Aufwandsentschädigung und Lohnabrechnung im Praktikum: So gehen Sie richtig vor

Praktika sind für viele Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, um potenzielle Mitarbeiter für ihren Betrieb zu interessieren und kennen zu lernen. Oft wird eine Vergütung oder eine Aufwandsentschädigung für das Praktikum gezahlt. Bei der Entgeltabrechnung kann das einige Fragen aufwerfen. Denn beim Mindestlohn und vor allem in der Sozialversicherung gelten je nach Art unterschiedliche Regeln.

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Drei Männer mit Ohrschutz arbeiten in einer Werkstatt
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Die Aufwandsentschädigung im Praktikum

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber frei entscheiden, ob er eine Vergütung zahlen möchte oder nicht. Macht z. B. ein Schüler im Rahmen des Unterrichts ein kurzes Orientierungspraktikum, wird meist nichts gezahlt. Studentenpraktika, die normalerweise länger dauern, werden in der Regel vergütet. Allerdings kann ein Praktikant auch einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn haben.

Aufwandsentschädigung im Praktikum: Mindestlohn gilt nicht in diesen Fällen

Kein Mindestlohn ist zu zahlen, bei

  • Pflichtpraktika bei Auszubildenden, Schülern und Studenten
  • einer Einstiegsqualifizierung nach dem zweiten Sozialgesetzbuch (SGB II) oder einer Berufsausbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
  • freiwilligen Praktika bis zu 3 Monaten, die zur Orientierung bei der Berufs-/Studienwahl erfolgen
  • berufs- oder studienbegleitenden Praktika von höchstens 3 Monaten, wenn nicht bereits ein Praktikumsverhältnis mit demselben Auszubildenden bestanden hat
  • Jugendlichen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung

Allen anderen Praktikanten müssen den gesetzlichen Mindestlohn von derzeit 9,82 EUR pro Stunde - ab 1. Oktober 2022 sind es 12 EUR - bekommen.

Bei der Lohnsteuer bestehen keine Besonderheiten

Zahlt der Arbeitgeber eine Vergütung für das Praktikum, gelten die normalen Lohnsteuerregeln wie bei der Gehaltsabrechnung jedes anderen Mitarbeiters. Ist keine Abrechnung als Minijob möglich, muss der Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgen.

Was in der Sozialversicherung gilt

Ob und in welcher Höhe für die Aufwandsentschädigung im Praktikum Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind, hängt von seiner Art ab. Zu unterscheiden sind zunächst Praktika

  • vor dem Studium (Vorpraktikum),
  • nach dem Studium (Nachpraktikum),
  • während des Studiums (Zwischenpraktikum).

Zudem kommt es für die Lohnabrechnung darauf an, ob es sich um ein freiwilliges oder um ein für den Studiengang vorgeschriebenes Praktikum handelt. Das ist in der Sozialversicherung ein entscheidender Unterschied.

Es muss wirklich ein Praktikum sein

Wichtig ist, dass es sich tatsächlich um einen Praktikanten handelt. D. h. das Praktikum muss der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für einen späteren Beruf dienen. Ist das nicht der Fall, kann der "Praktikant" ein normales Arbeitsverhältnis einklagen, mit teuren Folgen für den Arbeitgeber. Dieser muss den normalen Arbeitslohn, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. 

Lohnabrechnung beim vorgeschriebenen Praktikum

Bei manchen Studiengängen ist ein Praktikum vor oder nach dem Studium zwingend vorgeschrieben. Ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge abziehen und abführen muss, hängt dann von der Höhe des Entgelts ab:

  • Ohne Entgelt

    Kranken- und Pflegeversicherung: Kein Beitrag. Der Praktikant ist über ein Elternteil familienversichert oder zahlt seine Beiträge selbst.

    Arbeitslosen- und Rentenversicherung: Der Arbeitgeber muss im Rahmen der Lohnabrechnung fixe Beiträge zahlen, die aus einem fiktiven Entgelt berechnet werden. Dieses entspricht jeweils einem Prozent der „Bezugsgröße“ und beträgt 2022 in den alten Bundesländern 32,90 EUR und in den neuen Bundesländern 31,50 EUR.
     
  • Mit Entgelt

    Beim Pflichtpraktikum mit Entgelt sind ganz normale Beiträge zu allen Sozialversicherungszweigen abzuführen. Sie sind vom Praktikanten und vom Arbeitgeber je zur Hälfte zu tragen.
    Besonderheit: Bis zur sogenannten sozialversicherungsrechtlichen Geringverdienergrenze für „Auszubildende“, d. h. bis zu einem Entgelt von derzeit bis zu 325 EUR, trägt der Arbeitgeber die Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) alleine.

Achtung

Keine Anrechnung als Minijob

Da es sich bei diesem Praktikum um eine Beschäftigung zur Berufsausbildung handelt, kann ein vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum nicht als Minijob abgerechnet werden. Auch die sogenannte Gleitzonenregelung für die Abrechnung geringer Verdienste über der Minijobgrenze gilt für diese Praktikanten nicht.

Sonderfall: Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Das ist die einfachste Konstellation für die Gehaltsabrechnung. Beim vorgeschriebenen Zwischenpraktikum sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Ob und wie hoch eine Aufwandsentschädigung bei diesem Praktikum ausfällt, spielt also grundsätzlich keine Rolle.

Wird beim vorgeschriebenen Zwischenpraktikum ein Entgelt gezahlt, müssen, obwohl keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, Umlagen für die Erstattung von Aufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft und für den Insolvenzfall abgeführt werden.

Diese Regelungen gelten auch für Studierende, die an einer ausländischen Hochschule studieren und ihr Zwischenpraktikum in Deutschland absolvieren.

Lohnabrechnung beim freiwilligen Praktikum

Wird beim freiwilligen Praktikum ein Entgelt gezahlt, gelten folgende Regeln:

Freiwilliges Vor- oder Nachpraktikum
Beim freiwilligen Vor- oder Nachpraktikum handelt es sich um ein ganz normales Beschäftigungsverhältnis. Für die Entgeltabrechnung heißt das:

  • Ist das Praktikum auf 3 Monate bzw. 70 Arbeitstage begrenzt, ist eine Abrechnung als kurzfristige Beschäftigung möglich.
  • Das Praktikum kann als Minijob abgerechnet werden, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen.
  • Liegt der Verdienst über der Minijobgrenze, sind Sozialversicherungsbeiträge wie bei jedem anderen Mitarbeiter abzuführen.

Freiwilliges Zwischenpraktikum
Beim freiwilligen Zwischenpraktikum gelten die Vorschriften für die Beschäftigung von Studierenden. In der Regel können nur Beiträge zur Rentenversicherung anfallen. Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht.

Lohnabrechnung bei einem freiwilligen Zwischenpraktikum
Beim freiwilligen Zwischenpraktikum gelten die Vorschriften für die Beschäftigung von Studenten. In der Regel sind nur Beiträge zur Rentenversicherung abzuführen. Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht.

Lohnabrechnung beim Schülerpraktikum

Schüler, die im Rahmen des Unterrichts ein Praktikum als Orientierungshilfe machen, erhalten in der Regel kein Entgelt. Für eine eventuelle Aufwandsentschädigung fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.