Definition: Was sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer?
Sachzuwendungen sind – wie es der Begriff vermuten lässt – Leistungen, die Arbeitgeber deinen Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt zukommen lassen dürfen. Das können Dinge, aber auch Dienstleistungen sein. Sachbezüge dieser Art bilden für Arbeitnehmer einen sogenannten „geldwerten Vorteil“.
Übrigens: Geschenke und Aufmerksamkeiten wie Blumen, Bücher oder Süßigkeiten zu Anlässen wie Geburtstag, Jubiläum oder Beförderung fallen ebenfalls darunter. Ob sie steuerfrei sind, hängt immer vom Wert der Zuwendungen für Arbeitnehmer ab. Das Finanzamt hat hierfür eine Freigrenze von60 Euro festgelegt. Demnach sind alle Geschenke zu genannten Anlässen unterhalb dieser Freigrenze steuerfrei.
So wirken sich Sachzuwendungen aus: Beispiele
Der Gedanke kommt ursprünglich aus den USA und ist auch als „Cafeteria-System“ bekannt. Die Idee dahinter: Du bietest eine Reihe steuerbegünstigter Sachzuwendungen an, aus denen sich deine Mitarbeiter dann die für sie passenden „Produkte“ auswählen – so wie an der Theke einer Cafeteria. Der Vorteil: Viele dieser Leistungen sind steuerlich subventioniert. Hier einige Beispiele:
- Fahrtkostenzuschuss,
- Restaurantgutscheine bzw. Essenszuschuss (auch: Essenszulage oder Mahlzeitenzuschuss),
- Eintrittskarten,
- Beiträge fürs Fitnessstudio oder
- Kinderbetreuungskosten.
Das bedeutet: Deinem steuerpflichtigen Mitarbeiterbleibt netto mehr, als wenn du ihm den gleichen Betrag in Form von Geldleistungen zukommen lässt. Eine Studie zur Zufriedenheit junger Handwerker der Handwerkskammer zeigt, dass Mitarbeiter solche Bemühungen zu schätzen wissen und auch bei besseren Angeboten weit weniger schnell den Job wechseln. Allerdings hat dieses Vorgehen auch zwei Nachteile:
- Zum einen erhöht sich der Verwaltungsaufwand und
- zum anderen erwirbt dein Mitarbeiter geringere Ansprüche aufRenten- und Sozialleistungen als bei einer vergleichbaren Erhöhung des Bruttogehalts.
Achtung
Achtung: Freigrenzen bei Tankgutscheinen und Co.
Wenn du deinen Arbeitnehmern zum Beispiel Tankgutscheine als Benefit überlässt, dann muss darauf vermerkt sein, auf welche Ware oder Dienstleistung dein Mitarbeiter bei bestimmten Tankstellenketten oder regionalen Anbietern Anspruch hat. Solche Aufmerksamkeiten bleiben auch nur dann lohnsteuerfrei für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn die Höhe des Gutscheins innerhalb der Freigrenze von 50 Euro für Sachzuwendungen bleibt. Wird die Freigrenze überschritten, muss der gesamte Gegenwert der Sachzuwendung versteuert werden.
Was sind die Vorteile von Sachzuwendungen?
Einerseits sind Sachzuwendungen für Arbeitgeber mit zusätzlichen Kosten und etwas Aufwand verbunden, andererseits können sie sich auf diese Weise als attraktives Unternehmen präsentieren. Mit Blick auf ein proaktives Employer Branding sind Sachzuwendungen heute ein unverzichtbares Instrument. Denn immer mehr junge Fachkräfte achten bereits im Rahmen ihrer Stellensuche auf interessante Benefits. Mach dir auch deren Vorteile bewusst.
Motivation durch Sachzuwendungen: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt
Gerade in Kleinunternehmen haben langjährige Mitarbeiter häufig ein sehr feines Gespür dafür, wie das Geschäft läuft. Du weißt, dass du als Geschäftsführer eines kleinen Bauunternehmens nicht das gleiche Gehalt zahlen kannst wie der Baukonzern Hochtief. Umso mehr schätzen es deine Beschäftigten, wenn du dich als Chef um Ausgleich bemühst:
- Der alleinerziehende Vater erhält beispielsweise den abgabenfreien Kindergartenzuschuss oder er kann ganz unbürokratisch ein paar Tage zuhause am Laptop arbeiten.
- Die junge Schreinergesellin freut sich über den Essenszuschuss oder das schicke Smartphone, das ihr die Geschäftsleitung spendiert.
Allein das Angebot solcher Optionen hat – unabhängig vom finanziellen Aspekt – einen positiven Effekt hinsichtlich der Mitarbeitermotivation. Denn: der Mitarbeiter fühlt sich als Individuum wahrgenommen und wertgeschätzt.
Kaufkrafterhöhung: So bleibt deinem Mitarbeiter mehr auf dem Konto
Da die alternativen Vergütungsbausteine in der Regel abgabenfrei oder zumindest abgabenbegünstigt sind, ergibt sich aus Sicht des Mitarbeiters eine reale Kaufkrafterhöhung gegenüber der klassischen Vergütung. Sprich: Obwohl sich sein Bruttogehalt nicht verändert, bleibt ihm netto deutlich mehr Geld zur freien Verfügung. Hierzu ein Beispiel:
- Peter Fleißig ist verheiratet und hat ein 4-jähriges Kind, das im Kindergarten betreut wird. Die monatlichen Betreuungskosten betragen 90 Euro. Peter soll ab Januar eine 3%ige Lohnerhöhung, ausgehend von seinem derzeitigen Monatsbruttogehalt von 3000 Euro erhalten. Die Erhöhung entspricht 90 Euro im Monat und soll für ihn optimiert werden.
- Alternativ zur „klassischen“ Bruttolohnerhöhung von 90 Euro (was bei Peter zu einer Nettolohnerhöhung von ca. 50 Euro führen würde), kann er nun den Kindergartenzuschuss in Höhe von ebenfalls 90 Euro wählen. Da dieser Zuschuss abgabenfrei ist (Es entfallen also keine Steuern und keine Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung), erhält er gegenüber einer klassischen Bruttolohnerhöhung monatlich 40 Euro mehr Kaufkraft.
- Anders ausgedrückt: Bei der Bruttolohnerhöhung von 90 Euro müsste Peter noch 40 Euro seines Nettolohns aufwenden, um den Kindergarten zu bezahlen. Wenn er dagegen den Kindergartenzuschuss wählt, hat er diesen Betrag zur freien Verfügung.
Sachzuwendungen: Finanzielles Plus für Arbeitgeber
Bist du Arbeitgeber, dann kannst du mithilfe von Sachzuwendungen – etwa Verpflegungszuschüssen, Mobilitätsangeboten oder digitalen Gutscheinen – sowohl potenziellen Mitarbeitern als auch deinem Beschäftigtenstamm einen interessanten Mehrwert bieten. So hebst du dich im Kampf um geeignete Arbeitnehmer von deinen Mitbewerbern ab. Für Sachzuwendungen fallen für dich unter bestimmten Voraussetzungen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an oder du kannst diese alternativ als Betriebsausgaben steuersenkend geltend machen.
Welche Auswirkungen haben Sachzuwendungen auf Renten- und Sozialleistungen?
Der Erfolg von Entgeltoptimierung durch Sachzuwendungen liegt im Wesentlichen darin, dass abgabenpflichtiges Entgeltdurch abgabenfreies oder -begünstigtes Entgelt ersetzt wird. Die Folge: aus diesem Entgelt (Lohn oder Gehalt) werden dann keine (oder weniger) Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, sodass derMitarbeiter im Gegenzug geringere Ansprüche zum Beispiel für Rente, Arbeitslosengeld und Krankengeld erwirbt.
Für viele Mitarbeiter gerade in den unteren Lohngruppen ist das kein Problem, weil für sie die Kaufkrafterhöhung heute oft wichtiger ist als das Risiko niedrigerer Ansprüche in der Zukunft. Hat ein Mitarbeiter diesbezüglich jedoch Bedenken, gibt es auch hierfür einen Lösungsansatz.
Um die oben beschriebenen Nachteile geringerer Renten- und Sozialversicherungsansprüche zu kompensieren, können sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter etwas unternehmen:
- Entgeltoptimierung bringt nicht nur für den Mitarbeiter Kostenvorteile, sondern auch für den Arbeitgeber. Dieser spart je nach Baustein bis zu 20 %, was ungefähr dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entspricht.
- Diesen Vorteil kannst du an den Mitarbeiter weitergeben – z. B. als ebenfalls abgabenfreien Arbeitgeber-Zuschuss für eine betriebliche Altersvorsorge.
- Je nach Sicherheitsbedürfnis des Mitarbeiters kann dieser einen Teil seines höheren Nettogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge investieren. Im obigen Beispiel könnte er einen Teil der gegenüber einer klassischen Bruttolohnerhöhung gewonnenen.
Info
Bindung von Mitarbeitern
Diese Investition resultiert vollständig aus den Vorteilen der Entgeltoptimierung und kostet im besten Fall weder Arbeitgeber noch Mitarbeiter einen Cent. Ein weiterer Vorteil: Der Mitarbeiter macht sich damit ein Stück unabhängiger von der gesetzlichen Rentenversicherung.
Die Sozialleistung „betriebliche Altersvorsorge“ kann zudem einen positiven Einfluss auf die Mitarbeiterbindung haben.
Sachzuwendungen richtig einsetzen: Worauf musst du achten?
Nahezu alle alternativen Entgeltbausteine bzw. Sachzuwendungen müssen „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Dies ist eine Vorgabe des Gesetzgebers, um zu verhindern, dass bereits bestehende Lohnansprüche in lohnsteuerfreie umgewandelt werden.
Tipp
Bevor du Sachzuwendungen einführst, ist es ohnehin ratsam, dir fachkundigen Rat beim Steuerberater einzuholen. Nur so kannst du sicherstellen, dass du dich im aktuell geltenden gesetzlichen Rahmen für Sachzuwendungen laut EstG § 37b Abs. 2 bewegst. Gemeint ist hier, dass du als Arbeitgeber zusätzliche Sachzuwendungen zum geschuldeten Arbeitslohn pauschal z. B. mit 30 % versteuern darfst.
Was ist der geschuldete Arbeitslohn?
Dieser Begriff definiert den Anspruch auf Entgelt, den der Mitarbeiter bereits hat. Der Anspruch kann sich ergeben aus:
- dem Mindestlohn nach Mindestlohngesetz,
- dem Tariflohn bei entsprechender Tarifbindung,
- dem Arbeitsvertrag,
- einer betrieblichen Übung.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet bei einem technischen Betrieb. Für die dem Betrieb zugehörige Branche existiert ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag. Laut diesem Vertrag steht diesem Mitarbeiter ein monatliches Bruttoentgelt von 2500 Euro zu. Beachte für die Lohn- und Entgeltabrechnung drei verschiedene Bruttowerte:
- Steuerbrutto: Dieser Wert enthält nur die steuerpflichtigen Entgeltbestandteile.
- Sozialversicherungsbrutto: Dieser Wert enthält nur die sozialversicherungspflichtigen Entgeltbestandteile und deckt sich weitgehend mit dem Steuerbrutto.
- Gesamtbrutto: Im Gesamtbrutto sind neben den steuer- bzw. sozialversicherungspflichtigen Entgeltbestandteilen auch die steuer- bzw. sozialversicherungsfreien Bausteine enthalten.
Tipp
Regeln für das Steuerbrutto
Maßgebliche Antwort auf die Frage, was der ohnehin geschuldete Arbeitslohn ist, gibt fast immer das Steuerbrutto. Beachte somit bei deinen Optimierungsüberlegungen stets die folgende Optimierungsregel:
Das monatliche steuerpflichtige Bruttoentgelt (findest du auf der Entgeltabrechnung unter „Steuerbrutto“) darf nach der Entgeltumwandlung nicht niedriger sein als zuvor.
Zuwendungen an Arbeitnehmer korrekt abrechnen
Du darfst also steuerfreie Sachzuwendungen oder abgabenbegünstigte Entgeltbausteine in folgenden Fällen einsetzen:
- bei Lohnerhöhungen jenseits des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns
- bei neuen Mitarbeitern für Lohnbestandteile jenseits des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns.
Was nicht geht, ist, dass du zum Beispiel das Steuerbrutto von 2500 Euro auf 2400 Euro absenkst und danach wieder mit steuerfreien Bausteinen auffüllst – das wäre eine unerlaubte Entgeltumwandlung. Fakt ist, du darfst nur oberhalb der 2500 Euro optimieren und nur z. B. bei einer übertariflichen Lohnerhöhung.
Tipp
Sachzuwendungen fördern das Betriebsklima
Die Entgeltoptimierung ist meist keine einmalige Maßnahme, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Deine Optimierungsstrategie wird sich auszahlen, wenn du dafür sorgst, dass zukünftig jeder Mitarbeiter unter unterschiedlichen Lohnersatzleistungen wie Verpflegungszuschüssen, Sachzuwendungen oder Mobilitätsleistungen die für ihn passende Option auswählen kann.
Gibt es Ausnahmen von der Pauschalbesteuerung für Sachzuwendungen?
Arbeitgeber können oder müssen nicht jede Sachzuwendung nach § 37b EStG pauschaliert versteuern. Denn die Möglichkeit einer Pauschalsteuer greift nicht bei Folgendem:
- Firmenwagen (Sachzuwendungen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8 EstG): Den entstandenen geldwerten Vorteil durch die Überlassung eines Firmenwagens (auch für Privatfahrten) musst du als Arbeitgeber entweder nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln bzw. steuerlich berechnen.
- Sachzuwendungen gemäß § 8 Abs. 3 EstG: Dabei geht es um den sogenannten Rabatt-Freibetrag (derzeit 1.080 Euro im Jahr) für Sachzuwendungen. Dieser wird bei der Lohnabrechnung steuerfrei gestellt, wenn du deinen Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich Produkte oder Dienstleistungen überlässt, mit denen du Handel betreibst.
- Sachprämien (§37a EStG): Es greift eine pauschale Besteuerung mit 2,25 %.
- Leistungen wie Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (§ 40 Abs. 2 EStG): Sie müssen mit 25 % pauschal versteuert werden.
Achtung
Freigrenze bei Sachzuwendungen beachten
Gewährst du deinen Arbeitnehmern Leistungen oder Sachzuwendungen, die laut EstG unter der monatlichen Freigrenze von 50 Euro liegen, wird dafür keine Lohnsteuer fällig. Doch aufgepasst: Es reicht tatsächlich bereits 1 Cent mehr, wodurch diese Freigrenze überschritten wird – und schon ist der gesamte Betrag der Zuwendung steuerpflichtig.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Sachzuwendungen
Was ist der Unterschied zwischen Sachzuwendungen und Geldleistungen?
Laut Einkommensteuergesetz (EstG) gibt es einen Unterschied zwischen Geldleistungen und Sachzuwendungen. In § 8 EStG Absatz 1 Satz 3 heißt es unter anderem, dass Gutscheine und Geldkarten, die für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen zählen. Deshalb müssen diese auch nicht zusammen mit dem geschuldeten Arbeitslohn versteuert werden. Voll versteuert werden dagegen Geldleistungen gemäß § 8 EStG Absatz 1 Satz 2.
Was ist der Unterschied zwischen steuerlicher Freigrenze und Freibetrag?
Für Arbeitgeber sowie steuerpflichtige Arbeitnehmer ist es wichtig, den Unterschied zwischen den Begriffen „Freigrenze“ und "Freibetrag“ zu kennen. Geht es zum Beispiel um Sachzuwendungen gilt per EstG eine Freigrenze von 50 Euro monatlich sowie 60 Euro pro Anlass. Das heißt, immer dann, wenn diese Beträge überschritten werden, fallen für alle Beteiligten Steuern an. Bei Freibeträgen muss nur der Wert versteuert werden, der über dem Freibetrag von 1.080 Euro pro Jahr liegt. Wenn also ein Mitarbeiterrabatt in Anspruch genommen wird und der Einkaufswert beispielsweise 3.000 Euro beträgt, muss der Arbeitnehmer lediglich 1.920 Euro davon versteuern.
