Lohnsteuerfrei heißt Brutto gleich Netto
Oft bleibt von einer Lohnerhöhung nach Abzug der Abgaben erstaunlich wenig übrig. Dabei kann Ihr Mitarbeiter auf seiner Lohnabrechnung aus der Lohnbuchhaltung gar nicht sehen, dass Sie zum Brutto auch noch den Arbeitgeberanteil zahlen müssen. Anders ist es bei bestimmten Lohnzusatzleistungen. Sie sind in gewissen Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei und kommen in vollem Umfang bei Ihrem Mitarbeiter an.
Großunternehmen können deshalb ein ganzes Bündel an steuerfreien und steuerbegünstigten Leistungen anbieten, aus denen sich Beschäftigte die persönlich passende aussuchen können. In diesen Unternehmen gibt es oft auch spezielle Stellen, die für die korrekte Abwicklung und Dokumentation der Lohnzusatzleistungen sorgen.
Das Positive für kleinere Betriebe: Es gibt unzählige lohnsteuerfreie Leistungen – darunter auch solche mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten.
Mit Lohnzusatzleistungen können Sie viel erreichen
Lohnzusatzleistungen können z. B.
- zur Bindung der Mitarbeiter an den Betrieb beitragen,
- das Unternehmen für Bewerber interessanter machen,
- Ihre Anerkennung gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken,
- ein gutes Betriebsklima fördern.
Die Leistungen sind lohnsteuerfrei, solange bestimmte Vorgaben erfüllt sind. Diese Vorgaben sind sehr unterschiedlich. Sogenannte Sachbezüge dürfen z. B. höchstens 50 EUR pro Monat kosten. Bei der Erstattung von Weiterbildungskosten muss die Weiterbildung im ganz überwiegenden Interesse des Betriebs liegen, d. h. das Ziel haben, die individuelle Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin im Betrieb zu fördern. Das kann z. B. durch Sprach- oder Computerkurse erfolgen. Vorsicht: Eine Weiterbildung zur Belohnung wäre dagegen lohnsteuerpflichtig.
Einzelne lohnsteuerfreie Lohnzusatzleistungen
Zu den Lohnzusatzleistungen gehören die lohnsteuerfreien Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Sie beziehen sich auf den Grundlohn und sind je nach Uhrzeit bzw. Tag in unterschiedlicher Höhe steuerfrei, z. B. für
- Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr: 25%,
- für Nachtarbeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar 40%, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde,
- Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr: 50%.
Unterschiedliche Sätze gelten für die Arbeit an Feiertagen und z. B. an den Weihnachtstagen. Unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe lohnsteuerfreie Zuschläge möglich sind, ist im Gesetz detailliert geregelt. So sind die Zuschläge beispielsweise nur lohnsteuerfrei, soweit sie sich auf einen Grundlohn von höchstens 50 EUR pro Stunde beziehen. Lohnsteuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt hier eine andere Grenze: Sozialversicherungsfrei ist nur der einen Grundlohn von bis zu 25 EUR nicht übersteigende Teil.
In manchen Branchen ist es üblich, dass Arbeitnehmer eigene, teure Werkzeuge bei ihrer Arbeit nutzen. Die Aufwendungen dafür dürfen Sie als Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten.
Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
Sogenannte Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Anlässen sind bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuerfrei. Es darf sich nur um Sachzuwendungen – kein Bargeld – handeln. Das können z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder CDs sein. Besondere persönliche Ereignisse sind z. B.
- Geburtstag,
- Heirat,
- Geburt eines Kindes,
- rundes Jubiläum der Betriebszugehörigkeit sowie
- bestandene Prüfung bei Azubis.
Grundsätzlich sind auch Gutscheine oder Geldkarten erlaubt. Diese dürfen aber nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Neu: Jetzt muss das Einlösen des Gutscheins auch auf einen limitierten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland (z. B. sogenannte City-cards, Gutscheine einer Tankstellenkette) und/oder auf eine limitierte Produktpalette (z. B. Nutzung Nahverkehr oder Fitnesscenter) beschränkt sein. Und Gutscheine von Online-Händlern dürfen nur den Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus dessen eigener Produktpalette erlauben.
Die Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe sind nicht auf die allgemeine Freigrenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge von 50 Euro/Monat anzurechnen. Diese Möglichkeit besteht zusätzlich. Aber: Die Freigrenzen dürfen nicht addiert werden. Sie dürfen also z. B. kein Hochzeitsgeschenk für 110 EUR kaufen. Das wäre dann in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Sachbezüge bis zu 50 Euro sind lohnsteuerfrei
Ihr Mitarbeiter darf zusätzlich zum vereinbarten Entgelt - ohne besonderen Anlass - Sachleistungen im Gegenwert von bis zu 50 Euro im Monat bekommen. Das können z. B. Waren- oder Benzingutscheine oder die Kosten für das Fitnesscenter sein.
Warengutscheine oder Gutscheine über einen bestimmten Geldbetrag sind jetzt aber nur noch lohnsteuerfrei, wenn sie
- ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen,
- nur bei einem begrenzten Kreis von Stellen im Inland einlösbar sind und/oder
- für eine begrenzte Produktpalette gelten.
Auch hier gilt: Wird die Freigrenze von 50 Euro um nur 1 Cent überschritten, wird der gesamte Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Jobtickets sind lohnsteuerfrei
Jobtickets für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit öffentlichen Verkehrsmitteln dürfen lohnsteuerfrei zur Verfügung gestellt werden. Erlaubt sind Zuschüsse, verbilligte und kostenlose Abgabe. Diese steuerfreie Leistung hat aber die Anrechnung auf die Entfernungspauschale der Beschäftigten zu Folge.
Wird das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt, also nicht zusätzlich zum Arbeitslohn, kann es mit 25 % pauschal versteuert werden. Das hat für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Vorteil, dass es vom Finanzamt nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet wird.
Leistungen zur Gesundheitsförderung
Als Arbeitgeber dürfen Sie gesundheitsfördernde Maßnahmen mit bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr fördern. Das ist auch durch die Bezuschussung von Maßnahmen außerhalb des Betriebs möglich. Es muss sich um ganz bestimmte, etwa von einer Krankenkasse zertifizierte Kurse z. B. zur Vorbeugung arbeitsbedingter Belastungen oder zur Stressbewältigung handeln. Auch nicht zertifizierte Präventionskurse des Unternehmens dürfen unter bestimmten Voraussetzungen unterstützt werden. Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder Fitnessstudios zählen nicht zu diesen Maßnahmen. Für die Leistungen zur Gesundheitsförderung gilt: Ist Ihr Zuschuss höher als der Freibetrag, ist nur der die 600-EUR-Grenze übersteigende Betrag zu versteuern.
Lohnzusatzleistungen: Worauf Sie achten müssen
Lohnsteuerfreie Leistungen müssen grundsätzlich zusätzlich zum normalen Entgelt erbracht werden, also anstatt einer Lohnerhöhung. Das gilt z. B. für Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten, Gesundheitskursen und für Gutscheine. D. h. Sie dürfen den Lohn nicht kürzen und in solche Zusatzleistungen umwandeln. Manche, z. B. das Jobticket, sind auch im Rahmen einer sogenannten Entgeltumwandlung möglich. Für den Arbeitgeber fällt dann Lohnsteuer in Form einer Pauschalsteuer an.
Wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter eine Lohnzusatzleistung erhält, dürfen Sie Einzelne nicht ausnehmen. Sie dürfen die Leistung aber auf bestimmte Gruppen beschränken und z. B. Zuschüsse zum Jobticket nur an diejenigen zahlen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen.
Vorsicht: Werden Lohnzusatzleistungen über längere Zeit wiederholt gewährt, kann ein Anspruch entstehen. Ihre Mitarbeiter können dann verlangen, dass Sie die Leistung weiter erbringen. Grund ist das juristische Konstrukt „Betriebliche Übung“. Möchten Sie, dass es bei einer freiwilligen und unverbindlichen Leistung bleibt, müssen Sie das ausdrücklich festlegen.
Das Finanzamt will Belege sehen
Denken Sie daran, dass Sie die lohnsteuerfreien Leistungen bei der nächsten Steuerprüfung belegen müssen. Sie müssen z. B. nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich ein Jobticket hatte. Bewahren Sie deshalb alle Unterlagen auf und halten Sie genau fest wer, warum, was und zu welchem Wert bekommen hat.
Auch die Sozialversicherung verlangt nachprüfbare Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen. Ansonsten kann die Lohnzusatzleistung nicht als steuer- und sozialversicherungsfrei anerkannt werden.
Lohnzusatzleistungen am besten schriftlich regeln
Regeln Sie teure oder möglicherweise „riskante“ Lohnzusatzleistungen schriftlich. Sie können z. B. Ihrem Mitarbeiter lohnsteuerfrei gestatten, dass er das Firmennotebook auch privat nutzt. Dann sollten Sie aber ausschließen, dass er das Notebook in den Auslandsurlaub mitnimmt, Filme herunterlädt oder Tauschbörsen nutzt.
Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter eine kostspielige Fortbildung z. B. zum Meister, können Sie vereinbaren, dass er einen Teil der Kosten zurückzahlen muss, wenn er frühzeitig kündigt.
Lohnsteuerfrei oder nicht – vorher klären
Die Liste über mögliche, anerkannte lohnsteuerfreie Leistungen ist unendlich. Fragen Sie bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt nach, ob die Leistung, an die Sie denken, darunter ist. Vielleicht haben Sie auch eine ganz neue Idee, was Sie als lohnsteuerfreie Leistung anbieten könnten. Die sollten Sie sich aber vom zuständigen Finanzamt prüfen und absegnen lassen. Sonst drohen bei der nächsten Steuerprüfung erheblicher Ärger und teure Nachzahlungen, sollte die Behörde anderer Meinung sein.
Vorsicht bei Minijobbern
Bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen spielt es grundsätzlich keine Rolle, in welchem Umfang ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Auch Minijobber dürfen davon profitieren. Bei diesen kann es aber problematisch werden, wenn sich herausstellen sollte, dass die Vorgaben für eine steuerfreie Leistung tatsächlich doch nicht erfüllt waren. In so einem Fall ist die Leistung dann auch nicht mehr sozialversicherungsfrei und kann zu einer Überschreitung der Einkommensgrenze – derzeit 538 Euro/Monat – führen.
