Elektronische Entgeltunterlagen: Diese Regeln sind jetzt Pflicht

Die Beitragsverfahrensverordnung schreibt vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten sind. Das gilt schon seit dem 1. Januar 2022, es sei denn, der Arbeitgeber hat Befreiung beantragt. Allerdings war bisher nicht klar, wie genau das funktionieren soll, weil detaillierte Regeln fehlten. Jetzt haben die zuständigen Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nachgeliefert.

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Mann schreibt auf einem Laptop
©Busakorn Pongparnit via Getty Images

Bestimmte Entgeltunterlagen nur noch in elektronischer Form zulässig

Wird der Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung im Unternehmen vorstellig, müssen Arbeitgeber im Einzelnen darlegen können, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch dass z. B. ein Arbeitnehmer tatsächlich nur einen Minijob hatte oder Sie als Arbeitgeber einer Arbeitnehmerin wirklich den Mindestlohn gezahlt haben, ist auf Nachfrage zu belegen.

Aus diesem Grund sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Viele Belege lagen bisher zumeist nur in Papierform vor. Seit dem 1. Januar 2022 müssen aber bestimmte Unterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt werden.

Diese Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden

Welche Dokumente jetzt in elektronischer Form zur Verfügung stehen müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV in 19 Punkten im Einzelnen geregelt. Dazu gehören z. B.:

  • die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
  • die Verzichtserklärung Geringfügig Beschäftigter auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung
  • die Erklärung von geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und die Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen
  • der Nachweis darüber, wie geringfügig Beschäftigtekrankenversichert sind
  • die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
  • die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
  • der Nachweis der Elternschaft zum Ausschluss des Zuschlags für Kinderlose in der Pflegeversicherung
  • bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel

Tipp

Unterlagen sind schon dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen

Nicht erst der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die hier aufgeführten Unterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Stellen oder die Beschäftigten, von denen der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen erhält, sollen ihm diese Unterlagen in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Auf Antrag wird Aufschub gewährt

Da es sich um Dokumente handelt, die vor allem in kleineren Unternehmen bisher kaum in elektronischer Form vorhanden waren und vorgehalten wurden, hat der Gesetzgeber eine großzügige Übergangsregelung vorgesehen. Nach § 8 BVV können sich Arbeitgeber von der elektronischen Führung der Unterlagen befreien lassen. Voraussetzung ist ein Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Wird dieser bewilligt, muss die Umstellung auf die elektronischen Entgeltunterlagen erst zum 1. Januar 2027 erfolgen.

Tipp

Keine Antragsfrist vorgesehen

Eine Frist für den Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen ist nicht vorgesehen. So kann ein Antrag also auch noch vor der nächsten Betriebsprüfung gestellt werden. Der Antrag kann formlos erfolgen.

Elektronische Entgeltunterlagen: Welche Fragen noch offen waren

Zwar gilt die Pflicht zum Führen der elektronischen Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022, ein Regelwerk dazu, wie das konkret auszusehen hat, wurde allerdings erst im April 2022 nachgeliefert.

So war bis zu diesem Zeitpunkt nicht klar

  • wie genau die elektronischen Unterlagen auszusehen haben,
  • welche besonderen Regeln für Belege gelten, die in Schriftform vorliegen müssen und
  • wie die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung der Unterlagen aussehen muss.

Das haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung jetzt in den sogenannten Gemeinsamen Grundsätzen ausgeführt.

Nur neue Dokumente sind zu überführen

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen und der Nachweise betrifft alle Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1. Januar 2022 ergeben. Wurde Befreiung beantragt und gewährt, ist die elektronische Form für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab Januar 2027 ergeben, vorgeschrieben.

Für die Speicherung der Unterlagen gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechend.

So müssen die elektronischen Entgeltunterlagen aussehen

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Identifizierung des Belegs schon vor der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung möglich ist. Dazu ist die Datei mit einem „sprechenden Namen“ (Art der Unterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt) oder einer entsprechenden Erläuterung zu versehen.

Im Einzelnen:

  • Es muss sich um eine separate Datei handeln, d. h. mehrere Unterlagen in einer Datei sind nicht erlaubt.
  • Die Datei muss alle für die Unterlage notwendigen Inhalte, insbesondere Grafiken, lesbar enthalten.
  • Ihr Inhalt muss orts- und systemunabhängig abrufbar sein. Erlaubt sind nur PDF-Dateien und Bilddateien in bestimmten Formaten.                                                                                                             
  • Bei PDF-Dateien ist das Einbinden von Feldern für Online-Signaturen, von Transfervermerken und von Formularfeldern nur zulässig, wenn sie nachträglich nicht mehr veränderbar sind.
  • Das Einbinden von weiteren Dateien in eine PDF-Datei ist ausgeschlossen.

Sonderfall: Dokumente in Schriftform

Bei manchen Dokumenten verlangt das Gesetz Schriftform, d. h. sie müssen unterschrieben sein. Das gilt z. B. für die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen, die Erklärung Beschäftigter zur Inanspruchnahme der Pflegezeit und die Erklärung des Verzichts auf Versicherungsfreiheit bei Altersvollrentnern.

Für die Schriftform genügt grundsätzlich ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Erhält der Arbeitgeber das Schriftstück bereits elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur, ist es in dieser Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Sonst muss er es in Papierform entgegennehmen.

Er hat dann zwei Möglichkeiten: Versieht er es bei Überführung in die elektronische Form mit der fortgeschrittenen Arbeitgebersignatur, darf er das Dokument in Papierform vernichten. Ohne fortgeschrittene Arbeitgebersignatur ist das Original zusätzlich aufzubewahren.

Fazit für Unternehmen: Die bisherige Umsetzung sollte überprüft werden

Arbeitgeber, die die Entgeltunterlagen schon elektronisch führen, sollten überprüfen, ob ihr Vorgehen den Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entspricht. Gegebenenfalls ist nachzubessern. Arbeitgebern, die Befreiung beantragt und erhalten haben, ist anzuraten, sich umgehend mit dem Thema zu beschäftigen. Sie haben jetzt noch die Zeit, offene Fragen rechtzeitig zu klären und die Umstellung in Ruhe und ohne Zeitdruck anzugehen.