Elektronische Entgeltunterlagen: Diese Regeln sind jetzt Pflicht

Wird der Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung im Unternehmen vorstellig, müssen Arbeitgeber im Einzelnen darlegen können, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch dass z. B. ein Arbeitnehmer tatsächlich nur einen Minijob hatte oder Sie als Arbeitgeber den Arbeitnehmer wirklich den Mindestlohn gezahlt haben, ist auf Nachfrage zu belegen.

Aus diesem Grund sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Viele Belege lagen bisher zumeist nur in Papierform vor. Seit dem 1. Januar 2022 müssen aber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt werden.

Welche Dokumente jetzt in elektronischer Form zur Verfügung stehen müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV in 19 Punkten im Einzelnen geregelt. Dazu gehören z. B.:

• die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
• die Verzichtserklärung Geringfügig Beschäftigter auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung
• die Erklärung von geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und die Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen
• der Nachweis darüber, wie geringfügig Beschäftigtekrankenversichert sind
• die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
• die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
• der Nachweis der Elternschaft zum Ausschluss des Zuschlags für Kinderlose in der Pflegeversicherung
• bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel

Da es sich um Dokumente handelt, die vor allem in kleineren Unternehmen bisher kaum in elektronischer Form vorhanden waren und vorgehalten wurden, hat der Gesetzgeber eine großzügige Übergangsregelung vorgesehen. Nach § 8 BVV können sich Arbeitgeber von der elektronischen Führung der Unterlagen befreien lassen. Voraussetzung ist ein Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Wird dieser bewilligt, muss die Umstellung auf die elektronischen Entgeltunterlagen erst zum 1. Januar 2027 erfolgen.

Zwar gilt die Pflicht zum Führen der elektronischen Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022, ein Regelwerk dazu, wie das konkret auszusehen hat, wurde allerdings erst im April 2022 nachgeliefert.

So waren bis zu diesem Zeitpunkt einige Punkte nicht klar:

• genaues Aussehen der elektronischen Unterlagen
• Regeln für Belege, die in Schriftform vorliegen müssen
• Aussehen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung der Unterlagen

Das haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung jetzt in den sogenannten Gemeinsamen Grundsätzen ausgeführt.

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen und der Nachweise betrifft alle Tatbestände und Ereignisse, die sich seit dem 1. Januar 2022 ergeben. Wurde Befreiung beantragt und gewährt, ist die elektronische Form für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab Januar 2027 ergeben, vorgeschrieben.

Für die Speicherung der Unterlagen gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechend.

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Identifizierung des Belegs schon vor der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung möglich ist. Dazu ist die Datei mit einem „sprechenden Namen“ (Art der Unterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt) oder einer entsprechenden Erläuterung zu versehen.

Im Einzelnen:

• Es muss sich um eine separate Datei handeln, d. h. mehrere Unterlagen in einer Datei sind nicht erlaubt.
• Die Datei muss alle für die Unterlage notwendigen Inhalte, insbesondere Grafiken, lesbar enthalten.
• Ihr Inhalt muss orts- und systemunabhängig abrufbar sein. Erlaubt sind nur PDF-Dateien und Bilddateien in bestimmten Formaten.                                                                                                             
• Bei PDF-Dateien ist das Einbinden von Feldern für Online-Signaturen, von Transfervermerken und von Formularfeldern nur zulässig, wenn sie nachträglich nicht mehr veränderbar sind.
• Das Einbinden von weiteren Dateien in eine PDF-Datei ist ausgeschlossen.

Bei manchen Dokumenten verlangt das Gesetz Schriftform, d. h. sie müssen unterschrieben sein. Das gilt z. B. für:

• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
• die Erklärung Beschäftigter zur Inanspruchnahme der Pflegezeit
• die Erklärung des Verzichts auf Versicherungsfreiheit bei Altersvollrentnern

Für die Schriftform genügt grundsätzlich ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Erhält der Arbeitgeber das Schriftstück bereits elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur, ist es in dieser Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Sonst muss er es in Papierform entgegennehmen.

Er hat dann zwei Möglichkeiten: Versieht er es bei Überführung in die elektronische Form mit der fortgeschrittenen Arbeitgebersignatur, darf er das Dokument in Papierform vernichten. Ohne fortgeschrittene Arbeitgebersignatur ist das Original zusätzlich aufzubewahren.

Arbeitgeber, die die Entgeltunterlagen elektronisch führen, sollten überprüfen, ob ihr Vorgehen den Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entspricht. Gegebenenfalls ist nachzubessern. Arbeitgebern, die Befreiung beantragt und erhalten haben, ist anzuraten, sich umgehend mit dem Thema zu beschäftigen. Sie haben jetzt noch die Zeit, offene Fragen rechtzeitig zu klären und die Umstellung in Ruhe und ohne Zeitdruck anzugehen.