Urlaubsgeld: Das müssen Arbeitgeber:innen zur Sonderzahlung wissen

Das Urlaubsgeld ist eine gute Möglichkeit, um Ihre Mitarbeiter:innen zu belohnen. Sei es, weil die Geschäfte besonders gut liefen oder weil Ihre Mitarbeiter:innen einen außergewöhnlichen Einsatz gezeigt haben. Bei der Vereinbarung von Urlaubsgeld gilt es jedoch einige Dinge zu beachten. Wer Anspruch auf Urlaubsgeld hat, wie hoch es üblicherweise ist und wie die Zahlung für Sie freiwillig bleibt, erfahren Sie hier.

Definition

Definition: Was ist Urlaubsgeld?

Grundsätzlich ist das Urlaubs- wie das Weihnachtsgeld eine freiwillige Sonderzahlung, die Sie als Arbeitgeber:in Ihrer Belegschaft neben dem regulären Lohn oder Gehalt im Arbeitsverhältnis auszahlen können. Diese Form der Sonderzahlung ist auch unter den Begriffen „zusätzliches Urlaubsgeld“, „14. Monatsgehalt“ oder „Urlaubsgratifikation“ bekannt.

Urlaubsgeld: Abhängig von Betriebsgröße, Art und Branche

Egal, ob Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Sonderzuschläge – manchmal ist es nicht ganz einfach, den Überblick darüber zu behalten, was genau Ihren Angestellten zusteht. Denn bereits 2018 veröffentlichte die Hans-Böckler-Stiftung (WSI-Institut) eine Untersuchung zum Thema Urlaubsgeld. Diese kam zu folgenden Ergebnissen:

  • Etwa die Hälfte aller Arbeitnehmer:innen erhält Urlaubsgeld
  • Die meisten aufgrund eines Tarifvertrags
  • In der Industrie wird es häufiger gezahlt als in Dienstleistungsbetrieben
  • In den westlichen Bundesländern eher als in den östlichen
  • In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen wird wesentlich häufiger Urlaubsgeld gezahlt als in solchen mit weniger als 100 Arbeitnehmer:innen 

Das Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt

Urlaubsentgelt ist die Lohn- und Gehaltsfortzahlung, die Sie an Ihre Mitarbeiter:innen während ihres Urlaubs leisten. Dabei handelt es sich um einen gesetzlichen Anspruch, den jede:r Arbeitgeber:in zu erfüllen hat. Wie es zu berechnen ist, ergibt sich aus § 11 Bundesurlaubsgesetz.

Zusätzliches Urlaubsgeld ist eine Leistung des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin an den oder die Arbeitnehmer:in. Grundsätzlich ist es eine freiwillige Sonderzahlung wie z. B. Weihnachtsgeld. Auf Urlaubsgeld besteht kein gesetzlicher Anspruch. D. h. Sie entscheiden, ob, wann und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen möchten. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Sonderzahlungen schriftlich festhalten.

Ein Anspruch auf Urlaubsgeld ist möglich

Auch wenn es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, kann sich für Arbeitgeber:innen aus anderen Gründen eine Pflicht zur Zahlung ergeben. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann beruhen auf

  • einem Tarifvertrag
  • einer Betriebsvereinbarung
  • dem Arbeitsvertrag
  • einer Zusage des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin
  • dem sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz

Trifft einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zu, muss Urlaubsgeld gezahlt werden.
 

Der Tarifvertrag kann Urlaubsgeld vorschreiben

Laut der Untersuchung der Hans-Böckler-Stiftung ist für 71 Prozent der Arbeitnehmer:innen, für die ein Tarifvertrag gilt, auch die Zahlung eines Urlaubsgeldes vorgegeben. Ist Ihr Betrieb tarifgebunden oder der Tarifvertrag für Ihre Branche und das betreffende Bundesland für allgemeinverbindlich erklärt worden, können Sie verpflichtet sein, Urlaubsgeld zu zahlen.

Die Regelung von Urlaubsgeld in einer Betriebsvereinbarung kommt in der heutigen Praxis selten vor. Häufiger ist eine freiwillige Zusage von Arbeitgeber:innen, die sie nach Bedarf ändern oder streichen können.

Und wie sieht es im Fall von Beamten und Beamtinnen aus? Wie für andere Arbeitnehmer:innen auch, haben Angestellte im öffentlichen Dienst keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Die letztendliche Zahlung von Urlaubsgeld wird jedoch im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) festgelegt. Dementsprechend können Beamte und Beamtinnen ein tarifliches Urlaubsgeld einfordern, wenn dieses vertraglich zugesichert wird.

Tipp

Infos zu Tarifverträgen

Auskünfte zu Tarifverträgen erhalten Sie bei der zuständigen Handwerksammer bzw. IHK.

Vorsicht bei einer Urlaubsgeld-Zusage im Arbeitsvertrag

Die Zahlung von Urlaubsgeld kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Ein „freiwilliges“ Urlaubsgeld ist aber in Arbeitsverträgen kaum zu finden. Grund: Die Rechtsprechung macht es fast unmöglich, ein Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag vorzusehen, ohne einen ständigen Anspruch zu schaffen. Selbst die mehrfache Betonung der Freiwilligkeit schützt nicht davor, sich unbeabsichtigt für alle Zeit zur Zahlung zu verpflichten. Hierzu gibt es mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts, zuletzt vom 20.02.2013. Zu lesen ist das komplette Urteil mit Begründung hier.

Tipp

Urlaubsgeld nicht in den Arbeitsvertrag

Möchten Sie sich z. B. je nach Geschäftslage offen halten, ob und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen, sollten Sie das Urlaubsgeld nicht im Arbeitsvertrag vereinbaren.

Freiwillige Zusage: Die Zahlung ist und bleibt Ihnen überlassen

Mit einer freiwilligen Zusage können Sie jedes Jahr von Neuem entscheiden, ob und in welcher Höhe Sie ein Urlaubsgeld zahlen können bzw. möchten. Je nachdem wie die Geschäfte laufen, können Sie von einem Urlaubsgeld absehen oder eine andere Summe gewähren.

Die freiwillige Zusage erfolgt am besten durch ein persönliches Schreiben an jeden Mitarbeiter und an jede Mitarbeiterin. Wichtig ist, dass Sie jedes Mal mit einem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt darauf hinweisen, dass es sich beim Urlaubsgeld um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. Nur so können Sie die sogenannte „betriebliche Übung“ ausschließen. Diese fällt unter das Gewohnheitsrecht und greift beispielsweise beim Urlaubsgeld, wenn Sie diese Zahlung mindestens drei Jahre in Folge in immer gleicher Höhe durchführen. Dann kann diese Sonderzahlung rechtsverbindlich werden.

Betriebliche Übung kann zum Anspruch auf Urlaubsgeld führen

Zahlen Arbeitgeber:innen eine Sonderzahlung wie z. B. Urlaubsgeld mehrfach ohne Freiwilligkeitsvorbehalt, kann er oder sie sich ungewollt verpflichten. Es entsteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld aus betrieblicher Übung. D. h. der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin kann und darf davon ausgehen, dass der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin immer zahlt. Das Problem: Eine einmal entstandene betriebliche Übung ist kaum mehr aus der Welt zu schaffen. Versehen Sie Ihre freiwillige Zusage daher jedes Mal mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt.

Info

Beispiel: Freiwilligkeitsvorbehalt

„Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt in jedem Fall freiwillig und auch bei Wiederholung ohne Begründung eines Rechtsanspruchs für die Zukunft.“

Für Urlaubsgeld gilt Gleichbehandlung

Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes dürfen Arbeitgeber:innen einzelne oder Gruppen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen nicht schlechter stellen als andere. Ausnahme: Er oder sie hat einen sachlichen Grund. Eine Zahlung nur an Vollzeitkräfte ist danach nicht erlaubt. Möglich sind z. B.

  • entsprechend der Arbeitszeit geringere Zahlungen an Teilzeitkräfte
  • Zahlung erst ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit

Inwieweit in der Probezeit oder im Rahmen einer Ausbildung ein Anspruch auf Urlaubsgeld besteht, ist in der Regel klar im entsprechenden Anstellungs- oder Ausbildungsvertrag geregelt. 

Achtung

Entgeltgrenze bei Minijobbern

Bei Beschäftigten mit einem Minijob kann es durch die Auszahlung von Urlaubsgeld zur Überschreitung der zulässigen Einkommensgrenze von 450 Euro kommen.

Urlaubsgeld ist sehr unterschiedlich geregelt

Urlaubsgelder in Tarifverträgen sind je nach Branche sehr unterschiedlich bemessen. Auch bei der Berechnung sind zahlreiche Möglichkeiten verbreitet, z. B.:

  • ein pauschaler Betrag pro Jahr
  • ein fester Betrag pro Urlaubstag
  • ein prozentualer Aufschlag auf das Urlaubsentgelt

Höhe des Urlaubsgeldes

Ausweislich der 2018 veröffentlichten Untersuchung des WSI-Instituts betrug das Urlaubsgeld z. B.

  • im Hotel und Gaststättengewerbe bei 25 bis 30 Urlaubstagen 240 € (West) bzw. 189,60 € (Ost)
  • in der Chemischen Industrie bei 30 Urlaubstagen 613,50 € (West wie Ost)
  • im Kfz-Gewerbe bei 30 Urlaubstagen 1699 € (West) bzw. 1644 € (Ost)
  • im Großhandel bei 30 Urlaubstagen 643,56 € (West) bzw. 409,03 € (Ost)

Dabei gleicht es schon einer kleinen Wissenschaft für sich, das Urlaubsgeld zu berechnen. Besonders folgende Faktoren haben darauf Einfluss:

  • Wie hoch ist die Wochenarbeitszeit Ihrer Belegschaft? Schließlich macht es einen Unterschied, ob in Ihrem Betrieb fünf oder sechs Tage in der Woche gearbeitet wird.
  • Zudem spielt es eine Rolle, ob Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen Wochen- oder Monatslohn auszahlen.
  • Wichtig ist, ob Beschäftigte das ganze Jahr über in Ihrem Unternehmen angestellt waren. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie das Urlaubsgeld nur anteilig auszahlen. 

Wieviel Urlaubsgeld Ihren Angestellten zusteht, lässt sich grob mit folgender Formel (je nach Wochenarbeitstagen) berechnen:

  • 5-Tage-Woche: Gehalt / 22 x auszuzahlende Urlaubstage
  • 6-Tage-Woche: Gehalt / 26 x auszuzahlende Urlaubstage

Zur besseren Übersicht für Ihre Angestellten können Sie den genauen Betrag ebenfalls im entsprechenden Arbeitsvertag vermerken.

Wann wird das Urlaubsgeld normalerweise ausbezahlt?

So unterschiedlich wie die Berechnung des Urlaubsgeldes ist auch der Zeitpunkt dessen Auszahlung. In welchem Monat gibt es Urlaubsgeld? Um Ihnen die Abrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen zu erleichtern, hilft Ihnen lexoffice Lohn & Gehalt. So haben Sie alles im Blick und verpassen keine Zahlungsfristen mehr. Wann bekommt man also Urlaubsgeld? Häufig wird das Urlaubsgeld in einer Summe mit dem Juni-Lohn ausbezahlt. In einigen Betrieben wird es aber auch mit der jeweiligen Auszahlung des Urlaubsentgelts verknüpft.

Info

Ist zusätzliches Urlaubsgeld pfändbar?

Urlaubsgeld (oder auch zusätzliches Urlaubsgeld) ist in der Regel nicht pfändbar, solange Sie als Arbeitgeber:in hier bei der Auszahlung die Höhe des Üblichen nicht überschreiten. Welcher Betrag als „üblich“ gilt, lässt sich beispielsweise durch Leistungsvergleiche zwischen ähnlichen Branchen ermitteln. Diese Regelung greift übrigens auch, wenn einer oder eine Ihrer Angestellten Privatinsolvenz anmeldet.

Sonderfälle: Elternzeit, Krankheit und Kündigung

Ist die Zahlung von Urlaubsgeld arbeitsvertraglich festgelegt, hat in der Regel jede:r Arbeitnehmer:in Anspruch auf diese Sonderzahlung. Doch wie sieht es mit Beschäftigten aus, die ein Kind erwarten, krankheitsbedingt länger ausfallen oder ihre Kündigung eingereicht haben? Hier kommen die Antworten:

Urlaubsgeldanspruch in Elternzeit

Schwangere Mitarbeiterinnen unterstehen gesetzlich im Arbeitsleben einem besonderen Schutz und dürfen nicht benachteiligt werden. Mit Blick auf das Urlaubsgeld gilt in solch einem Fall, dass Sie während der Schwangerschaft, des Mutterschutzes sowie bei einem Beschäftigungsverbot weiterhin diese Sonderzahlung leisten müssen. 

Mit Blick auf die Elternzeitgelten beim Urlaubsgeld dagegen Sonderregelungen. Hier kommt es vor allem darauf an, welchen Charakter diese Sonderzahlung in Ihrem Betrieb besitzt:

  • Dient das Urlaubsgeld in erster Linie dazu, Arbeitsleistungen zu belohnen, haben Mitarbeiter:innen in Elternzeit keinen Anspruch darauf. Schließlich ruht während dieses Zeitraums die Arbeitspflicht.
  • Anders sieht es dagegen aus, wenn Sie Sonderzahlungen wie das Urlaubsgeld als Belohnungsinstrument im Rahmen der Betriebstreue nutzen. Dann besitzt es einen Misch-Charakter und Ihr Angestellter oder Ihre Angestellte in Elternzeit hat weiterhin Anspruch darauf.
Kürzung des Urlaubsgelds bei Krankheit

Tritt der Fall ein, dass ein:e Mitarbeiter:in aus Ihrem Unternehmen länger krankheitsbedingt ausfällt, sodass er oder sie seinen oder ihren Urlaub gar nicht antreten konnte, erlischt der Anspruch auf Urlaubsgeld (sofern er vertraglich besteht) dennoch nicht.

Steht im Arbeitsvertrag aber, dass der Anspruch auf Urlaubsgeld an den Urlaubsantritt gekoppelt ist, müssen Sie für kranke Angestellte keine Sonderzahlungen tätigen. 

Auch bei dauernder Arbeitsunfähigkeitbehält der Anspruch auf Urlaubsgeld weiterhin seine Gültigkeit. Sie sind jedoch erst dann zur Zahlung verpflichtet, wenn dem entsprechenden Mitarbeiter oder der entsprechenden Mitarbeiterin erneut Urlaub gewährt wurde oder er oder sie im Rahmen einer Kündigung seinen oder ihren Resturlaub nimmt. 

Rückzahlungsanspruch bei Kündigung

Wie bereits erwähnt, handelt es sich beim Urlaubsgeld um eine freiwillige Sonderzahlung Ihrerseits. Wenn es arbeitsvertraglich festgehalten wurde, haben Sie in solch einem Fall im Zuge einer Kündigung eines oder einer Mitarbeiterin das Recht, sich das Urlaubsgeld zumindest anteilig wieder zurückzahlen zu lassen. Beim Urlaubsentgelt ist dies dagegen nicht möglich. 

Angenommen ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin, der oder die bereist sein oder ihr komplettes Urlaubgeld erhalten hat, verlässt nach neun kompletten Anstellungsmonaten zum 30. September Ihren Betrieb. Dann ist er oder sie nach der Kündigung dazu verpflichtet, ein Viertel der bereits ausgezahlten Sonderzahlung wieder zurückzugeben. Dies geschieht in der Praxis in der Regel durch eine Aufrechnung in der letzten Lohnabrechnung. Voraussetzung ist jedoch in jedem Fall, dass das Urlaubsgeld der Belohnung der Betriebstreue dient. 

Urlaubsgeld bei Kurzarbeit

Nicht nur die Corona-Pandemie, auch konjunkturelle Schwankungen können Betriebe in finanzielle Schieflage bringen. Die Zahlung von Kurzarbeitergeld ist für viele Unternehmerin:innen eine Möglichkeit, wirtschaftliche Krisen möglichst unbeschadet zu umschiffen. Doch wie wirkt sich solch eine Arbeitssituation auf die Zahlung von Urlaubsgeld aus? Ist diese Sonderzahlung in Ihrer Firma in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung verankert, haben Sie die Möglichkeit, das Urlaubsgeld durch den Beschluss neuer Regelungen zu streichen. Haben Sie Ihrer Belegschaft das Urlaubsgeld jedoch arbeitsvertraglich zugesichert oder basiert der Anspruch auf einer betrieblichen Übung, sind Sie auch in Krisenzeiten zur weiteren Auszahlung verpflichtet.

Steuern und Sozialversicherung beim Urlaubsgeld

Das Urlaubsgeld gehört in jedem Fall zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei einmaliger Zahlung erfolgt die Versteuerung als sogenannter „sonstiger Bezug“. Steuerfrei ist es also grundsätzlich nicht.

In der Sozialversicherung gilt: Da das Urlaubsgeld nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird, ist es als „Einmalzahlung“ zu behandeln. Die Zahlung ist dem Monat zuzuordnen, in dem das Urlaubsgeld gezahlt wird. Keine Einmalzahlung liegt vor, wenn das Urlaubsgeld z. B. jeweils als Zuschlag zum Urlaubsentgelt ausgezahlt wird. Beachten Sie jedoch, dass Sie Einmalzahlungen richtig vereinbaren müssen. 

Wird das Urlaubsgeld versteuert, fällt der entsprechende Steuersatz – und im Zuge dessen auch die Lohnsteuer – meist viel höher aus als im Vergleich zum normalen Monatslohn. Grund ist die Lohnsteuer, die beim Urlaubsgeld einbehalten wird. Aufgrund dieses zusätzlichen Betrags steigt Steuerprogression und in Folge dessen eben auch der Steuersatz. 

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Sie die Sonderzahlung als regelmäßigen Zuschlag monatlich zahlen. Dann erfolgt die Versteuerung des Urlaubsgeldes als laufender Arbeitslohn.

Info

Abgabenfreie Lohnzusatzleistungen

Aber was ist mit lohnsteuerfreien Lohnzusatzleistungen? Mit der Erholungsbeihilfe können Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin – durch Pauschalversteuerung für ihn oder sie abgabenfrei – bis zu 156 € im Jahr zukommen lassen. Dies wäre eine Möglichkeit, um Urlaubsgeld steuerfrei bzw. steuerbegünstigt auszuzahlen. Weitere Leistungen für Ehepartner und Kinder sind möglich.