Lohnabrechnung: Das Wichtigste für dich als Arbeitgeber zusammengefasst

Je nach Steuerklasse, Sozialabgaben und Branche, kann der Unterschied zwischen Brutto- und Nettolohn bis zu 40 % betragen:

• Bruttoentgelt: Darunter versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung (SV-Beiträge).
• Nettolohn: Hierbei handelt es sich um das tatsächliche Entgelt, welches der Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer am Ende eines Monats ausbezahlt wird.

Es gibt aber noch weitere Posten, die wichtig sind, um die Lohnabrechnung korrekt zu berechnen.

Um den Bruttolohn zu berechnen, gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. In der Regel setzt sich der Bruttoverdienst aus den folgenden Bestandteilen zusammen: 

• dem Grundlohn und
• variablen, leistungsbezogenen Entgeltbestandteilen, z. B. Zuschläge, Zulagen oder geldwerte Vorteile.

Arbeiternehmer können sich zusätzlich zum Grundlohn häufig über sogenannte Zuschläge und Zulagen freuen. Zuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen beitrags- und steuerfrei. Zulagen, hingegen, kommen zum Bruttolohn hinzu und sind daher steuerpflichtig – beispielsweise das Urlaubsgeld oder das Weihnachtsgeld.

Hier einige Beispiele für Zuschläge und Zulagen:

• Gefahrenzulagen,
• Überstundenzuschläge,
• Ausbilderzulagen,
• Nachtarbeitszuschläge,
• Überstunden-Zuschläge und
• Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit.

Weiterhin können Angestellte ihren Grundlohn durch leistungsbezogene Bonuszahlungen des Arbeitgebers aufstocken:

• Prämien oder Provisionen,
• geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen) und
• andere Sonderleistungen (z. B. Jubiläumszuwendungen, Bonuszahlungen).

Alle genannten Möglichkeiten tragen dazu bei, dass sich das Grundentgelt um ein Vielfaches erhöhen kann und dadurch am Monatsende immer wieder unterschiedlich hohe Bruttolöhne zustande kommen. Die genaue Zusammensetzung des Bruttolohns wird für die Lohnabrechnung in Lohnlisten festgehalten.

Diese Abgaben fallen bei jedem Angestellten an:

• Lohnsteuer,
• Beiträge zur Krankenversicherung,
• Beiträge zur Pflegeversicherung,
• Beiträge zur Rentenversicherung,
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung,
• ggf. Solidaritätszuschlag und
• ggf. Kirchensteuer.

All diese Posten unterliegen unterschiedlichen Besteuerungen und Beitragsbemessungsgrenzen, die für die Lohnabrechnung relevant sind. Beispielsweise hängt die Höhe der zu entrichtenden Lohnsteuer von der jeweiligen Lohnsteuerklasse des Beschäftigten ab.

Für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gilt die Regelung, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge teilen: Eine Hälfte trägt der Arbeitgeber, die andere der Arbeitnehmer.

Dieses praktische Beispiel zur Berechnung der Lohnabrechnung hilft dabei, die einzelnen Schritte und Abzüge noch besser nachzuvollziehen.

Wenn du eine Lohnabrechnung erstellst, musst du einem bestimmten Schema folgen und einige Pflichtangaben machen. Nur so sind sie auch vor den Behörden gültig. Die Unterlagen müssen mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. Aber welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen bei der Lohnabrechnung beachten?

In § 108 Abs. 3, Satz 1 GewO ist der Aufbau von Gehaltsabrechnungen festgelegt und welche Lohnabrechnungs-Daten in ein gesetzlich korrektes Formular hineingehören:

1. Allgemeine Pflichtangaben

• Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Angestellten,
• Geburtsdatum des Angestellten,
• Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Angestellten,
• Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses und
• konkreter Zeitraum der Abrechnung,

2. Bestandteile des Entgelts

• Bruttolohn,
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers,
• steuerliche Abgaben (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, ggf. Soli),
• persönliche Abzüge,
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge,
• Vermögenswirksame Leistungen,
• Steuerfreibeträge,
• Geldwerte Vorteile/Sachbezüge,
• Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit),
• Zulagen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) sowie
• Nettolohn und Auszahlungsbetrag.

Zum weiteren Inhalt von Lohnabrechnungen gehören ebenfalls die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale wie:

• Steuerklasse,
• Konfession oder
• Kinderfreibetrag.

Dieses Beispiel zur Lohnabrechnung in Deutschland liefert dir eine hilfreiche Orientierung. Die Musterlohnabrechnung zeigt anschaulich alle wichtigen Bestandteile, die auf einer Gehaltsabrechnung enthalten sein sollten, wie Bruttolohn, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Ein solches Beispiel für die Gehaltsabrechnung ist besonders hilfreich, um den Aufbau und die Berechnung der Abzüge nachvollziehen zu können. Ein Beispiel zur Entgeltabrechnung kann auch dabei unterstützen, typische Abzüge und Zuschläge besser zu verstehen.

Nutze dieses Beispiel der Gehaltsabrechnung als Vorlage, um deine eigene Lohnabrechnung sinnvoll und korrekt zu erstellen. Besonders für Einsteiger oder kleine Unternehmen ist ein Gehaltsabrechnungsmuster eine sinnvolle Arbeitshilfe, um alle Pflichtangaben übersichtlich zu erfassen und Fehler zu vermeiden.

In der Lohnabrechnung finden man zahlreiche Abkürzungen verwendet, die für Außenstehende oft schwer zu verstehen sind. Diese Abkürzungen beziehen sich auf verschiedene Posten, die der Arbeitgeber vom Bruttogehalt abzieht oder zu diesem hinzugerechnet werden.

Gängige Abkürzungen in einer Lohnabrechnung und ihre Bedeutung sind:

• A = Abfindung,
• AV = Arbeitslosenversicherung,
• E = Einmalbezug,
• F = Frei,
• GB = Gesamtbrutto,
• H = Hinzurechnungsbeitrag (nur bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen),
• Ki. Frbtr. = Kinderfreibetrag,
• KiSt = Kirchensteuer,
• KK = Krankenkasse,
• KV = Krankenversicherung,
• L = Laufender Bezug,
• LSt = Lohnsteuer,
• M = Mehrjährige Versteuerung,
• MFB = Mehrfachbeschäftigung,
• N = Nachberechnung,
• P = Pauschalversteuerung (Pauschalierung),
• PGRS = Personengruppenschlüssel (d. h. besondere Beschäftigungsarten),
• PV = Pflegeversicherung,
• RV = Rentenversicherung,
• S = Sonstiger Bezug (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld),
• St = Steuerbrutto,
• StKl = Steuerklasse,
• SV = Sozialversicherung,
• V = Vorjahr,
• VKZ = Verarbeitungskennzeichen (relevant für Lohnbuchhaltung) und
• W = Wertguthaben (z. B. Zeitwertkonto).

Genau wie für jeden Vollbeschäftigen musst du am Monatsende auch für Minijobber komplette Lohnabrechnungen erstellen. Diese beinhalten ebenfalls alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben und stellen deine pauschalen Sozialabgaben dar.

Als Unternehmer und Dienstgeber bist du dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung korrekt auszustellen. Kleinere und mittlere Unternehmen lassen diese Aufgabe häufig von einem externen Dienstleister (wie einem Lohnbüro oder dem Steuerberater) durchführen. Damit verliert das Unternehmen aber auch Kontrolle und Flexibilität. Der größte Zeitfresser dabei ist oft die missverständliche Kommunikation. Außerdem steigen bei Korrekturbedarf die Kosten für das Outsourcing schnell an.

Auch kostenlose Muster und Vorlagen zur Lohnabrechnung aus dem Internet eignen sich oft nur für den Anfang. Sie helfen dir zwar dabei, relevante Daten für die Lohnbuchhaltung zu erfassen, langfristig gesehen ist jedoch eine professionelle Lohnabrechnungssoftware die bessere Wahl für dein Unternehmen.

Moderne Software-Lösungen wie das Lohnprogramm von Lexware Office erlauben es Unternehmern, die komplette Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse einfach selbst zu erstellen – auch auf einem Mac.

Der große Vorteil daran: Du sparst auf Dauer Zeit und Geld. Für Großunternehmer lohnt es sich, ein eigenes Personalreferat mit Lohnbuchhaltung anzustellen. Du musst für jeden Dienstnehmer ein eigenes Lohnkonto führen. Lohnlisten stellen Gehalt und Abzüge zusammen. Die meisten Unternehmer erstellen die Lohnabrechnung jedoch mit computerunterstützten Systemen und Online-Buchhaltungsprogrammen wie Lexware Office.

In der Lexware Office Lohnabrechnung steckt deutlich mehr als in einem einfachen Lohnrechner, der dir die Löhne und Gehälter deiner Mitarbeiter automatisch berechnen kann. Die Software-Lösung ist dazu in der Lage, alle wichtigen gesetzlichen Vorgaben – wie die Beitragsbemessungsgrenzen – automatisch zu berücksichtigen. Auch die Lohnabrechnung für Minijobs, Angestellte und alle weiteren Beschäftigungsverhältnisse erstellst du einfach und ohne Vorkenntnisse.

Lexware Office kümmert sich dank einer in das Lohnabrechnungsprogramm integrierten ELSTER-Schnittstelle automatisch um einen reibungslosen Datenaustausch und ermöglicht automatische Meldungen an:

• Finanzamt,
• Krankenkassen und
• Berufsgenossenschaften.

Gerade wenn du geschäftlich viel unterwegs bist, passt die Software gut zu deinem Arbeitsalltag. Sie ist leicht bedienbar und lässt sich auch mobil über Notebook, Smartphone oder Tablet abrufen.

Wie für alle wichtigen Belege in der Buchhaltung gibt es auch für Lohnabrechnungen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund solltest du du nicht allzu voreilig sein, wenn du Bescheinigungen entsorgst. Lohnkonten und Abrechnungsunterlagen sind in der Regel 6 Jahre lange aufzubewahren. Belege mit steuerlicher Relevanz musst du 10 Jahre archivieren. 

Nur so bist du dazu in der Lage, bei Bedarf jederzeit das Brutto- und Nettogehalt deiner Angestellten sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können. Andernfalls drohen dir rechtliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Aber auch für kleinere Unternehmen lohnt es sich, die Dokumente aufzubewahren, falls sie einen Nachweis benötigen oder wenn unter anderem ein Angestellter seine eigenen Kopien der Lohnabrechnung verloren hat.

Überdies sollten Arbeitnehmer alle Lohnunterlagen bis zum Eintritt in die Rente gut aufbewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Per se gilt für Arbeitnehmer jedoch nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen.

Wenn du Baulohnabrechnungen erstellst, gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls einige Besonderheiten zu beachten. Grundsätzlich sind Abrechnungen im Baugewerbe etwas komplizierter als in anderen Branchen, da man hier unter anderem zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheidet. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht zwei verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor:

• Dezember - März: 38 Wochenstunden und
• April - November: 41 Wochenstunden.

Solltest du diese Arbeitszeitverteilung in deinem Betrieb anwenden, bezahlst du deinen Mitarbeitenden für die Wintermonate 164 Stunden und für die Sommermonate 178 Stunden pro Monat. Um die genauen Arbeitszeiten nachher korrekt in der Lohnabrechnung abzurechnen und festzuhalten, musst du ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Weiterhin gibt es verpflichtende Sozialkassen des Baugewerbes (SOKABAU). Dementsprechend musst du als Arbeitgeber ein anderes Meldeverfahren berücksichtigen und die Sozialabgaben anders abführen.

Hast du versehentlich zu viel Lohnsteuer für einen deiner Mitarbeiter entrichtet, kannst du dir diese wieder zurückholen. Bei anderen Posten, wie beispielsweise den Sozialabgaben, funktioniert das allerdings nicht ohne Weiteres. In so einem Fall musst du die Beiträge, die du zu viel gezahlt hast, mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen und den Anteil deines Mitarbeiters an diesen auszahlen. Ist es nicht möglich den Betrag zu verrechnen, kannst du die Erstattung beantragen. Das kostet allerdings viel Zeit und Nerven.

Solltest du auf der Kehrseite einmal vergessen haben, fällige Beiträge (z. B. für die Kranken- oder Rentenkasse) fristgerecht zu entrichten, ist das strafbar. Du darfst fehlende Zahlungen lediglich innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Lässt du diese Frist verstreichen, droht dir eine Geld- oder schlimmstenfalls sogar eine Freiheitsstrafe. Achte deshalb stets auf ein fehlerfreies Ergebnis, damit du keine falsche Lohnabrechnung erstellst.

Die Lohnabrechnungen auszulagern, bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Der zeitliche und finanzielle Aufwand fällt wesentlich geringer aus.
• Du sparst Personalkosten, da du keine Mitarbeitenden für die Lohnabrechnung benötigst.
• Du musst dich nicht ständig mit veränderten Steuergesetzen befassen.

Wenn du Lohnabrechnungen extern erstellen lassen, musst du folgende Punkte erledigen:

• Erfasse einmalig alle relevanten Stammdaten deiner Angestellten.
• Lege deinen gewünschten Zeitpunkt für die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen in deinem Unternehmen fest.
• Übermittle dem Dienstleister kurz vor der Fälligkeit eine Mitarbeiterliste mit allen wichtigen Angaben für die Lohnabrechnung (z. B. geleistete Stunden und Überstunden).

Jetzt ist dein externes Lohnbüro bzw. dein Steuerberater mit der Bearbeitung am Zug. Du solltest in der Regel innerhalb von zwei bis drei Tagen die Lohnabrechnungen, die du beauftragt hast, einschließlich aktueller Lohnauswertungen erhalten. Vergiss nicht, diese für eine potenzielle Betriebsprüfung aufzuheben.

Wenn du deine Abrechnungen an externes Fachpersonal auslagerst, ist diese Leistung mit entsprechenden Lohnabrechnungskosten verbunden. Deren Höhe richtet sich nach bestimmten Faktoren:

• Leistungsumfang des Lohnbüros und
• Anzahl deiner beschäftigten Mitarbeiter.

Das heißt: Ausgelagerte Abrechnungen können mit der Zeit hohe zusätzliche Kosten für dein Unternehmen bedeuten.

Wenn du die Lohnabrechnung auslagerst, kann das hohe Kosten verursachen. Dieses Geld kannst du dir sparen, indem du die Lohnabrechnungen selbst erstellst. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Du nutzt eine spezielle Vorlage.
2. Du setzt eine professionelle Lohnabrechnungssoftware ein.

Du kannst zum Beispiel eigene Vorlagen mit Excel oder Word erstellen. Alternativ kannst du vorgefertigte Lohnabrechnungsmuster aus dem Internet verwenden. Im Web findest du eine große Auswahl bereits fertiger Muster für die Lohnabrechnung, die du kostenlos herunterladen kannst. In der Regel enthalten diese bereits Felder mit allen wichtigen Pflichtangaben, sodass du nur noch die entsprechenden Daten aus deiner Lohnbuchhaltung eintragen musst.

Wenn dein Unternehmen mehrere Mitarbeiter beschäftigt oder die Löhne der Angestellten von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen, ist eine moderne Lohnabrechnungssoftware sinnvoll. Eine Software ist der einfachste und sicherste Weg, fehlerlose Abrechnungen selbst zu erstellen, die den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen.

Nachdem du alle Stammdaten deiner Mitarbeiter in ein solches Programm eingegeben hast, erstellt dieses automatisch jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für dich. Da die Anschaffung einer Lohnsoftware außerdem mit geringen monatlichen Kosten verbunden ist, ist der Einsatz eines modernen Programms die optimale Alternative für Unternehmen mit kleinem Budget.