigung":

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Die Rechtsgrundlage der Abmahnung

Als arbeitsrechtliche Grundlage für die Abmahnung fungiert § 314 II BGB. Der Paragraph beschreibt insbesondere die Regelungen der Kündigung. Die Abmahnung stellt darin eine Wirksamkeitsvoraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung dar. Konkret heißt es:

„Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“ (§ 314 II BGB)

Wenn Sie einem Mitarbeiter verhaltensbedingt kündigen möchten, ist die Abmahnung immer der erste Schritt. Eine Ausnahme stellen schwere Verstöße (z. B. tätliche Übergriffe) gegen die Betriebsordnung dar. In diesem Fall ist eine sofortige Kündigung möglich.

Abmahnung und Ermahnung: Was ist der Unterschied?

Wenn Sie einem Mitarbeiter weniger bestimmt sagen möchten, dass sein Verhalten unangemessen ist, können Sie das auch in Form einer sogenannten Ermahnung tun. Anders als die Abmahnung muss sie weder eine bestimmte Form noch einen ganz bestimmten Inhalt haben. Es reicht, wenn Sie sein Verhalten beanstanden. Darum kann sie nicht Grundlage einer Kündigung sein. Sie dient nur dazu, schriftlich zu betonen, dass Sie mit dem Verhalten eines Mitarbeiters nicht einverstanden sind.

Vergreift sich z. B. ein bewährter Mitarbeiter zum ersten Mal im Ton, haben Sie mit der Ermahnung die Möglichkeit einzugreifen, ohne gleich mit der Kündigung drohen zu müssen.

Form und Inhalte einer Abmahnung

Damit eine Abmahnung rechtskräftig ist, muss sie bestimmte Inhalte aufweisen. Wenn nicht jeder Vorwurf exakt beschrieben und dokumentiert ist, kann der Arbeitnehmer veranlassen, dass diese aus seiner Personalakte entfernt wird. Als Grundlage für eine spätere Kündigung ist sie dann nicht zulässig.

Was muss eine Abmahnung beinhalten?

Der Inhalt einer Abmahnung ist klar vorgegeben. Folgende Punkte müssen immer enthalten sein:

  • Vorwurf einer konkreten Pflichtverletzung
  • Klarstellung der Pflicht, gegen die verstoßen wurde
  • Aufforderung, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten
  • Hinweis, dass eine weitere Pflichtverletzung das Arbeitsverhältnis gefährdet

In der Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers ganz genau beschrieben werden. Dazu gehört z. B. die Angabe von Datum, Ort und Uhrzeit.

Beispiele:

  • Am 02.05.2019 gegen 16 Uhr haben Sie auf eine Anweisung Ihres Vorarbeiters, Herrn Max Meier, Ihren Arbeitsplatz zu reinigen, geantwortet „Mach doch Deinen Mist alleine. Ich gehe jetzt nach Hause“.
  • Am 14.05.2019 haben Sie gegen 16:15 Uhr das Betriebsgelände verlassen. Im Hof begegnete Ihnen Herr Max Maier. Mit unterschiedlicher Wortwahl sagten Sie mehrfach sinngemäß: „Ich wünsche Ihnen ein Scheißwochenende“.

Wissen Sie Datum oder Uhrzeit nicht genau, sollten Sie diese soweit wie möglich eingrenzen. Pauschale Aussagen wie „Sie kamen wiederholt zu spät“ sind nicht ausreichend. Ziehen Sie im Zweifelsfall Zeugen hinzu.

In der Abmahnung muss festgehalten werden, gegen welche Pflicht verstoßen wurde. Schreiben Sie z. B. nur „Am 24.01.2018 um 16 Uhr sind Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten frech geworden“, ist nicht ersichtlich, ob das Fehlverhalten tatsächlich eine Abmahnung rechtfertigt. Zuspätkommen dürfte nicht ausreichen, wenn es sich z. B. nur um eine Minute handelt oder die Pausen im Betrieb nicht klar geregelt sind.

Beispiele:

  • „Sie haben sich damit geweigert, die nach Ihrem Arbeitsvertrag zu Ihren Aufgaben gehörende Reinigung Ihres Arbeitsplatzes durchzuführen.“
  • „Die Mittagspause muss nach der betrieblichen Arbeitszeitvereinbarung spätestens um 13.30 Uhr beendet sein.“

Zum Inhalt gehört auch, dass Sie den Mitarbeiter darauf hinweisen, dass Sie…

  1. das beschriebene Verhalten nicht tolerieren
  2. erwarten, dass er sich zukünftig pflichtgerecht verhält

Im letzten Punkt machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, dass er bei einem weiteren Verstoß gegen seine Pflichten mit der Kündigung rechnen muss. Vorlagen sehen generell vor, dass diese auch für ähnliches Fehlverhalten angedroht wird. So kann die Abmahnung eine spätere Entlassung auch begründen, wenn der Mitarbeiter nicht durch genau dasselbe Fehlverhalten auffällt.

Sie können Ihren Mitarbeiter grundsätzlich mehrfach abmahnen. Das kann aber die Warnfunktion beeinträchtigen. Die letzte Abmahnung vor der Kündigung sollte dann besonders eindringlich formuliert werden. Der Mitarbeiter muss merken, dass beim nächsten Fehlverhalten unweigerlich gekündigt wird.

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Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?

Grundsätzlich ist nicht vorgeschrieben, dass eine Abmahnung schriftlich erfolgen muss. Aber: Wenn Ihr Mitarbeiter gegen diese vorgeht, müssen Sie beweisen können, dass sie korrekt war. Darum sollten Sie sie immer schriftlich erteilen, auch wenn das im Arbeitsrecht nicht vorgeschrieben ist. So sind Sie auf der sicheren Seite und können den Beweis vorlegen, dass Sie Ihren Mitarbeiter korrekt abgemahnt haben.

Wann ist eine Abmahnung ungültig?

Zweifelt Ihr Mitarbeiter die Rechtmäßigkeit der Abmahnung an, wird vor dem Arbeitsgericht geprüft, ob sie Bestand hat oder nicht. Aus folgenden Gründen kann sie als nicht rechtskräftig abgewiesen werden:

  • Die Begründung ist unzureichend.
  • Die Anschuldigungen sind nicht zutreffend oder ungerechtfertigt.
  • Das Fehlverhalten ist nicht ausreichend dokumentiert.

Der Arbeitnehmer kann der Abmahnung widersprechen

Hält Ihr Mitarbeiter seine Abmahnung für ungerechtfertigt, kann er sich mit verschiedenen Mitteln zur Wehr setzen. Er kann…

  • sich beim Personal- bzw. Betriebsrat beschweren.
  • verlangen, dass die Abmahnung aus seiner Personalakte gelöscht wird.
  • gerichtlich gegen diese vorgehen.

Entspricht der Vorwurf nicht in allen Punkten der Wahrheit, ist die Abmahnung unwirksam. Ihr Mitarbeiter kann verlangen, dass sie dann aus seiner Personalakte entfernt wird. Können Sie im Streitfall nicht beweisen, dass sich ein Vorfall genau wie beschrieben zugetragen hat, wird das Gericht die darauf beruhende Kündigung nicht gelten lassen können.

Darum sollten Sie den Vorfall gründlich untersuchen, bevor Sie eine Abmahnung erteilen. Den abzumahnenden Mitarbeiter dürfen Sie zum Vorwurf anhören, vorgeschrieben ist es nicht.

Abmahnung mit Muster: So machen Sie keine Fehler

Damit die Abmahnung nicht an Kleinigkeiten scheitert, ist eine ordentliche und gewissenhafte Erstellung essentiell. Mit unserer Vorlage zur Abmahnung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Alle wichtigen Punkte sind hier bereits vorgegeben. Sie müssen nur noch das konkret zu beanstandende Verhalten ergänzen. Anschließend sollten Sie folgende Dinge berücksichtigen:

  1. Den Empfang lassen Sie sich am besten auf Ihrem Exemplar vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen. Weigert er sich, können Sie einen Zeugen hinzuziehen.
  2. Bei der Abmahnung ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer tatsächlich den Inhalt zur Kenntnis nimmt. Spricht Ihr Mitarbeiter nicht ausreichend deutsch, muss sie übersetzt oder ein Mitarbeiter hinzugezogen werden, der beide Sprachen beherrscht.
  3. Die Rechtsprechung hat ganz bestimmte Vorgaben zum Inhalt entwickelt. Wurde der abzumahnende Sachverhalt falsch, nur pauschal oder unklar formuliert, kann der Mitarbeiter die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.
  4. Inhaltliche Fehler oder unzureichende Formulierungen können dazu führen, dass eine auf sie gestützte Kündigung vor Gericht durchfällt.

Nutzen Sie eine Vorlage, sind Sie mit Ihrer Abmahnung auf der sicheren Seite.

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Gibt es Fristen, die bei einer Abmahnung eingehalten werden müssen?

Möchten Sie einen Mitarbeiter verhaltensbedingt fristlos kündigen, muss das mit einer Frist von zwei Wochen geschehen. Das heißt: Es dürfen nicht mehr als 14 Tage zwischen Ihrer Kenntnisnahme des Fehlverhaltens und der Zustellung der Kündigung vergehen. Anders gestaltet sich die Situation bei einer Abmahnung. Hier gibt es keine gesetzlichen Fristen, die Sie einhalten müssen.

Abmahnungsgründe

Die Gründe für eine Abmahnung können vielfältig sein. Ein paar typische Beispiele:

  • Alkoholkonsum während der Arbeitszeit (Ausnahme: der Arbeitnehmer ist Alkoholiker, was als Krankheit zählt und somit gesondert betrachtet werden muss)
  • Tätlicher Angriff auf einen Kollegen oder Vorgesetzen
  • Sexuelle Belästigung
  • Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen oder Arbeitsverweigerung
  • Beleidigung eines Vorgesetzten
  • Nichteinhalten der Kleiderordnung (z. B. Schutzkleidung)
  • Mutwillige Beschädigung von Betriebseigentum
  • Verstoß gegen die Schweigepflicht
  • Schlechtleistung
  • Wiederholtes und/oder deutliches Zuspätkommen
  • Arbeitszeitbetrug

In unserem Artikel finden Sie weitere Tipps:

Alternative: Mündliche Verwarnung

Dabei ist jedoch zu beachten, dass teilweise mildernde Umstände gelten sollten. Überlegen Sie sich in diesen Fällen, ob Sie gleich zu einem Abmahnungsschreiben greifen oder eher eine mündliche Verwarnung aussprechen. Beispiele:

  • Ihr Mitarbeiter arbeitet bereits seit 25 Jahren bei Ihnen und hat sich vorher nie etwas zuschulden kommen lassen.
  • Der Arbeitnehmer entschuldigt sich nach einer Verfehlung (z. B. Beleidigung) umgehend.
  • Der Betroffene hat psychische Probleme oder trägt privaten Ballast mit sich (z. B. Scheidung, Krankheit).

Sie sollten daher jeden Fall individuell bewerten.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Abmahnung

Ist in der Probezeit eine Abmahnung erforderlich?

Grundsätzlich können Sie auch einem Mitarbeiter in der Probezeit eine Abmahnung erteilen. Erforderlich ist dies aber nicht. Denn während der Probezeit können Sie einem Arbeitnehmer ganz ohne Angabe von Gründen kündigen.

Kann ein Arbeitgeber die Abmahnung zurücknehmen?

Ja, eine Abmahnung können Sie zurücknehmen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihnen im Nachhinein Beweise vorgelegt werden, die den Mitarbeiter entlasten. Sie wird dann aus der Personalakte des Arbeitnehmers gelöscht. Um eine solche Situation zu umgehen, sollten Sie den Sachverhalt vorher eingehend prüfen.

Verjährt eine Abmahnung?

Nein, es gibt keine Frist, nach der eine Abmahnung verjährt.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Das lässt sich pauschal nicht sagen. Liegt ein schwerer Verstoß vor, kann einem Mitarbeiter sofort verhaltensbedingt gekündigt werden. Bei einem leichten Vergehen wiederum ist eine einzige Abmahnung unter Umständen nicht ausreichend und Sie müssen ein zweites Mal abmahnen. Eine bestimmte Anzahl von Abmahnungen müssen Sie Ihrem Mitarbeiter vor einer Kündigung aber nicht aushändigen.