Lohnabrechnung: So gelingt die Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeiter

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern nach erfolgten Entgeltzahlungen vollständige Lohnabrechnungen ausstellen. Die Dokumente liefern Arbeitnehmern wichtige Information darüber, wie viel Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber sowohl an das Finanzamt als auch an die Sozialversicherungsträger abgeführt hat. Demnach ist die Abrechnung des Lohns ein wichtiger Nachweis darüber, ob alle steuerrechtlichen Vorgaben korrekt erfüllt wurden.

Was ist eine Lohnabrechnung und wofür benötigen Sie diese?

Die Erklärung ist ganz simpel: Unter einer Lohnabrechnung verstehen wir grundsätzlich ein Dokument, welches Informationen darüber enthält, wie sich der Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Meist werden Verdienstabrechnungen daher monatlich erstellt.
Das Formular muss die erfolgte Zahlung im Detail aufschlüsseln, damit der Lohn für alle Beteiligten genau nachvollziehbar ist:

  • Arbeitnehmer
  • Arbeitgeber
  • Finanzamt

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine Lohnabrechnung vom Arbeitgeber alle relevanten Zahlen rund um den Verdienst sowie die Abzüge und Steuern enthalten.

Pflicht des Arbeitgebers: Das Erstellen einer Lohnabrechnung

Sobald ein Unternehmer seinem ersten Mitarbeiter Lohn ausbezahlt, ist er gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Das heißt: Sobald Sie Ihren ersten oder gar mehrere Mitarbeiter einstellen, nimmt die Lohnbuchhaltung Zeit und Geld in Anspruch. Sie stehen dann nämlich nicht nur vor der Herausforderung, regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Angestellten zu erstellen. Sie sind ebenfalls dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse abzuführen.

Die GewO sagt zwar ebenfalls, dass die ordnungsgemäße Lohnabrechnung unterlassen werden kann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht geändert haben. Doch in der Praxis geschieht das meistens nicht: Jeder Mitarbeiter erhält seine monatliche Abrechnung in Papierform bzw. per E-Mail.

Brutto- und Nettolohn korrekt berechnen

Wenn Sie den Lohn berechnen, können sich – abhängig von der Branche - Brutto- und Nettolohn eines Arbeitnehmers um bis zu 40 Prozent unterscheiden. Doch was ist unter diesen wichtigen Bestandteilen der Lohnabrechnung zu verstehen?

  • Unter dem Bruttoentgelt versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung.
  • Der Nettolohn ist das tatsächliche Entgelt, welches jedem Arbeitnehmer am Ende eines Monats per Auszahlung zur Verfügung steht.

Es gibt aber noch weitere Posten, die wichtig sind, um die Lohnabrechnung korrekt zu berechnen.

Info

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Grundsätzlich versteht man sowohl unter dem Lohn als auch unter dem Gehalt eine Form der Bezahlung eines Arbeitnehmers für dessen geleistete Arbeit. Zwischen Lohn und Gehalt kann man im Hinblick auf die Verdienstabrechnung allerdings weiter differenzieren:

  • Ein Gehalt erhalten Angestellte in Form eines festen, nicht abweichenden Einkommens. Es wird als monatlich fester Betrag ausbezahlt.
  • Einen Lohn erhalten Mitarbeiter, die nach Stunden bezahlt werden und deren monatliches Einkommen sich ändert. Die endgültige Summe für die Lohnabrechnung errechnet sich meist auf Basis des Stundenlohns. Deshalb kann der Verdienst pro Monat schwanken (z. B. beim Baulohn der Fall).

Der entscheidende Unterschied der Berechnung liegt also darin, dass das Gehalt jeden Monat gleichbleibt, unabhängig von den gearbeiteten Stunden, während der Lohn sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden errechnet. Als Arbeitgeber müssen Sie in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung klar aufzeigen, ob es sich bei der Auszahlung um Lohn oder Gehalt handelt.

Wie setzt sich der Bruttolohn zusammen?

Um den Bruttonlohn zu berechnen, gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. In der Regel setzt sich der Bruttoverdienst aus einem Grundentgelt sowie variablen, leistungsbezogenen Entgeltbestandteilen zusammen.

Einige Arbeiternehmer können sich zusätzlich zum Grundlohn häufig über sogenannte Zuschläge und Zulagen freuen. Während für Zuschläge keine Steuern bezahlt werden müssen, müssen Zulagen dem Bruttolohn hinzugerechnet und daher auch versteuert werden – beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Folgende Posten sind beispielsweise für die Lohnabrechnung relevant:

Info

Wann werden Zuschläge gezahlt?

Soweit ein Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen bzw. nachts arbeitet, hat er zumindest einen Anspruch auf das in seinem Arbeitsvertrag vereinbarte Grundentgelt. Ob er darüber hinaus ein Anrecht auf Zuschläge hat, richtet sich danach, ob es einen Tarifvertrag, eine konkrete Betriebsvereinbarung oder eine einzelvertragliche Regelung für die Lohnberechnung gibt.

Weiterhin können den Grundlohn Ihrer Arbeitnehmer durch leistungsbezogene Bonuszahlungen erhöhen und diese so motivieren:

  • Prämien oder Provisionen
  • Geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen, Essensgeld etc.)
  • Andere Sonderleistungen des Arbeitgebers (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)

Alle genannten Möglichkeiten tragen dazu bei, das Grundentgelt zu erhöhen. Dadurch kommen am Monatsende immer wieder unterschiedlich hohe Bruttolöhne zustande. Die genaue Zusammensetzung des Bruttolohns wird für die Lohnabrechnung in Lohnlisten festgehalten.

Nettolohn berechnen

Neben den oben genannten Posten, die zusätzlich zum regulären Lohn anfallen können, muss sich jeder Arbeitnehmer damit abfinden, dass es genauso Abzüge vom Entgelt gibt, die monatlich zu zahlen sind. Grundsätzlich ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich aller gesetzlichen Steuern und Versicherungen das Nettogehalt.

Zu den Pflichtabgaben eines jeden Arbeitnehmers zählen folgende Posten:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • ggf. Kirchensteuer

Für Sie als Arbeitgeber kommt noch die Unfallversicherung dazu. All diese Posten unterliegen unterschiedlichen Besteuerungen und Abzügen, die für die Lohnabrechnung relevant sind. Beispielsweise hängt die Höhe der zu entrichtenden Lohnsteuer von der jeweiligen Lohnsteuerklasse eines Arbeitnehmers ab. Für die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen gilt die Regelung, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge teilen: Eine Hälfte trägt der Arbeitgeber, während die andere Beitragshälfte dem Arbeitnehmer vom Bruttolohn abgezogen wird.

Achtung

Beachten Sie Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Als Arbeitgeber sind Sie dafür zuständig, alle Sozialabgaben und Steuern für die monatliche Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter korrekt zu berechnen. Anschließend haben Sie die Pflicht, diese fristgerecht an die zuständigen Einzugsstellen sowie das Finanzamt zu überweisen. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Hinzu kommt außerdem, dass Sie als Arbeitgeber auch für sich selbst Beiträge wie Lohnnebenkosten abführen müssen.

Um Brutto- und Nettolohn korrekt zu ermitteln, können Sie sich an folgendes Schema zur Lohnberechnung halten:

Bruttolohn
 
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Zuschläge und Zulagen
  • Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
  • Betriebliche Altersvorsorge
 
= Gesamtbrutto
 
  • Betriebliche Altersvorsorge
 
= Sozialversicherungsbrutto
 
  • Steuerfreibeträge
 
= Steuerbrutto
 
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsanteil des Arbeitnehmers
 
= Nettoarbeitsentgelt
 
  • Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
 
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
 
= Auszahlungsbetrag

Lohnabrechnungen erstellen: Diese Angaben müssen rechtsgültige Dokumente beinhalten

Wenn Sie Lohnzettel erstellen, sollten Sie immer sorgfältig arbeiten und sich keine Nachlässigkeiten erlauben. Machen Sie versehentlich falsche Angaben auf Ihren Lohnabrechnungen, kostet Sie das Ausbessern nicht nur einiges an Zeit und Nerven, sondern für Sie als Arbeitgeber kann das auch noch teuer werden. Wichtig ist, dass Sie sich an die allgemeingültigen Vorgaben halten und die Dokumente mit allen wichtigen Pflichtangaben versehen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.

Welche Konsequenzen drohen, wenn Sie fehlerhafte Lohnabrechnungen erstellen?

Haben Sie versehentlich zu viel Lohnsteuer für einen Ihrer Mitarbeiter entrichtet, können Sie sich diese wieder zurückholen. Bei anderen Posten, wie beispielsweise den Sozialabgaben, funktioniert das allerdings nicht ohne Weiteres. In so einem Fall müssen Sie die zu viel gezahlten Beiträge mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen und den Anteil Ihres Mitarbeiters an diesen auszahlen. Ist eine Verrechnung nicht möglich, können Sie einen Antrag auf Erstattung stellen. Das frisst allerdings viel Zeit und Nerven.

Sollten Sie auf der Kehrseite einmal vergessen haben, fällige Beiträge (z. B. für die Kranken- oder Rentenkasse) fristgerecht zu entrichten, ist das strafbar. Sie dürfen fehlende Zahlungen lediglich innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Lassen Sie diese Frist verstreichen, droht Ihnen eine Geld- oder schlimmstenfalls sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren. Deshalb raten wir Ihnen dazu, stets auf ein fehlerfreies Ergebnis zu achten, damit Sie keine falsche Lohnabrechnung erstellen.

Welchem Aufbau folgen Lohnabrechnungen?

Wenn Sie Lohnabrechnungen erstellen, müssen Sie darauf achten, dass die Dokumente einem bestimmten Schema folgen und einige Pflichtangaben enthalten. Nur so sind sie auch vor den Behörden gültig. Die Unterlagen müssen mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. In § 108 Abs. 3, Satz 1 der GewO ist festgelegt, welche Lohnabrechnungs-Daten in ein gesetzlich korrektes Formular hineingehören:

1. Allgemeine Pflichtangaben

  • Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Konkreter Zeitraum der Abrechnung
  • Firmenstempel, Unterschrift o. ä.

2. Bestandteile des Entgelts

  • Bruttolohn
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Steuerliche Abgaben (Lohn- und Kirchensteuer, Soli)
  • Persönliche Abzüge
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Steuerfreibeträge
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
  • Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit)
  • Zulagen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
  • Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Zum weiteren Inhalt von Lohnabrechnungen gehören ebenfalls die persönlichen Steuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse, Konfession und Kinderfreibetrag.

Welche Besonderheiten gelten beim Erstellen von Lohnabrechnungen für geringfügige Beschäftigungen?

Unter einer geringfügigen Beschäftigung versteht man hierzulande grundsätzlich ein Arbeitsverhältnis, bei welchem der Verdienst eine gesetzlich festgelegte Entgeltgrenze von 450 Euro nicht überschreitet. Man spricht in diesem Fall auch von einem sogenannten Minijob.

Minijobber können bis zu 450 Euro pro Monat verdienen, ohne Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge entrichten zu müssen. Möchten sich Arbeitnehmer beispielsweise im Nebenverdienst etwas zu ihrer Hauptbeschäftigung hinzuverdienen, kann das ein echter Vorteil sein. Üben Sie zusätzlich eine geringfügige Beschäftigung aus, können Sie nämlich komplett steuerfrei 450 Euro netto zusätzlich verdienen.

Aber auch als Arbeitgeber können Sie davon profitieren, Minijobber in Ihrem Unternehmen zu beschäftigen. Sie bezahlen dann lediglich die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge in Form einer Pauschale von rund 31 % des Lohns an die Knappschaft-Bahn-See. Diese Summe setzt sich aus den folgenden Beitragssätzen zusammen:

Pauschalbeitrag des Arbeitgebers bei Minijobs (rund 31% des Lohns)

Genau wie für jeden Vollbeschäftigen müssen Sie am Monatsende aber auch für Minijobber komplette Lohnabrechnungen erstellen. Diese beinhalten ebenfalls alle gesetzlich vorgeschrieben Pflichtangaben und stellen die pauschalen Sozialabgaben des Arbeitgebers dar.

Welche Besonderheiten muss ich beim Erstellen von Lohnabrechnungen im Baulohn berücksichtigen?

Wenn Sie Baulohnabrechnungen erstellen müssen, gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls einige Besonderheiten im Bereich der Lohnbuchhaltung. Grundsätzlich sind Abrechnungen im Baugewerbe etwas komplizierter als in anderen Branchen, da man hier unter anderem zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheidet. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht zwei verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor:

  • Dezember - März: 38 Wochenstunden
  • April - November: 41 Wochenstunden

Sollten Sie diese Arbeitszeitverteilung in Ihrem Betrieb anwenden, bezahlen Sie Ihren Mitarbeitern für die Wintermonate 164 Stunden und für die Sommermonate 178 Stunden pro Monat. Um die genauen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nachher korrekt in der Lohnabrechnung abzurechnen und festzuhalten, müssen Sie ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Weiterhin gibt es verpflichtende Sozialkassen des Baugewerbes (SOKABAU). Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber ein anderes Meldeverfahren berücksichtigen und die Sozialabgaben anders abführen.

Lohnabrechnung auslagern – Wann ist das Outsourcen sinnvoll?

Meist verfügen kleine und mittelständische Unternehmen nicht über die nötige Zeit oder das erforderliche Know-how, um sich selbst um ihre monatlichen Lohnabrechnungen zu kümmern. Dann kann es unter Umständen Sinn machen, die mit der Lohnbuchhaltung verbundenen Arbeiten an einen externen Dienstleister zu übertragen. Betriebe haben unterschiedliche Möglichkeiten, um ihre Lohnabrechnungen auszulagern.

Welche Möglichkeiten habe ich, um die Lohnabrechnung auszulagern?

Als Arbeitgeber kommen im Bereich der Lohnbuchhaltung einige anspruchsvolle Aufgaben und Verpflichtungen auf Sie zu:

  • Lohnsteuer und Sozialabgaben fristgerecht an die zuständigen Behörden abführen
  • Die entsprechenden Bescheinigungen ausstellen
  • Lohnabrechnungen aufbewahren und Aufbewahrungsfristen einhalten
  • Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt wahrnehmen

In jedem Betrieb mit mehreren Angestellten nehmen all diese Arbeiten im Rahmen der Lohnabrechnung viel Zeit in Anspruch.

Größere Betriebe richten für die Lohnbuchhaltung häufig eine firmeninterne Abteilung ein. Kleinen und mittleren Unternehmen mangelt es hierfür allerdings in den meisten Fällen am nötigen Budget. Da der zeitliche Aufwand in der Regel ebenfalls zu groß ist, um die damit verbundenen Tätigkeiten intern zu bewältigen, sehen viele Kleinbetriebe die optimale Alternative darin, ihre Lohnabrechnungen erstellen zu lassen. Oft sourcen sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen dann an ein externes Büro oder einen Steuerberater aus.

Von welchen Vorteilen profitiere ich, wenn ich die monatliche Lohnabrechnung extern erledigen lasse?

Die Lohnabrechnungen auszulagern, bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

  • Der zeitliche Aufwand fällt wesentlich geringer aus, als wenn die Lohnbuchhaltung intern erledigt wird.
  • Da das Einstellen eines separaten Mitarbeiters nicht notwendig ist, entfallen Personalausgaben.
  • Sie müssen sich nicht ständig mit veränderten Steuergesetzen befassen und Fortbildungen in der Buchhaltung finanzieren.

Spezialisierte Lohnbüros besitzen das fachliche Know-how, um die Lohnabrechnungen Ihres Betriebs fachkompetent zu übernehmen. Mittlerweile gibt es hierfür sogar spezielle Online-Dienstleister, mit denen Sie über das Internet gemeinsam in der Cloud arbeiten können. Diese sind dazu in der Lage, Ihre Lohnabrechnungen online – meist mit Hilfe moderner Software - schnell und zu fairen Preisen zu erstellen. Wenn Sie einen externen Lohnbuchhalter bzw. Steuerberater oder einen Dienstleister (z. B. für die Online-Lohnabrechnung) engagieren, steht Ihnen außerdem stets ein persönlicher Ansprechpartner bei allen Fragen zur Verfügung.

Wie funktioniert das Outsourcing der Lohnabrechnung und welche Kosten kommen auf mich zu?

Möchten Sie Ihre Lohnabrechnungen extern erledigen lassen, funktioniert das in der Regel recht unkompliziert:

  • Sie erfassen alle relevanten Stammdaten Ihrer Mitarbeiter.
  • Sie legen Ihren gewünschten Zeitpunkt für die monatlichen Entgeltzahlungen in Ihrem Unternehmen fest.
  • Kurz vor der Fälligkeit übermitteln Sie Ihrem Dienstleister eine Mitarbeiterliste mit allen wichtigen Angaben für die Lohnabrechnung (z. B. geleistete Stunden, Überstunden etc.).

Im Anschluss ist Ihr externes Lohnbüro bzw. Ihr Steuerberater mit der Bearbeitung am Zug. Sie sollten in der Regel innerhalb von zwei bis drei Tagen die in Auftrag gegebenen Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter einschließlich aktueller Lohnauswertungen erhalten. Vergessen Sie nicht, diese aufzuheben für eine potentielle Betriebsprüfung.

Wenn Sie Ihre Abrechnungen an externes Fachpersonal auslagern, ist diese Leistung mit entsprechenden Lohnabrechnungskosten verbunden. Deren Höhe richtet sich nach bestimmten Faktoren:

  • Leistungsumfang des Lohnbüros
  • Anzahl Ihrer beschäftigten Mitarbeiter

Es gibt günstige Agenturen, die Ihnen Ihre Lohnabrechnungen bereits ab 7 Euro pro Monat erstellen. Beschäftigen Sie in Ihrer Firma beispielsweise 50 Mitarbeiter, müssen Sie einen monatlichen Betrag von ungefähr 350 Euro einplanen.

Achtung

Planen Sie die Zusatzkosten und den Verwaltungsaufwand ein

Ausgelagerte Abrechnungen verursachen mit der Zeit recht hohe zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen. Beachten Sie außerdem, dass trotz allem ein großer Teil des Verwaltungsaufwands weiterhin an Ihnen selbst hängen bleibt, auch wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern.

Lohnabrechnung selbst erstellen – Welche Möglichkeiten habe ich?

In größeren Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung meist intern abgewickelt. Bei Kleinbetrieben fehlen jedoch häufig die finanziellen Mittel, eine firmeneigene Abteilung einzurichten. Deshalb lagern Kleinbetriebe ihre Lohnabrechnungen oft aus. Einen externen Dienstleister bzw. Steuerberater zu engagieren, verursacht ebenfalls hohe Kosten. Dieses Geld können sich KMU sparen, indem sie ihre Verdienstabrechnungen selbst erstellen.

Gibt es spezielle Vorlagen, mit denen ich meine Lohnabrechnung selbst erstellen kann?

Sie überlegen, den Lohn in Zukunft selbst abzurechnen, statt dies extern erledigen zu lassen? Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Eigene Vorlagen in Excel oder Word: Diese müssen Sie selbst erstellen,was sehr zeitaufwändig ist.
  • Vorgefertigte Lohnabrechnungsmuster aus dem Internet: Im Web finden Sie eine große Auswahl bereits fertiger Formulare, die Sie sich kostenlos herunterladen können. In der Regel enthalten diese bereits Felder mit allen wichtigen Pflichtangaben, sodass Sie nur noch die entsprechenden Daten aus Ihrer Lohnbuchhaltung eintragen müssen.

Achtung

Online-Vorlagen kennen nicht die aktuellen Vorgaben und Werte!

Verwenden Sie selbst angefertigte oder aus dem Internet heruntergeladene Lohnabrechnungsvorlagen, sparen Sie die meisten Kosten. Allerdings sind Sie in diesem Fall dafür verantwortlich, alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttogehalt korrekt auszurechnen. Hierfür muss gewährleistet sein, dass alle Berechnungsgrundlagen exakt sind. Die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen ändern sich jedes Jahr.

Daher ist diese Methode nur dann ratsam, wenn Sie in Ihrer Firma lediglich ein bis drei Mitarbeiter beschäftigen, deren Löhne das ganze Jahr über gleichbleiben. Außerdem sollten Sie Ihre Eingaben bei der Lohnabrechnung regelmäßig von Ihrem Steuerberater oder einem anderen Experten prüfen lassen. Andernfalls ist die Wahrscheinlichkeit zu groß, dass sich Fehler in Ihre Abrechnungen einschleichen.

Bietet sich der Einsatz einer speziellen Lohnabrechnungssoftware für mein Unternehmen an?

Beschäftigen Sie eine größere Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen oder schwanken die Löhne Ihrer Angestellten von Monat zu Monat, ist es keine leichte Aufgabe, die Lohnabrechnungen zu erstellen. Immer mehr Betriebe setzen daher mittlerweile auf moderne Lohnbuchhaltungsprogramme. Sie sind der effizienteste und einfachste Weg, fehlerlose Abrechnungen zu erstellen, die den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen.

Der Grund: Nachdem Sie alle Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in die Software eingegeben haben, erstellt diese automatisch jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Sie. Dabei werden alle aktuellen gesetzlichen Vorgaben beachtet.

Da die Anschaffung einer Lohnsoftware außerdem mit geringen, monatlichen Kosten verbunden ist, ist der Einsatz eines modernen Programms die optimale Alternative für Unternehmen mit kleinem Budget:

  • Kleine und mittlere Unternehmen
  • Freiberufler
  • Selbstständige
  • Firmen in der Gründungsphase

Fazit: Eine leistungsfähige Lohnsoftware ist für die allermeisten Unternehmen die bessere Wahl, als die Lohnabrechnungen mit Hilfe vorgefertigter Lohnabrechnungs-Muster zu erstellen.

Wie helfen mir moderne Software-Lösungen bei der Lohnabrechnung?

Wenn Sie eine Lohnsoftware für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, können Sie Ihre Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung stark entlasten. Viele der modernen Programme sind speziell auf die Belange von Kleinunternehmern und Selbstständigen ausgerichtet, die ihre Lohnbuchhaltung in Zukunft selbst in die Hand nehmen wollen. Sie bieten Ihnen eine ganze Reihe an Vorteilen und helfen ihnen bei einer einfachen Lohnbuchführung.

Woran erkenne ich ein gutes Lohnprogramm?

Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm unterstützt Sie unter anderem bei folgenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung:

  • Alle Personaldaten zentral erfassen und aktuell abrufen
  • Die Zuordnung und Verteilung aller Löhne und Gehälter auf einen Blick erkennen
  • Den Überblick über alle Personalkosten behalten

Mit Hilfe einer modernen Software müssen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter nur einmal erfassen. Hierbei werden bereits alle monatlichen Bewegungsdaten (z. B. Neueinstellungen oder Entlassungen von Arbeitnehmern) im System festgehalten.

Auf Basis der eingepflegten Daten ist das Programm dazu imstande, alle Löhne und Gehälter automatisch zu berechnen und die monatliche Lohnabrechnung für Ihre Angestellten zu erstellen. Weiterhin können Sie damit alle relevanten Daten über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archivieren. Sie können also Ihre komplette Lohnabrechnung ohne Steuerberater selbst erstellen.

Als Arbeitgeber gehört es außerdem zu Ihren Aufgaben, alle Daten Ihrer Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern sowie die Vorsteuern bei den zuständigen Finanzämtern zu melden. Ein gutes Lohnprogramm übernimmt auch diese Arbeiten für Sie. Zudem können Sie damit Arbeitszeitkonten führen sowie Urlaubs- und Krankentage übersichtlich verwalten. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, monatliche Kostenstellenlisten und Auswertungen Ihrer Entgeltabrechnungen zu erstellen, um Ihre Firmenfinanzen immer genau im Blick zu behalten.

Welche Funktionen und Schnittstellen sollte eine Lohnabrechnungssoftware bieten?

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware beinhaltet alle grundlegenden Funktionen, die wichtig sind, um die Lohnbuchhaltung in Ihrem Betrieb einfach selbst in die Hand zu nehmen. Sie können damit komplette Abrechnungen ohne fremde Hilfe erledigen. Da viele Lohnprogramme mit einer Funktion für das Online-Banking ausgestattet sind, tätigen Sie die Überweisungen der Löhne und Gehälter ebenfalls unkompliziert aus der Software heraus.

Gute Lohnprogramme bieten auch eine übersichtliche Mitarbeiterverwaltung, in der Sie alle Stammdaten einfach erfassen. Außerdem haben Sie mit einer Software für KMU die Möglichkeit, folgende Sonderfälle unkompliziert abzurechnen:

  • Gehaltsabrechnung für Minijobs und Midijobs
  • Gleitzone im Niedriglohnbereich
  • Geringfügige Beschäftigungen
  • Teilzeitmitarbeiter
  • Mehrfachbeschäftigte

Abhängig von den unterschiedlichen Beschäftigungsarten der Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb besitzen Programme außerdem spezielle Funktionen für die Lohnabrechnung, um automatisch die entsprechenden Beitragssätze für die Sozialversicherung nach den gesetzlichen Vorgaben zu berechnen. Auch das Meldewesen übernehmen die meisten Lösungen für Sie, sodass Sie alle wichtigen Lohn- und Personaldaten dank entsprechender Funktionen und Schnittstellen elektronisch an die zuständigen Behörden übermitteln können:

Krankenkassen

Finanzamt

Andere Sozialversicherungen

Darüber hinaus sind Programme für die Lohnabrechnung mit gängigen Schnittstellen wie ELSTER und ELStAM ausgestattet. Diese garantieren Ihnen einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater.

Vorteil

Die Vorteile von Programmen für die Lohnabrechnung im Überblick

  • Komplette Lohnbuchhaltung einfach und rechtssicher selbst erledigen
  • Fehlerwahrscheinlichkeit auf ein Minimum reduzieren
  • Persönliche Fachkenntnisse erweitern
  • Alle relevanten Lohndaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter übersichtlich erfassen und verwalten
  • Den Arbeitsaufwand in der Lohnbuchhaltung deutlich verringern und wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft sparen
  • Auf Basis aktueller Gesetze und Datenschutzrichtlinien arbeiten
  • Kosten für externes Fachpersonal sparen
  • Stets den umfassenden Überblick über die Unternehmensfinanzen behalten
  • Mitarbeitern Auskünfte schneller erteilen und damit als kompetenter Arbeitgeber auftreten

Tipp

Die Lohnabrechnung mit Software selbst erledigen

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt können Sie jeden Monat Ihre Gehalts- und Lohnabrechnungen selbst erstellen. Sie können damit alle wichtigen Aufgaben der Lohnbuchhaltung effizient erledigen, ohne dafür auf fremde Hilfe eines externen Dienstleisters oder eines Steuerberaters angewiesen zu sein. Wir unterstützen Sie bei vielen Arbeiten rund um die Lohnabrechnung:

  • Alle wichtigen Personal- und Lohndaten Ihrer Mitarbeiter erfassen, verarbeiten und archivieren
  • Alle relevanten Steuerabzüge und Beitragssätze korrekt berechnen
  • Alle Entgeltabrechnungen einfach nach den aktuellen, gesetzlichen Vorgaben erstellen
  • Alle Meldungen elektronisch an Finanzämter und Sozialversicherungsträger übermitteln

 Außerdem können Sie damit alle relevanten Lohndaten direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen – beispielsweise für den Jahresabschluss. Sie sparen wertvolle Zeit für Ihr tägliches Kerngeschäft ebenso wie unnötige Kosten für externe Lohnbüros.