Arbeitsunfähigkeit: Diese Melde- und Nachweispflichten haben Ihre Angestellten

Wenn ein:e Mitarbeiter:in wegen Krankheit fehlt, ist es vor allem für Kleinbetriebe meist eine Herausforderung, den Arbeitsausfall aufzufangen. Richtig ärgerlich wird es, wenn der oder die Angestellte es nicht einmal für nötig hält, rechtzeitig Bescheid zu geben. Oder wenn gar der Verdacht aufkommt, dass er oder sie nur „krank“ ist, weil gestern gefeiert wurde. Das müssen Sie sich nicht gefallen lassen.

Tipp

Definition: Was bedeutet arbeitsunfähig?

Bei der Arbeitsunfähigkeit handelt es sich formal zunächst um einen Rechtsbegriff aus dem Arbeits- und Sozialrecht. Konkret ist damit gemeint, dass ein:e Arbeitnehmer:in aufgrund einer Krankheit seine oder ihre zuletzt ausgeübte Tätigkeit nicht mehr ausführen kann oder die Ausführung der jeweiligen Tätigkeit mit der Gefahr der Verschlimmerung der Krankheit einhergeht. Die Definition der Arbeitsunfähigkeit umfasst außerdem Krankheitszustände, die von sich aus noch keine Arbeitsunfähigkeit bewirken, aber bereits vorhersehbar ist, dass sich die Ausübung bestimmter Tätigkeiten negativ auf die Gesundheit oder Gesundung auswirkt und somit eine Arbeitsunfähigkeit unmittelbar auslösen kann. Das Gegenteil ist die Arbeitsfähigkeit. Wird eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt, müssen Sie den oder die Arbeitnehmer:in von der im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitspflicht entbinden.

Eine vollständige Handlungsunfähigkeit ist übrigens keine Voraussetzung für die Arbeitsunfähigkeit. Wird ein:e Arbeitnehmer:in als arbeitsunfähig krank eingestuft, reicht es schon aus, wenn die jeweilige Krankheit die persönliche Leistungsfähigkeit einschränkt. Daher existiert keine Teil-Arbeitsunfähigkeit. Arbeitsunfähigkeit ist zudem nicht mit einem generellen Verbot von Freizeit- oder Familienaktivitäten gleichzusetzen. Für die Dauer der Krankheit ist jedoch alles untersagt, was sich negativ auf die Genesung des oder der Erkrankten auswirken kann.

Arbeitsunfähigkeit ist außerdem nicht mit einer Krankschreibung zu verwechseln.

Welche Ursachen und Gründe gibt es für die Arbeitsunfähigkeit?

Voraussetzung für die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ist die ärztliche Attestierung einer Krankheit, egal, ob diese medizinische, geistig-mentale oder psychologische Ursachen hat. Zudem muss eindeutig festgestellt werden, dass die entsprechende Krankheit der Auslöser dafür ist, dass der oder die Arbeitnehmer:in nicht mehr in der Lage ist, seine oder ihre arbeitsvertraglich geregelte Leistung zu erbringen. Mögliche Ursachen bzw. Begründungen der Arbeitsunfähigkeit sind z. B.:

  • Unfälle (durch Sport, im Haushalt oder betrieblich)
  • Berufskrankheiten
  • eine allgemeine Erkrankung
  • Kuraufenthalt
  • Schutz der Gesundheit

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und was beinhaltet sie?

Im juristischen Sinn handelt es sich bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Abkürzung: AUB) um eine Urkunde. Für den oder die Arbeitnehmer:in ist sie der Beleg darüber, dass durch eine ärztlich-körperliche Untersuchung eine Krankheit festgestellt wurde, welche eine Arbeitsunfähigkeit zur Folge hat. Zudem dient sie als Beweis für den Zeitraum einer Krankheit und macht den Anspruch auf Krankengeld oder Lohnfortzahlung geltend. Um die Richtigkeit der entsprechenden Feststellungen zu belegen, muss eine AUB einige formale Anforderungen erfüllen und folgende Informationen beinhalten:

  • Die AUB muss immer selbst vom behandelnden Arzt oder der behandelnden Ärztin ausgestellt sowie unterschrieben sein.
  • Der Stempel der jeweiligen Arztpraxis darf nicht fehlen.
  • Sie muss Ihnen als Arbeitgeber:in immer im Original vorgelegt werden
  • Elementar ist das korrekte Datum über die Feststellung der Krankheit.
  • Zusätzlich muss das Attest über Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit informieren.
  • Die ärztliche Diagnose darf (im Regelfall) auf der Ausfertigung für den oder die Arbeitgeber:in nicht enthalten sein (ärztliche Verschwiegenheitspflicht).

Ab wann müssen Angestellte eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen?

Bei dieser Frage herrscht bei vielen Angestellten noch oft Unsicherheit. Vom Gesetz her ist in jedem Fall vorgeschrieben, dass bei einer Krankheit, die länger als drei Tage andauert, ein entsprechendes ärztliches Attest bei Ihnen vorgelegt werden muss. Nur so kommen Arbeitnehmer:innen ihrer Nachweispflicht nach. Hier gilt in vielen Unternehmen eine Frist von drei Tagen. Bedeutet: Spätestens am vierten Tag der Krankheit muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Ihnen liegen. Ausschlaggebend sind hier übrigens die Kalender- und nicht die Arbeitstage.

Dennoch haben Sie als Arbeitgeber:in gemäß § 5 Abs. 1 EntgFG auch das Recht darauf, zu verlangen, dass Ihnen die AUB bereits am ersten Tag der Krankheit vorgelegt werden muss. Dies sollte jedoch schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Ihre Beschäftigte müssen Sie bei Arbeitsunfähigkeit unverzüglich informieren

Ist einer oder eine Ihrer Mitarbeiter:innen krank, müssen Sie ihm oder ihr in der Regel weiterhin den Lohn oder das Gehalt zahlen. Im Gegenzug muss er oder sie Ihnen aber so schnell wie möglich mitteilen, dass er oder sie krank ist.

Tipp

Lohn und Gehalt richtig berechnen

Gerade, wenn ein:e Angestellte:r erkrankt, treten bei der Lohnabrechnung häufig Fragen auf. Was Sie in Sonderfällen wie diesem mit Blick auf eine korrekte Verdienstabrechnung beachten müssen, erfahren Sie in unserem umfassenden Nachschlagewerk Lexware lohn+gehalt wissen.

Mitteilungs- und Meldepflichten des Mitarbeitenden

Zudem muss Sie Ihr:e Mitarbeiter:in über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Außerdem muss er oder sie die Arbeitsunfähigkeit in der festgelegten Frist mit einer ärztlichen Bescheinigung nachweisen. Um der Mitteilungs- und Meldepflicht nachzukommen, haben Angestellte folgende Möglichkeiten:

  • Ihr:e Mitarbeiter:in muss entweder Ihnen persönlich oder einer in Ihrem Betrieb zuständigen Stelle (direkten Vorgesetzten, Personalabteilung etc.) Bescheid geben.
  • Zudem ist es möglich, Angehörige oder Bekannte mit der Krankmeldung zu beauftragen.
  • Über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann dabei per E-Mail, per Post oder zunächst auch telefonisch informiert werden.

Zudem muss Ihr:e Mitarbeiter:in nachweisen, dass er oder sie krank ist. Dafür muss eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden, welche die Arbeitsunfähigkeit belegt. Wenn nichts anderes vereinbart ist, greift hier die oben genannte Drei-Tages-Regel.

Tipp

Sie brauchen keinen Grund

Sie können die ärztliche Bescheinigung aber auch bereits ab dem ersten Tag der Krankheit verlangen. Dafür müssen Sie keine Begründung nennen. Dies können Sie mündlich oder schriftlich festlegen. Auch können Sie alle oder nur einzelne Mitarbeiter:innen dazu verpflichten. Dieses Recht entfällt nur, wenn es im für Ihren Betrieb geltenden Tarifvertrag ausdrücklich ausgeschlossen ist. Möchten Sie, dass alle Beschäftigten die Bescheinigung z. B. am ersten Krankheitstag vorlegen, und gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten.

Kommt es zum Eintreten der Arbeitsunfähigkeit während des Dienstes (also während der Arbeitszeit) gilt diese Erkrankung nicht als Krankheitstag. Der Entgeltanspruch gilt für die geleisteten Stunden. Tritt als Folge der Erkrankung die Arbeitsunfähigkeit ein, so besteht für die ausgefallene Arbeitszeit der Entgeltfortzahlungsanspruch.

Die Diagnose der Krankheit muss der oder die Mitarbeiter:in Ihnen als Arbeitgeber:in nur mitteilen, wenn Sie sie benötigen, um bei einer ansteckenden Krankheit andere Angestellte zu schützen oder um einen Schadensersatzanspruch beim Unfallgegner geltend zu machen. Ansonsten untersteht die Begründung der Krankmeldung der ärztlichen Schweigepflicht.

Info

Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Kommt Ihr:e Mitarbeiter:in der Nachweispflicht der Arbeitsunfähigkeit nicht nach, können Sie mit einer Abmahnung drohen. Wird Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht pünktlich vorgelegt, können Sie sich zunächst weigern, Lohn oder Gehalt zu zahlen. Sie müssen die Zahlung aber nachholen, wenn Sie das Attest erhalten.

Ihr:e Mitarbeiter:in muss nachweisen, dass er oder sie arbeitsunfähig ist

Und das auch, wenn er oder sie nicht in der Lage ist, vor Ort eine Praxis aufzusuchen. Denn selbst in solch einem Fall gibt es keinen Grund für Ausreden, da eine Krankschreibung auch online ganz ohne Arztbesuch möglich ist. Hier gibt es mittlerweile viele Anbieter, deren Webseiten quasi als digitale Wartezimmer fungieren. Dort können sich Arbeitnehmer:innen anmelden und sich durch ein Formular mit Fragen zu Gesundheitszustand und Symptomen klicken. Sind alle Fragen beantwortet, liegt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Anschluss online in elektronischer Form im E-Mail-Postfach oder wird per Post zugeschickt. In vielen Fällen ist außerdem ein Videogespräch mit einem Arzt möglich.

Ist Ihr:e Mitarbeiter:in dagegen nicht in der Lage, im Krankheitsfall einen Arzt oder eine Ärztin zu besuchen, ist es nur in Ausnahmefällen möglich, sich rückwirkend krankschreiben zu lassen. Schließlich müssen sich Mediziner:innen an die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinien (AU-RL) der Krankenkassen halten, um einem Missbrauch des Systems vorzubeugen. Demnach liegt eine Arbeitsunfähigkeit erst ab dem Tag der tatsächlichen Behandlung vor. Eine Rückdatierung ist anschließend nur ausnahmsweise und nach sorgfältiger Prüfung möglich. Wurde sie genehmigt, darf die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rückwirkend maximal für drei Tage ausgestellt werden.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Diese Pflichten haben Sie als Arbeitgeber:in

Ein:e Angestellte:r aus Ihrem Unternehmen reicht eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Ihnen ein. Dadurch fällt sie oder er natürlich länger aus und kann keine Leistung zum täglichen Geschäft beitragen. Also fallen hier auch keine Lohnzahlungen an. Oder etwa doch? Ganz so einfach ist es nicht, denn im Krankheitsfall gelten mit Blick auf Verdienstzahlungen gerade für Sie als Arbeitgeber:in einige Sonderregelungen, die Sie unbedingt beachten müssen.

Um es kurz zu machen: Unter bestimmten Voraussetzungen sind Sie dazu verpflichtet, einem oder einer kranken Mitarbeiter:in weiterhin den Lohn oder das Gehalt auszuzahlen. Das ist rechtlich im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt, wo u. a. auch die Pflicht seitens der Arbeitnehmer zur Einreichung einer Krankmeldung verankert ist. Wann Sie im Krankheitsfall weiter Löhne oder Gehälter an Ihre Beschäftigte auszahlen müssen, darüber geben Ihnen folgende Arbeitsunfähigkeitsrichtlinien Auskunft:

  • Im Falle einer Erkrankung muss die tatsächliche Arbeitsunfähigkeit Ihres oder Ihrer Angestellten festgestellt werden. Beispielsweise kann ein:e Schreiner:in mit einem gebrochenen Arm über längere Zeit ausfallen und erhält bis zur vollständigen Genesung seine bzw. ihre Entgeltfortzahlung. Andere Berufsgruppen, die bei der Arbeit dagegen nicht unbedingt auf einen vollständig geheilten Arm angewiesen sind, können bei derselben Erkrankung wieder früher ins Berufsleben einsteigen und haben auch nur bis zu diesem Zeitpunkt Anspruch auf Entgeltfortzahlungen im Rahmen der Arbeitsunfähigkeit.
  • Um Entgeltfortzahlungen geltend zu machen, muss Ihr:e erkrankte:r Mitarbeiter:in bereits im Vorfeld mindestens vier Wochen ohne Unterbrechung in Ihrem Betrieb angestellt gewesen sein. Kommt es bereits vor dieser Frist zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, besteht der Entgeltfortzahlungsanspruch erst ab der fünften Woche der Anstellung. Gleiches gilt für Auszubildende.
  • Die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit darf nicht auf Eigenverschuldung zurückzuführen sein. Dann müssen im Einzelfall unter bestimmten Umständen keine Entgeltfortzahlungen getätigt werden. Jedoch ist das Entgeltfortzahlungsgesetz bei der Definition von eigenem Verschulden recht vage. Es ist aber z. B. unwahrscheinlich, dass Sie weiter Gehälter für eine:n Angestellte:n bezahlen müssen, der oder die unter Alkoholeinfluss in einen Verkehrsunfall verwickelt war.
  • Eine krankheitsbedinge Arbeitsunfähigkeit ist der alleinige Auslöser für die Nicht-Erbringung der Arbeitsleistung. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfällt daher, wenn Ihr:e Mitarbeiter:in zum Feststellungszeitpunkt der Erkrankung aus einem anderen Grund sowieso nicht gearbeitet hätte, beispielsweise während der Elternzeit oder aufgrund von Überstundenabbau.
  • Auch bei einem Arbeitsunfall müssen Sie Entgeltfortzahlungen leisten. Hier muss der entsprechende Unfall jedoch als solcher von der jeweiligen Berufsgenossenschaft anerkannt werden. Als Arbeitgeber:in besteht für Sie in diesem Fall eine Meldepflicht.

Welche finanziellen Leistungen stehen Ihren Mitarbeiter:innen zu?

Trifft einer der oben genannten Punkte auf Ihre:n Mitarbeiter:in zu, haben Sie als Arbeitgeber:in die Pflicht, maximal sechs Wochen (entspricht 42 Tagen) Entgeltfortzahlungen zu leisten. Ansonsten endet der Anspruch am entsprechenden Kalendertag, der vom Arzt in der Krankschreibung festgelegt wurde.

Wann die sechs Wochen starten, ist abhängig davon, wann genau Ihr:e Mitarbeiter:in als arbeitsunfähig eingestuft wird:

  • Wird die Arbeitsunfähigkeit vor Arbeitsantritt festgestellt, beginnen die sechs Wochen noch am selben Tag.
  • Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst im Laufe des Arbeitstages ein, beginnen die sechs Wochen dagegen erst am nächsten Tag.

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Mit diesen Kosten müssen Sie rechen

Die Kosten, die im Falle einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Ihr Unternehmen anfallen, belaufen sich im Krankheitsfall Ihres bzw. Ihrer Arbeitnehmer:in für maximal sechs Wochen auf 100 Prozent des regulär anfallenden Arbeitsentgelts.

Grundlage hierfür ist das Entgeltausfallprinzip. Danach dürfen einem oder einer Mitarbeiter:in durch seine oder ihre Krankheit keine Nachteile entstehen.

Sie müssen also das Bruttogehalt oder den Bruttolohn im Krankheitsfall weiterzahlen. Das schließt für den entsprechenden Zeitraum außerdem Sonn- sowie Feiertagszuschläge und Zuschläge für Nachtarbeit ein. Überstunden werden dagegen ausgeklammert. Zahlen Sie Ihren Angestellten Urlaubs- oder Weihnachtsgeld aus, ist dieses nur vermindert zu berücksichtigen. Bei Akkordlöhnen müssen Sie im Einzelfall ein Durchschnittsgehalt ermitteln.

Regelungen bei längerfristiger Arbeitsunfähigkeit

Nach den maximal sechs Wochen endet Ihre Pflicht zur Leistung von Entgeltfortzahlungen im Rahmen der Arbeitsunfähigkeit. Ist Ihr:e Mitarbeiter:in über diesen Zeitpunkt hinaus nach wie vor krankgeschrieben, wird anschließend das Krankengeld von der entsprechenden Krankenkasse übernommen. Dieses beläuft sich auf maximal 90 Prozent des Nettolohns und wird höchstens 78 Monate lang ausgezahlt. Zur Festlegung der Höhe des Krankengeldes müssen Sie als Arbeitgeber:in der Krankenkasse das reguläre Arbeitsentgelt Ihres bzw. Ihrer Angestellten mitteilen.

Für den Fall, dass Ihr:e Mitarbeiter:in sich von einer Krankheit erholt, anschließend aber wieder erkrankt, sodass es erneut zur Arbeitsunfähigkeit kommt, muss geklärt werden, ob es sich um dieselbe oder um eine andere Erkrankung handelt. Hier muss nach dem Prinzip der Nahtlosigkeit vom Angestellten unbedingt eine Folgebescheinigung der Arbeitsunfähigkeit (mit oder ohne Unterbrechung) vorgelegt werden. Diese beiden Szenarien sind möglich:

  1. Wird die Arbeitsunfähigkeit durch eine andere Krankheit ausgelöst, besteht wieder der Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung von maximal sechs Wochen.
  2. Handelt es sich um dieselbe Krankheit, müssen Sie Entgeltfortzahlungen von bis zu sechs Wochen nur dann auszahlen, wenn Ende der alten und Beginn der neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate auseinanderliegen oder seit dem Start der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vorrübergegangen sind.

Tipp

Führen Sie ein Rückkehrgespräch

Gliedern sie einen langerkrankten Mitarbeiter oder eine langerkrankte Mitarbeiterin am besten mit einem Rückkehrgespräch wieder in Ihr Unternehmen ein.

Ist Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin selbst nach Ablauf der 78 Wochen, in denen Krankengeld bezogen wurde, gesundheitlich nicht in der Lage, seinen oder ihren bisherigen Beruf auszuüben, kommt es schließlich zur Aussteuerung. Das heißt, dass die Krankenkasse die Krankengeldzahlungen einstellt.

Was passiert, wenn der behandelnde Arzt oder die behandelde Ärztin nach der Aussteuerung weiterhin AUB ausstellt?

Solange Sie noch keine Kündigung ausgesprochen haben, ist Ihr:e Angestellte:r nach wie vor Teil Ihres Unternehmens. Denn der Arbeitsvertrag besteht weiterhin, auch wenn Sie kein Gehalt mehr auszahlen. Sie müssen Ihrem bzw. Ihrer Mitarbeiter:in in diesem Fall mitteilen, ob er oder sie die ausgestellten Krankmeldungen nach wie vor bei Ihnen vorlegen muss oder nicht. Bei andauernder Krankheit kommt es nach den 78 Wochen jedoch in jedem Fall zu einer Statusänderung des oder Arbeitnehmer:in. Hier ist zwischen Erwerbs- und Berufsunfähigkeit zu unterscheiden.

Was bedeutet erwerbsunfähig?

Kann ein:e Arbeitnehmer:in z. B. wegen einer geistigen oder körperlichen Erkrankung keine oder nur sehr eingeschränkt eine Erwerbstätigkeit ausüben, spricht man von Erwerbsunfähigkeit. In der gesetzlichen Rentenversicherung ist der Begriff Erwerbsminderung gebräuchlich.

Erwerbsminderung wird anhand der möglichen Arbeitsleistung definiert und tritt ein, wenn ein:e Mitarbeiter:in nicht mehr fähig ist, täglich sechs Stunden zu arbeiten. In solch einem Fall beantragt die deutsche Rentenversicherung ein Gutachten, das von einem ihr zugehörigen Arzt oder einer Ärztin erstellt wird.

Info

Bei der Erwerbsminderung werden zwei Stufen unterschieden:

  1. Teilweise erwerbsgemindert: In diese Kategorie fallen alle Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen, die zwar keine sechs Stunden, aber immerhin pro Tag noch drei Stunden arbeiten können.
  2. Voll erwerbsgemindert sind alle Angestellten, die nicht mal mehr drei Stunden täglich einer Arbeit nachkommen können.

Wird eine Erwerbsunfähigkeit offiziell festgestellt, besteht Anspruch auf die staatliche Erwerbsunfähigkeitsrente (oft als Arbeitsunfähigkeitsrente bezeichnet) und der oder die Betroffene scheidet entweder vollständig aus dem Berufsleben aus oder arbeitet täglich noch einige Stunden (je nach individueller Belastung) in Teilzeit.

Voraussetzung ist jedoch, dass der oder die Betroffene im Vorfeld mindestens fünf Jahre in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert war und in dieser Zeit auch Beiträge gezahlt hat. Zudem müssen drei Jahre der Pflichtbeiträge erfüllt sein, egal, ob zusammenhängend oder nicht. Mit der Auszahlung einer (teilweisen) Erwerbsminderungsrente gehen jedoch meist starke finanzielle Einbußen einher, vor allem, wenn der oder die Erkrankte noch recht jung ist. Hier kann eine private Erwerbsminderungsrente als Absicherung dienen.

Was ist der Unterschied zwischen berufs- und arbeitsunfähig?

In die Kategorie der Berufsunfähigkeit fallen alle Arbeitnehmer:innen, die ihrem eigentlichen Beruf aller Voraussicht nach länger als ein halbes Jahr nicht mehr ausüben können. Gründe hierfür können z. B. ein Unfall, eine chronische oder eine vorübergehende Krankheit (psychisch oder körperlich) sein.

Arbeitsunfähig ist aber nicht mit erwerbsunfähig gleichzusetzen. Ein:e Dachdecker:in mit kaputten Knien könnte beispielsweise immer noch Büroarbeiten übernehmen.

Klein, aber fein ist zusätzlich der Unterschied zwischen Arbeitsunfähigkeit und Berufsunfähigkeit. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Die Arbeitsunfähigkeit wird aber grundsätzlich als vorrübergehender Zustand mit Aussicht auf vollständige Genesung angenommen. Es ist also kein Dauerzustand. Um als berufsunfähig eingestuft zu werden, muss ein Angestellter oder eine Angestellte dagegen mindestens 50 Prozent des persönlichen Leistungspotenzials langfristig eingebüßt haben.

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Arbeitsunfähigkeit
ArbeitsunfähigkeitBerufsunfähigkeit
Vorübergehender Zustand mit Aussicht auf komplette Genesung Beruf kann voraussichtlich ganz oder teilweise auf Dauer nicht ausgeübt werden

Info

Wer hat Anspruch auf eine Berufsunfähigkeitsrente?

Wer nach dem 1. Januar 1961 geboren ist und den Status der Berufsunfähigkeit besitzt, erhält vom Staat keine Berufsunfähigkeitsrente. Schließlich reicht das Leistungsvermögen des oder der Betroffenen meist noch aus, um einer anderen Tätigkeit nachzugehen. Die Berufsunfähigkeit ist somit an keinen gesetzlichen Rentenanspruch gebunden. Nur wer vor dem 2. Januar 1961 geboren ist, kann hier Ansprüche geltend machen.

Um sich vor der Berufsunfähigkeit abzusichern, hilft in jedem Fall nur private Vorsorge z. B. in Form einer Berufsunfähigkeitsversicherung (umgangssprachlich fälschlicherweise oft als „Arbeitsunfähigkeitsversicherung“ bezeichnet).

Sonderfälle

Ein:e Arbeitnehmer:in ist länger krank und erhält daher vom Arzt oder von einer Ärztin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über den Ausfallzeitraum. Im Arbeitsalltag bereitet dieser Vorgang den meisten Betrieben keine größeren Schwierigkeiten. Dennoch gibt es einige Sonderfälle, in denen nicht immer ganz klar ist, wie weit der Geltungsbereich der Arbeitsunfähigkeit reicht und welche Pflichten sowohl für Sie als Arbeitgeber:in als auch für Ihre Angestellten einhergehen. Daher wird es jetzt Zeit für Klarheit!

Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs

Hier gilt grundsätzlich die gleiche Faustregel, die auch bei einer Erkrankung im Arbeitsalltag greift: Ihr:e Mitarbeiter:in muss Sie auch im Urlaub (egal, ob In- oder Ausland) so schnell wie möglich über seine oder ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Ein Anruf, eine E-Mail oder eine SMS an Sie oder Ihre:n Vertreter:in reicht zunächst völlig aus. Schließlich besteht auch in diesem Fall das Recht auf Entgeltfortzahlung. Wichtig sind zudem Informationen über voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Zudem sollten Sie sich für eventuelle Rückfragen unbedingt die Urlaubsadresse Ihres bzw. Ihrer Mitarbeiter:in geben lassen.

Im nächsten Schritt muss Ihnen selbstverständlich wieder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung übermittelt werden. Handelt es sich um einen Auslandsunfall, gibt der oder die Mitarbeiter:in die AUB einfach bei einer örtlichen, ausländischen Krankenkasse ab. Diese leitet die Bescheinigung schließlich an die heimische Kasse weiter und informiert letztendlich Sie als Chef oder Chefin. Innerhalb der EU, aber auch bei vielen Nicht-EU-Ländern, ist dieses Vorgehen mittlerweile Standard. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass aus der AUB hervorgeht, dass die festgestellte Krankheit Auslöser der Arbeitsunfähigkeit ist.

Was passiert mit den Urlaubstagen, an denen Ihr:e Angestellte:r als arbeitsunfähig gemeldet wurde?

Zunächst einmal müssen Sie für die entsprechenden Krankheitstage Lohnfortzahlung leisten. Außerdem dürfen die Krankheitstage nicht länger als Urlaubstage definiert werden. Für den oder die Mitarbeiter:in gilt wiederum, dass der Urlaub nach wie vor im geplanten Zeitraum endet. Die „entgangenen“ Tage dürfen nicht einfach angehängt werden. Sie müssen jedoch nachgeholt werden. Dafür stellt Ihr:e Angestellte:r einen neuen Urlaubsantrag. Bleibt er oder sie im schlimmsten Fall über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig, erlischt der Urlaubsanspruch nicht und kann sogar noch Jahre später geltend gemacht werden. Einschränkungen können Sie jedoch bei Urlaubstagen über der gesetzlich festgelegten Mindestanzahl machen. Dies muss aber vertraglich festgehalten sein.

Was das Urlaubsgeld betrifft, so dürfen Sie als Arbeitgeber:in bei dauernder Arbeitsunfähigkeit laut § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz Kürzungen vornehmen. Die Kürzung beläuft sich pro Krankheitstag in der Regel um ein Viertel des Arbeitsentgelts.

Arbeitsunfähigkeit in der Schwangerschaft

Schwangere sind im Zuge des Mutterschutzgesetzes im Arbeitsalltag besonders zu schützen. Mit Blick auf die Arbeitsunfähigkeit gelten für sie aber zunächst die gleichen Regeln wie für alle anderen Angestellten auch. Verletzt sich eine Schwangere oder kommt es zu einer Erkrankung, die nicht im Zusammenhang mit der Schwangerschaft steht, muss auch die zukünftige Mutter eine Krankschreibung, ein Attest oder eine AUB bei Ihnen als Arbeitgeber:in einreichen, um Sie über ihre Erkrankung und deren Dauer zu informieren. Den Lohn zahlen Sie wie gewohnt weiter. Ist die Schwangere länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, bezieht sie in der Folge Krankengeld. In vielen Fällen führt eine längere Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung während der Schwangerschaft zu einem vom Frauenarzt oder von der Frauenärztin ausgesprochenen Beschäftigungsverbot, um die Gesundheit von Mutter und Kind zu schützen. Dann sind Sie dazu verpflichtet den sogenannten Mutterschaftslohn zu zahlen, wenn das Beschäftigungsverbot dazu führt, das die Schwangere ihre bisherige berufliche Tätigkeit nicht mehr ausüben kann.

Kurzarbeit und Arbeitsunfähigkeit

Das Coronavirus hat nicht nur das menschliche Zusammenleben auf die Probe gestellt. Auch einige Regeln des Arbeitsalltags mussten im Zuge der Pandemie neu definiert werden. Da ist auch das Thema Kurzarbeitergeld bei Arbeitsunfähigkeit keine Ausnahme. Um es kurz zu machen: Die meisten Angestellten, bei denen eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt wurde, haben nach wie vor Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass es sich um ein versicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis handelt. Eine Ausnahme sind Minijobber:innen. Sie gelten in der Arbeitslosenversicherung als versicherungsfrei und haben daher im Falle einer Erkrankung keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Das können Sie tun, wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihr:e Mitarbeiter:in vorsätzlich krank macht

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat Beweiswert. Das bedeutet: Wenn Sie die Entgeltfortzahlung einstellen, weil Sie Ihrem oder Ihrer Angestellten misstrauen, müssen Sie im Streitfall vor Gericht ernsthafte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit begründen können. Dass Sie belegen können, dass Ihr:e Mitarbeiter:in während der „Krankheit“ in einer Kneipe war oder im Stadtpark angetroffen wurde, reicht nicht aus. Er oder sie darf das, solange damit die Genesung nicht beeinträchtigt wird.

Vor Gericht haltbare, ernsthafte Zweifel bestehen beispielsweise:

  • wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Arbeitsunfähigkeit mit Ankündigung ausgesprochen hat, weil Sie ihm oder ihr keinen Urlaub genehmigt haben.
  • wenn der oder die Betroffene regelmäßig gleichzeitig mit einem Kollegen oder einer Kollegin krank wird, mit dem er oder sie eine Fahrgemeinschaft hat.
  • wenn der oder die Angestellte eine mit der Krankheit nicht vereinbare Nebentätigkeit ausübt.

Hegen Sie den Verdacht, dass eine:r Ihrer Mitarbeiter:innen gar nicht krank ist, bieten sich Ihnen mehrere Möglichkeiten:

  • Handelt es sich um eine:n langjährigen Mitarbeiter:in, mit dem oder der Sie ansonsten sehr zufrieden sind, sollten Sie zunächst versuchen, ihn oder sie durch einen Krankenbesuch oder ein persönliches Gespräch aufzurütteln. Dafür sollten Sie sich zunächst darüber informieren, wie Sie ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen.
  • Ist der oder die Angestellte häufig einzelne Tage krank, verlangen Sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zukünftig bereits am ersten Krankheitstag.
  • Haben Sie einen begründeten Verdacht, dass Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin krank macht, um z. B. auf der Baustelle seines Freundes oder seiner Freundin auszuhelfen, können Sie auch einen Detektiv beauftragen, um Beweise zu sichern. Falls Sie beweisen können, dass Ihr:e Angestellte:r seine oder ihre Arbeitsunfähigkeit nur vortäuscht, können Sie ihm oder ihr fristlos kündigen.

Achtung

Informieren Sie sich vorab, welche Mitarbeiterkontrollen erlaubt sind!

Auch wenn es verlockend klingt, sind ausgiebige Mitarbeiterkontrollen nicht ohne weiteres möglich. Vergewissern Sie sich daher im Vorfeld, was erlaubt ist und was nicht.

Konkrete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit? Schalten Sie die Krankenkasse ein!

Sie können eine Begutachtung durch den medizinischen Dienst der Krankenversicherung veranlassen. Das ist eine wichtige Möglichkeit zur Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit durch Sie als Arbeitgeber:in. Die Krankenkasse Ihres oder Ihrer Mitarbeiter:in ist gesetzlich dazu verpflichtet, ein Gutachten einzuholen, wenn Sie konkrete und nachvollziehbare Zweifel an der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorbringen können.

Gründe für eine Begutachtung durch den medizinischen Dienst

Die Krankenkasse muss z. B. ein Gutachten einholen, wenn Ihr:e Mitarbeiter:in

  • auffällig oft
  • auffällig oft für kurze Zeit
  • häufig montags oder freitags

arbeitsunfähig ist.

Für die Begutachtung reicht ein Anruf bei der Krankenkasse. Kommt der Gutachter zum Ergebnis, dass Ihr:e Mitarbeiter:in tatsächlich nicht arbeitsunfähig ist, werden Sie benachrichtigt. Ihnen stehen dann folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Sie können eventuell fortgezahltes Entgelt zurückfordern.
  • Sie können Sie Mitarbeiter entlassen.
  • Erscheint Ihr:e Mitarbeiter:in nicht zum Termin beim medizinischen Dienst, können Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Entgeltfortzahlung zu verweigern, ohne eine Begutachtung durch den medizinischen Dienst zu veranlassen. Im Streitfall sollten Sie aber begründete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit vortragen und diese beweisen können.

Beispiel aus der Praxis

Ihr Mitarbeiter A. ist seit einer Woche krank. Eben haben Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für eine weitere Woche erhalten. Kurz darauf erfahren Sie, dass A. gegenüber seinem Kollegen B. am Vortag auf dessen Frage, ob er nächste Woche wiederkomme, gesagt haben soll: „Wo denkst Du hin. Ich bin zwar richtig fit, aber nicht für den. So wie das hier läuft, lasse ich mich lieber nochmal eine Woche krankschreiben.“ Sie fragen sich, ob das für eine fristlose Kündigung reicht.

Wenn Sie sicher sind, dass A. sich gegenüber B. wirklich so geäußert hat und B. das bezeugen würde, steht einer fristlosen Kündigung nichts im Weg. Geht A. gegen die Kündigung vor, können Sie B. als Zeugen angeben. Dessen glaubhafte Aussage wird den Beweiswert der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttern. Das Gericht wird davon ausgehen, dass A. die Krankheit nur vorgetäuscht hat. A. könnte den Prozess dann nur gewinnen, wenn er glaubhaft und detailliert vorbringen kann, welche gesundheitlichen Einschränkungen bestanden haben und dass er wirklich arbeitsunfähig krank war. Der Hinweis darauf, dass der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit fachgerecht festgestellt und attestiert hat, reicht nicht aus (LAG Hessen, Urteil v. 8.2.2010, 16 Sa 890/09).